Зачем нужен электронный документооборот

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

ЭДО | Электронный документооборот

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Источник: docsvision.com

КЭДО: что это такое и зачем переходить на него в 2023 году

КЭДО — современный инструмент для автоматизации HR и КДП. Он позволяет экономить время, деньги и усилить HR-бренд. КЭДО — что это такое? Как он работает? И зачем всем работодателям стоит перейти на него уже сейчас?

Выясним в этой статье.

Общее о КЭДО: что такое и как он работает

КЭДО — это метод работы с кадровыми документами, подразумевающий, что все операции с ними проводятся онлайн. Подписывать кадровые документы и обмениваться ими можно без бумаги, почты и личных встреч с работниками.

Почти все электронные кадровые документы — полная замена бумажным, их не нужно дублировать на реальных носителях. Исключения:

• для удалённых сотрудников — приказ об увольнении;
• для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

Хранятся документы тоже электронно, никаких папок и стеллажей в офисе. Таким образом, КЭДО переводит все действия и процессы, связанные с кадровыми документами, в онлайн-пространство.

Запишитесь на бесплатный онлайн-воркшоп
Узнайте как HRlink поможет вашему бизнесу

Что такое КЭДО для работодателей и почему стоит на него переходить в 2023 году

КЭДО — выгодный инструмент не только для кадрового специалиста, но и для гендиректора и остальных сотрудников. Расскажем, какие возможности он дает.

КЭДО экономит время работников

Если вы ведете документы на бумаге, сотрудникам приходится тратить время, чтобы подписывать документы вручную, ходить в отдел КДП, а удаленным — на почту или ждать курьера.

Это может отвлекать от работы, занимать много времени, которое хотелось бы потратить на другие задачи, и даже раздражать. Особенно это касается молодых специалистов, не желающих сталкиваться с бумажной волокитой.

Что такое КЭДО для сотрудников? Это возможность подписывать любые документы онлайн за пару минут из любой точки мира. Понадобится лишь компьютер, планшет или смартфон. Сотрудники будут меньше отвлекаться на бумаги и работать эффективнее.

КЭДО уменьшает нагрузку кадрового специалиста

Немалая часть рабочего дня сотрудника КДП — это поиск нужных экземпляров в архиве, контроль подписания, оформление почтовых пересылок для удаленщиков, постоянная беготня за работниками, чтобы они не просрочили важный документ.

Подумайте, сколько времени вы бы сэкономили, если бы вся эта рутина перешла в онлайн и автоматизировалась. Именно для этого нужен КЭДО с его полезными функциями:

• автоматические уведомления, напоминающие о сроке подписания;
• удобный поиск в архиве с помощью фильтров;
• гибкие маршруты, позволяющие прикрепить к документу шаблон, запускающий цепочку действий и участников. Документ будет переходить от этапа к этапу автоматически;
• одуль приема, автоматизирующий все процессы, связанные с приемом кандидатов. Оформить сотрудника можно за один день;
• модуль ЛНА для быстрой работы с локальными нормативными документами.

КЭДО разгружает руководителя

Руководству не нужно каждый день возиться с целыми стопками бумаг, которые нужно подписать. Пакетное подписание позволяет заверить одним кликом сразу несколько документов.

КЭДО оптимизирует затраты

Вам не придется расходовать деньги на печать и оборудование для него, картриджи, бумагу, почту, архив. Работодатель, понимающий, что такое КЭДО и в чем его выгода, сможет снизить затраты на документооборот до 50%. Нужно будет лишь купить лицензию на специальную платформу.

Стоимость лицензии в HRlink фиксированная, в нее входят все функции платформы, вы покупаете ее один раз и больше ни за что не доплачиваете. Как правило, лицензия обходится дешевле, чем затраты на бумажный документооборот.

КЭДО усиливает HR-бренд

Вы покажете потенциальным и уже имеющимся сотрудникам, что ваша компания современная, следит за тенденциями и заботится о комфорте и времени работников. Многие современные специалисты уже знают, что такое КЭДО, работали в электронном формате и не хотят бумажной волокиты. Быстрое безбумажное оформление вы сможете выделиться среди конкурентов и снизить вероятность отказа от оффера.

КЭДО избавляет от риска потери документов

Бумажные документы могут теряться при пересылке или в архиве, повреждаться во время переездов, при неаккуратном хранении и непредвиденных обстоятельствах вроде потопа в офисе.

Потеря документа может повлечь штраф. С электронными документами такого не случится: они все хранятся онлайн и ищутся с помощью фильтра.

У клиентов HRlink есть возможность выбрать два способа размещения: облако, защищенное тройной репликацией, либо хранение данных на собственных серверах для большей конфиденциальности. В обоих случаях ваши документы защищены от злоумышленников.

КЭДО может стать обязательным

Сейчас законодательство разрешает автоматизировать кадровые процессы всем работодателям, включая ИП. Однако переход на него пока добровольный. Сотрудники также могут отказаться от перевода документов в цифру и вести их на бумаге.

Но это пока. Государство поддерживает тенденцию к цифровизации, в его интересах автоматизировать максимум процессов. Поэтому уже в ближайшие годы перевод документов в цифру может стать обязательным.

Уже сейчас сотрудников, устроившихся на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих на тот момент трудового стажа, могут перевести на цифровые документы без их согласия. Цифровизация с нами навсегда, и лучше переходить сейчас, пока это можно сделать спокойно и без спешки.

Что такое переход на КЭДО в 2023 году: основные этапы

Перечислим основные этапы перехода.

Собрать рабочую группу

Выберите сотрудников, которые будут отвечать за переход. Это должны быть мотивированные и заинтересованные работники. Чтобы повысить эффективность работы, продумайте и выставите KPI на проект. В дальнейшем они могут стать амбассадорами цифровизации и продвигать ее среди коллег.

Описать все кадровые процессы и документы

Создайте документ и подробно распишите всё, что связано с работой отдела КДП, например:

• виды документов;
• процессы согласования и подписания;
• сроки;
• порядок хранения.

На этом этапе вам предстоит определить, какие проблемы и трудности возникают у кадровых специалистов, руководителей и линейных сотрудников.

Оптимизировать процессы КДП

Вы должны еще на подготовительном этапе устранить проблемы, связанные с бумажной волокитой, и упростить процессы. Например, убрать дублирующиеся действия и документы или хотя бы сократить их до минимума.

Сформулировать критерии выбора КЭДО-платформы

Определите, что является самым важным при выборе сервиса именно для вашей организации. Отталкивайтесь от своих возможностей и целей бизнеса. Вот некоторые из возможных критериев:

• стоимость;
• прозрачность ценообразования — отсутствие скрытых платежей;
• скорость доработок со стороны подрядчика;
• доступность интеграций;
• включенность команды подрядчика на всех этапах: от первичной консультации до сопровождения;
• готовность подрядчика участвовать в обучении сотрудников;
• несколько линий техподдержки;
• удобный и интуитивно понятный интерфейс;
• опыт внедрения и наличие компетенций в КЭДО и законодательстве.

Не стоит сразу брать первую попавшуюся платформу. Какой бы красивой ни была презентация от менеджеров, рассмотрите несколько вариантов. Опирайтесь на критерии, которые вы обозначили на предыдущем этапе, и выберите самое подходящее решение.

Рассказать сотрудникам, что такое КЭДО и провести обучение

Переход не должен свалиться на сотрудников неожиданно. Если не объяснить, зачем нужен переход, в чем его выгода, не отработать страхи и возражения, работники могут воспринять нововведение как нечто навязанное и неудобное. Это спровоцирует отказы от перехода, что в свою очередь негативно скажется на эффективности цифровизации.

Если одна половина штата будет вести документы онлайн, а вторая — на бумаге, это будет неудобно для кадрового специалиста или даже усложнит его работу.

Проведите вебинары и воркшопы для сотрудников, чтобы показать, как работает сервис, объясните, в чем преимущества цифровизации, а также убедить работников, что работать с электронной подписью безопасно. Тогда они сами захотят перейти в онлайн.

Подготовить локальную нормативную документацию для КЭДО

Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:

• сроки уведомления сотрудников;
• список документов, которые вы хотите вести электронно;
• перечень работников, переводящих документы в цифру и давших на это согласие;
• даты перехода;
• перечень документов, дублирующихся на реальном носителе;
• информация о выбранной платформе.

Если вы правильно выбрали подрядчика, то команда внедрения с его стороны возьмет большую часть работы на себя, ресурсы с вашей стороны будут минимальными.

Так, команда HRlink помогает клиентам на всех этапах: внедрение, обучение сотрудников, тренинги на тему «Что такое КЭДО», «Как работать с HRlink» и т. д. , сопровождение. За каждым клиентом закрепляется персональный менеджер.

Обеспечить всех электронными подписями

Законодательство предусматривает следующие типы электронных подписей:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Самая надежная, но дорогая. Чтобы ее получить, нужно обращаться в удостоверяющий центр и проходить идентификацию. Сложнее в использовании, чем остальные типы подписей. Нужна гендиректору и руководителю КДП;
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). По функционалу эта подпись похожа на УКЭП. Получить ее проще: необязательно идти в центр, можно пройти идентификацию дистанционно. Также она проста в использовании, а для клиентов HRlink формируется бесплатно в личном кабинете. При этом УНЭП надежна и гарантирует сохранность данных пользователя. Ею обычно пользуются линейные сотрудники;
• ПЭП (простая электронная подпись). Бесплатная, легко получить и использовать, но она менее надежна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, поэтому в случае судебного спора есть вероятность, что факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.

Если вы не уверены в том, что такое нововведение, как КЭДО, будет эффективно для вашего бизнеса, для начала протестируйте его в пилотной группе. В нее должны входить сотрудники всех ключевых подразделений.

Масштабировать КЭДО на всю компанию

В конце пилотного проекта соберите обратную связь у сотрудников, передайте ее подрядчику и при необходимости доработайте решение, чтобы затем развернуть проект на всю компанию.

Источник: hr-link.ru

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы «Криптопро». Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП.

Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится.

Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить «Соглашение об обмене электронными документами».

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и «облачное» хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Источник: fb.ru