Является ли штатное расписание локальным нормативным актом

В федеральных законах и ведомственных приказах часто встречается формулировка «порядок определить локальным нормативным актом организации». Разбираем, что это за документ, чем он отличается от повседневных приказов или регламентов деятельности, как его правильно составить и утвердить.

В этой статье:

• Что такое локальный нормативный акт
• Кто не должен принимать ЛНА
• Какие ЛНА должны быть в организации
• Как разработать ЛНА
• Как правильно утвердить ЛНА
• Как часто пересматривать ЛНА
• Когда ЛНА прекращает действие
• Как накажут за отсутствие ЛНА

Что такое локальный нормативный акт

Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются среди прочего локальными нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Точного определения этих документов в Трудовом кодексе не содержится. Можно выделить только признаки, по которым локальный нормативный акт (ЛНА) отличается от других документов работодателя:

• принимается работодателем, а не по соглашению сторон (ст. 8 ТК РФ);
• содержит нормы трудового права в отношении работников данного работодателя (ст. 8, 13 ТК РФ);
• не имеет персонализированного характера, как трудовой договор или кадровый приказ, и распространяется на неограниченное число сотрудников (ст. 13 ТК РФ);
• рассчитан на неоднократное применение (ст. 12 ТК РФ).

Хороший пример локального нормативного акта — должностная инструкция. Ее разработка не обязательна по ТК РФ — работодатель утверждает ее по собственной инициативе. Она определяет конкретную трудовую функцию работника, то есть содержит нормы трудового права. Она разрабатывается на должность, а не на Ф.И.О. конкретного специалиста. Инструкция применяется до замены ее новой или до исключения должности из штатного расписания, то есть рассчитана на неоднократное применение.

Есть мнение, что регламентирующие документы (положения, порядки) относятся к ЛНА, а приказы и распоряжения — нет, так как это организационно-распорядительные документы. Это не так. Регламент пользования переговорной не содержит норм трудового права и к ЛНА не относится. А приказ об установлении процента премирования на 2022 год для работников будет локальным нормативным актом, так как имеет все его признаки.

По общему правилу ЛНА принимают с учетом мотивированного мнения профсоюза. И оно не обязательно должно быть положительным.

Суды считают, что ЛНА выражает волю работодателя, а не относится к соглашению сторон. Смотрите, например, Постановление Тамбовского районного суда Тамбовской области от 18.01.2016 по делу № 5-22/2016.

То есть работодатель должен запросить мотивированное мнение профсоюза до утверждения ЛНА, а вот соглашаться с ним он не обязан (ст. 372 ТК РФ).

Защита интересов работников обеспечивается другой нормой — ЛНА не могут ухудшать их положение по сравнению с трудовым законодательством или коллективным договором (ст. 8 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Кто не должен принимать ЛНА

Трудовой кодекс освобождает от разработки ЛНА только три категории работодателей:

• физические лица без статуса ИП (ст. 8 ТК РФ);
• микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации (ст. 309.2 ТК РФ).

Работодатели-физические лица не разрабатывают локальные акты. Все трудовые отношения с работником регулируются трудовым договором.

Микропредприятия и некоммерческие организации имеют право отказаться от разработки локальных актов полностью или частично. Единственный обязательный для них документ — порядок перевода сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе (ст. 312.9 ТК РФ).

Микропредприятия и некоммерческие организации при отказе от ЛНА включают все неурегулированные вопросы в трудовые договоры. При этом за основу они берут Типовой трудовой договор (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Какие ЛНА должны быть в организации

Все локальные нормативные акты у работодателя можно разделить на три группы — смотрите таблицу с примерами.

ЛНА по обязательности разработки

Необязательные

Руководитель организации разрабатывает и принимает их по собственной инициативе, чтобы урегулировать на постоянной основе какие-то моменты в трудовых отношениях

• Должностные инструкции
• Положение о наставничестве
• Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)
• Положение о медосмотрах (ст. 220 ТК РФ)

Условно обязательные

Разрабатываются в случаях, если работодатель решит внедрить какой-то процесс, который должен быть урегулирован ЛНА, и требование об этом есть в законодательстве; либо когда разработка ЛНА рекомендована, а не является обязательной

• Положение об электронном кадровом документообороте (ст. 22.2 ТК РФ)
• Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя (ст. 312.9 ТК РФ)
• Порядок учета микротравм (Приказ Минтруда России от 15.09.2021 № 632н)
• Порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ)

Обязательные

Документы, требование о разработке которых прямо предусмотрено в законодательстве, и которые должны быть у каждого работодателя

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ)
• Порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
• Правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК РФ)

Работодатель в обязательном порядке принимает те локальные нормативные акты, по которым есть отдельное требование об их разработке. Например, инструкции по охране труда или порядок применения вахтового метода, если он использует вахту.

Работодатель также имеет право урегулировать или не урегулировать ЛНА любой аспект трудовых отношений с соблюдением требований законодательства (ст. 8 ТК РФ). В его нормотворческую деятельность никто вмешиваться не может, включая судебные инстанции (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 сентября 2016 г. N 33-31926/16).

На практике бывали случаи, когда работники пытались через суд обязать работодателя принять порядок индексации зарплаты. Судьи отметили, что принятие локального нормативного акта — воля работодателя.

Как разработать ЛНА

Нет нормативных требований к порядку разработки, а также оформлению локальных актов в частных компаниях. Примерная инструкция по делопроизводству, где есть отдельный раздел о ЛНА, обязательна только для государственных предприятий (Приказ Росархива от 11.04.2018 №44). Но работодатели могут взять ее за образец и на ее основе разработать собственные правила.

Что рекомендует Росархив

По каждому ЛНА нужно сразу определить разработчика. Он оформляет документ, согласовывает с заинтересованными лицами и обеспечивает утверждение.

ЛНА по сроку действия могут быть постоянными (действуют до замены новыми) или краткосрочными (приняты на определенный период времени). Например, Порядок обработки персональных данных — документ постоянного действия. А приказ об установлении показателей премирования — временный.

ЛНА принимаются по законодательным требованиям, распоряжению вышестоящей организации или решению руководителя компании. Руководители структурных подразделений могут давать предложения директору по разработке локального акта, если необходимо нормативно отрегулировать какой-то вопрос. Они направляют служебную записку, в которой указывают цель принятия ЛНА, примерную структуру и сроки подготовки документа.

Обязательные реквизиты ЛНА: название организации, вид и название документа, место издания, гриф утверждения с датой. Если в документе несколько страниц, то оформляется титульный лист. На него выносят все обязательные реквизиты.

Пример оформления титульного листа ЛНА

Структуру ЛНА определяет разработчик, если в организации нет требований к содержанию. Для регламентов, положений, инструкций обычно используют следующие элементы:

• титульный лист;
• оглавление, если в документе больше 10 страниц;
• общие положения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения, сокращения;
• ответственность — здесь указывают тех, кто должен выполнять требования ЛНА и несет за это ответственность;
• основные разделы — собственно сам текст ЛНА;
• приложения — графики, формы документов, чек-листы;
• лист согласования;
• лист ознакомления.

Это рекомендуемая структура. Работодатель может придумать свои правила.

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Как правильно утвердить ЛНА

Работодатель самостоятельно определяет порядок принятия локальных актов. Единственное требование, которое он должен выполнить — получить мотивированное мнение профсоюза в случаях, когда это обязательно (ст. 372 ТК РФ).

Перед принятием проект ЛНА проходит согласование внутри организации. Список определяет разработчик с учетом действующих в компании требований.

С внешними организациями ЛНА согласовывают только в том случае, если это содержится в поступившем требовании об его разработке или внутренних стандартах организации. Например, в холдинговых компаниях многие положения «дочек» и филиалов сначала проходят процедуру одобрения в головном офисе.

Локальные нормативные акты не имеют обратной силы. Они применяются только с момента утверждения (ст. 12 ТК РФ). Например, в майском приказе о вводе в действие ЛНА нельзя указать, что он действует с 1 апреля. Поэтому не стоит затягивать с процедурой подписания документа, который был нужен «вчера».

Согласованный проект ЛНА направляется на утверждение уполномоченному лицу. Рекомендуем сразу приложить к документу проект приказа о вводе в действие локального акта.

На практике ЛНА утверждаются одним из трех способов:

• решением директора;
• протоколом общего собрания участников, если это предусмотрено Уставом;
• решением любого должностного лица, которому это делегировано по доверенности или приказом о распределении прав и обязанностей.

Выбранный способ утверждения ЛНА нужно закрепить документально, чтобы подтвердить полномочия лица, подписавшего документ.

Приказ о вводе в действие ЛНА подписывает директор или уполномоченное им лицо. В документе указывают дату, с которой начинает действовать нормативный акт, а также организационные мероприятия в связи с его принятием. Например, ознакомить весь персонал с ЛНА и представить в отдел кадров подписанные листы ознакомления.

Утверждение ЛНА и ввод в действие ЛНА — две разных процедуры. Вторая не относится к обязательным. Например, должностные инструкции часто вводят в действие без приказа, с момента утверждения. Распорядительный документ нужен, чтобы дать какие-то поручения в связи с принятием документа.

С утвержденным ЛНА нужно обязательно ознакомить работников под личную подпись, если он касается их трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Это не пустая формальность. Подпись работника об ознакомлении с локальным актом — «броня» работодателя при возможных трудовых спорах.

Как часто пересматривать ЛНА

Локальные акты актуализируют по мере необходимости — нормативных сроков нет. На практике их пересматривают раз в 3-5 лет, но точную периодичность устанавливает работодатель.

Корректировки вносятся при появлении новых законодательных требований, изменении производственных или организационных условий в компании. Например, при утверждении нового штатного расписания или оргструктуры.

Изменения в ЛНА согласовываются и утверждаются в том же порядке, в каком принимался основной документ. Цепочка та же: «заинтересованные лица — профсоюз — руководитель». Если ЛНА вводился в действие приказом, то и изменения вводятся в действие приказом того же должностного лица.

Отчитайтесь в ФНС и другие контролирующие органы в срок и без ошибок по актуальным формам

Когда ЛНА прекращает действие

Статья 12 ТК РФ предусматривает три случая, когда локальный нормативный акт утрачивает силу:

• истек срок действия;
• заменили новым ЛНА;
• вступили в силу нормативные правовые акты или положения колдоговора, которые устанавливают более высокий уровень гарантий работникам.

Отмена ЛНА, как правило, оформляется приказом руководителя.

Утративший силу документ не выбрасывают в ведро, а отправляют в архив на хранение по установленным правилам (Приказ Росархива от 20.12.2019 №236).

Случай из практики

Вышедший на пенсию работник попытался оспорить Положение об оплате труда десятилетней давности на том основании, что он о нем не знал и не ведал, что действовали такие правила оплаты. В суде работодатель предъявил архивный оригинал Положения с личной подписью работника. Суд отказал работнику в исковых требованиях.

Как накажут за отсутствие ЛНА

Если работодатель не примет локальный нормативный акт, который предусмотрен трудовым законодательством, он может заплатить штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отсутствие инструкций по охране труда обойдется дороже — до 80 тыс. рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Размер штрафа — не главное. Неприятность в том, что работодатель получит «пятно» на репутации как лицо, привлеченное к административной ответственности.

Источник: www.kontur-extern.ru

Образец штатного расписания на 2023 год — оформляем по новым правилам

Штатное расписание (ШР) по форме Т-3 является одним из документов в личном деле. Согласно Трудовому кодексу, его ведение не является обязательным, но исходя из требований ст. 15, 57 ТК РФ, должность и оклад работника должны соответствовать штатному расписанию. Из этого мы делаем вывод, что она все же необходима.

Как и прежде, в НПА на 2022-2023 гг. правила кадрового делопроизводства не гарантированы. Этот документ составляется в виде таблицы, содержащей информацию о профессиях (должностях) работников учреждения, их количестве и окладах, выплаченных специалистам за месяц.

Эти показатели помогают определять расходы организации, составлять различные планы и принимать решения по управлению фондом.

РР полезны для составления программ. Поскольку их можно легко идентифицировать.

• Количество секций,
• Среднее количество работников,
• Ежемесячные зарплаты,
• Деятельность фонда.

Этот документ облегчает подготовку заработной платы, обосновывает выплаты налоговым органам и облегчает подготовку статистических отчетов и заявлений в бюро по трудоустройству и найму. OAED должен быть проинформирован о любых вакансиях (Закон 1033-1 от 19. 04. 1991).

HR полезен не только для сотрудников, занимающихся подбором персонала, но и для бухгалтеров, поскольку именно в этом документе хранятся основные файлы — необходимые во время налоговых проверок.

Этот документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям любой формы собственности с наемными работниками. Не только когда в организации один руководитель, но и когда работники сотрудничают по гражданско-правовым договорам или единственный владелец осуществляет деятельность самостоятельно без привлечения работников.

Эксперты KonsultantPlus разобрали, как изобразить вакансии в штатном расписании. Воспользуйтесь этой инструкцией бесплатно.

Кто разрабатывает и утверждает

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 1 мая 2004 года утверждена единая форма Т-3. Кадровое делопроизводство ведется на основе этой формы. Существуют следующие формы.

Советуем прочитать: Невыплата страховщиком страхового возмещения

Выведенные документы утверждаются приказом, подписанным руководителем учреждения или другим уполномоченным лицом. Документ не заверяется печатью, даже если орган использует штамп. В верхней части документа указываются реквизиты приказа, и документ подписывается лицом, ответственным за организацию.

Как заполнять: пошаговая инструкция

В целом форма Т-3 состоит из 10 разделов и должна быть заполнена в соответствии с организационной структурой компании. Эта инструкция поможет вам шаг за шагом разобраться, как составить штатную программу на 2023 год в едином или другом формате.

ШАГ 1. В соответствии с методом наименования учреждения, кода ОКПО, порядкового номера документа в реестре документов, даты и номера. Затем приступайте к заполнению модулей.

ШАГ 2. в первом разделе («Наименование отдела») укажите подразделения, представительства и филиалы. В первом разделе следует указать административный персонал. Далее, в каждом из оставшихся разделов, укажите финансовый отдел, бухгалтерию, отдел кадров и казначейство, затем производство (цеха, отделы и т.д.).

Шаг 3: Заполните раздел 2 («Коды структурных подразделений»), используя секторный сортировщик. Присвойте каждому подразделению конкретный код, чтобы облегчить документооборот.

Шаг 4: Раздел 3 («Должность (профессиональная, должностная), разряд и класс (категория) квалификации работника») дополняется на основании профессии работника, должности работника и одноклассников тарифного разряда.

Шаг 5. Следующий раздел «Численность персонала» содержит информацию о численности персонала в соответствии с конкретными потребностями бизнеса, целесообразностью и деталями.

Шаг 6. В разделе 5 («Оклад (дневная ставка) и т.д.») указывается фиксированный оклад или процент сотрудника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

Шаг 7. Раздел «Премии и дополнительные выплаты» содержит информацию о стимулирующих и поощрительных выплатах.

Шаг 8. Раздел 9 («Итого») представляет собой сумму граф 5-8. Информация о заработной плате всех сотрудников.

Шаг 9. Раздел 10 («Примечания») содержит изменения или пояснения.

Ниже приведен пример штатного расписания на 2023 год для детско-юношеской спортивной школы олимпийского резерва «Аллюр».

Частные работодатели создают «штатное расписание», если у них есть сотрудники. Оно выглядит точно так же, как и другие: это штатное расписание на 2023 год.

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

При составлении штатного расписания на 2023 год в соответствии со всеми правилами важно учитывать внештатных сотрудников.

Фрилансеры — это люди, которые нанимаются организацией для выполнения разовых работ по гражданско-правовому договору. На них не распространяется действие Трудового кодекса, поэтому они не включаются в «штатное расписание» (статья 11 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, рекомендуется, чтобы должности, указанные в документе, соответствовали должностям, указанным в квалификационном справочнике или утвержденных профессиональных стандартах.

Как вносить изменения

Документ не имеет срока действия. Изменения в него следует вносить в каждом конкретном случае после утверждения. Это можно делать ежемесячно. Некоторые организации переутверждают свои штатные расписания ежегодно. Это удобнее и проще, чем искать многочисленные изменения за предыдущий год.

В некоторых случаях организация может изменить свой подход к комплектованию штата, что может привести к текучести кадров. В таких случаях достаточно заново ввести данные в кадровое расписание, чтобы учесть изменения.

Помимо изменений в названиях должностей, окладах и т.д., существуют процедуры трудового законодательства, которые могут привести к изменениям в штатном расписании. К ним относятся сокращение штата (Трудовой кодекс, статья 180) и изменения в организационной или технической сфере (Трудовой кодекс, статья 74). Эти процедуры также касаются внесения изменений в новые документы или их утверждения.

Советуем прочитать: Сделки с недвижимостью при наличии исполнительного производства

Все изменения производятся по индивидуальному заказу. Изменения вносятся в следующих случаях

• Исключение рабочих мест в связи с изменениями в деятельности компании,
• создание нового подразделения в связи с увеличением численности персонала,
• сокращение численности работников или штата; или
• Увеличение или уменьшение заработной платы,
• Переименование подразделений, организационных единиц и т.д.

Существующие формы могут быть изменены или старые формы могут быть использованы для утверждения новых SDO. В обоих случаях это должно быть задокументировано в соответствии с требованиями законодательства. При сокращении штата необходимо соблюдать сроки уведомления сотрудников об изменениях в штатном расписании.

В этом случае штатное расписание не может быть изменено в течение двух месяцев с момента издания приказа и уведомления сотрудников. Однако, если изменения вносятся в предложение о работе, срок может быть не соблюден. Любые изменения в оплате труда должны соответствовать требованиям статьи 74 Трудового кодекса Российской Федерации.

Это означает, что условия трудового договора могут быть изменены работодателем только путем организационных или технических изменений. Условия труда; должен быть соблюден двухмесячный срок.

Пример приказа об изменении графика работы:

Высшее образование в области финансов + дополнительное образование «Специалист по персоналу». Менеджер по персоналу». Опыт работы — 10 лет. Сфера интересов — иммиграционные документы, кадровое делопроизводство.

На какой период составляется?

Законодатель не установил четкого срока, до которого документ должен быть пронумерован. В классическом варианте он пишется один раз в год. При этом он может создаваться в течение более длительного периода времени. Это относится к организациям, которые редко меняют персонал, реорганизуют отделы или офисы.

Если оно составлено менее 12 месяцев назад, то новое штатное расписание составлять не нужно. Если произошли изменения, их можно исправить, внеся изменения в штатное расписание, а не перепроверять его. Однако это касается небольших изменений.

Если вы проводите крупную реорганизацию, включающую серьезные кадровые изменения, то неизбежно придется создавать новое штатное расписание.

Надо ли ежегодно обновлять документ?

Сколько раз в год составляются кадровые таблицы? Закон не дает ответа на этот вопрос. Однако рекомендуется обновлять этот документ ежегодно, так как он регулирует деятельность компаний, которые имеют уже несколько отдельных регистраций. Для этого он должен быть согласован и переутвержден с сотрудниками, необходимыми предприятию.

Если в течение года в законодательство несколько раз вносятся поправки, и изменения, по сути, масштабные, то в следующем году его обязательно нужно обновить.

Рекомендуется восстанавливать номер при утверждении в новом году. Новый документ помечается цифрой «1» и годом утверждения.

После этого нумерация ведется непрерывно в течение всего года. Однако это не является обязательным. Если документ получает номер, следующий за номером предыдущего года, это не является нарушением.

Когда утверждается на следующий срок?

Даты подготовки штатного расписания, подписания и размещения документов обычно не совпадают. Чтобы обеспечить бесперебойную и правильную работу штатного расписания, его следует утвердить примерно за два месяца до окончания финансового года. Датой вступления в силу должно быть 1 января следующего года.

Советуем прочитать: Как встать на биржу труда после увольнения?

Это даст сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии достаточно времени для внесения всех соответствующих изменений.

1. Перезаключите трудовые договоры.
2. Проинформировать ответственное лицо об изменениях.
3. Пересчитать заработную плату.
4. Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.

Трудовые договоры, должностные книги и должностные инструкции должны быть идентифицированы.

Нужно ли каждый раз утверждать заново, если не менялось 12 месяцев?

Если в течение календарного года вы не вносили никаких изменений, вам не нужно переутверждать трудовые книжки, если они не были утверждены на один год.

Нужно ли составлять новый документ?

Нет, это не требуется. Штатное расписание — это локальный нормативный акт, действующий на определенный в нем период. Если нет необходимости менять структуру организации, численность персонала, размер вознаграждения, то новая документация не требуется.

Можно ли менять в течение периода?

Любые изменения в персонале в течение 12 месяцев должны быть отражены в штатном расписании. Изменения необходимо не только вносить. Изменения вносятся путем издания нового приказа, так как основной документ уже утвержден.

Приказ подписывается руководителем предприятия. Причина изменения должна быть указана.

Изменение штатного расписания влечет за собой изменения в трудовых отношениях. Поэтому работники должны быть своевременно уведомлены о предстоящих изменениях.

Важно внести соответствующие изменения в трудовые договоры и трудовые досье.

1. Новая серия включает в себя новые должности и новые оклады.
2. В нем также должно быть указано общее количество сотрудников и дата вступления приказа в силу.
3. Помните о двухмесячном сроке, предусмотренном статьей 74.2 Трудового кодекса РФ. Его необходимо соблюдать, поскольку поспешность ведет к нарушению трудовых прав и судебным разбирательствам.
4. Работники должны быть проинформированы о предстоящих изменениях в их подписях.

В Трудовом кодексе существует множество оттенков, касающихся изменения традиционной терминологии. Например, статья 74 Трудового кодекса определяет, когда может быть снижена заработная плата.

• Речь идет об изменении условий труда (организационных или технических),
• Снижение производительности труда,
• Реорганизация,
• модернизация предприятия.

Это интересно:

1. Мавроди и компания: самые известные финансовые пирамиды в мире
2. Регистрация соглашения о разделе имущества
3. Если ответчик не явился в суд на развод чем ему это грозит и когда разведут
4. Как поменять полис на пластиковую карту?
5. Замена загранпаспорта в МФЦ: порядок действий по истечении срока документа, при смене фамилии и в других ситуациях
6. За что может быть штраф 1500 рублей от ГИБДД в 2023 году

Источник: asha-gp.ru

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

• Что такое штатное расписание
• Форма штатного расписания
• Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
• Чем грозит отсутствие штатного расписания
• Требования к штатному расписанию
• Ошибки при составлении штатного расписания
• Как утвердить штатное расписание
• Как внести изменения в штатное расписание
• Периодичность составления документа и сроки хранения
• Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

• ТК РФ в статье 15;
• ТК РФ в статье 57;
• Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

• Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
• Данные о структуре компании, если она имеется;
• Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
• Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
• Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
• Иные сведения.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

• Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
• Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
• Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
• Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

• Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
• Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

• Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
• Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

• Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
• В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
• Нужно указать сведения о структуре компании;
• Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
• В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

• В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
• В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
• Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
• Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
• Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
• В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

• Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
• Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
• Ставить печать на ШР не нужно;
• Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

• Появились новые или были упразднены старые должности;
• Названия должностей изменились;
• Претерпела изменения внутренняя структура компании;
• Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
• Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Источник: megaconsult.ru