В течение какого времени пишется объяснительная

В каких случаях нужно писать объяснительную на работе и на что такая объяснительная записка может повлиять. Давайте разбираться.

Оглавление

• Когда нужно писать объяснительную на работе
• Образец объяснительной

Когда нужно писать объяснительную на работе

Объяснительная записка нужна для того, чтобы работник объяснил в ней причины той или иной ситуации. Будь то опоздание, нарушение трудовой дисциплины, потеря документов и т.д.

Что вообще такое трудовая дисциплина? Это обязательные для всех сотрудников организации правила поведения. Они определяются не только Трудовым кодексом РФ, но и трудовым договором с сотрудником, локальными нормативными актами, а также уставами о дисциплине, принятыми у конкретного работодателя.

Дисциплинарным проступком будет считаться нарушение сотрудником его трудовых обязанностей. Одной из обязанностей является и соблюдение внутреннего распорядка, а также трудовой дисциплины.

Объяснительная записка / Часть 1 / Отвечаем на вопрос

Объяснительные записки часто помогают руководству разобраться в причинах инцидента и найти виновных. Например, если вы не смогли выполнить какое-либо поручения из-за того, что другой сотрудник не передал вам необходимую информацию (документы), то обязательно укажите об этом в объяснительной записке. Вы несколько раз напоминали коллеге о необходимости передать вам документы? Это тоже нужно включить в записку.

Какие дисциплинарные взыскания могут быть применены к провинившемуся работнику?

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Работник не представил объяснительную? На него все равно может быть возложено дисциплинарное взыскание. Только вот по закону работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснительную. Он не может наложить дисциплинарное взыскание, если до этого он не предложил работнику объяснить свои действия.

Совет работодателю: Если работник по собственной инициативе представит вам свои письменные объяснения, все равно лучше затребовать у него объяснения (издать соответствующий акт). Иначе при возникновении спора суд может посчитать, что вы нарушили процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности. В судебной практике встречаются подобные решения.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Письменное объяснение должно быть составлено и передано работодателю в течение двух рабочих дней. Если этого не произошло, то составляется акт об отказе работника дать объяснения.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (статья 193 Трудового кодекса РФ).

Таким образом отказ от подачи объяснительной не сможет уберечь от ответственности за проступок. Напротив, если в объяснительной вы смогли представить причины, которые объясняют ваш проступок.

Руководитель уже самостоятельно решает, как действовать дальше.

Если он все-таки решил наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, то сделать это нужно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. В этот срок не засчитывается время болезни работника и его пребывания в отпуске. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка.

Согласно позиции Верховного суда запрещено требовать у работника письменные объяснения в период его временной нетрудоспособности.

Для наложения дисциплинарного взыскания оформляется специальный приказ. По закону работника должны ознакомить с этим приказом под роспись в течение трех дней с момента его издания.

Вы можете отказаться ознакомиться с приказом. О таком отказе также должен быть составлен соответствующий акт.

Если вы не согласны с приказом о наложении дисциплинарного взыскания, то вы вправе обжаловать его в инспекции труда или в суде.

Обратите внимание: иногда объяснительную на работе просят написать в случае, когда вы лично никаких нарушений не допускали. Происходит это, если работодателю нужно разобраться в ситуации, в которой участвовали (при которой присутствовали) несколько сотрудников.

Заставлять писать объяснительные по любому поводу или наоборот накладывать дисциплинарные взыскания без требования объяснительных работодатель не вправе. Работник может оспорить такие взыскания в суде.

Совет для работодателей: Соблюдайте формальности, прописанные в Трудовом кодексе РФ. Оформляйте документы, в том числе и уведомление о даче объяснений, чтобы в случае спора вы могли подтвердить правильность соблюдения порядка оформления взыскания. В уведомление включите сведения о работники, просьбу представить письменное объяснение, а также документы, подтверждающие уважительную причину ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей.

Образец объяснительной

Утвержденной формы объяснительной записки в законе нет. Составить её работник должен самостоятельно. Кроме того, работник может приложить необходимые документы. Но помните, что представление этих документов это право работника, а не обязанность.

В шапке укажите на имя кого составлена данная объяснительная записка.

Например, генеральному директору ООО “Ромашка” Иванову И.И. от бухгалтера Петрова А.А.

Затем укажите тему объяснительной записки: о причине опоздания на работу, о причине прогула, о появлении на работе в состоянии опьянения и т.д.

Далее идёт сам текст записки.

Например, 15 декабря 2023 года я опоздал на работу на 3 часа, так как на Киевском вокзале поезда ходили с серьезными задержками (на 2 и более часа).

К объяснительной записке вы можете приложить доказательства обстоятельств, на которые вы ссылаетесь. Например, если в соцсетях или на сайте вокзала (или РЖД) была информация задержках.

Не забудьте подписать объяснительную и поставить дату.

Остались вопросы, касающиеся трудового права? Воспользуйтесь нашей инструкцией. Достаточно лишь заполнить форму и ответить на вопросы, и спустя время с вами свяжется юрист для консультации.

Всегда ваш, DestraLegal

Источник: destralegal.ru

Правила оформления объяснительной записки

Писать объяснительные приходится в разных ситуациях — в школу, колледж, правоохранительные органы, но чаще всего с этим документом сталкиваются работники, когда начальство требует дать пояснения по совершенному дисциплинарному проступку или бездействию. Сотрудника нельзя привлечь к мерам взыскания без истребования объяснения, но отказ не препятствует руководству издать приказ о выговоре, замечании или даже увольнении.

Когда сотрудника заставляют объяснять в письменной форме, почему он опоздал, и он выдумывает различные причины, порой курьезные и забавные, то возникает недоумение — зачем это делать и не является ли такая практика старомодной. В действительности объяснительная записка — одно из условий для наказания работника.

Для чего нужна

В современный ТК России практика письменных объяснений проступков, связанных с выполнением работы, перекочевала из Кодекса законов о труде 1971 года. В ТК РФ норме посвящена ст. 193 с указанием порядка и сроков требования работодателем записки.

Объяснительная нужна для использования к сотруднику дисциплинарных мер, таких как:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Первые 2 вида санкций не имеют материальных последствий для подчиненного, а играют психологическую роль, но даже для их применения начальник сначала требует пояснение ситуации.

Справочно! Ни замечание, ни выговор не вносятся в трудовую книжку, в отличие от награждений.

Работодатель может истребовать документ устно или письменно — в зависимости от установленной в компании корпоративной этики и отношений.

Фото: образец требования представить объяснительную

Если прошло 2 рабочих дня, а виновник не предъявил бумагу, то об этом составляется соответствующий акт.

Фото: образец акта о непредставлении объяснительной

Например, в пятницу начальник попросил подчиненного составить документ с разъяснением допущенного проступка. Если до конца вторника просьба не будет исполнена, руководитель вправе переходить к следующей мере.

Затем в течение 1 месяца работодатель издает приказ о замечании, выговоре или увольнении по статье. В срок не входит периоды больничного, отпуска и дни ожидания мнения профсоюза.

Как оформляется

В ТК РФ и иных нормативно-правовых актах России нет конкретных указаний на то, как должна выглядеть объяснительная. Достаточно, чтобы она соответствовала общим стандартам документоведения:

• изложение в деловом стиле от первого лица — без разговорной и ненормативной лексики;
• достоверность, полнота и сжатость текста;
• логичность и последовательность.

Локально-нормативными актами (ЛНА) фирмы может быть предусмотрена собственная форма, поэтому придется придерживаться ее. Если же установленного образца нет, то составляется произвольно с разделами:

• «шапка» — кому, от кого;
• тело — сам текст;
• перечень приложений — по желанию автора;
• подпись и дата.

Готовый документ передается руководителю напрямую или через канцелярию (секретаря, помощника). Последний изучает пояснения сотрудника и принимает решение о применении дисциплинарных санкций или оставлении ситуации без них. Если взыскание будет назначено, об этом издается соответствующий указ с приложением копии объяснительной в качестве доказательства соблюдения ст. 193 ТК РФ.

Фото: образец приказа об объявлении выговора

Справочно! Многие современные компании уходят от практики объяснительных, считая их устаревшим методом воздействия на персонал.

Так, например, в фирме «КРОК-инкорпорейтед» не истребуются такие документы, т.к. они противоречат установленному в компании этикету, где в приоритете служебное доверие и конструктивный диалог между начальниками и подчиненными. Об этом рассказала зам. гендиректора корпорации Полина Хабарова журналу Life.

Примеры распространенных ситуаций

Объясняться нужно в случае совершения проступка: провинности или бездействия, повлекшего нарушение служебной или рабочей дисциплины. Источниками таковой являются:

• трудовое законодательство;
• правила внутреннего распорядка компании;
• контракт между конкретным сотрудником и работодателем с дополнительными соглашениями;
• должностные инструкции и т.д.

Фото: образец объяснительной

Частые нарушения в этой сфере:

• опоздание;
• неявка на работу;
• ошибки и неприемлемое поведение при исполнении служебных задач;
• неисполнение обязанностей.

Приложение доказательств своих слов — отличный способ сохранить или установить доверительные отношения с начальством. Но обязанность их представлять не предусмотрена, это добровольное действие.

Таблица 1. Примеры объяснительных записок

Документ для скачивания
1	О причине опоздания
2	Об отсутствия на работе
3	Об ошибке при выполнении обязанностей
4	О невыполнении должностных обязанностей
5	О причине ДТП в ГИБДД

Источник: составлено автором

Иногда объяснения включают подробности личных проблем. Стоит ли о них рассказывать или ограничиться краткой фразой «в связи с усталостью и семейными трудностями», решает каждый сотрудник самостоятельно, оценивая корпоративную культуру в фирме и отношения с руководителем.

Фото: о допущении ошибки

Писать пояснения нужно не только работодателю, но иногда и другим лицам и ведомствам. Так, при совершении административного правонарушения тоже может потребоваться объяснительная.

Фото: в отделение МВД

Часто организациям в лице главбуха и индивидуальным предпринимателям нужно давать объяснения в органы ФНС России.

Фото: в налоговую

При уголовном или судебном разбирательстве бланк пишется в таком же формате.

Примечание! При составлении текста важно указывать точные данные — даты, время, имена и т.д., что повысит правдоподобность документа.

В случае отказа

Физлицо, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, вправе не давать пояснений. В этом случае руководитель составляет акт об отказе и далее может применить дисциплинарную санкцию — наличие или отсутствие записки неважно. Но для перехода к санкциям необходимо предложить работнику объясниться.

Хранение

Сроки сохранности различных документов утверждены в специальном Перечне № 558 от 25 августа 2008 года, разработанном Минкультуры России.

В соответствии с ним в отношении объяснительных действуют правила хранения:

• по ст. 665 документы, не входящие в личные дела (ЛД) работников, — 5 лет;
• по ст. 656 вошедшие — 75 лет.

Чаще всего письменные объяснения, какой бы тематики они ни были, вкладываются в ЛД трудящегося, а значит, будут храниться согласно ст. 656 Перечня.

Как быстро и правильно писать объяснение, показано в видеоролике:

Понравилась статья? Оцените, пожалуйста:

Источник: yakapitalist.ru

Правила применения ст.193 ТК РФ в части исчисления срока, предоставляемого работнику на подготовку письменных объяснений

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

От руки или на компьютере? (читать далее…)

Виды и формы объяснительных

В какой форме составляется объяснительная записка

Объяснительная записка – письменный документ, оформленный от руки, либо отпечатанный на компьютере с личной подписью составлявшего ее гражданина. Объяснительные могут быть нескольких основных видов:

• по фактам нарушений своих обязанностей, технологии работы, когда требуется юридически восстановить хронологию происшествия от первого лица;
• когда требуется разъяснить определенные обстоятельства со стороны непосредственных участников такого события;
• в случае необходимости информирования должностных лиц об пропусках занятий в школе, университете, нарушении правил дорожного движения и прочих подобных ситуациях.

Помните, объяснительная записка пишется исключительно в письменной форме и заверяется подписью составлявшего документ гражданина. Подача такого документа по доверенности, либо другим лицом запрещена.

Обычно объяснительная пишется в свободной форме на стандартных листах формата А-4. Длительность такого документа не ограничивается. Главное, чтобы полностью раскрывалась суть запроса руководителя, либо должностного лица, по инициативе которого составляется объяснительная.

Реквизиты объяснительной записки

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

Кто имеет право требовать объяснительные

У кого есть право требовать объяснений

Ситуаций, когда для проведения полноценного расследования внештатной ситуации на предприятии требуется всестороннее изучение обстоятельств дела может быть множество. Они могут быть связаны с нарушением трудовой и технологической дисциплины, норм охраны труда, планов работ, срывов каких-либо процессов, ошибочных действий и множество другого.

Поэтому целесообразно изначально определить, кто же уполномочен требовать объяснительные и на чье имя их необходимо писать. В перечень должностных лиц, имеющих право требовать объяснительные, отнесены:

1. Непосредственные руководители работника. Они могут требовать объяснения по всем фактам нарушений в процессе трудовой деятельности работника.
2. Профильные специалисты (по кадрам, охране труда, финансовые или технические ревизоры). Исключительно по вопросам, отнесенным к их компетенции. Как правило, в большинстве подразделений после проверок таких специалистов составляется акт и пишется докладная на имя руководителя, который инициировал такую проверку. И уже это должностное лицо требует составления объяснений.
3. Руководители высшего ранга (обычно это руководители для непосредственного руководителя работника). Могут требовать объяснительные по всем вопросам, которые отнесены к сфере их обязанностей.
4. Работодатель (собственник). Может требовать объяснение по любому поводу неправомерных действий работника, которые связаны с нарушением режима труда, технологической, плановой, финансовой дисциплины. Обычно в таких случаях вместе с работником пишет объяснение и его непосредственный руководитель.

Помните, объяснительная записка должна писаться на имя работодателя, либо должностного лица, уполномоченного принимать соответствующее решение. В дальнейшем именно за таким руководителем остаётся последнее слово, когда требуется принять решение о привлечении работника к ответственности.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.

Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.

В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:

• нематериальных активов;
• основных средств;
• финансовых вложений;
• выпущенных акций;
• затрат и прибыли;
• дебиторской и кредиторской задолженности.

Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.

Куда пишут объяснительные записки

Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.
Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.

Составление документа

Объяснительная записка является документом, которые объясняет работодателю причины какого-либо поступка, произошедшего факта. Это может быть опоздание, нарушение должностных обязанностей, прогул и т.п. Самыми известными видами таких записок можно считать разъяснение положений и обстоятельств произошедшего.

Записка пишется собственноручно, адресатом будет считаться затребовавшее ее лицо. То есть, работодатель. Также записку можно создать и на ПК, в соответствии с формой, которая принята на конкретном предприятии. Закон не устанавливает строгой формы к этим документам, исходя из этого, он пишется произвольно. Но к нему необходимо подходить ответственно.

Важно понимать, что записка, это не докладная или заявление. В ней нужно отразить уже свершившийся факт.

Основные правила написания:

1. Тон записки – официально-деловой. Не должна в нем присутствовать просторечная лексика, тем более, ругань.
2. Информация, изложенная в этом документе, должна быть достоверной.
3. Записка пишется от имени сотрудника.

Форма составления объяснительной расписки – свободная. Она оформляется на листе А4 согласно положениям ГОСТ (Р-6.30-2003).

Работодатель имеет право потребовать объяснительную записку у сотрудника не позднее полного календарного месяца. Срок начинает исчисляться с момента, когда работодатель узнал о совершенной работником дисциплинарной провинности, был составлен по этому случаю акт. Из этого срока исключается периоды болезни работника, его отпуска.

Объяснительная записка – что это

Часто задаваемые вопросы – Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:

Отказ же от реализации права не влечет за собой применения мер юридической ответственности. Но законодатель установил и определенные гарантии для работодателя в случае отказа работника от реализации своего права на объяснение. В силу ч. 2 ст. 193 ТК РФ отсутствие у работодателя этого документа, подтвержденное соответствующим актом, не будет являться препятствием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Пояснительная записка в налоговую службу

В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности.

К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.

В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:

• наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
• ИНН юридического лица;
• реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
• реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
• показатели расходов и доходов организации;
• убытки и затраты;
• сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом.

В Какой Срок Нужно Написать Объяснительную

Для того чтобы работодателю получить полезный с точки зрения содержания документ, важно, чтобы в объяснительной записке работник подробно изложил все обстоятельства совершенных им действий или бездействия и указал: — расценивает ли он сам свое поведение как противоправное, т.е.

Акт оформляется по традиционной для актов схеме и может выглядеть следующим образом.

Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов (читать далее…)

Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу

Образец пояснительной записки к дипломной работе студенты технических вузов могут найти в нормах ГОСТа.

Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.

Типовая пояснительная записка к дипломной работе имеет следующую структуру:

• титульный лист, где зафиксированы основные сведения о наименовании проекта и его исполнителе;
• задание, которое исполнитель получает от научного руководителя;
• аннотация с кратким изложением разделов исследовательской работы;
• оглавление с постраничной разметкой;
• перечень обозначений и сокращений;
• введение, где исполнитель работы приводит краткий обзор рассматриваемого вопроса;
• основная часть работы с анализом ключевых понятий;
• заключение с выводами по исследованию;
• список использованных источников;
• приложения, где содержатся таблицы, чертежи, графики или схемы.

Как правильно написать объяснительную записку

Псюша Собачак А если работник от дачи объяснений не отказывался. Он просто их не представил? Разницу надеюсь понимаете. Что тогда должно быть отражено в акте? Ст.193 ТК (и я вместе с ней) полагает: «Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником НЕ ПРЕДОСТАВЛЕНО, то составляется СООТВЕТСТВУЮЩИЙ акт».

Про отказ, как говориться «днем с огнем» не сказано. Но если такой факт был, не спорю, необходимо его оформить отдельным актом или зафиксировать в акте, подтверждающем, что у работника были затребованы объяснения.
«Да, находился на своём рабочем месте. Работу выполнял в строгом соответствии со своими должностными обязанностями», «По существу вопроса в принципе сообщить нечего.»

Источник: xn—-8sbaa0aybkqcjljp6sd.xn--p1ai