Тайм менеджмент как основа карьеры

Эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от затрат рабочего времени непосредственно на выполнение трудовых функций. Чем чаще сотрудник занимается сторонними задачами, тем ниже его производительность труда. Чтобы повысить продуктивность работников, крупные компании часто принимают решение о внедрении корпоративного тайм-менеджмента.

Что такое корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм менеджмент – это система методов управления рабочим временем. Если быть точнее, данная конструкция представляет собой комплекс приемов, которые помогают эффективно распределить рабочее время.

Как правило, продуктивность деятельности любой компании зависит не только от ее технологичности, слаженности производственного процесса и наличия требуемого оборудования, но и от того, сколько времени уделяют работники именно исполнению трудовых функций.

Часто решение задачи при соблюдении правил тайм-менеджмента требует намного меньше времени, чем на ее выполнение бесконтрольно тратят сотрудники. Внедрение конструкции в работу предприятия помогает сократить издержки рабочего времени и рационализировать его.

Тайм-менеджмент для создания карьеры мечты

Назначение корпоративного тайм-менеджмента

Традиционный тайм-менеджмент отличается от корпоративного тем, что его внедряют для применения группой людей. Однако их основы имеют несколько различий. В том числе, и в их предназначении. Корпоративный тайм-менеджмент необходим для:

• увеличения объема результатов деятельности сотрудников предприятия;
• достижения максимального эффекта при наименьших затратах рабочего времени;
• обозначения приоритетов;
• выполнения важных задач в заданный промежуток времени.

Реализация корпоративного тайм-менеджмента заключается в разработке основных методов управления временем, обучении основам конструкции сотрудников предприятия и использовании приемов всеми работниками, начиная от разнорабочих и заканчивая главным звеном, на практике.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративный тайм-менеджмент базируется на следующих принципах:

1. Концепция целенаправленности заключается в правильности расстановки задач. Для того, чтобы эффективно выполнить задание, необходимо четко сформулировать цель. То есть, иметь представление о том, как будет выглядеть конечный результат деятельности.
2. Планирование работы – одна из главных составляющих тайм-менеджмента. Если работник четко знает, какую задачу необходимо выполнить сейчас, он потратит меньше времени на обдумывание дальнейших действий.
3. Принцип обозначения приоритетов связан с планированием работы. При составлении прогноза своих действий важно определить первостепенные задачи и распределить их по важности выполнения. Заключительной задачей списка должна стать самая несущественная цель, невыполнение которой окажет малозначительное влияние на конечный результат.
4. Самодисциплина – это основа организованности работника. Каждый сотрудник должен ставить перед собой цель и идти к ее достижению, несмотря на свое желание «отвлечься». То есть, данный принцип заключается в выполнении правила: «Не хочу, но сделаю».
5. Эффективность отдыха. От любой работы необходимо передохнуть. Без полноценной разгрузки человеческий организм быстро устает, что приводит к снижению эффективности его работы. Чтобы этого избежать, важно обозначить время отдыха, которое можно провести с максимальным комфортом для себя.
6. Документальное обозначение целей представляет собой фиксацию задач. Данный принцип напрямую связан с планированием деятельности, но отличается исключением из перечня пунктов, не касающихся работы.
7. Разделение задач заключается в разбивке крупного задания на этапы. То есть, если руководитель возложил на сотрудника реализацию какого-либо проекта, осуществление задуманного должно происходить в определенной последовательности.
8. Иерархичность планирования. При составлении прогноза важно отталкиваться от времени. Например, план может быть составлен на год, на квартал, на месяц, на неделю, на день и даже на час.

Эффективность распределения рабочего времени напрямую зависит от умения бороться с пожирателями времени, которые в теории называют хронографами. К ним относят все бесполезные предметы и нематериальные вещи, которые отвлекают сотрудника от выполнения задач. Отличным примером служит любой гаджет, если он используется не для работы, а для развлечений. Просмотр любимого сериала, беседа со знакомыми, общение через мессенджеры, игры – все это является пожирателями времени.

Как планировать свой день? Лучшие приемы тайм-менеджмента

Важно! Добиться повышения эффективности распределения рабочего времени можно при помощи сосредоточения на выполнении одной задачи.

Все дело в том, что, если человек пытается сразу достичь несколько целей, ему сложно переключаться с одного задания на другое. В результате, это приводит к наибольшим затратам рабочего времени.

Методы и инструменты корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративный тайм-менеджмент – это совокупность методов и инструментов, направленных на управление рабочим временем. Чтобы более подробно разобрать понятие, важно познакомиться с основными приемами, применяемыми компаниями при внедрении тайм-менеджмента.

Методы корпоративного тайм-менеджмента

Методами корпоративного тайм-менеджмента называют приемы, при помощи которых сотрудник управляет рабочим временем:

Метод тайм-менеджмента	Описание метода	Результативность
Составление списка задач	Руководитель выдает план заданий. По мере выполнения работник вычеркивает из списка завершенные задачи.	Применение метода помогает сотруднику распределить рабочее время. Как правило, в конце отведенного периода все задачи должны быть выполнены.
Формирование распорядка дня	Пример, используемый в совокупности с составлением списка задач. Однако распорядок дня включает в себя не только поставленные цели, но и другие составляющие затрат рабочего времени, например отдых, прием пищи, сон и др.	Распорядок дня помогает сотруднику рационально использовать не только рабочее, но и свободное время.
Матрица Эйзенхауэра	Данный прием разработал американский военный деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Его реализация заключается в распределение задач по срочности и важности.	Метод необходим для формирования иерархического списка задач. При помощи него определяется последовательность выполнения заданий.
SMART прием	Метод заключается в формулировке конкретной задачи, ее измерения, возможности достижения, актуальности выполнения и ограничения сроков на реализацию.	При помощи разложения задачи по обозначенным критериям сотрудник конкретизирует ее, что помогает лучше понять сроки и важность реализации цели.

Также часто применяют методы, разработанные разными экспертами в области тайм-менеджмента, которые позволяют облегчить выполнение работы, что в результате приводит к ускорению сроков ее реализации:

1. Метод лягушки реализуется путем составления списка дел. Однако на первый план ставятся самые неприятные для исполнителя цели. То есть, работник сначала выполняет то, что ему не хочется делать, а затем приступает к осуществлению остального плана.
2. Пример слона используется для крупных сложно выполнимых задач. Его реализация заключается в разложении цели на этапы.
3. Метод швейцарского сыра разработан психологом Джеймсом Ризоном. Ученый предположил, что, выполняя сложную и непонятную задачу по частям, начиная с самых легких, можно добиться того, что задание будет выполнено быстрее.
4. Последней часто применяемой техникой корпоративного тайм-менеджмента является метод Помидора. Его осуществление заключается в четком разграничении времени работы и отдыха. Например, 25 минут сотрудник выполняет задачу, а затем в течение 5 минут отдыхает. Однако, чтобы метод был эффективным, важно не расширять временные рамки.

Инструменты корпоративного тайм-менеджмента

Инструментами тайм-менеджмента являются предметы, которые помогают управлять рабочим временем. Например, элементарные ручка и бумага, при помощи которых сотрудник составляет план задач, являются инструментами конструкции. Также, к таковым можно отнести:

• бумажные органайзеры, блокноты;
• электронные программы по планированию задач;
• специализированные сервисы, помогающие не только составить распорядок дня, но и проконтролировать эффективность работы тайм-менеджмента.

К вспомогательным инструментам относят все предметы, которые участвуют в рационализации рабочего времени. В качестве таких объектов можно указать будильник, таймер, электронные таблицы, ментальные карты и другие.

Примеры компаний, применяющих систему корпоративного тайм-менеджмента

Традиционный тайм-менеджмент существует в любой компании. Работники, которые записывают задачи, составляют план мероприятий и работают по утвержденному распорядку дня, уже считаются частью конструкции.

Но корпоративный тайм-менеджмент немного отличается от традиционного. Все дело в том, что его внедрение происходит на уровне всей компании. Как правило, руководство составляет подробную инструкцию, с которой знакомит всех сотрудников. В дальнейшем работники обязаны придерживаться правил корпоративного тайм-менеджмента.

Существует сравнительно мало российских компаний, которые применяют корпоративный тайм-менеджмент на уровне всего предприятия. Одной из первых фирм, решивших внедрить систему, стала кредитная организация Банк24.ру. Руководство приняло решение о четком разграничении задач и отведении ограниченного времени на их выполнение.

Также, в качестве примера российских предприятий, применяющих систему корпоративного тайм-менеджмента, можно привести группу компаний MC-Bauchemie-Russia. Руководитель фирмы рассказывает, что после исключения «пожирателей» времени удалось повысить эффективность трудовых ресурсов на 15%.

Источник: finzz.ru

Корпоративный тайм-менеджмент

Остановить время невозможно. Но, можно научиться им управлять. От того, насколько рационально используется этот ресурс в компании, зависит производительность труда персонала. Организовать работу в команде так, чтобы получать лучший результат с меньшими затратами помогает корпоративный тайм менеджмент. Это – комплекс инструментов и методов для эффективного распределения рабочего времени.

Время – деньги. Поэтому с этим ценным ресурсом нужно обращаться соответствующим образом. Эти вопросы решает командный тайм менеджмент, основными целями которого являются:

• правильная постановка задач сотрудникам;
• управление рабочими процессами в компании;
• расчёт времени на выполнение различных заданий.

Внедрение системы корпоративного тайм менеджмента позволяет:

• улучшить результаты деятельности работников компании;
• достичь оптимального экономического эффекта при меньших затратах ресурсов;
• правильно расставить приоритеты;
• эффективно выполнять задачи в обозначенных временных рамках.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Система корпоративного тайм менеджмента строится на соблюдении чётких правил использования рабочего времени. Они базируются на следующих принципах:

• Концепции целенаправленности, основанной на правильности формулировки задач. Для эффективного выполнения заданий нужно чётко понимать их цель. Понимать, каким будет конечный результат.
• Планирования. Это один из главных элементов тайм менеджмента. Понимая приоритетность задачи, работники потратят меньше времени на второстепенные задания. Это поможет сосредоточиться на ключевых процессах и выполнить их быстрее.
• Обозначения приоритетов. Вытекает из предыдущего принципа. Составляя план действий, важно выделить первостепенные и распределить в порядке убывания. В конце списка должна оказаться самая несущественная задача, не оказывающая на результат работы прямого воздействия.
• Самодисциплины. Это главное качество организованного и полезного сотрудника. Каждый участник команды должен стремиться выполнить поставленные перед ним задачи, не отвлекаясь на посторонние дела.
• Качества отдыха. Любой труд требует отдыха. Без этого неизбежна перегрузка, приводящая к снижению эффективности работы. Чтобы не работать на износ, нужно разделять время работы и отдыха. Проводить свободное время с комфортом и пользой.
• Документального оформления целей. Этот процесс необходим для письменной фиксации задач. Если цель записана, значит, она реальна.
• Разделения задач на этапы. Объёмные проекты дробят на отдельные задания, которые выполняют в определённой последовательности.
• Иерархичности планирования. Действия в рамках проекта прогнозируются, исходя из времени, имеющегося в распоряжении. То есть план составляется на день, неделю, месяц, год и т.д.

Использовать своё рабочее время более результативно и рационально можно, исключив из него хронофаги или «пожиратели времени». К ним относят все отвлекающие от основной работы факторы. Например, гаджеты, использующиеся для просмотра сериалов, общения со знакомыми или игр в течение рабочего дня.

Чтобы эффективно использовать время, нужно концентрироваться на главной задаче. Если тратить силы на несколько разных дел одновременно, придётся постоянно переключаться с одного задания на другое. Это приведёт к рассеянности, потере внимания и ещё больше продлит срок их выполнения.

Основные методы и инструменты тайм-менеджмента

Для повышения эффективности персонала применяются различные методы корпоративного тайм менеджмента. К ним относят следующие приёмы и технологии:

Список задач	Выдаётся руководителем подчинённым. Выполненные задания сотрудник вычёркивает из списка, докладывая об их результате начальству.	Помогает рационально распределить рабочее время в течение дня. Все задачи должны быть завершены до конца установленного срока.
Распорядок дня	Кроме списка дел сюда входят перерывы на обед, отдых, личные дела и т.д.	Обеспечивает рациональное распределение рабочих и личных дел в течение дня. Помогает выделить важные события, запланировать встречи или другие мероприятия.
Матрица Эйзенхауэра	Представляет собой таблицу с распределением дел по важности и срочности выполнения.	Позволяет установить правильную последовательность выполнения заданий.
SMART- технология	Составляется задача, определяются сроки, средства и возможности её выполнения.	Удобна для конкретизации целей и понимания их важности.

В системе корпоративного тайм менеджмента применяются другие инструменты, помогающие планировать работу. В их число входят следующие методики:

• «Слон». Подразумевает разделение объёмных задач на отдельные этапы. Применяется для организации сложных, многоступенчатых процессов.
• «Съешь лягушку». Заключается в составлении списка дел, из которых выделяют самые сложные для реализации и неприятные задачи. Именно с них исполнитель начинает свой рабочий день.
• «Швейцарский сыр». Также подразумевает создание списка заданий, но их начинают выполнять, наоборот, с самых простых. По утверждению создателя методики, психолога Джеймса Ризона, это позволяет выполнить любую работу быстрее.
• «Помидор». Требует обязательного разделения времени труда и отдыха. Например, отработав каждые 25 минут, работник должен сделать пятиминутный перерыв. После четырёх таких подходов – перерыв на 30 минут. Но, чтобы добиться эффективности работы важно, чтобы установленные временные рамки были ограниченными.

Для рациональной организации рабочего времени сотрудников в рамках системы корпоративного тайм менеджмента применяются различные инструменты. Это бумажные органайзеры и специальные электронные приложения, сервисы для планирования задач. С их помощью можно распределить поручения между подчинёнными, составить расписание дел на день и контролировать их выполнение.

Эффективные технологии корпоративного тайм-менеджмента: приложение ЛидерТаск

Любые рабочие процессы можно и нужно автоматизировать. Это утверждение касается планирования рабочего времени. Для планирования задач, важных встреч, совещаний, распределения дел на день, удобно использовать специализированные программы для тайм-менеджмента. К ним относится российское приложение ЛидерТаск – электронный органайзер с функциями личного секретаря и планировщика задач.

Среди плюсов программы стоит отметить:

• календарь для ежедневного, еженедельного или ежемесячного планирования;
• функцию ежедневника с расписанием дел на день;
• создание уведомлений о статусе задач;
• корпоративный чат для общения в рамках общего проекта;
• обмен данными;
• удобный интерфейс;
• возможность использования в режиме оффлайн.

Приложение поддерживает функцию канбан доски, наглядно отображающей текущие и стратегические цели. Работает на любых видах цифровых устройств.

Заключение

Применение системы корпоративного тайм менеджмента в управлении рабочим временем персонала позволяет лучше организовать работу сотрудников, повысить их результативность и производительность. Добиться лучших успехов поможет автоматизация рабочих процессов. Положительных результатов можно достичь за счёт внедрения корпоративных стандартов в жизнь компании и обучения сотрудников грамотно распоряжаться своим рабочим и личным временем.

Что такое корпоративный тайм-менеджмент?

Михаил Калашников

Корпоративный тайм-менеджмент — это системный подход к планированию, организации и контролю времени в организации, который позволяет управлять рабочим временем сотрудников таким образом, чтобы повысить эффективность работы и достижение поставленных целей.

Какие методы существуют для планирования времени в организации?

Михаил Калашников

Для планирования времени в организации существуют различные методы, такие как метод GTD (Getting Things Done), метод Помодоро, метод 1-3-5, метод Eisenhower и другие. Они могут быть использованы как самостоятельно, так и в комбинации друг с другом в зависимости от задач и целей.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Источник: www.leadertask.ru

Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом.

Как отдельная дисциплина и область управленческого консультирования тайм-менеджмент сложился к 70-м годам XX века. Но классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как встроить методы самоорганизации в систему управления фирмой, как сделать тайм-менеджмент инструментом управления персоналом. Инструменты управления временем предлагались сотрудникам компании в форме тренинга, дальнейшее их применение оставлялось на усмотрение сотрудника.

Но способность сотрудника компании укладываться в сроки, выделять время на «важные, но не срочные» приоритетные проекты, грамотно управлять рабочей нагрузкой — это не только его личное дело. Личная эффективность сотрудника — это и вопрос управляемости компании, прозрачности и предсказуемости ее работы. Поэтому чем динамичнее развивается компания и чем серьезнее нагрузка на менеджеров и специалистов — тем выше необходимость корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента в программу корпоративного университета или учебного центра на примере реального проекта.

Наталья Беккер, менеджер корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»
Формируя программу корпоративного университета, в первой ступени обучения мы выделили четыре ключевых навыка, необходимых нашим менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения является не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией. Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение.

Обучение тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме:

Участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМ-компетенции и сделать обучение более индивидуализированным.

Проводится двухдневный тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к специфике деятельности компании. В Москве тренинг проводят специалисты компании «Организация Времени»; в регионах — прошедшие специальный курс подготовки корпоративные тренеры.

В ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием «Учебный органайзер», являющимся своеобразным самоучителем по тайм-менеджменту. В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен один на один с тайм-менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий.

Через месяц после тренинга проводится четырехчасовой посттренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. В частности, все участники, полностью прошедшие «Учебный органайзер», получают приз — книгу «Тайм-драйв».

Через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, с тем чтобы все техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Евгений Иванов, Тимашевский молочный комбинат, начальник отдела
Я был назначен на должность начальника отдела информационных технологий. В связи с этим значительно расширился круг обязанностей и полномочий по сравнению с ранее выполняемой работой. Не все поставленные задачи удавалось решить в срок, приходилось значительно задерживаться на работе, а это приводило к конфликтам в семье.
После тренинга «Личная эффективность» первым делом начал регулярный хронометраж. В результате были выделены «поглотители» времени, была получена структура затрат времени, появились объективные данные, какие группы дел сколько времени потребляют.

Также я создал в Excel свой органайзер, в котором расписал цели, стратегические, тактические и оперативные задачи на период текущего года, сделал двухмерный график рабочей недели, создал страничку регулярных дел. На каждого сотрудника отдела заведена своя страничка, в которую вносятся задания сотруднику и отметка об исполнении. Этот файл очень помогает организовать мою работу и работу отдела. Большинство запланированных дел удается решить вовремя.
Значительно сдвинулись большие, важные, но несрочные задачи, например наладить управление лицензиями на программное обеспечение на комбинате, что требовало целого комплекса мероприятий. Улучшилась способность видеть части больших задач, определять приоритетность их решения. В итоге большие, казавшиеся неподъемными задачи удается решить.

Диагностика и аттестация ТМ-навыков

Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту — диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля — простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (см. пример ТМ-профиля на рис.)

Рисунок. ОАО «Банк24.ру» — ТМ-профиль команды топ-менеджеров

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

личный тайм-менеджмент — степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

командный тайм-менеджмент — качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;

корпоративный тайм-менеджмент — качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность.

ТМ-диагностика позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста. В основу методики положены принципы «360-аттестации».

Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру «ТМ-заповедей», что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе.

Ключевым моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется.

Борис Дьяконов, исполнительный директор ОАО «Банк24.ру»

В ходе развития нашего бизнеса мы пришли к выводу, что без повышения внутренней корпоративной эффективности, и в первую очередь эффективности личной, стремительное развитие и выигрыш на высококонкурентном поле невозможен. Лично мне очень помогло использование учебного органайзера, этот инструмент оказался как раз для меня: все разжевано и готово к немедленному употреблению, тем не менее есть возможность подстроить все под себя.

На сегодняшний день весь персонал нашего банка прошел корпоративный тренинг по ТМ. Последовательно, шаг за шагом мы провели обучение всех сотрудников основам организации времени. Удивительно, что персонал воспринял эту учебу не как нечто, насаждаемое сверху, а именно как возможность научиться искусству успевать, необходимость освоения которого давно назрела. Параллельно проводились диагностика тайм-менеджмента на уровне топ-менеджеров и в подразделениях, а также аттестация ТМ-навыков персонала.

«Банк24.ру» первым среди российских кредитных учреждений получил сертификат соответствия международным стандартам качества ISO 9001:2000. Процесс подготовки к сертификации показал, что ТМ стал нам хорошим другом и помощником. Сегодня тайм-менеджмент является корпоративным стандартом для всего персонала банка».

Корпоративные ТМ-стандарты

Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней.

Язык, глоссарий тайм-менеджмента. Слова «срочность», «важность» и аналогичные могут пониматься совершенно по-разному. Для одного подразделения «важная задача» означает «имеющая серьезные финансовые последствия», для другого — «поставленная руководителем высокого уровня». В идеале термины, относящиеся к планированию времени, в компании должны быть прописаны. В любом случае, в первом приближении задача формирования общего языка решается на тренинге.

Договоренности — общие правила хорошего тона в отношении времени. Например, возник вопрос к коллеге — не звони сразу, запиши и потом задай несколько вопросов одним блоком. Такие правила могут быть устными или могут быть закреплены в письменной форме, форме плакатов, табличек и т.п.

Регламенты — договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями (как формально-корпоративными, так и игровыми). Например, получивший e-mail без заполненного поля «Тема» имеет право стереть его, не читая; вина за нерешенный вопрос будет на отправившем. Либо: ведущие ежедневник по заданному стандарту планирования имеют преимущественное право на элементы гибкого графика в работе.

Вещи, инструменты — доски планирования, готовые пустографки, бланки и т.п., «воплощающие» грамотные техники работы.

В идеале корпоративные стандарты должны воплощаться только в «вещах», поскольку любое письменное правило работает гораздо хуже, чем то же самое правило, воплощенное в некотором инструменте.

Важнейший инструмент воплощения корпоративных стандартов — готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования, как правило, это Outlook либо Lotus Notes. В настройках календаря и задач воплощаются принципы и техники тайм-менеджмента. Например, жесткие встречи выделяются в календаре синим, бюджетируемые — зеленым; категория «день» содержит задачи на сегодня, категория «7-контроль» просматривается раз в неделю» и т.п.

Александр Селютин, замдиректора департамента информатизации РАО «ЕЭС России»
В департаменте не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивало гибкости в условиях изменчивой внешней среды.

Для оптимизации командного тайм-менеджмента была применена методика контекстного планирования, дополняющая классическое жесткое (календарное) планирование. Гибкие задачи распределяются по контекстам, к которым привязано выполнение этих задач: людям, местам, проектам и т.п. При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. Возможности настройки панели задач в Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя.

Гибкий подход к планированию задач полностью соответствует нашей мультипроектной специфике работы. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить как минимум в 10-15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента.

Одним словом, тайм-менеджмент помогает многое успеть и многого добиться. У сотрудников появляется время на спорт, путешествия, увлечения, чтение книг, дополнительное обучение. Время — это комфортная среда, которым можно распоряжаться по своему усмотрению.

Источник: www.kpilib.ru