Испробовав несколько инструментов тайм-менеджмента, вы все еще не можете привыкнуть к постоянному контролю времени. Какими бы полезными и удобными не было мобильные приложения и программы для компьютера, обычный ежедневник не сдает позиции и все еще остается на конкурирующих позициях. О том, как вести ежедневник для эффективного управления временем, читайте ниже.
1. Выберите ежедневник
Найдите отличную записную книжку. Выбор записных книжек огромный: большие / маленькие, мягкий / твердый переплет, с разлиновкой или без нее и т.д. Каждый из подобных ежедневников создан для определенных целей. Если вам нужен ежедневник всегда с собой, лучше выбрать записную книжку небольшого размера с мягкой обложкой — такой ежедневник занимает мало места и немного весит.
Если вы часто бываете на совещаниях и встречах и вам часто необходимо делать заметки, лучше подобрать записную книжку формата А5 или даже А4 в твердом переплете с кожаной обложкой и металлическими уголками. Такая записная книжка будет выглядеть эффектно, а за счет хорошего оформления со временем не потеряет презентабельный вид.
Помимо ежедневника выберите ручку и те канцелярские товары, которые вам необходимы для ведения записей. Кому то достаточно только одной ручки, в то время как другие оформляют записи в более структурированном виде, выделяя заголовки и важные пункты текстовыделителем и используя стикеры для одноразовых задач.
2. Распишите свой типичный день.
На первых страницах ежедневника распишите примерный режим дня. Если бы вы были идеальной версией самого себя, что бы делали целый день? Сделав режим дня, вы наглядно увидите, есть ли у вас свободное время или нет. Может быть есть какие-то не самые важные дела, которые отнимают много времени и это можно исправить? Однако помните о том, что людям нужен отдых.
Не стоит, например, указывать в расписании на день вечернюю тренировку в фитнес-клубе, если вы понимаете, что к концу дня остаетесь без сил и мечтаете только о сне. Будьте реалистами при первичном анализе вашей ежедневной рутиной и последующих изменениях. Не перегружайте себя.
3. Перечислите свои стремления
После страницы «типичный день» создайте список тех целей, которые вы бы хотели достичь. Это могут быть как вполне конкретные цели, как “заниматься английским языком 30 минут в день и улучшить знание языка за год”, так и цели, которым сложнее дать четкие рамки, например “проводить больше времени с семьей”.
4. Распишите свою типичную неделю
Создайте страницу, на которой будет указано, чем вы занимаетесь в конкретный день недели. Например, в понедельник, среду и пятницу пробежка в 7:30. Во вторник — 18:30 “курсы по маркетингу”, четверг — поход в кино, театр, ресторан и т.д. Помимо занятий можно также расписать план питания, план тренировок, расписание курсов и занятий, режим работы тех магазинов, химчисток, автомоек, чьими услугами вы часто пользуетесь.
5. Время для планирования
Выберите время раз в неделю для организации записей и систематизации дел в вашем ежедневнике. Понедельник — большой день, начало недели, но часто именно этот день самый насыщенный в течение недели, потому подумайте, если смысл нагружать его еще и этим? Откройте чистый разворот, укажите дни недели и планы на каждый из этих дней, дедлайны или напоминания о том, что необходимо сделать в этот день. Данную информацию помимо прочего можно скопировать в цифровой календарь на смартфоне.
6. “Следующая неделя”
Категория «Следующая неделя» — это отличное место для того, чтобы писать вещи, которые вы хотите добавить в список дел в ближайшее время, но вы не сможете добраться до них на этой неделе. Все, что вы хотите достичь в течение недели, можно группировать по заголовкам “Работа”, “Личное время”, “Дом”, “Тренировки”, “Купить” и т.д. Будьте реалистичны в отношении того, что, по вашему мнению, вы можете достичь. Если у вашего друга день рождения, напишите «подарок на день рождения» в раздел “Купить”.
Это также хорошая возможность ознакомиться со списком устремлений и посмотреть, есть ли что-нибудь, что вы можете сделать на этой неделе.
7. План на день
Самое важное, что будет в вашем ежедневнике — это расписанный по часовым отрезкам день. Для начала распишите ваш план типичный день (пункт 2), который будет взят за основу для составления плана на конкретный день.
- Вверху страницы укажите дату.
- Затем разделите день на временные отрезки.
- Заполните рутинные пункты вашего дня: завтрак, обед, ужин, проверка почты, встречи и т.д.
- Заполните оставшиеся отрезки времени теми делами, которые необходимо выполнить. Будьте реалистичны, помните о том, что всегда должна быть погрешность во времени. Лучше добавить к выполнению каждого дела по 10-15 минут, чем понять, что времени не хватает.
8. Подведение итогов
Загляните в свой список в конце дня, посмотрите, что успели сделать, перенесите задачи на следующий день, посмотрите, что вас ожидает завтра.
Есть еще пара нюансов, о которых стоит помнить.
- Записывайте все. Если у вас есть мысль, которая может понадобиться позже, запишите ее в блокнот, чтобы не забыть.
- Используйте систему символов для обозначения срочности задачи.
- Держите записную книжку под рукой. Каждый раз, когда появится новая задача или проект, проверьте по ежедневнику ваши планы и оцените в силах ли вы выполнить это задание?
Это основа того, как можно вести ежедневник для тайм-менеджмента. Также есть специальные ежедневники со специальной разлиновкой предназначенные для людей конкретных профессий, например ежедневники для творческих людей, и ежедневники, разработанные для более эффективного управления временем, например, ежедневник, построенные по методу Стивена Кови. Приобрести их можно в любом книжном магазине или заказать онлайн.
Источник: sok.marketing
Системы учета рабочего времени: ТОП-16 лучших тайм-трекеров
Мой выбор!
WorkPoint — полноценный сервис, позволяющий контролировать рабочее время сотрудников, их трудозатраты, организовывать управление разработками, финансовыми затратами и формировать аналитику.
- 1. Таблица
- 2. TimeTracker
- 3. GetWorkPoint
- 4. Kickidler
- 5. Crocotime
- 6. Timedoctor
- 7. Worker
- 8. Monitask
- 9. Staffcop
- 10. Англоязычные сервисы
- 11. Fingercheck
- 12. Rescuetime
- 13. Timeneye
- 14. Timecamp
- 15. Memory AI
- 16. Контроль офиса
- 17. ExitControl
- 18. MoyGrafik
- 19. TimeFormer
- 20. Выводы
Как в небольших студиях и агентствах, так и на крупных предприятиях требуется эффективный контроль за сотрудниками. Помочь в решении этой задачи призваны специальные сервисы, позволяющие анализировать активность пользователей за рабочими ПК. Благодаря ПО из этого списка вы сможете защитить корпоративную информацию от утечек, выполнить анализ поведения пользователей, и настроить удаленный доступ к рабочим станциям.
ТАБЛИЦА
Отчеты по времени
Оценка продуктивности
Мониторинг окон
Скриншоты экранов
Экспорт в pdf или excel
Источник: pgdv.ru
Все под контролем: 18 сервисов для планирования и управления задачами
Рассказывает
Алан Догузов Директор клиентского сервиса
Когда вы работаете над проектом, важно держать под контролем все задачи. Это особенно актуально, если приходится организовывать взаимодействие целой команды. Поставить цели, отследить текущий результат, обсудить нюансы и распределить нагрузку – справиться помогут инструменты планирования. В этом материале мы расскажем о 18 надежных сервисах, которые отлично подходят для личной и командной работы.
Google Задачи
Google Задачи – комфортный инструмент для создания и редактирования списков дел на компьютере или мобильном устройстве. С его помощью можно: назначать время и дату, добавлять подзадачи, систематизировать задачи по дате или приоритету, настроить напоминания.
Все данные синхронизируются и остаются в доступе вне зависимости от вашего местоположения. Возможна комфортная интеграция с Gmail и Google Календарем.
Сервис отлично подходит для личного пользования, однако создать подробное описание, приложить ссылку или файл не получится. Взаимодействие со сторонними сервисами также ограничено.
Приложение доступно на Android, iOS, веб. Установка бесплатная.
Microsoft Planner
Удобный сервис для совместной работы в команде. Он помогает разрабатывать планы, распределять задания, обмениваться файлами, систематизировать задачи, обсуждать текущие дела и контролировать их выполнение.
Для каждого плана есть своя доска, на которой удобно распределять задачи по группам. Им можно присваивать определенные категории, ориентируясь на статус задачи и исполнителей.
Важно, что приложение позволяет комфортно работать в совместном режиме, иллюстрировать проекты фотографиями и обсуждать задачи, не переключаясь при этом между приложениями.
Сервис требует готовой коммерческой подписки на Office 365. Приобрести его отдельно от других программ пакета нельзя. Приложение доступно на Windows, macOS, Android, iOS, веб.
Microsoft To-Do
Приложение помогает создавать список задач и управлять им. С помощью сервиса можно распланировать свой день или наметить будущие дела.
Есть возможность просматривать запланированные задачи в календаре Outlook. To-Do позволяет группировать их по темам, устанавливать напоминания и делиться с другими пользователями.
Можно разбить цель на несколько этапов, подробно описывая каждый из них. Приложение доступно на Windows, Android, iOS, в веб. Установка бесплатная.
Trello
Это облачная программа, которая подходит для управления проектами небольших групп. Она позволяет эффективно организовывать личную или командную работу по японской методологии канбан-досок.
Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Например: запланированные, текущие и выполненные.
В карточке есть возможность обмениваться комментариями с другими пользователями, прикреплять участников, использовать чек-лист. Сервис позволяет быстро оценить прогресс по всем основным процессам сразу, в режиме реального времени и на одном экране.
В приложение можно интегрировать множество сервисов, среди них: Google Диск, Dropbox, Slack, GitHub. Установка платная, но имеется и бесплатная версия.
В бесплатном варианте есть возможность интегрировать только один сервис, а размер вложенного файла не может превышать 10 МБ.
Битрикс 24
Сервис помогает быстро выходить на видеосвязь, редактировать документы, общаться с членами команды в новостной ленте и группах. В приложении есть целый набор полезных инструментов: CRM, Документы онлайн, Контакт-центр, Видеозвонки, Задачи и проекты, Конструктор сайтов и интернет-магазинов.
К Битрикс24 можно подключить разнообразные каналы связи: телефон, email, чат на сайте, Instagram, ВКонтакте, WhatsApp и так далее. Контакты, вся переписка и записи разговоров с клиентами сохранятся в CRM.
Приложение доступно на Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб. Установка платная, но команда до 12 человек может пользоваться им бесплатно.
24me
Приложение, помогающее объединить и управлять всем, что связано с расписанием человека: календарь, заметки, список дел, личные учетные записи и счета.
Сервис синхронизируется с такими календарями, как Apple iCal, Google Календарь, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Yahoo! Calendar. Например, если вы запланировали деловую встречу или поход в кино с друзьями, приложение может предупредить о наличии пробок или особенностях погоды.
Событиями, списками дел и заметками можно поделиться с другими пользователями. Также с приложением удобно планировать звонки, поскольку в сервис интегрируются контакты и информация о вызовах.
Приложение доступно на Android, iOS. Установка платная, но есть бесплатная версия.
Notion
Это облачный сервис для управления проектами, включающий в себя инструмент для создания документов, баз знаний и списков дел. Он подходит как для индивидуального, так и для корпоративного использования. Хорошо зарекомендовал себя для работы дизайнерам, маркетологам, программистам.
Бесплатный тариф позволяет работать в сервисе неограниченному числу пользователей. Но есть ряд ограничений, в частности — число созданных блоков в базе знаний не может превышать тысячу, а загружаемые файлы не должны быть более 5 МБ. При необходимости снять эти ограничения можно, подключившись к платному тарифу.
Любой документ в приложении можно сделать доступным по ссылке для определенного круга лиц. Управление проектами организовано по японской методологии канбан-досок. Русский язык сервис не поддерживает. Можно интегрировать данные из Google Документов, Slack, GitHub.
Приложение доступно на Windows, macOS, Android, iOS, веб. Установка платная.
LeaderTask
Сервис для управления делами и поручениями. С его помощью можно составлять списки дел на каждый день, разбивать их на подзадачи, таким образом формировать древовидную структуру для большей наглядности. Также есть возможность прикреплять файлы, писать комментарии и заметки.
В каждое приложение встроен календарь, что удобно для быстрого переключения между задачами на определенный день, неделю, месяц. Есть ежедневник с почасовым расписанием, чтобы детально распланировать особенно насыщенный день. Можно установить напоминание о предстоящих встречах и делах.
Сервис поддерживает создание задач через отправку электронных писем с зарегистрированного аккаунта. Для командной работы доступен обмен комментариями.
Есть ряд интересных инструментов: диаграмма Ганта, «Лестница целей», канбан-доска и тому подобное. Приложение доступно на Windows, Android, macOS, iOS. Установка платная, но есть и бесплатная версия.
TickTick
Сервис для создания и организации списков задач. Подходит для личного пользования и работе в команде. С его помощью можно фиксировать идеи, создавать планы на разный срок, распределять время. Есть возможность установить напоминания, чтобы придерживаться дедлайнов. Имеется пять разных видов календарей.
Доступен в браузере, в виде мобильного приложения и десктопной версии. Установка платная, но есть ограниченная бесплатная версия. Русский язык не доступен.
Todoist
Таск-менеджер для управления задачами проекта. Подходит как для личного, так и для командного использования. Дает возможность структурировать рабочий день, спланировать список задач и объединять их в проекты.
В версии «Бизнес» члены команды могут совместно обсуждать задачи, делегировать, устанавливать приоритетность выполнения. В свою очередь, руководители имеют возможность устанавливать дневной план сотруднику. Есть функция просмотра проекта в виде досок, что дает возможность увидеть проект в разрезе и спланировать будущие действия.
В платных версиях можно получать напоминания в самом сервисе или по электронной почте, настраивать тему, добавлять собственные метки к задачам, прикреплять файлы и так далее.
Todoist поддерживает множество сервисов, среди них Google Диск, Dropbox, Google Maps, Gmail, Outlook. Приложение доступно на Windows, macOS, Android, iOS. Установка платная, но есть и бесплатная версия.
Wrike
Корпоративный онлайн-сервис для совместной работы и управления проектами. С его помощью можно планировать проекты, расставлять приоритеты задач, отслеживать график их выполнения и взаимодействовать с командой. Содержит сетевой график и отчеты по проектам, позволяет устанавливать напоминания.
Однако платформу можно настроить и для индивидуального использования. Ею чаще всего пользуются менеджеры, руководители, продавцы, стратеги и маркетологи.
Сервис доступен на десяти языках, в том числе и русском. Бесплатно может работать до пяти пользователей, объем облачного хранилища составляет 2 ГБ. В приложение можно интегрировать данные из таких сервисов как Dropbox, Google Диск, Microsoft Office 365.
Приложение доступно на Windows, macOS, Android, iOS, веб. Установка платная, но есть и бесплатная версия.
Any.do
Сервис, которые помогает организовать список дел и напоминаний, чтобы повысить эффективность. Платформа предназначена как для индивидуального, так и для коллективного использования.
Среди ключевых особенностей: облачная синхронизация, распознавание речи, настраиваемое время для выполнения задач и установка напоминаний.
Сервис бесплатен, но есть платная премиум-версия. Приложение доступно на Mac, Android, iOS и Chrome и позволяет синхронизировать данные между всеми устройствами.
Remember The Milk
Просто и удобное приложение для ведения списка дел. Позволяет легко создавать, сортировать задачи, посылать и принимать их от сотрудников. Можно настроить уведомления о каких-либо задачах по электронной почте, в SMS-сообщениях и через IM-службы (службы мгновенных сообщений).
Сервис доступен из мобильных приложений под Android, BlackBerry и iOS. Может интегрироваться с Evernote, Gmail, Google Calendar, Microsoft Outlook, Siri и Twitter.
Яндекс.Трекер
Сервис предназначен для управления задачами и проектами в командах. С его помощью можно создавать списки задач, группировать по проектам, назначать исполнителей, работать с шаблонами.
Команды могут просматривать списки задач в нескольких видах — в виде канбан-доски, скрам-доски для разработчиков и простой доски, где колонки будут соответствовать статусу задачи. Есть шаблоны для типовых задач, много возможностей для визуализации: диаграммы, графики, дашборды.
В карточке задачи есть возможность оставлять комментарии, прикреплять файлы и ссылки. Поддерживается работа по методологии Agile. Интеграцию из сторонних сервисов можно настроить по API. Доступна функция просмотра хода работы над проектом на диаграмме Гантта.
Доступен в виде веб-версии, также есть мобильное приложение для iOS и Android. Установка платная.
Focuster
Сервис для тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Есть умный список дел и приложение календаря Google, которое автоматизирует планирование дел на день. Позволяет с лёгкостью расставлять приоритеты, следит за расписанием и планом задач.
Русский язык не поддерживается. Работает на платформе веб. Можно интегрировать «Google Календарь», Microsoft Outlook, Office 365, iCloud. Установка платная.
Asana
Сервис для командной работы над проектами, отслеживанием задач, выстраивания коммуникации и обмена документами. Приложение имеет многофункциональный набор инструментов, что дает возможность вести проекты, не отвлекаясь на сторонние сервисы.
Есть возможность просматривать проекты в виде списка задач или канбан-доски. Участники проекта имеют доступ к дашборду, где можно просматривать задачи, которые необходимо выполнить или уже выполненные, отслеживать статистику, добавлять диаграммы и виджеты.
Бесплатная версия позволяет добавить в команду не более 15 человек. Русский язык не поддерживается. Приложение доступно на Android, iOS, в веб. Установка платная, но есть и бесплатная версия.
Pyrus
С помощью этого сервиса участники команды могут общаться друг с другом, ставить задачи и следить за их выполнением. Отвечать на обращения клиентов и согласовывать документы, прикреплять к задачам файлы. Приложение работает с Google Диска, Dropbox, Box, OneDrive.
В бесплатной версии есть возможность для работы неограниченного числа пользователей, но команда не может создать более ста задач. В платных версиях доступно неограниченное количество задач и по 10 ГБ облачного хранилища для каждого пользователя. Сервис интегрируется с «Google Диска», Dropbox, Box, OneDrive. Приложение доступно на Android, iOS, веб.
Установка платная, но есть и бесплатная версия.
Basecamp
Удобный сервис для управления проектами. Он объединяет в себе инструменты для коммуникации, отслеживания задач, планирования и передачи файлов.
Сервис можно попробовать бесплатно, тестовый период составляет 30 дней. В платной версии нет ограничения по количеству пользователей и проектов.
Есть возможность составлять списки дел, расписание, хранить файлы в облачном хранилище объёмом 500 ГБ. Интеграции из сторонних сервисов у Basecamp нет. Приложение доступно на Windows, macOS, iOS, Android, веб. Установка платная. Русский язык не поддерживается.
Хотите получать статьи и новости в удобном формате? Подписывайтесь на наш Телеграм-канал
Источник: medianation.ru