За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.
Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:
Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.
Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.
Регистрационные документы организации и ИП
Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:
- Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
- Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
- Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
- Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
- Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
- Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.
Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес
При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):
- Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
- Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
- Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.
Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.
Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности
Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:
- Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
- Допуски СРО (для строительных компаний);
- Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
- Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
- Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.
Учетные и отчетные документы организации и ИП
Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
К бухгалтерским документам организации относят:
- Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
- Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
- Учетная политика;
- Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:
- Налоговые декларации;
- Книги учета доходов и расходов;
- Счета-фактуры;
- Книги покупок и книги продаж;
- Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
- Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:
- Кассовые документы и книги;
- Банковские документы;
- Ордера, табели;
- Накладные;
- Авансовые отчеты;
- Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
- Акты о списании ТМЦ;
- Квитанции и др.
Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:
- Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
- Протоколы разногласий по договорам;
- Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
- Паспорт сделки;
- Договоры о материальной ответственности;
- Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
- Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
Документы по контрольно-кассовой технике:
- Паспорт кассового аппарата;
- Карточка регистрации ККТ;
- Журнал кассира операциониста;
- Договор на обслуживание с ЦТО;
- Использованные контрольные ленты;
- Накопители фискальной памяти и др.
Кадровые документы организации и ИП
Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.
Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.
- Правила внутреннего распорядка
- Положение о защите персональных данных работников
- Штатное расписание
- Трудовой договор с каждым работником
- Личная карточка работника (форма Т-2)
- Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
- Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
- Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
- График отпусков
- Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
- Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
- Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
- Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
- Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
- Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
- График сменности (при наличии сменной работы)
- Коллективный договор (если такой договор заключен)
- Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
- Документы об охране труда
- Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).
Сроки хранения документов организации и ИП
Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.
И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):
ДОКУМЕНТЫ
СРОК ХРАНЕНИЯ
Лицензии и сертификаты соответствия
Бухгалтерская годовая отчетность
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Годовые расчетные ведомости в ФСС
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Личные дела руководителей организации
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)
до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Ответственность за сохранность документов организации и ИП
Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.
Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.
Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.
Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.
Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Спасибо!
Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Источник: www.regberry.ru
Сколько лет хранятся банковские документы?
Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Какие бывают сроки хранения документов?
- Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
- Документы постоянного срока хранения – бессрочно.
Сколько лет хранятся договора и акты выполненных работ?
Поэтому к срокам хранения актов выполненных работ следует подходить так же, как и к хранению других первичных документов. По бухгалтерским законам акт выполненных работ должен храниться в течение 5 лет, а вот согласно налоговому законодательству – не менее 4.
Сколько хранится информация о счете в банке?
4.4. Информация, содержащая данные по валютной операции, хранится уполномоченным банком в электронном виде не менее трех лет после даты проведения соответствующей операции.
Сколько лет хранятся товарные отчеты?
(Кравченко И. В.) («Главная книга», 2020, N 13)В соответствии с Перечнем Росархива хранить товарные накладные необходимо 5 лет. Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз.
Какой нормативный документ определяет сроки хранения документов?
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными .
Где прописаны сроки хранения документов?
Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ А также в перечне утвержденном приказом Федерального Архивного Агентства от 20 декабря 2019 г N 236 (бывший Приказ 558).
Как считать срок хранения документов?
Сколько требуется сохранять кадровые документы
Если его составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам. График отпусков, который утвердили, необходимо хранить в течение 3 лет (ранее – 1 год).
Сколько должны хранятся акты приема передачи?
Аналогичный срок установлен для документов об их списании. И 5 лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю (т. е. при передаче с одного баланса на другой).
Сколько времени нужно хранить договора?
Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно».
Сколько хранятся данные о закрытых счетах?
Документы в электронном виде, в том числе лицевые счета, хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Таким образом, Банк обязан хранить указанную информацию не менее 5 лет со дня закрытия расчетного счета.
Сколько хранятся данные о переводах Сбербанк?
maksim, история операций по картам и счетам хранится в банке в течение всего срока, пока Вы находитесь на обслуживании в данной кредитной организации, а при расторжении договора — еще в течение пяти лет.
Какие данные хранят банки?
Все служащие кредитной организации обязаны хранить тайну об операциях, о счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организаций, если это не противоречит федеральному закону.
Где хранятся товарные накладные?
Товарная накладная и правила ее заполнения
Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается второй стороне сделки и является основанием для оприходования этих ценностей.
Сколько хранятся финансовые документы?
Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч.
Сколько хранить счета фактуры и накладные?
Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера».
Источник: topobzor10.ru
Хранение документов
Банки обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности; обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее 5 лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель банка. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям, с различными сроками хранения. Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
В сшивы (папки) также помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде.
Электронные документы хранятся в виде справочноинформационных баз данных с возможностью распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по установленным формам. При этом документы в базе данных группируются по правилам бухгалтерских документов.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
(полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации и (или) наименование филиала)
Документы за «__»___________________г.
по балансовым счетам по внебалансовым счетам Сумма ___руб.___коп. ___руб.___коп.
хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:
по операциям с иностранной валютой: бухгалтерские документы___руб.___коп.___руб.___коп.
по операциям с драгоценными металлами: бухгалтерские документы___руб.___коп.___руб.___коп.
и т.д. по документам с разными сроками хранения; хранятся в электронном виде:
и т.д. по документам с разными сроками хранения.
В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
«документы сброшюрованы и подшиты________________»
(подпись бухгалтерского работника, осуществившего
сшив и проверку полноты сброшюрованных документов).
В каждом банке существует большое количество дел, которые подлежат хранению (табл. 1).
Перечень дел банка, подлежащих хранению
Наименование дел
Срок хранения
Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные акты
Постановления, протоколы заседаний исполнительного органа банка и документы к ним
Приказы и распоряжения кредитной организации
Инструкции, правила, положения и другие внутренние нормативные документы банка
Документы о приеме и передаче филиалов
Документы ревизий и проверок банка, отчеты по различным видам деятельности
Отчеты о контрольно-ревизионной работе и документы к ним
Отчеты банка о финансово-хозяйственной деятельности
Бухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объяснительные записки, рекламации)
Отчеты о кассовой работе и инкассации
Лицевые счета по учету уставного капитала
Журналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета
Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов
Выписки по корреспондентским счетам в учреждениях ЦБ РФ и других банках и приложения к ним
Выписки по корреспондентским счетам «НОСТРО» и «ЛОРО», дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам «НОСТРО» и «ЛОРО»
Документы по работе банка с ценными бумагами и инвестиционными фондами. Проспекты эмиссий выпусков ценных бумаг
Условия выпуска депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним
Годовые отчеты о работе с ценными бумагами
Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов
Продолжение таблицы 1
Наименование дел
Срок хранения
Выписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принятым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг
Ордера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложение к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи; свидетельства, завещания и доверенности; ордера на принятые ценные бумаги для зачисления в доход государства с приложенными к ним документами
Документы (платежные поручения, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам
Документы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, справки о расходовании денежных средств)
Документы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов
Документы о совершении операций с ГКО (заявки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесячные отчеты, лицевые счета, счета «депо», платежные поручения системы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам «НОСТРО», журналы лицевого счета учета облигаций и т. п.)
Документы по депозитным и конверсионным операциям
Акты об отводе земельных участков для строительства и расширения объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним
Индивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденная проектно-сметная документация на строительство и реконструкцию
Документы (акты, решения, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительных объектов
Договоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений
Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов банка
Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене материально ответственных лиц
Журналы учета лиц, допущенных к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей
Продолжение таблицы 1
Наименование дел
Срок хранения
Акты ревизии кладовых и касс операционных отделов
Книги учета принятых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты
Документы по инвентаризации имущества и товарно- материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентаря
Приказы, распоряжения банка о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу
Утвержденные штатные расписания и документы по их изменению
Лицевые счета работников банка
Книги (журналы) регистрации несчастных случаев
Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, выписки из приказов и др.) сотрудников
Личные карточки работников (в т. ч. и временных)
Список (штатно-списочный состав) работников банка и филиалов
Документы (протоколы, отзывы, характеристики и др.) о проведении аттестации и установлении квалификации
Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы учета награжденных сотрудников
Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации
Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами
Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям банка
Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов
Справки на получение льгот по налогам
Книги регистрации открытых счетов юридических лиц
Карточки учета вкладчиков, вкладов, займов, казначейских обязательств, сертификатов
Продолжение таблицы 1
Наименование дел
Срок хранения
Документы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещения с образцом подписей вкладчиков, завещательные распоряжения и др.
Выписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков
Карточки закрытых и условно-закрытых лицевых счетов
Ордера, заявления на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручения на перечисление платежей и другие документы по операциям со вкладами
Завещательные распоряжения и доверенности вкладчиков
Документы о переводных операциях: реестры заявлений о переводе вкладов, заявления о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода и др.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату
Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма
Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати
Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц
Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие приходные документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц
Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним
Отчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублях
Статистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов и контроле за поступлением экспортной валютной выручки
Документы по валютно-обменным операциям граждан
Документы по организации кассовой работы с валютными ценностями, в том числе инкассо наличной валюты
Паспорта сделок по экспортным операциям, переписка о гарантиях и аккредитивах по экспортным и импортным операциям
Окончание таблицы 1
Наименование дел
Срок хранения
Документы (справки, расчеты, сведения, переписка с Минфином РФ) о возврате кредитных ресурсов, находящихся в составе государственного долга, и доходов по ним
Статистические отчеты о кредитовании населения
Соглашения с Минфином РФ, ЦБ РФ, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов
Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, дополнительные соглашения, карточки с образцами подписей и печати и др.
Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков
Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков
Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам
Журналы регистрации кредитных договоров, в том числе межбанковских кредитов и кредитов населению
Журналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель
Расчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним
Документы о выдаче ссуд населению: заявления на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства и др.
Заключения, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд
Документы о злоупотреблениях и хищениях в банке
Исковые заявления, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам, копии решений, приговоров, частных определений,постановлений
Постановления судебных и правоохранительных органов о наложении и снятии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решения судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиям
Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания, в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством РФ соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством России, за подписями руководителя банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, производящего изъятие документа.
Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.
По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению, для чего руководителем банка создается специальная комиссия из должностных лиц банка.
Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.
- [1] Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
Источник: ozlib.com