При ознакомлении с информацией ниже, пожалуйста, учитывайте ОГОВОРКИ.
Дата актуализации статьи — 07.02.2018. Уточнить актуальность информации Вы можете, связавшись с нами.
Что такое штатное расписание?
Одним из наиболее важных документов по учету кадров является штатное расписание.
Штатное расписание применяется для оформления структуры компании, ее штатного состава и штатной численности.
Штатное расписание, как правило, содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименования должностей;
- сведения о количестве штатных единиц;
- сведения о заработной плате: окладе и надбавках.
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
На какой срок составляется штатное расписание?
Срок действия штатного расписания нормативно не определен, поэтому данное решение возлагается на руководителя. Как правило, штатное расписание составляется на один календарный год. При этом период его действия обязательно должен быть указан на самом документе.
Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева
При необходимости внести изменения в штатное расписание в течение года возможно либо утвердить новое штатное расписание, либо внести соответствующие изменения в действующий документ.
Оба эти действия должны оформляться соответствующими приказами руководителя.
Является ли штатное расписание обязательным документом?
В статье 57 Трудового кодекса РФ установлено:
В трудовом договоре указываются:…
— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)… Трудовой кодекс РФ
Это позволяет многим юристам указывать на обязательное наличие штатного расписания. Некоторые даже отмечают, что прием на работу на должность в отсутствие штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
Системный анализ нормативных актов, рекомендаций государственных органов и судебной практики, также приводит к выводу, что штатное расписание необходимо для корректного осуществления деятельности, поскольку:
- является первичной документацией по учету выплат по заработной плате;
- является доказательством в судебном процессе по спорам с работниками;
- облегчает ведение кадровой работы и предоставляет наглядную информацию о вакантных должностях;
- является документом, который зачастую запрашивают при проверках налоговые органы, ФСС, ЦБ РФ;
- определяет перечень сотрудников, подлежащих обучению по ПОД/ФТ.
Как составить штатное расписание?
Форма штатного расписания установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Оно представляет собой таблицу с разделами, подлежащими заполнению.
Штатное расписание: основные вопросы и спорные моменты
Графа 1. В данную графу вносятся наименования структурных подразделений организации в порядке иерархии. Например: Администрация, бухгалтерия, юридический отдел, секретариат.
Графа 2. Указывается код структурного подразделения. Например: Администрация -001 , бухгалтерия — 002, юридический отдел — 003, секретариат — 004.
Графа 3. Заполняются сведения о должностях. Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. Например: Генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер, юрист, секретарь.
Графа 4. В данную графу вносят сведения о количестве штатных единиц. Необходимо обратить внимание, что указывается не фактическое количество сотрудников, работающих в организации в данный момент, а максимально возможное количество сотрудников, которые могут занимать ту или иную должность. Например. В ООО «Фемида» фактически работают 3 юриста.
При этом, в организации есть еще 2 аналогичных вакантных должности. Соответственно, в штатном расписании в графе 4 необходимо указать «штатные единицы – 5».
Графа 5. Заполняются сведения о тарифной ставке (окладе). Указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
Графа 6-8. Сведения о надбавках. Здесь показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
Графа 9. Является показателем ежемесячного фонда заработной платы на каждую конкретную должность. Вычисляется путем суммирования граф с 5-9 и умножения полученной суммы на графу 4.
Графа 10. Примечание. В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т. д.
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки?
Штатная расстановка является более детальным документом, нежели штатное расписание, однако вообще не упоминается на законодательном уровне.
Выделим основные отличия штатной расстановки от штатного расписания:
- не является обезличенным документом в отличие (от штатного расписания), то есть содержит ФИО сотрудников, занимающих конкретные должности;
- не имеет унифицированной формы, но, как правило, составляется на основе штатного расписания;
- содержит в себе информацию о фактически занятых и вакантных должностях;
- является постоянно изменяемым документом в связи с происходящими кадровыми перестановками.
Сколько должно храниться штатное расписание?
Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», установлены следующие сроки хранения:
- штатные расписания организации, изменения к ним:
а) по месту разработки и/или утверждения – постоянно (либо не менее 10 лет);
б) в других организациях – 3 года;
- проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению — 5 лет;
- переписка по разработке и изменению штатных расписаний — 3 года.
Отметим, что штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) хранятся 75 лет.
Значение штатного расписания в сфере ПОД/ФТ.
На основании штатного расписания удобно составлять Перечень сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях ПОД/ФТ (Перечень обучаемых). Во многом именно наименование должности сотрудника является основанием для прохождения обучения по ПОД/ФТ. Однако, следует учитывать и функционал (должностные обязанности).
Надзорные органы при проверке системы ПОД/ФТ часто запрашивают копию штатного расписания. При выездной проверке, как правило, запрашиваются все редакции штатного расписания, действовавшие в проверяемом периоде. Причем нередко проверяющие требуют предоставить именно штатную расстановку (должности с указанием ФИО занимающих их сотрудников, а также дат приема на работу и увольнения).
При изменении штатного расписания рекомендуем проверять необходимость соответствующей корректировки Перечня обучаемых.
Ошибки в штатном расписании могут привести к ошибкам в Перечне обучаемых, что, в свою очередь, может повлечь административное наказание по ч. 1 ст. 15.27 КоАП РФ.
Источник: dogma58.com
Процедура составления (оформления) и утверждения штатного расписания
Рассказываем, как составить штатное расписание для предприятия. Содержание и структура документа, порядок внесения изменений. Предлагаем скачать готовое штатное расписание и приказ о его утверждении в формате Word или PDF.
Дата актуализации: 2023-09-04
Полезная информация
Процедура составления (оформления) и утверждения штатного расписания
Составление штатного расписания организации может быть возложено на любого сотрудника. Например, оформить нормативный документ может руководитель, начальник отдела кадров или главный бухгалтер.
Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. При оформлении штатного расписания также нужно учесть размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. При этом указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Первый этап утверждения штатного расписания – издание соответствующего приказа. Приказ оформляется в произвольной письменной форме.
Как правильно составить штатное расписание
- наименование структурных подразделений организации;
- наименование должностей, специальностей, разрядов;
- количество штатных единиц;
- размер платы труда по тарифной ставке (окладу);
- размер надбавок и суммарный размер денежных средств выделяемых ежемесячно для оплаты труда работников.
Наименования подразделений указываются по степени важности. Графа «Профессия» заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.
Порядок утверждения штатного расписания
Проект нового штатного расписания составляется руководителями структурных подразделений, а потом согласовывается под роспись главным бухгалтером и руководителем кадровой службы организации.
Следующим этапом является издание приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания. Унифицированной формы этого приказа в трудовом законодательстве не предусмотрено, поэтому кадровые специалисты оформляют данный приказ произвольно.
Используйте для разработки штатного расписания шаблон, подготовленный нашими юристами.
С этим шаблоном часто используют:
- Выплаты заработной платы умершего работника
- Утверждение номенклатуры дел
- Внесение изменений в трудовой договор
- Направление в командировку
- Оформление поощрения работника
Популярные документы и процедуры:
- Как восстановить свидетельство о рождении
- Доверенность на управление автомобилем
- Отпуск по уходу за ребенком
- Договор транспортной экспедиции
Источник: www.freshdoc.ru
Внесение изменений в штатное расписание
Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровой документацией. Кадровая документация связана с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.
Оформление кадровой документации включает:
- разработку,
- утверждение
- и внесение необходимых изменений.
Штатное расписание — документ, утвержденный руководителем и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатный единиц) по каждой должности, перечень должностей, должностных окладов и надбавок к ним.
Законодатель не установил сроки разработки и утверждения штатного расписания. Поэтому работодатель решает данный вопрос самостоятельно. Если в предыдущем году расписание достаточно часто изменялось, то в начале календарного года лучше утвердить новое.
Необходимость внесения изменений в штатное расписание организации возникает в случаях:
- введения новых
- или исключения каких-либо штатных единиц (подразделений) в связи с изменением организационных условий.
- Так же изменения в штатное расписание оформляются при изменении окладов,
- переименовании структурных подразделений или должностей.
Работодатель вправе самостоятельно решить, как внести изменения — приказом или утверждением нового штатного расписания.
Работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений. Чаще всего при незначительных (единичных) изменениях можно издать приказ об этом, а в форме (штатного расписания) в графе «Примечание» сделать ссылку на данный приказ. Если же изменения коснутся наименований должностей, введения или исключения отделов, утвердить новое штатное расписание.
При переименовании должности:
- без изменения функциональных обязанностей, необходимо получить согласие работника, после чего оформляется приказ о внесении изменений.
На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности. Внесение данной записи предписано п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ.
Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, он составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации. Дата введения должности может отличаться от даты приказа (т.е. должность вводится позже даты издания приказа).
В приказе необходимо указать:
- наименование вводимой должности,
- структурных подразделений;
- количество новых штатных единиц, размер оклада.
При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями.
Исключение должностей или отделов также оформляется приказом, либо утверждается новое штатное расписание без включения в него сокращаемых должностей. Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется. Приказ об исключении должностей из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.
Если сокращается не вакантная должность:
- необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений в штатное расписание не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа.
Вторым важным шагом при сокращении следует:
- издать приказ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.
После оформления данных приказов необходимо подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст. 74 ТК РФ:
- уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно.
Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п. 73 Перечня).
Источник: www.nalog2000.ru