Факт депонирования заработной платы в 1С регистрируется в конфигурациях «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», ред. 2.5 и «1С:Бухгалтерия предприятия 8.2» с помощью документа «Депонирование организации».
Рассмотрим, как депонировать зарплату в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8.2». Для того чтобы произвести депонирование заработной платы, можно сформировать документ «Ведомость на выплату зарплаты» («Зарплата» – «Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата») (см. Рис. 1).
Кнопкой «Добавить» формируем новую ведомость на выплату заработной платы. В появившемся документе выбираем тип выплаты зарплаты «Из кассы». Нажимаем «Заполнить», затем кнопку «Рассчитать». Происходит автоматическое заполнение документа.
Дальше сотруднику, чью зарплату необходимо задепонировать, в соответствующей колонке ставим отметку «Задепонировано». Отметку возможно менять как по отдельному работнику, так и сразу по всем работникам, отображающимся в документе.
Проводим документ «Ведомость на выплату зарплаты».
Расчеты с дебиторами и кредиторами. Перевод с бухгалтерского с Петром Захарченко и Олесей Гимрановой
На основании данного документа сделаем депонирование.
Заходим в «Действия», выбираем «Создать на основании», затем выбираем «Депонирование организаций». Документ будет находиться в «Зарплата» – «Выплата зарплаты» – «Документы по депонированию».
Документ на депонирование в 1С формируется автоматически, далее мы его проводим, смотрим проводки. Формируется следующая проводка по документу: Дебет 70 Кредит 76.04, где субсчет 04 к сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» так и называется: «Расчеты по депонированным суммам».
Печатная форма документа «Депонирование организаций» – это «Карточка депонента».
Депонировании зарплаты в 1С «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» происходит аналогичным образом – так же, как и в «1С:Бухгалтерия предприятия 2.0».
В «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» депонирование зарплаты можно создать на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» («Сотрудники и зарплата» – «Зарплата» – «Ведомости в кассу»).
В документе «Депонирование зарплаты» («Сотрудники и зарплата» – «Зарплата» – «Депонирование») указывается ведомость, по которой производится депонирование зарплаты в 1С и список сотрудников.
Источник: 1c-o.ru
Учет расчетов с депонентами
В практике работы бухгалтерий бюджетных учреждений, и особенно централизованных бухгалтерий, имеет место несвоевременное получение заработной платы и стипендий (в связи с болезнями, командировками и т.д.). Такие суммы должны депонироваться. От того, насколько правильно организован учет этих сумм, во многом зависит его достоверность и своевременность, а также загрузка персонала бухгалтерий.
В составе депонентских сумм бюджетных учреждений и централизованных бухгалтерий учитывают не полученные их работниками в установленный срок заработные платы, а также не полученные в срок учащимися, студентами и аспирантами стипендии.
Международные расчеты АККРЕДИТИВ
Причитающаяся заработная плата, перечисленная по заявлениям работников на их лицевые счета в сберегательные банки, в составе депонентских сумм не учитывается. Такие суммы перечисляются одновременно с выдачей заработной платы непосредственно со счета учреждения в кредитной организации на счет сберегательного банка и относятся в дебет субсчета 180 «Расчеты по оплате труда».
Для учета депонентских сумм предназначен субсчет 177 «Расчеты с депонентами»; он активно-пассивный, но по своей природе он пассивный, так как не выданная своевременно заработная плата относится в кредит указанного субсчета, поэтому дебетовый остаток по этому субсчету будет означать, что произведена выплата заработной платы и стипендий, которые на расчеты с депонентами не относилась.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (п. 9) (утвержден Центральным банком РФ от 22.09.1993 № 40) организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Пунктом 18 указанного Порядка определено, что по истечении установленных в п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир или заменяющее его лицо должен:
- в платежной ф. 389 (0504403) или расчетно-платежной ф. 49 (0504401) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), являющийся первичным документом;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом (раздатчиком), то на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (должность, подпись, расшифровка подписи)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- записать в кассовую книгу ф. 440 (0504514) фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №. ».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы на следующий день после истечения срока выдачи заработной платы и стипендий (после записи в кассовую книгу ф. 440 (0504514) сдают в кредитную организацию. На сдаваемые суммы кассир составляет объявление на взнос наличными, а после получения квитанции о зачислении денежных средств на счет учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации бухгалтерия выписывает общий расходный кассовый ордер ф. КО-2 (0310002). При сдаче депонированной заработной платы (стипендий) на счет в кредитной организации в назначении платежа указывается: «Депонированная заработная плата».
Своевременно не полученные заработную плату и стипендии организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать их по первому требованию работников или стипендиатов.
Выдача депонированных сумм производится по расходным кассовым ордерам ф. КО-2 (0310002). В случае их выдачи нескольким лицам в одном учреждении эти суммы могут выдавать по платежной ведомости ф. 389 (0504403). На таком документе ставится штамп «Депонент».
Бухгалтерии, включая централизованные бухгалтерии, не должны требовать от работников и стипендиатов каких-либо заявлений на получение депонированной заработной платы и стипендий. Не рекомендуется выдавать депонированную заработную плату по доверенности. При получении депонированной суммы работник или стипендиат ставит свою подпись в расходном документе.
Суммы заработной платы и стипендий, не полученные в срок, записывают в кредит субсчета 177 и дебет субсчета 180 или 181 и в установленные сроки сдают на соответствующие счета в кредитные организации, при этом производят бухгалтерскую запись по дебету субсчетов 091,101,110,111 и кредиту субсчета 120. На суммы выданной депонентской задолженности дебетуется субсчет 177 и кредитуется субсчет 120 или 160.
Списание сумм депонентской задолженности, числящейся на балансе, по которой истек срок исковой давности, производят на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя и относят:
Учет депонированных сумм по заработной плате и стипендиям ведется в Книге аналитического учета депонированной заработной платы и стипендии ф. 41 (0504441). В централизованных бухгалтериях на каждое обслуживаемое в ней учреждение отводят отдельные страницы. Если учреждение или централизованная бухгалтерия наряду с заработной платой выплачивает и стипендии», то открывают две книги: одну для учета не востребованной в срок заработной платы, другую — для учета невостребованных стипендий. При сравнительно небольшом количестве депонированных сумм книга может вестись в целом по централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).
Для отметок о выдаче сумм предусмотрены 12 граф (по количеству месяцев). Отметки о выдаче производят в соответствующей графе в зависимости оттого, в каком месяце была выплата. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.
В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруют все страницы (листы). На последней странице (листе) за подписью главного бухгалтера делают запись: «В настоящей книге всего пронумеровано. страниц (листов)». На каждой книге записывают наименование учреждения или централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. Книгу ф. 441 (0504441) рекомендуется открывать ежегодно.
Запись производят по каждому депоненту непосредственно с платежных (расчетно-платежных) ведомостей, проведенных по расходу, в кассовой книге. При этом в ф. 441 заполняют следующие реквизиты: табельный номер, фамилия, имя и отчество депонента, а в разделе «Кредит (отнесено на счет депонентов)»: месяц, за который не получена заработная плата (стипендия), номер платежной (рас- четно-платежной) ведомости и сумму.
В графах «Дебет» против фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера, а выплаченную сумму — в графу того месяца, в котором произведена выплата. Итоги по выплаченным за месяц суммам должны равняться сумме, выданной в текущем месяце по кредиту счета « Касса» и дебету субсчета 177. В конце месяца в книге подсчитывают обороты по дебету (по соответствующей графе) и по кредиту с начала года, выводят сальдо на начало следующего месяца, которые записывают на следующей за оборотами свободной строке. Сальдо должно быть равно итогу тех сумм по кредиту, против которых нет построчных записей по дебету, и сверено сданными книги «Журнал-Главная» ф. 308 (0504811). При необходимости составляют оборотную ведомость ф. 285 (0504808).
В случае смерти работника (стипендиата) не полученная ко дню его смерти заработная плата (стипендия) выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего (постановление Совета Министров СССР от 19.11.1984 № 1153). Пример операции по депонентским суммам централизованной бухгалтерии при Департаменте образования приведен ниже.
Запись операций по регистрам учета: первоначально операции записываются в реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), далее записи производятся в книги аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий ф. 441 (0504441).
В централизованных бухгалтериях, бухгалтериях учреждений отчет кассира ежедневно (по мере совершения кассовых операций) вносится в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1) (0504513), а депонированные суммы рекомендуется записывать в этот же мемориальный ордер в раздел «Вторые записи» (с. 2 формы). Однако в Инструкции суммы депонированной заработной платы и суммы депонированных стипендий указаны в мемориальном ордере 5 «Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям» ф. 405 (0504405).
По нашему мнению, отражение указанной операции наиболее целесообразно в мемориальном ордере 1, но право решения этого вопроса остается за главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или учреждения.
Корреспонденция счетов по расчетам с депонентами
| № п/п | Содержание операции | Номер субсчета | |
| по дебету | по кредиту | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Перечисление на счет депонентов не полученной в срок заработной платы | 180 | 177 |
| 2 | Перечисление на счет депонентов не полученной в срок стипендии | 181 | 177 |
| 3 | Перечисление на счет учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации не полученных в установленный срок заработной платы и стипендий | 091, 101, III | 120, 160 |
| 4 | Получение сумм в кассу (подотчетными лицами) со счета учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации для выплаты депонентам | 120, 160 | 091, 101, 111 |
| 5 | Выплаты из кассы (подотчетными лицами) сумм, причитающихся депонентам | 177 | 120, 160 |
| 6 | Перечисление сумм депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности | 177 | 240, 241,270,410 |
Источник: 1fin.ru
Что такое депонент зарплаты. Объясняем простыми словами
Депонент зарплаты — отражение заработной платы как неполученной в первичных документах бухгалтерского учёта.
Сегодня чаще всего сотрудники получают заработную плату на банковские карты, но есть предприятия, где зарплату выплачивают по старинке — на руки через кассу. Зарплату выплачивают в определённые числа. Если сотрудник отсутствовал в день выплат, его зарплата подлежит депонированию, то есть хранению в кассе организации или в банке (если превышен лимит суммы для хранения в кассе). Размер лимита кассы руководитель организации устанавливает сам, опираясь на рекомендации Центробанка.
Пример употребления на «Секрете»
_«Бывает, компании попадают в кассовый разрыв, оставаясь при этом конкурентоспособными. Это случается у B2B-поставщиков в периоды потрясений, когда крупные корпорации придерживают платежи и откладывают закупки. Для таких случаев должна быть финансовая подушка — подойдут кредитные инструменты или даже займы, предоставленные акционерами. В крайнем случае можно попробовать договориться с сотрудниками о депонировании части зарплат или о выплате акциями по заведомо льготной цене». _
(Управляющий партнёр Leta Capital Александр Чачава — в колонке о том, на чём нельзя экономить в кризис.)
Нюансы
Деньги могут храниться в кассе не более трёх дней, а далее возвращаются в банк. В банке средства хранятся три года. Если после этого времени сумма не будет востребована, деньги переходят в доход предприятия с отражением по статье «Прибыль, не связанная с основной деятельностью».
НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет в день получения из банка денег. Поэтому неважно, получил ли сотрудник заработную плату вовремя или нет, — работодатель уплачивает налог сразу. Невыплаченные средства сотрудника в данном случае возвращаются в банк уже за вычетом НДФЛ.
Источник: secretmag.ru