Работа в системе ЭДО что это

Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, что такое электронный документооборот, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — это обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами.

В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. Это значит, что с помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов, а также использовать этот документ в качестве доказательства в суде.

Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО

Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью. Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:

• простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. Документы, подписанные КЭП, равносильны бумажным аналогам с собственноручной подписью.

Юридически-значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.

Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.

Стать оператором ЭДО может не любая организация: к ним предъявляются определённые требования. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи. Технические ресурсы компании должны соответствовать требованиям законодательства и подстраиваться под них.

Список действующих операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Оператор ЭДО выполняет несколько функций:

• проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что передаёт документы реальной организации, а не мошенникам;
• обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
• обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
• хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
• обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.

Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО, или СЭД. Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения.

ЭДО | Электронный документооборот

Признаки хорошей СЭД

Выбирая систему электронного документооборота, нужно обращать внимание на её ключевые характеристики.

• Информационная безопасность. Обмен данными в системе происходит по защищённым каналам связи, например по SSL-соединению. Для работы в системе требуется электронная подпись, простая или усиленная. В системе можно настроить уровни доступа для сотрудников в зависимости от их обязанностей. Все эти признаки помогут избежать взлома системы и утечки ценных данных.
• Поддержка мобильных устройств. Большинство СЭД устанавливаются на компьютер или имеют веб-версию. Наличие приложения для планшета и смартфона обеспечит возможность работать из любой точки мира без привязки к рабочему месту.
• Интеграция. Удобно, когда СЭД можно связать с учётной системой, например, «1С:Предприятие». Это позволит выгружать готовые данные и заполнять документы в СЭД автоматически, а не вручную.
• Удобный интерфейс. Важно, чтобы с СЭД могли работать любые сотрудники, вне зависимости от уровня владения компьютером. В противном случае потребуются большие затраты на обучение сотрудников.
• Техническая поддержка. Оператор обеспечивает сопровождение клиента и круглосуточно готов помочь с решением проблем ЭДО.

Как выбрать систему ЭДО

Выбор СЭД зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять.

В целом использование системы ЭДО решает следующие проблемы, стоящие перед бизнесом:

• Оптимизирует бизнес-процессы. Шаблоны документов, которыми пользуется компания, и пути их согласования можно закрепить в системе — это позволит автоматизировать создание и движение документов внутри компании. Кроме того, снижается риск потери документов.
• Сокращает финансовые затраты. Печать документов, работа сотрудника, который отвечает за согласование, курьерская доставка и архивное хранение документов — всё это стоит недёшево. При внедрении СЭД расходы сократятся до 80%, так как документы создаются, передаются и хранятся в одной системе.
• Сохраняет юридическую силу документов. Юридическая сила документов обеспечивается действующим сертификатом электронной подписи. За то, чтобы он регулярно обновлялся, отвечает оператор ЭДО.
• Упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Отчётность быстрее и удобнее всего сдавать в электронном виде. Контролирующие органы сами требуют предоставлять электронную отчётность от ряда налогоплательщиков.
• Сокращает временные затраты. Часто документы нужно согласовать и подписать с разными руководителями. При работе с бумажными документами даже в пределах одного офиса на это нужно время. Если уполномоченные лица находятся в разных городах, то процесс может длиться неделями. С помощью СЭД документы можно отправить за несколько секунд и отслеживать статус работы над ними.
• Улучшает сервис и повышает лояльность. Благодаря электронному документообороту контрагенты и клиенты быстрее получают договоры на подпись, акты выполненных работ и счета на оплату и быстрее их оплачивают, не допуская кассового разрыва. При этом документы не теряются, а ошибки в них легко исправить.

Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому.

ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом.

Как обеспечить безопасность использования ЭДО

В делопроизводстве компании есть разные виды документов, в том числе те, которые содержат секретные данные — например, коммерческую тайну. При переходе на электронный документооборот важно учесть возможные угрозы безопасности и позаботиться о том, чтобы у посторонних не было доступа к этим данным.

Угрозы безопасности ЭДО делятся на внешние и внутренние.

Вредоносные программы, хакерские атаки, стихийные бедствия не зависят от сотрудников компании и угрожают безопасности данных извне. Внутри компании угрозой могут быть случайные ошибки сотрудников и преднамеренный саботаж.

Существует много технических и программных средств для защиты информации, но их эффективность зависит от того, как пользователь сам выстроит систему безопасности.

Для этого можно воспользоваться рядом простых рекомендаций:

• Настройте резервное копирование. Это спасёт ваши данные от поломки компьютера, короткого замыкания, стихийного бедствия или случайного удаления.
• Установите пароли на компьютерах, жёстких дисках, учётных записях. Не оставляйте эти пароли на видном месте.
• Установите антивирусы на все компьютеры и серверы. Напомните сотрудникам о правилах цифровой гигиены.
• Создайте изолированную внутреннюю сеть и храните данные в ней. Если у вас нет возможности установить собственный сервер, обратитесь в компанию, которая предоставляет такую услугу.
• Установите разные уровни доступа для сотрудников, чтобы они могли видеть только те данные и задачи, которые необходимы им для работы.
• Используйте шифрование данных — даже если злоумышленники перехватят зашифрованную информацию, воспользоваться ею они всё равно не смогут.
• Позаботьтесь об электронной подписи. Не давайте доступ к ней другим сотрудникам без лишней необходимости. Защитите устройство, на котором установлен сертификат ЭП — установите пароли и антивирус, не используйте рабочее устройство для игр и досуга. Следите за тем, чтобы злоумышленники не выпустили ЭП на ваше имя без вашего ведома — для этого есть сервис на Госуслугах. Если подпись есть, а вы её не приобретали — немедленно отзовите сертификат.

Как внедрить ЭДО в компании

Внедрение ЭДО включает в себя несколько этапов.

На первом этапе нужно определить потребности компании: проследить, какими документами она чаще всего пользуется, по каким маршрутам происходит движение внутренних и внешних документов, где возникают проблемы и какие процессы точно нужно автоматизировать. Обратите внимание также на то, какие документы можно перевести в электронный вид, а какие требуется хранить только на бумаге. Обычно переход начинается с бухгалтерской «первички» и других формализованных документов.

На втором этапе обсудите возможность перехода на ЭДО с контрагентами и подготовьте положение об ЭДО. В нём обычно прописывают:

• Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
• Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
• Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
• Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
• Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
• Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
• Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.

На третьем этапе получите электронную подпись. Помните, что для юридически-значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись — КЭП. Для безопасности обращайтесь только в те Удостоверяющие центры, которые аккредитованы Минкомсвязи РФ.

На четвёртом этапе выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. При выборе обращайте внимание на следующие факторы:

• наличие функций, необходимых для вашей работы;
• возможность интеграции с информационными системами, с товароучётной системой, онлайн-кассой;
• качество и оперативность технической поддержки;
• роуминг с другими операторами;
• стоимость услуг.

На пятом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования. На шестом этапе проводится обучение сотрудников, и после этого можно запускать обмен электронными документами.

Список операторов ЭДО

Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота. По данным сайта CRMindex, наиболее популярные СЭД — это «Контур.Диадок», «Астрал.ЭДО», «ДЕЛО» и «1С: Документооборот 8».

«Контур.Диадок» обладает всеми инструментами для создания документов и обмена ими в пределах компании и с контрагентами. В нём можно создавать маршруты согласования документов, предоставлять «первичку» в ФНС при проверках, находить контрагентов, которые уже работают в системе. У этой СЭД есть мобильная версия, а также адаптация под ОС Linux. Сдавать отчётность через «Контур.Диадок» не получится — для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».

«ДЕЛО» — это система для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. В ней можно наладить делопроизводство, работать с договорами, ставить задачи и контролировать их выполнение, участвовать в закупках. Программа поддерживает интеграцию с несколькими операторами ЭДО. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе. Этой СЭД пользуются такие крупные компании, как Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком.

«1С: Документооборот 8» — это ECM-система, которая помогает организовать документооборот и работу компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Система поддерживает работу с договорными документами, а также позволяет контролировать этапы обработки документов. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета.

«Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты.

За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.

CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.

Преимущества использования ЭДО от «Астрал»

«Астрал.ЭДО» — надёжная система ЭДО, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный. Если вы привыкли работать в программах «1С», то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО».Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

У наших систем ЭДО есть ряд преимуществ:

• упрощённая система регистрации абонентов за несколько минут позволяет создать учётную запись с помощью действующего сертификата;
• работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
• система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
• у системы понятный интерфейс;
• все организации доступны в одном рабочем кабинете;
• «Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
• поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.

Источник: astral63.ru

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Любой юридически значимый документ можно передать в электронном виде в рамках документооборота ЭДО. Но для этого необходимо соблюдать требования законодательства к его оформлению, передаче и хранению. Невыполнение этих требований чревато штрафами, неустойками и убытками.

Елена Ефимова
02 Июля 2019
Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге.

Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Источник: iitrust.ru