Закон не обязывает предприятия использовать в этих целях какой-то специальный бланк. Соответственно, для его оформления подойдет обычный альбомный лист. Хотя некоторые фирмы в своей политике утверждают специально разработанные шаблоны. Обычно к этому прибегают в тех ситуациях, когда приходится часть оформлять подобные документы. Но нужно помнить, независимо от того, в какой форме будет составляться акт, в нем должны присутствовать обязательные данные. К ним относятся:
- дата и место оформления;
- номер, присвоенный внутренним документооборотом;
- название компании;
- сведения о печати, например, что на ней изображено, какая указана информация;
- перечисляются члены комиссии;
- на каком основании происходит уничтожение;
- причина выполнения данной процедуры;
- каким именно способом была уничтожена печать.
Оттиски уничтожаемой продукции должны быть проставлены в акте. При этом ответственные лица должны указать, что после уничтожения печать не является пригодной для дальнейшей эксплуатации.
Программа для создания печатей и штампов Полная инструкция
Зачем уничтожать печати и штампы
Существуют различные причины, при которых печать нужно уничтожить. К наиболее популярным из них относятся:
- механические повреждения;
- естественный износ;
- устаревшая информация;
- реорганизация компании;
- изменение реквизитов компании.
Кроме этого, когда законодательством было разрешено отказаться от использования печатей, многие компании решили воспользоваться данной возможностью. По сути, теперь организации используют штемпельные изделия по своему желанию. Если руководство фирмы считает, что печать больше не нужна, она подлежит уничтожению.
Стоит отметить, в законодательстве нет правил, по которым организации в обязательном порядке должны утилизировать печать. Но нужно понимать, если печать просто выбросить, ею может воспользоваться кто-то другой. Маловероятно, но все-таки присутствует вероятность того, что печать может использоваться злоумышленниками. Поэтому уничтожение является мерой безопасности для любой компании.
Как организовать уничтожение печати/штампа
Само уничтожение производится физически — уничтожается клише печати (разрезается или спиливается, если клише изготовлено, например, из металла или дерева). Но до собственно уничтожения его необходимо оформить.
В больших организациях существует локальный нормативный акт, регламентирующий порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей. В маленьких организациях это может быть оговорено отдельно издаваемым для каждого списания печатей и штампов приказом.
В общем виде процедура уничтожения печати и штампа выглядит так:
- в организации появляется повод для уничтожения печатей (например, изменение штатного расписания);
- на основании приказа об изменении штатного расписания начальниками соответствующих служб сдаются в отдел документационного обеспечения или иному ответственному за печати и штампы лицу недействующие печати и штампы;
- руководитель предпринятая издает приказ о создании комиссии по уничтожению печатей и штампов и определяет дату уничтожения;
- в указанную в приказе дату печати и штампы уничтожаются, составляется соответствующий акт, который подписывают все члены комиссии;
- в журнал печатей и штампов организации вносится запись об уничтожении и дата и номер акта.
В состав комиссии, как правило, включаются:
- руководитель или заместитель руководителя организации — председатель комиссии;
- руководитель службы делопроизводства;
- руководитель структурного подразделения, печати и штампы которого уничтожаются;
- работник службы кадров и т.п.
Порядок проведения процедуры уничтожения
Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:
- управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
- свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
- назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
- на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
- непосредственное уничтожение печати.
В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.
Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:
- если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
- если материал горящий, печать можно спалить;
- что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.
В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.
Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2021 году
Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки.
Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.
Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:
- В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
- Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
- Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
- Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
- Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
- Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
- Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
- Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
- В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.
После того, как документ полностью оформлен, его должен удостоверить директор. Для этого акт подается ему на подпись. Также заверить может и другой сотрудник, полномочия которого позволяют подписывать документы подобного рода.
Акт об уничтожении печати и штампа
Акт об уничтожении печатей и штампов является документальным подтверждением процедуры утилизации печатей и штампов организации.
Назначение печатей и штампов
Печать — фирменный знак отличия организации, содержащий ее полное наименование и местонахождение и иные важные реквизиты. Печать подтверждает, что документ в самом деле принадлежит организации.
Главная печать организации ставится на важные документы, которые подписывает руководитель или главный бухгалтер организации.
Штамп — вид печати, чаще всего, для внутреннего использования. Существуют различные виды штампов:
- регистрационные (ставятся на входящие документы и исходящие документы, подписанные руководителями подразделений);
- делопроизводственные штампы («на контроль», «копия верна», « повторно», «в дело»);
- угловые штампы для справок и т.п.
За хранение главной печати организации, как правило, отвечает руководитель службы делопроизводства. За хранение штампов отвечают руководители соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров, административно-хозяйственного отдела и т.п.).
Назначаются ответственные лица приказом по организации. В организации должен иметься журнал учета печатей и штампов, в котором проставлены все оттиски действующих на данный момент печатей и штампов. Журнал должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен печатью.
Порядок уничтожения печатей и штампов
Необходимость в уничтожении печатей и штампов может возникнуть по многим причинам. Среди них:
- износ;
- порча;
- изменение реквизитов компании, названия, юридического адреса и т.п.;
- смена руководителя подразделения в случае, если печать была именная;
- ликвидация подразделения или организации, реорганизация и другие причины.
Уничтожение недействующих печатей, помимо прочего, является мерой, позволяющей предупредить попытки недобросовестных сотрудников использовать печати в преступных целях.
Осуществляется утилизация печатей как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций.
Данная процедура регламентируется нормативным локальным документом организации (Положением об изготовлении, учете, хранении, использовании и уничтожении печатей и штампов организации) и состоит из следующих этапов:
- выделение к уничтожению печати (печатей) и штампов. Регламентируется внутренним распоряжением по организации;
- издание приказа об уничтожении печатей и штампов, в котором оговаривается в том числе и состав комиссии, производящей уничтожение;
- собственно уничтожение;
- составление акта.
При уничтожении производится разрушение поверхности печати таким образом, чтобы оттиск невозможно было воспроизвести. Для этого могут применяться резка или спиливание клише.
Составление документа
В комиссию по уничтожению печатей и штампов входят, как правило, не менее двух человек:
- руководитель или заместитель руководителя организации, который назначается председателем комиссии;
- начальник отдела делопроизводства;
- сотрудник, ответственный за хранение печатей и штампов;
- юрисконсульт;
- при необходимости — иные лица.
Сам документ должен содержать в себе следующие разделы:
- дату и номер документа;
- название организации;
- состав комиссии;
- ссылку на документ (приказ), во исполнение которого производится уничтожение печатей (штампов);
- данные об уничтожаемых печатях (штампах) в виде таблицы, содержащей название печати (штампа) и отображение оттиска;
- время, место, способ уничтожения;
- подписи членов комиссии.
Хранение акта
Акт об уничтожении печатей и штампов хранится в отделе делопроизводства вместе с другими документами. Срок хранения акта определяется нормативным локальным документом организации.
Как составить акт
Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:
Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.
Источник: xn--d1aiaaajfxetma1hvb.xn--p1ai
Порядок уничтожения печатей и штампов
5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в Управление делами для централизованного уничтожения и списания с учета.
5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом Генерального директора. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.
5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (Приложение N 4). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.
5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.
Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается Генеральным директором.
5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.
5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.
5.7. К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания. Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.
5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей книге учета и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета ФКП » Завод по производству ракетного топлива » Главного финансово-экономического управления.
5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.
Источник: mydocx.ru
Акт об уничтожении печати и штампа (2022)
Печати и штампы организации, вышедшие из употребления, необходимо уничтожить в установленном законом порядке. Для документального оформления процедуры уничтожения печатей и штампов составляется акт.
Для чего нужны печати и штампы
Несмотря на то, что в 2015 году обязанность по использованию печати в административно-хозяйственной деятельности компаний была отменена, некоторые из них по-прежнему ими пользуются.
В делопроизводстве печать — это один из фирменных знаков организации, на котором содержатся основные ее реквизиты: наименование, адрес, ИНН/КПП и иные. Штамп содержит в себе различные надписи и служит для различных служебных целей, например:
- для удостоверения справок, выдаваемых организацией (угловой штамп «для справок»);
- для фиксации делопроизводственных операций («на контроль», «копия верна», «факсом», «входящее» и.т.п.).
В целях обеспечения контроля за правильностью использования и сохранностью печатей в организации назначаются ответственные лица. Для этого руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица.
Полный список как действующих, так и действовавших ранее печатей и штампов организации с их оттисками содержится в специальном журнале печатей и штампов, который ведется обычно делопроизводственной службой.
Причины уничтожения печатей и штампов
Необходимость в уничтожении печати и штампа может быть обусловлена:
- износом или порчей печати/штампа;
- изменением реквизитов, названия организации;
- увольнением должностного лица, если штамп содержал его имя;
- изменением названия структурного подразделения, его ликвидацией и т.п.
Как организовать уничтожение печати/штампа
Само уничтожение производится физически — уничтожается клише печати (разрезается или спиливается, если клише изготовлено, например, из металла или дерева). Но до собственно уничтожения его необходимо оформить.
В больших организациях существует локальный нормативный акт, регламентирующий порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей. В маленьких организациях это может быть оговорено отдельно издаваемым для каждого списания печатей и штампов приказом.
В общем виде процедура уничтожения печати и штампа выглядит так:
- в организации появляется повод для уничтожения печатей (например, изменение штатного расписания);
- на основании приказа об изменении штатного расписания начальниками соответствующих служб сдаются в отдел документационного обеспечения или иному ответственному за печати и штампы лицу недействующие печати и штампы;
- руководитель предпринятая издает приказ о создании комиссии по уничтожению печатей и штампов и определяет дату уничтожения;
- в указанную в приказе дату печати и штампы уничтожаются, составляется соответствующий акт, который подписывают все члены комиссии;
- в журнал печатей и штампов организации вносится запись об уничтожении и дата и номер акта.
В состав комиссии, как правило, включаются:
- руководитель или заместитель руководителя организации — председатель комиссии;
- руководитель службы делопроизводства;
- руководитель структурного подразделения, печати и штампы которого уничтожаются;
- работник службы кадров и т.п.
Составление акта
Форма акта об уничтожении печатей и штампов законодательно не регламентирована. На нашем сайте можно ознакомиться с образцом акта и скачать его бланк.
Прикреплённые файлы:
Источник: pravobez.ru