Подпись ЭДО что это

Электронная подпись (ЭП) является необходимым условием для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она представляет собой аналог традиционного заверения бумажного документа при помощи подписи и печати. Помимо этого ЭП позволяет подтвердить личность автора или отправителя корреспонденции, а также является гарантией того, что в документ после его подписания не были внесены изменения.

Возможности применения ЭП и шифрования данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему «ДЕЛО» сертифицированным средствам криптографической защиты информации – КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, Домен-К, Авест, Генкей, решения Microsoft.

Применение электронной подписи:

• Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭП на прикрепляемый к карточке файл, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.
• Система предоставляет возможность подписывать ЭП файлы, хранящиеся в базе данных и отправляемые по электронной почте. При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования и утверждения документов. В случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, пользователи получают возможность распространять подписанные документы по всей территориально-распределенной организации.
• Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях и подписавших лицах, а также может проверить подлинность каждой подписи «одним нажатием кнопки».

Технология применения электронной подписи:

Для каждого пользователя, обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей:

Электронная цифровая подпись. Как получить и для чего нужна ЭЦП

• Секретный ключ – используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Он записывается на носитель информации, передаваемый лично пользователю (и может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя). Подписание происходит путем ввода носителя в считывающее устройство компьютера и нажатия кнопки «Подписать».
• Открытый ключ – используется для проверки подлинности ЭП. Проверка производится на основании сертификата открытого ключа.

Использование технологии ЭП позволяет применить один из двух возможных подходов к организации защищенного электронного документооборота, которым соответствуют два варианта поставки опции «Электронная подпись и шифрование»:

1. Корпоративный электронный документооборот;
2. Юридически значимый электронный документооборот.

Организация корпоративного электронного документооборота (ЭДО)

Корпоративный ЭДО трудно представить без электронной подписи. ЭП может быть использована для подписания электронных документов в рамках внутрикорпоративных или межкорпоративных соглашений по ее использованию.

В этом случае электронные документы, подписанные ЭП, могут иметь хождение внутри одной организации, а также может быть организован обмен с территориально удаленными подразделениями, филиалами, дочерними компаниями. Возможна также реализация обмена электронными документами с ЭП между различными организациями в рамках двухсторонних или многосторонних соглашений.

Электронная подпись для ЭДО

Перечень сфер деятельности, в которых электронный документооборот (ЭДО) стал фактически стандартом, ежегодно расширяется. Чтобы подписывать и передавать юридически значимые документы теперь не нужно использовать бумажные формы. Получив ЭЦП для ЭДО, вы сможете оптимизировать внутреннюю работу компании, подключиться к государственным информационным системам, соблюсти обязательные требования закона.

Кому нужна электронная подпись для ЭДО

• простая электронная подпись – позволяет идентифицировать субъекта, имеет минимальную степень защиты, не гарантирует неизменность документа после его подписания;
• усиленная неквалифицированная подпись – имеет повышенную защиту, позволяет отследить все изменения в документах, что вполне достаточно для внутреннего документооборота;
• усиленная квалифицированная подпись (КЭП) – обладает максимально степень защиты, генерируется и регистрируется через Минкомсвязи РФ, может использоваться во всех сферах деятельности.

Большинству коммерческих и государственных структур нужна именно КЭП, т.е. максимально защищенная цифровая подпись. Только при наличии такой ЭЦП можно осуществлять взаимодействие с государственными и муниципальными ведомствами, подключаться к информационным системам, приниматься участие в госзакупках. Получение ЭП для ЭДО не займет много времени, так как проверка документов и генерация ключа проводится в течение 1-2 дней.

На данный момент ЭЦП необходима для следующие целей:

• для организации внутреннего оборота документации, что повышает уровень защиты информации, снижается временные и денежные издержки;
• для формирования и направления отчетности в ФНС. ПФР, ФСС, иные уполномоченные службы;
• для получения лицензий и разрешений на отдельные виды деятельности;
• для подключения к государственным информационным системам, которые функционируют во многих областях деятельности;
• для участия в конкурентных закупках по Закону № 44-ФЗ и закону № 223-ФЗ, аккредитации на торговых площадках;
• для взаимодействия с арбитражными судами, которые ввели систему цифрового документооборота.

Это далеко не полный перечень направлений, когда применение ЭП является обязательным или желательным требованием для бизнес-структур. Например, сдача отчетности в ПФР уже сейчас обязательна в электронном формате, если численность предприятия больше 50 человек. Без ЭП подготовить и направить такую отчетность невозможно, что повлечет крупные штрафы.

Также без ЭП невозможно принять участие в госзакупках по Закону № 44-ФЗ. Потенциальный претендент на госзаказ должен использовать цифровую подпись:

• при подаче заявок на участие в конкурсах или аукционах;
• при регистрации и аккредитации на торговых площадках (хотя в РФ функционирует более 30 таких площадок, КЭП позволяет пройти аккредитацию на каждой из них);
• при заключении и исполнении контракта, формировании отчетности после завершения заказа.

Заказчику не придется лично проверять подлинность сведений, зашифрованных в ключе ЭП. Для этого предусмотрено специальное программное обеспечение, которое устанавливается у каждого участника электронного документооборота. Все приложения имеют надлежащую степень криптографической защиты, сертифицированной ФСБ.

ЭП упрощает и контракты с партнерами по бизнесу. Цифровой ключ можно использовать для подписания стандартной документации, договоров и контрактов, гарантийных писем, платежных документов в банк. Личные встречи сторон, на которые обычно тратится много времени и средств, теперь можно свести к минимуму. Чтобы ввести такой формат взаимодействия, цифровая подпись должна быть у каждой стороны сделки.

Для граждан ЭП также дает множество преимуществ:

• заключение сделок с недвижимостью или иными активами без личной встречи сторон;
• подписание запросов о получении документов, информации из госструктур;
• полноценный доступ к онлайн-сервисам, которые разрабатывает и контролирует государство;
• направление обязательной отчетности в государственные ведомства, получение налоговых вычетов.

Порядок получения ЭЦП для организаций, ИП и частных лиц практически одинаков и отличается только составом документов. Обращаться за выдачей сертификата ключа нужно в удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ.

Как получить ЭЦП для электронного документооборота?

Так как при генерации и регистрации ключа проходит проверка документов и сведений о предприятии, нужно представить:

• паспорт и свидетельство СНИЛС на лицо, которое получает подпись;
• лист записи ЕГРЮЛ со сроком выдачи не более месяца, свидетельство ИНН, заверенные копии устава;
• приказ о назначении директора, либо на иное уполномоченное лицо.

Если будут нужны иные бланки и формы, наши специалисты разъяснят этот момент при получении заявки.

После проверки документации и оплаты услуг, будет сгенерирован уникальный ключ. После регистрации через базу данных Минкомсвязи РФ, вы получите цифровой носитель, который можно использовать практически на любом компьютере или ноутбуке. Наши специалисты окажут помощь в обучении лиц, которые будут работать в ЭП, настроят программное обеспечение.

Для организации внутреннего цифрового документооборота могут потребоваться специальные программы. Помощь в их установке и настройки вы также получите в группе компаний по сертификации «MosEAC». Поможем быстро оформить необходимую разрешительную документацию для вашего бизнеса! Срок действия ЭЦП составит 12 месяцев, после чего вы сможете быстро продлить ее на аналогичный период времени.

Подробнее о целях и преимуществах использования ЭП, условиях получения сертификата ключа, вы сможете узнать на бесплатной консультации у наших специалистов.

Узнать условия оформления и стоимость сертификации

Источник: moseac.ru

Как выглядит на документе электронная цифровая подпись

Работа с электронной подписью удобна и для физических, и для юридических лиц. Использование реквизита снижает затраты времени и финансов на заверение документов и отправку их в различные государственные органы, позволяет вести электронный документооборот и т.п. На документе ЭП может отражаться в виде печати или штампа, и иметь дополнительно поле для эмблемы или штамп времени. А документ с ЭП действителен как в электронной форме, так и в распечатанной.

Как выглядит ЭЦП на документе

Электронная подпись представляет собой уникальную последовательностиь символов. Она выступает в роли обязательного реквизита, проставляемого на официальных электронных документах. Для формирования подписи используются надежные криптографические методы и математические вычисления, а программное обеспечение имеет сертификацию ФСБ.

Существует 3 вида ЭЦП:

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.

Самая надежная — квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.

Сертификат ключа — это файл с расширением .crt, содержащий информацию о владельце, отпечаток сертификата и сроки действия подписи.

Электронная подпись на документе выглядит как:

• последовательность букв или цифр, которая соответствует ключу, указанному в сертификате;
• графическая картинка или штамп с указанием подписи владельца сертификата.

Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».

Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.

Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:

Что включает штамп на визуализации ЭД

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

• распечатку электронного контракта;
• распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
• ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

• номер сертификата ключа подписи;
• ФИО владельца ЭЦП;
• срок окончания действия сертификата;
• фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

• изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
• настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

• фиксация времени создания ЭД;
• фиксация времени формирования ЭЦП;
• фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
• долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Обязательно или нет соблюдение ГОСТа

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

• расположение на носителе необходимых реквизитов;
• требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.

Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2015 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.

На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.

Потеря юридической значимости ЭП

Официальный документ имеет юридическую силу и юридическую значимость. Первый термин означает, что документ обладает правовыми последствиями. Значимость — это подтверждение деловой деятельности.

Федеральный закон об электронной подписи определяет, что в ЭДО документ заверяется при помощи специальных технологий и ЭП. Чтобы обладать юридической силой и служить доказательством действия, ЭД должен обладать следующими реквизитами:

• названием;
• номером;
• указанием ФИО автора подписи, названием фирмы и человека, имеющего право на подписание;
• дату составления;
• подпись.

Также закон прописывает три вида ЭП, характеристики каждой из них, юридическую силу, способ получения и сроки действия. Согласно законопроекту юридической силой обладают только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. НЭП наделяет ЭД юридической силой, если отдельно имеется соглашение между участниками ЭДО.

Юридическую силу теряет ЭЦП в следующих случаях:

• подпись поставлена лицом, не имеющим право действовать от собственного имени или от имени организации;
• в ЭД указаны не все обязательные реквизиты;
• не соблюден формат и способ передачи ЭД;
• сертификат утратит силу на момент подписания или проверки ЭД;
• ЭП использована с нарушением сведений, указанных в сертификате.

В договоренности между участниками ЭДО прописываются требования о признании равнозначности документов с ЭП и на бумажных носителях, и их нарушение также ведет к потере юридической значимости документа. Обычно к ним относят:

• обязательную отправку ЭД с надежного почтового ящика, доступ к которому имеется лишь у владельца подписи;
• открытый ключ должен прилагаться в письме;
• почтовый сервис должен иметь ограниченный доступ.

Эти же условия используются и для корпоративной ЭЦП. Работа с публичными почтовыми сервисами снижает юридическую силу простой подписи, и делает ее невозможным ее использования для заверения документации.

Использование ЭП в судебной практике

Применение электронной подписи иногда осложняет судебное разбирательство. Отчетность вместо руководителя может заверить главный бухгалтер, а юрист — заявление для суда заверяет вместо истца. Похожие нарушения встречаются при использовании ПО «клиент-банк», когда платежные поручения отправляются не самим владельцем ЭП.

При рассмотрении исков о неправомерном списании денежных средств с расчетного счета организации суд признает правильность действия банка, поскольку ЭП корректна, а передачу права подписи третьему лицу рассматривает как нарушение договорных отношений и правил обслуживания клиентов.

Аналогичная практика возникает и при участии в электронных государственных торгах. Если организация своевременно не подписала выигранный контракт, то она признается стороной, уклонившейся от заключения договора и вносится в реестр недобросовестных поставщиков. В судебной практике часты и случаи, когда организацию заносят в реестр из-за контракта, подписанного лицом, неимеющим права на заверение подобных документов.

В гражданско-правовых отношениях возникают споры контрагентов о законности документов, подписанных ЭП неуполномоченных лиц. При вынесении решения суд исходит из проверки действительности сертификата ЭП.

В законодательстве РФ нет прямых запретов на передачу ЭП третьим лицам с согласия владельца, и при возникновении спорных ситуаций суд признает владельца подписи лицом, подписавшим документ. Вся ответственность за использование ЭЦП лежит на владельце сертификата, и в случае компрометации ключа он обязан обратиться в УЦ с заявлением о приостановке деятельности подписи. В спорных случаях такое обращение может служить доказательством причинения ущерба не владельцем подписи, а сторонним лицом.

Как распечатать документ с ЭЦП

Электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, равнозначен бумажному, и обычно не требует распечатки. Однако, иногда требуется подать документ только на бумажном носителе или бумажный вызывает больше доверия у принимающей стороны. Чтобы распечатать ЭД нужно открыть его через КриптоПро, затем перейти в «Настройки» и «Управление настройками»:

В разделе «Профили» дважды кликнуть мышкой по нужному профилю:

В подменю «Общие» поставить галочку в пункте о добавлении ЭП в документ для распечатки:

При помощи мастера КриптоАРМ проверить ЭП документа, который нужно будет отправить на печать:

Затем нужно перейти в раздел «Детали»:

Документ можно распечатать отдельно, если нажать на «Печать», или перейти в подраздел «Посмотреть», и распечатать документ вместе с подписью:

При стандартной ЭЦП выглядеть она будет так:

Реже требуется распечатать сертификат ЭЦП. Сделать это можно в несколько простых шагов через кабинет налогоплательщика. Из списка предложенных организаций выбрать интересующую, затем перейти в раздел «Ответственные частные лица» и отправить на печать бланк сертификата. Программа автоматически сформирует бланк сертификата и даст команду к печати.

Работа с электронной подписью удобна и надежна только при условии соблюдения всех правил ее использования. Если произошла компрометация сертификата ЭП или были нарушены правила использования реквизита, то он теряет юридическую силу. При передаче закрытого ключа ЭЦП ответственность за применение подписи лежит на владельце.

В судебном порядке доказать причинение ущерба и неиспользование владельцем ЭЦП бывает сложно. Информационно-технические детали и процесс работы подписи регулируется как Федеральным законодательством, так и ГОСТом. И если соблюдение ФЗ обязательно, но ГОСТа нужно придерживаться лишь в отдельных случаях (работа с секретными данными и т.п.). В законе прописаны не только вид и юридическая сила подписи, особенности ее получения и сроки действительности, но и наличие штампа времени, отметки на электронных документах о наличии ЭП, реквизиты владельца сертификата.

Источник: myedo.ru