Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится по мере необходимости, но не реже чем один раз в год. При проведении экспертизы ценности документов производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Экспертиза ценности проводится только на основании утвержденной номенклатуры дел за соответствующие годы. При отсутствии номенклатуры дел в организации отбор документов на хранение и уничтожении производится на основании типового (или ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения.
Отбор документов на хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Тема Подготовка к архивному хранению Уничтожение дел
Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел для уничтожения и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии» т.п.
Документы, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, не подлежат уничтожению.
По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
С целью гарантированного сохранения документов акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления всех видов указанных описей и их согласования и утверждения на ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временным сроком хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
В 2006 году подлежат уничтожению документы:
-со сроком хранения 1 год – 2004 г.;
-со сроком хранения 3 года – 2002 г.;
-со сроком хранения 5 лет – 2000 г.;
-со сроком хранения 10 лет – 1995 г.;
-со сроком хранения 15 лет – 1990 г.;
Уничтожение архивных документов
-со сроком хранения 25 лет – 1980 г.;
-со сроком хранения 50 лет – 1955 г.
2. Составление акта на уничтожение документов
Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляет ответственный за архив организации.
В акте на уничтожение документов указывается, что документы уничтожаются на основании номенклатуры дел за соответствующие годы. Далее в табличной форме заполняются следующие графы:
-в графе № 1 – номер по порядку;
-в графе № 2 – заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
-в графе № 3 – крайние даты дел, например 1999-2000 или 2000 г.;
-в графе № 4 – год номенклатуры;
-в графе № 5 – индекс дела по номенклатуре дел;
-в графе № 6 – общее количество томов одного вида документов, например 1 или 5;
-в графе № 7 – срок хранения и номер статьи по типовому перечню, например ДМН ст. 1б или 5 лет ст. 44;
-в графе № 8 – указываются особенности формирования дела или включения данного дела в акт.
Затем оформляется итоговая запись об общем количестве дел, внесенных в акт. Далее указывается, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы утверждены и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
Акт подписывает лицо, ответственное за архив.
Акт согласовывается с экспертной комиссией организации.
Уничтожение дел проводится централизованно ответственным за архив. Не допускается уничтожение документов в структурных подразделениях организации.
Транспортировка и уничтожение дел проходит под наблюдением ответственного за архив организации. Организация, уничтожившая документы, обязана сделать отметку в акте о дате и способе уничтожении документа. Акт о выделении к уничтожению документов должен храниться в деле фонда. Номер акту присваивается по порядку номеров данного вида актов.
Приложение 1
Название организации УТВЕРЖДАЮ
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании номенклатуры дел ______________________________________________
за ___________ годы и перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:
Источник: www.permarchive.ru
Правила уничтожения документов (с экспертной комиссией и без нее)
Содержание
- Важность соблюдения требований по утилизации бумаг
- Административные штрафы
- Документы, подлежащие уничтожению
- Как провести экспертизу ценности
- Деятельность экспертной комиссии
- Проведение экспертизы ценности без экспертной комиссии
- Процедура уничтожения бумаг
- Как оформить акт о физическом уничтожении документов
Важность соблюдения требований по утилизации бумаг
Документы необходимо уничтожать, так как многие из них со временем становятся не актуальны. До 90% документов организации имеют временные сроки хранения. Бумаги необходимо грамотно уничтожать, для того чтобы освободить место для хранения вновь создающихся, а еще избежать штрафов и других санкций в связи с несоблюдение правил хранения. Помимо этого, правильная ликвидация документов поможет:
- избежать использования ненужных или дублирующих дел,
- иметь официальное подтверждение факта их санкционированного уничтожения,
- а также иметь актуальную информацию об объеме архивного фонда организации.
Чаще всего, во время уничтожении документов совершаются следующие ошибки:
- несоблюдение сроков хранения документов;
- несоблюдение сохранности документов, выделенных к уничтожению;
- несоблюдение конфиденциальности при уничтожении документов;
- уничтожение неполного комплекта документов;
- несоблюдение процедуры документирования факта уничтожения бумаг.
Административные штрафы
Административная ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения документов может наступить, когда организация не может предоставить какой-то документ по причине того, что его уже уничтожили. В этом случает с организации могут взыскать штраф в размере 200-300 тысяч рублей.
- За нарушение бухгалтерского учета, в том числе, бухгалтерской (финансовой) отчетности, штраф составит 5-10 тысяч рублей (ИП, должностное лицо), 10-20 тысяч рублей (юрлицо), также может быть выбрана мера в виде дисквалификации на срок от одного года до двух лет ответственного лица.
- Штраф от 2-3 тысяч рублей при нарушении сроков хранения или уничтожения документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%.
- За нарушение правил содержания, формирования, регистрации или применения архивных дел предусматривается предупреждение или штраф от 100 до 300 рублей для должностных лиц.
- За нарушение требований законодательства в отношении хранения документов и информации, содержащейся в ИС, предусмотрен штраф в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и от 200 до 300 тысяч рублей — для юридических лиц (АО, … , ООО, унитарных предприятий).
- Штраф 20-30 тысяч рублей для должностных лиц и 100-200 тысяч рублей для юридических лиц за неисполнение требований законодательства страховщиком.
- Предупреждение или наложение административного штрафа от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц, 30-50 тысяч рублей — для организаций за неисполнение требований законодательства кредитным кооперативом.
Документы, подлежащие уничтожению
Главным условием того, чтобы уничтожить документ, является истечение срока его хранения. Для его определения можно воспользоваться простым правилом: исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Существуют также некоторые бумаги, которые имеют особый срок хранения. Они имеют небольшие особенности:
- документы постоянного содержания подлежат хранению до момента передачи их в учреждение Росархива, либо до момента завершения работы организации;
- постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования гос. архивов, не может быть менее десяти лет;
- срок хранения “до исчерпания надобности” должен быть не менее одного года.
Тем не менее, если дело больше не используется, и в то же время у него истек срок хранения, его все еще рано утилизировать. Необходимо осуществить экспертизу ценности, которая поможет выявить тот факт, что документ еще нужен либо представляет какую-то ценность (например, для истории или науки). Экспертиза ценности проводится, как правило, экспертной комиссией, но решить этот вопрос можно и без нее.
Как провести экспертизу ценности
Последовательность действий при утилизации бумаг имеет несколько ключевых шагов. Последовательное выполнение этих этапов позволит грамотно уничтожить документы и, тем самым, избежать неприятных последствий:
- Шаг 1: выявление документов, подлежащих уничтожению.
- Шаг 2: проведение экспертизы ценности.
- Шаг 3: физическая подготовка бумаг к уничтожению.
- Шаг 4: ликвидация бумаг.
- Шаг 5: оформление акта о физическом уничтожении дел.
- Шаг 6: внесение изменений в учетные документы.
Уничтожение документов не подлежащих хранению
В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации. Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с полистного просмотра документов, который определит ценность документов. Далее надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.
В результате работы определены:
- дела постоянного хранения;
- дела временного хранения;
- дела, не подлежащие хранению.
Список документов, не подлежащих хранению
Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.
Срок хранения не истек
Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная ответственность, но также и уголовная.
Составление акта к уничтожению
После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК), соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения, вывозится и утилизируются.
Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам:
Правила выделение документов к уничтожению
- Решение об уничтожении документов;
- Полистный просмотр документов;
- Отбор и выделение документов к уничтожению;
- Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
- Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- Конфиденциальное уничтожение документов;
- Составление акта о том, что документы физически уничтожены.
Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно — документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.
Услуги по уничтожению документов
Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.
Оперативное уничтожение документов
Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании «Архивный Сервис» проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Упаковка и вывоз
Дела, подлежащие уничтожению, упаковываются и передаются нам для утилизации. Причем и погрузка документации, и ее вывоз на уничтожение будет осуществляться строго под контролем нашего сотрудника, который отвечает за сохранность документов архива. Передача документов, подлежащих уничтожению, оформляется накладной или актом, в которой следует указать дату передачи документации, а также количество передаваемых дел.
Обращаясь в нашу компанию, вы получаете возможность сосредоточиться на основном направлении вашего бизнеса, в то время, как наши специалисты займутся архивной работой.
Источник: archiv-s.ru