На работе нет заданий что делать

По сравнению с западными странами жители России много работают. Вернее, долго работают: например, за год россиянин проводит на работе на 270 часов больше, чем канадец. Но вряд ли он делает это от большой любви. Мы расскажем, как признаться руководителю в том, что справиться со всеми задачами вы не в состоянии.

Логика уставшего сотрудника простая: если у меня не получается — я слишком плох, я не успеваю, есть кто-то более подходящий для этой работы. Сказать об этом напрямую — значит, публично признаться в своей лени и несостоятельности.

Однако это единственный выход для тех, кто хочет выбраться из угнетенного состояния. Если сегодня на вас взвалили непосильный объем работы и вы с ним справились, значит, завтра у вас появится еще больше задач.

На самом деле такое признание само по себе не может стать поводом для увольнения. А вот загубленный проект — может. Поэтому откиньте эмоции и попробуйте объективно оценить, в чем проблема:

• Это точно работа для одного человека? Посмотрите на коллег и друзей, спросите их совета. Попросите рассказать, как справлялся с таким объемом задач ваш предшественник.
• Достаточно ли у вас ресурсов для выполнения работы — есть ли все инструменты, программы, быстрый интернет?
• Достаточно ли у вас знаний для выполнения этих задач?

Итак, причина определена. Время назначить встречу с руководителем — лучше всего через один-два дня, чтобы вы успокоились и не говорили на эмоциях.

Что делать, если вас не ценят на работе?

На встрече важно помнить три правила.

1. Не сравнивайте и не жалуйтесь

В ваших интересах сделать этот разговор максимально деловым, то есть создать ситуацию, в которой вы и ваш руководитель — профессионалы, решающие рабочую задачу. На такой встрече нет места жалобам, но приветствуются факты.

Плохой вариант: «Я каждый день ухожу в 21:30. Это какой-то кошмар, у меня нет сил даже доползти до кровати. Кажется, на меня единственного в отделе сваливается столько бумаг!»

Хороший вариант: «Два месяца назад мы взяли проект с компанией N, и это вдвое увеличило объем документооборота. Так как весь документооборот на мне, то я бы хотел поговорить о том, как можно распределить или уменьшить этот объем».

Сравнения с коллегами неуместны: во-первых, вы не знаете всех деталей, во-вторых, это обязательно превратится в жалобу или в ябедничанье. В-третьих, сравнивать себя с другими — в принципе вредно для психического здоровья. А вы как раз его и пытаетесь на этой встрече сохранить!

2. Расставьте приоритеты

Одна из главных ваших задач на встрече — предложить варианты решения проблемы.

Плохой вариант: «Чего я хочу? Я хочу уходить домой вовремя!»

Хороший вариант: «В идеале нужно договориться, чтобы за документами внимательнее следил бухгалтер со стороны компании N, и мне не приходилось исправлять элементарные ошибки. Также мне нужен помощник, но проект закончится через два месяца — может быть, возьмем стажера? Для него это будет хороший опыт».

ПРИМЕНИ ЭТОТ ПРИЁМ ! И НА РАБОТЕ ТЕБЯ НЕ УЗНАЮТ ! 100% МИХАИЛ ЛАБКОВСКИЙ

Хорошо помогает расстановка приоритетов. Задачи могут быть важными и второстепенными. Если вы не справляетесь со всеми, предложите руководителю сосредоточиться на самом главном, а оставшиеся задачи отложить или распределить между коллегами или подрядчиками. Вы все еще на своем месте, а значит, справляетесь со своими обязанностями: в интересах работодателя оставить вам ту работу, которая получается у вас лучше всего.

3. Говорите о будущем

Чтобы руководитель понял вас правильно, расскажите, как эта проблема может повлиять на компанию — то есть на его работу. Если вы не справляетесь, значит, через месяц-другой отставание может стать критическим: последствия будут заметны не только вам, но и коллегам. Особенно если ваша часть работы тесно с ними связана.

Плохой вариант: «Если это не кончится, после окончания проекта мне придется взять отпуск минимум на месяц, чтобы вернуться в строй. Если, конечно, у меня вообще будет такое желание».

Хороший вариант: «Боюсь, что еще три недели — и работа может остановиться. Сейчас я делаю все самое срочное, но так мы пропускаем важные детали, которые обязательно всплывут при проверке».

Дайте возможность руководителю самому принять решение, помочь вам или предложить варианты, о которых вы даже не думали раньше. Будьте честны и открыты к неожиданным решениям: это как раз тот момент в карьере, который может многому научить и заложить основы для идеального баланса между работой и личной жизнью.

Вакансии дня

HeadHunter

• О компании
• Наши вакансии
• Реклама на сайте
• Требования к ПО
• Защита персональных данных
• Безопасный HeadHunter
• Этика и комплаенс
• HeadHunter API
• Партнерам
• Инвесторам
• Условия оказания услуг
• Условия использования сайтов

Новости и статьи

• Рынок труда
• Жизнь в компании
• ИТ-проекты
• Рейтинг работодателей России

Сервисы для соискателей

• Готовое резюме
• Все сервисы
• Профориентация
• Продвижение резюме
• Хочу у вас работать
• Производственный календарь
• Экспертная рекомендация

Молодым специалистам

• Карьера для молодых специалистов
• Школа программистов

• Поиск сотрудников
• Помощь
• Пользовательское соглашение

• Каталог компаний
• Работа по профессиям
• Работа рядом с метро

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1490425 вакансий , 64667618 резюме , 2040004 компании и за неделю 4045489 приглашений

Источник: hh.ru

Много работаю, ничего не успеваю! 5 способов это исправить

Как организовать рабочие процессы в Kaiten, чтобы не выгорать на работе, доводить важные задачи до конца, приносить результат бизнесу.

Дарья Лебедева

2 сент. 2022 г. • 7 min read

Сроки поджимают, задач много, между ними приходится разрываться, при этом возникает ощущение, что прогресс отсутствует. Начальство недовольно, а вы расстроены своими результатами.

Попытки разгрести завалы приводят к переработкам, стрессу и психологическому истощению — чувству эмоциональной опустошенности и усталости из-за собственной работы. Институт психологии РАН определяет последнее как первую стадию на пути к выгоранию.

Если вы чувствуете, что находитесь в замкнутом круге, состоящем из стресса и авралов, этот текст для вас. Мы расскажем о пяти способах как организовать рабочий процесс так, чтобы не разрываться между задачами, получать удовлетворение от процесса и видеть результат работы.

Проблема №1. Ошибка планирования

Исполнитель, берясь за новую задачу, выделяет определенное время на ее выполнение, на основе чего руководитель ставит дедлайн. На деле времени обычно требуется больше, так как сотрудник по разным причинам не всегда может точно спланировать свою работу. Однако чаще всего это происходит из-за излишнего оптимистичного отношения к собственным силам.

Это когнитивное искажение психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски обозначили как «ошибка планирования». Работником не в полной мере учитывается прошлый опыт выполнения аналогичной задачи и трудности, с которыми он может столкнуться по мере работы. В основе этого искажения также может лежать желание сделать все как можно лучше и быстрее или попытка продемонстрировать свои способности начальству.

Некорректная оценка сложности задачи и неточные сроки ее выполнения приводят к излишней трате времени и, нередко, к некачественной работе. А несоответствие желаемого прогресса действительному может стать причиной дополнительного стресса.

Решение

Понимание, сколько времени необходимо уделить выполнению задачи, действительно можно основывать на предыдущем опыте. Но не стоит это делать интуитивно, лучше пользоваться внешними данными.

Вести учет потраченного времени можно самостоятельно с помощью таймера на телефоне. Однако лучше доверить это специальным трекерам, которые позволят точно увидеть, за сколько была выполнена та или иная задача.
В карточках Kaiten можно фиксировать время, которое было потрачено на выполнение задачи. Таймер можно включать при взятии задачи в работу и при необходимости корректировать время. Таким образом, приступив к аналогичной задаче, вы всегда будете знать, сколько времени необходимо на нее потратить.

Проблема № 2. Неверный приоритет задач

«Умение работать в режиме многозадачности» — такое требование сейчас можно встретить во многих вакансиях. От исполнителя требуют умения одинаково серьезно относиться ко всем задачам, которые у него есть. Почему это практически невозможно?

Согласно исследованиям французских ученых, наш мозг не способен работать более чем над двумя задачами одновременно. Да, мы способны быстро переключаться между несколькими делами, но постоянное перемещение центра внимания снижает производительность и увеличивает время работы.

В попытке угнаться за эффективностью и производительностью, исполнитель берет на себя слишком много работы. Каждая задача в его глазах становится важной и срочной, каждую нужно выполнить как можно быстрее.

Такой подход не способствует движению проекта вперед, напротив — мозг переходит в реактивный режим работы (так называют состояние исполнителя, в котором он реагирует только на сиюминутные задачи), из-за чего сотрудники перестают планировать свои действия и тонут в рутине, что негативно влияет на прогресс проекта.

Решение

Четкая расстановка приоритетов — краеугольный камень эффективных рабочих процессов. Методов приоритизации довольно много, и по итогу каждая команда сама выбирает, какой из них наиболее актуален в работе.

Для выполнения задач важно не только приоритезировать их, но и помнить — не обязательно отправлять все из них в колонку «срочно» или пытаться выполнить все, что так или иначе имеет важность в работе над проектом.

Рекомендуем создать отдельную очередь для задач, которые впоследствии будут отфильтрованы на более и менее срочные и важные. Прежде чем задача берется в работу, в очереди у нее должен быть свой четкий приоритет, с которым согласны и исполнители, и их непосредственное руководство, и заказчики.

Важность задач в карточках могут отмечать все участники команды. Kaiten автоматически считает максимальное значение, минимальное, среднее и медиану. Таким образом команда совместно приоритезирует задачи и совместно планирует работу над проектом.

Для более наглядной классификации, в Kaiten предусмотрено горизонтальное деление доски на дорожки. В верхней строке можно расположить самые важные и срочные задачи, чтобы работники всегда знали, к каким из них нужно приступать в первую очередь.

Проблема №3. Новые задачи при незакрытых старых

Чтобы работа не останавливалась, исполнитель продолжает брать новые задачи у заказчика, хотя не довел до конца предыдущие. Однако исполнители не указывают свою пропускную способность и актуальные рабочие ресурсы. Из-за этого они рискуют оказаться в ситуации, когда открыты 10 задач, и все сделаны в лучшем случае на 50%. При этом за то же время 3 задачи могли быть уже выполнены на 100%.

Недоделанные задачи раздражают и не дают сосредоточиться на других из-за эффекта Зейгарник — так называют феномен памяти, при котором незавершенные дела становятся навязчивыми мыслями. Уровень стресса растет, как и ком несделанной работы. А за ними по пятам следует психологическое истощение и дальше по накатанной.

Решение

Работа не должна простаивать — это факт, но гора незакрытых тасок не мотивирует ими заниматься. Лучшим решением в этой ситуации будет введение WIP-лимитов.

WIP (work in progress) — это количество задач, которые сейчас взяты в работу. WIP-лимиты — ограничение на количество задач, взятых в производство. Лимит текущей работы уменьшает число незакрытых задач, позволяет сосредотачивать внимание исполнителя / команды на меньших объемах работы и учит доводить все дела до конца.

В Kaiten это рекомендация по ограничению карточек на доске вообще или на их максимальное количество для колонки, дорожки, ячейки. Как только лимит будет превышен, колонка / дорожка / ячейка окрасится в красный цвет и подскажет исполнителю, что сейчас задачи сюда лучше не переносить.

Проблема №4. Размытые дедлайны

Психологи Корнелиус Кинг и Пирс Стил в 2006 году разработали теорию темпоральной прокрастинации, в которой утверждается — чем ближе дедлайн, тем больше исполнителя подгоняет не необходимость выполнить задачу, а страх неудачи и провала.

Но хуже жестких дедлайнов — размытые. Это когда заказчик загадочно говорит «в течение недели будет хорошо если сделаете». А по итогу нужно было не в течение недели, а к среде, а сегодня уже четверг. Но хуже всего то, что из-за нечетких сроков мозг снова включает пресловутый механизм откладывания, и мы не работаем — мы прокрастинируем.

Решение

Четкие сроки конкретизируют поставленную задачу и позволяют грамотно планировать свое время.

Для четкой постановки дедлайна необходимо определить крайнее время закрытия задач, оценить степень жесткости сроков (можно ли их скорректировать при необходимости, или задача должна быть выполнена к конкретному числу) и внимательно следить за ними как руководителю, так и исполнителям.

В Kaiten для каждой карточки можно установить свой дедлайн, указать срочность задачи или поставить пометку «не позднее» для тех карточек, которые перестанут быть актуальными после определенного срока.

Для визуального отображения запланированных и текущих задач во времени в Kaiten есть режим Timeline. Он позволяет задать время начала и время окончания для каждой задачи. Режим позволяет редактировать задачи не переходя на доски, назначать ответственных, менять колонки и дорожки.

Проблема №5. Отсутствие видимого результата

Профессоры Франческа Джино и Брэдли Стаатс, изучающие вопрос приоритизации человеком задач, пришли к выводу, что наш мозг находится в поиске задач, которые он может решить, чтобы испытать удовольствие от самого факта их выполнения.

Видимый результат обычно говорит об эффективности работы сотрудника. У проекта всегда есть цель, к которой ведут задачи разной степени сложности. Мы стремимся их закрывать, однако склонны сосредотачиваться на мелких задачах ради того, чтобы перенести карточку в столбец «Готово» и почувствовать себя счастливым.

Ежедневная работа исключительно над небольшими задачами приводит к тому, что проект не двигается, и результата по нему нет.

Решение

Готовый проект — цель масштабная и монументальная. Но взять ее с первого раза не получится, необходимо делить всю работу на этапы и ставить промежуточные цели. Для этого и существуют спринты, направленные на получение конкретного результата на определенном промежутке времени.

Даже маленькие задачи помогают приблизить итоговую цель. Понимание этого и видимость промежуточного результата мотивирует исполнителей продолжать работу.

В Kaiten есть функция запуска спринта. Также можно указать цель самого спринта, чтобы команда могла видеть, к какому результату необходимо прийти к его завершению.

Что важно запомнить

Так можно ли успевать выполнять все задачи и не сойти с ума? Да, но для этого необходимо правильно настроить рабочий процесс. Коротко перечислим те методы, о которых речь шла выше и зачем они нужны:

1. Опора на зафиксированный предыдущий опыт поможет четко понимать сроки выполнения задачи и правильно планировать работу.
2. Приоритизация избавит от ощущения, что нужно сделать все задачи прямо сейчас, подсветит задания, на которые нужно в первую очередь бросить силы.
3. WIP-лимиты помогут доводить задачи до конца, а не набирать все новые и новые незавершенные задания.
4. Четкие и корректно поставленные дедлайны дисциплинируют и мотивируют планировать свое время так, чтобы закончить задачу в срок.
5. Разбивка проекта на спринты с четкими целями укрепит внутри команды понимание, что работа движется вперед с каждой закрытой задачей.

При правильном применении этих методов, исполнителям будет проще планировать и организовывать свою работу над текущими задачами и над проектом в целом.

Успешные компании уже используют Kaiten. Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно.

Похожее

Чем заменить недоступные в России иностранные сервисы

Таск-трекеры, CRM, корпоративные мессенджеры, видеоконференции, облачные хранилища. Рассказали о сервисах для бизнеса, которые работают в России.

Дарья Лебедева 6 сент. 2023 г. • 8 min read

Кросс-функциональные команды: когда разные специалисты объединяют усилия для успеха

Расскажем, как создать кросс-функциональную команду и не допустить ошибок в ее управлении

Роман Казаков 29 авг. 2023 г. • 8 min read

Не просто схемы и алгоритмы: как BPM-системы помогают бизнесу

Что такое бизнес-процесс, как его настроить и какие инструменты помогут его оптимизировать.

Дарья Литвинова 21 авг. 2023 г. • 6 min read

Новое

Пропускная способность — одна из основных Канбан-метрик

Поможет ответить на вопрос «когда будет готово» и повлиять на производительность команды

Дарья Лебедева 8 сент. 2023 г. • 4 min read

Чем заменить недоступные в России иностранные сервисы

Таск-трекеры, CRM, корпоративные мессенджеры, видеоконференции, облачные хранилища. Рассказали о сервисах для бизнеса, которые работают в России.

Дарья Лебедева 6 сент. 2023 г. • 8 min read

Кросс-функциональные команды: когда разные специалисты объединяют усилия для успеха

Расскажем, как создать кросс-функциональную команду и не допустить ошибок в ее управлении

Источник: kaiten.ru

Что делать руководителю, если сотрудники игнорируют задачи ️

Если задача поставлена — она должна быть выполнена точно и в срок. Но всегда ли это так?

Иногда случается, что некоторые сотрудники игнорируют поставленные задачи или слишком затягивают с их выполнением. Это неправильно и эту проблему нужно решать как можно скорее.

_Но перед тем, как решать проблему, нужно разобраться с ее причиной. Прежде всего необходимо понять почему сотрудник или сотрудники так делают. Может у вас недостаточно авторитета перед ними? Может задачи ставятся не четко? Также нужно помнить, что данную ситуацию допустили вы, как руководитель, и сделать соответствующие выводы._

Вариантов решения данной проблемы много, но можно начать с трех элементарных шагов:

1. Ставить все задачи письменно. В идеальном случае должна быть построена система постановки и контроля выполнения задач. Для этого подойдет CRM. Но если такой системы нет, а решать проблему нужно — подойдет любой письменный вариант: на бумаге, письмом в корпоративной почте, сообщением в рабочий чат. Для начала этого достаточно.

Но про создание системы постановки и контроля задач задуматься тоже нужно.

2. Организовать координацию с каждым подчиненным. В зависимости от специфики работы, раз в несколько дней или даже каждый день организовывать небольшие совещания на 10-15 минут, на которых интересоваться ходом выполнения задач. На этом этапе вам, как руководителю, необходимо дать понять сотрудникам, что вы помните про все поставленные задачи и следите за их выполнением.

3. Ввести планирование. Когда первые два этапа выполнены, сотрудникам можно дать больше самостоятельности и ответственности посредством планирования собственного рабочего времени. Например, в начале каждой недели (или другого временного периода) на небольшое совещание сотрудники приходят с готовыми планами работы, в которых подробно расписаны задачи, время на их выполнение и ожидаемый результат. После ознакомления с планом руководителю остается только контролировать его выполнение.

Это самые простые вещи, которые необходимо сделать в случае, когда сотрудники не выполняют или необоснованно затягивают выполнение задач.

А как у вас в компании дела с выполнением задач? Сотрудники инициативные или приходится контролировать и подгонять?

Источник: tenchat.ru