На каком основании пишется объяснительная

Нередко работники ненадлежащим образом выполняют возложенные на них обязанности, допускают иные нарушения при выполнении работы. За это провинившийся может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Но прежде чем издавать приказ о наложении наказания, работодателю надлежит предъявить сотруднику требование о предоставлении объяснительной.

В каких случаях с работника требуют объяснительную

Требование объяснений необходимо при совершении работником проступка, за который работодатель намерен привлечь его к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Например, такие ситуации:

• опоздание;
• отсутствие на рабочем месте;
• нахождение в состоянии опьянения;
• нарушение правил охраны труда;
• причинение ущерба имуществу организации;
• невыполнение распоряжений руководства;
• невыполнение возложенных обязанностей в соответствии с требованиями трудового договора, должностной инструкции и др.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как применить и как снять дисциплинарное взыскание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Объяснительная записка на работе — советы юриста. Трудовое право

Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.

Надо ли издавать приказ о требовании объяснительной

В соответствии с положениями ч. 1 ст. 193 ТК РФ, с допустившего нарушения в обязательном порядке необходимо затребовать объяснения в письменной форме. Закон не конкретизирует порядок процедуры. Поэтому вопрос о том, необходимо ли составлять отдельный приказ о взятии объяснительных с работников при допущении ими нарушений, каждый работодатель решает самостоятельно. Составление приказа обязательным не является.

• как вынести сотруднику строгое предупреждение;
• как объявить выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• как вынести дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Как оформить требование объяснительной

Законом не предусмотрена форма запроса объяснения по поводу неисполнения трудовых обязанностей, в связи с чем существует мнение, что допустимо сделать это устно. Но во избежание проблем и отмены приказа о наложении дисциплинарного взыскания не рекомендуем полагаться только на устное уведомление, даже если сотрудник готов дать необходимые пояснения. Оформляйте документ всегда в письменном виде.

Может пригодиться: как предупредить работника о неполном служебном соответствии

Нормативно утвержденная форма уведомления отсутствует, поэтому составляйте его в произвольной форме. В него рекомендуем включить:

• должность и Ф.И.О. лица, которому оно направляется;
• требование предоставить в письменном виде объяснения с пояснением, по какому поводу их требуется предоставить (кратко опишите проступок);
• информацию о том, куда и в какой срок предоставить пояснения;
• требование к работнику о предоставлении документов для написания объяснительной, подтверждающие уважительность совершения им проступка, если таковые имеются.

(место работы, структурное подразделение)

Как составить объяснительную записку? Разбираем на примере

о предоставлении работником письменного объяснения

(характеристика нарушения трудовой дисциплины)

Вы______________________________________________ (описание совершенного нарушения трудовой дисциплины).

Согласно ст. 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

На основании изложенного, в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ, прошу предоставить в срок до «___»__________ _____г. в________________ (наименование структурного подразделения)

письменное объяснение по факту ________________«__»___________г. (характеристика нарушения трудовой дисциплины)

При наличии документов, подтверждающих уважительные причины _____________________, прошу предоставить такие документы.

С требованием ознакомлен(а):

Для сведения: можно ли лишить работника премии за дисциплинарное нарушение

Кто составляет документ

Составление документа производится сотрудником, на которого возложены соответствующие функции в организации. Например, непосредственный руководитель нарушителя, кадровик, секретарь. Вопрос о том, кто подписывает требование о даче объяснений от работника, также решается в зависимости от сложившейся у работодателя практики. В большинстве случаев подпись под документом ставит руководитель организации, но допускается подписание непосредственным руководителем нарушителя, кадровиком.

Кто и как передает уведомление

В зависимости от практики, сложившейся в организации, уведомление о написании объяснительной записки вручается:

• руководителем организации;
• непосредственным руководителем сотрудника (например, начальником отдела);
• кадровиком;
• иным уполномоченным лицом.

С уведомлением сотрудника требуется ознакомить под подпись. При отказе поставить подпись в уведомлении зачитайте нарушителю текст вслух в присутствии двух сотрудников, о чем составьте акт.

Требование можно направить сотруднику по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Что делать, если работник проигнорировал требование

Письменные пояснения допустивший нарушения предоставляет не позднее двух рабочих дней после получения уведомления. Непредоставление документа не препятствует работодателю издать приказ о наложении дисциплинарного взыскания. При игнорировании сотрудником направленного ему требования составьте акт, которым зафиксируйте факт непредоставления пояснений в установленный срок, после чего привлекайте нарушителя к дисциплинарной ответственности.

Пояснения даются только в письменной форме, устно либо по телефону получать их недопустимо. При наличии у работодателя подтверждения о вручении объяснительной, оформленной в виде телефонограммы от работника, использовать подобный документ неправомерно.

На практике возникают ситуации, когда дисциплинарное наказание отменяется, когда уведомление о предоставлении объяснений не согласуется с приказом по наложению взыскания. Это происходит, когда сразу после получения требования работник отказывается от дачи пояснений, а работодатель издает приказ о дисциплинарке до истечения двух рабочих дней. При обжаловании суды в большинстве случаев встают на сторону работника, отменяя приказ. Поэтому, даже при отказе сотрудника, дождитесь истечения двух дней, после чего издавайте приказ о наказании.

Об авторе статьи
Алешина Ольга

В 2005 году закончила Владимирский государственный университет по специальности «Юриспруденция» С 2004 по 2011 год работала юристом, специалистом по кадрам. В 2011 году получила статус адвоката. Занимаюсь ведением гражданских и уголовных дел.

Источник: gosuchetnik.ru

Как правильно писать объяснительную записку? Примеры (образцы)

Объяснительная записка – официальный документ от сотрудника, написанный им собственноручно. В нем излагаются обстоятельства дела или проступка, совершенного работником.

На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о виде дисциплинарного взыскания, поэтому писать записку нужно правильно!

Смотрите, как правильно писать официальную объяснительную записку по ГОСТу, (по закону).

Об отсутствии на работе

Отсутствие человека на рабочем месте – серьезное нарушение трудового договора. Проступок считается прогулом, если нет уважительной причины.

В трудовом кодексе не обозначен конкретный список, поэтому руководитель самостоятельно принимает решение, каким образом воздействовать на работника, исходя из объяснительной записки.

«Генеральному директору ООО «Электроприбор»

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков. Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати.

Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу. Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.

___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.

Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.

Об отсутствии на рабочем месте

«Директору продовольственной базы «Свежие овощи»

от заведующей складом

Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года

Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И. и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет.

Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей. Признаю свою ошибку и готова понести адекватное наказание с учетом того, что ничего внепланового не произошло, а дочь, кроме меня, забрать некому.

___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.

Об опоздании на работу

Опоздание – это отсутствие человека на рабочем месте менее 4 часов.

В противном случае такой поступок расценивается как прогул и влечет за собой увольнение. Опоздание не подразумевает крайней меры наказания, если ситуация не повторяется многократно.

Пример, если человек проспал

«Директору магазина «Продукты»

Согласно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30. Видимо, села батарейка.

Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.

___.___._______ г.________ Медведева Л.И.

Если заболел ребенок

«Генеральному директору ООО «Стройсервис»

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9. Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время.

Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла. Скорая сделала укол и посоветовала вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку от врачей, что ребенок действительно нуждался в помощи.

___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.

Пробки на дорогах

«Директору ООО «Техпластинвест»

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку. На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение.

Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно. В качестве доказательств прилагаю фото с места ДТП, что удалось заснять, а также ситуацию на дороге.

___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.

В случае инцидента – ДТП

«Директору магазина «Автозапчасти»

Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора. Несмотря на то, что сильных повреждений нет, ушло много времени на оформление документов, посещение ГИБДД и страховой компании. Все процедуры нужно было сделать в этот же день.

___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.

В полицию (МВД)

Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва

подполковнику Кондратьеву В.Н.

от Козлова Анатолия Степановича,

1968 г.р., проживающего в г. Москва

работающего: ООО «Стокман»,

сборочный цех, сборщик металлоконструкций

Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства.

При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.

Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.

После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.

Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.

По болезни

Если человек серьезно заболел, то нужно оформлять листок нетрудоспособности. Объяснительная записка в таком случае не требуется. Остальные варианты предполагают письменное объяснение «прогула»:

«Директору спорткомплекса «Антей»

Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача. Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить.

Медицинские справки прилагаю.

___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.

По состоянию здоровья, (бытовая травма)

Начальнику автоколонны №23

от механика Сапармуратова Салыма Эльдар-оглы

18 сентября 2023 г. я, находясь у себя дома, помогал жене с генеральной уборкой квартиры. Убирая вещи на антресоль, я случайно пошатнулся и уронил тяжелую коробку с вещами себе на голову. От удара потерял сознание и упал на пол с табуретки.

Жена вызвала скорую помощь, которая зафиксировала у меня сотрясение головного мозга и легкие ушибы. Была предложена госпитализация, но я от нее отказался.

Из-за плохого самочувствия и по указанию врача скорой помощи я соблюдал, в течение следующих двух суток – постельный режим и полный покой, поэтому на работу в ночную смену 18.09.23 г. выйти никак не мог.

На 22.09.23 г. у меня назначен прием у участкового терапевта по поводу бытовой травмы.

20.09.23 г. Сапармуратов С.Э.

О невыходе на работу по семейным обстоятельствам

Директору ДЮСШ «Восток»

от тренера Соловьева Алексея Сергеевича

25 февраля 2021 г. я не смог выйти на работу, т.к. у меня заболел ребенок, сын Ярослав 5 лет. У него поднялась температура и началась тошнота. Обычно в таких случаях с ребенком остается моя супруга, но на тот момент она была в отъезде, в другом городе. Я планировал отвезти ребенка в детский сад и выйти на работу к первой тренировке с детьми, но оказалось, что сын болен и в д/с его везти нельзя.

Я вызвал на дом врача и принял меры для снижения температуры, но так как она продолжала повышаться, вызвал еще и скорую помощь.

Из-за сильного беспокойства за ребенка я забыл своевременно оповестить о причине невыхода на работу своего начальника, старшего тренера Дзюбу С.С. и, видимо, по этой же причине пропустил его звонки. В этом свою вину признаю, и прошу учесть, что сын был действительно сильно болен.

Документы, подтверждающие факт болезни сына в этот день, прилагаю.

27.02.21 г. Соловьев А.С.

О невыполнении обязанностей (задания) в срок

При составлении документа не стоит переваливать вину на другого человека или группу людей, если имеется тот, кто отвечает за производство в целом.

К примеру, такой тест «План не был выполнен, потому что Иванов А.А. и Петров И.Е. медленно работают» недопустим.

Текст объяснительной записки о невыполнении задания в срок должен содержать объективные причины:

«Генеральному директору ООО «ЖБИ-2»

от мастера цеха по производству силикатного кирпича

Служебная объяснительная записка

Касательно невыполнения плана по производству силикатного кирпича за январь _____ года

Я, Григолец Дмитрий Иванович, могу пояснить следующее. Во-первых, план на январь _____ года на наш цех мной лично не утверждался, о чем была написана соответствующая докладная. Объем был установлен на основе прошлогодних показателей, которые не соответствуют нынешней ситуации на заводе – снижение количества поставок и производства в целом по сравнению с прошлым годом.

Во-вторых, из строя вышел станок ЧПУ №2, который до сих пор не починили. Об этом также была подана докладная. К другим факторам можно отнести уменьшение количества работников. За последнюю неделю уволились 2 человека (Ансимов Р.К. и Герасимов С.М.), а оператор ЧПУ №1 Мишин С.Л. находится на больничном с ___ _________ _____ года. Прошу проанализировать ситуацию еще раз и никого из работников нашего цеха не наказывать за невыполнение плана.

___.___._______ г. ________ Григолец Д.И.

Об ошибке по невнимательности (должностная)

«Генеральному директору ООО «Стройдепо»

Касательно ошибки в маршруте

Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город. В маршрутный лист заглянул, когда прибыл в город для уточнения первого адреса для разгрузки. Понимаю всю нелепость ситуации и обязуюсь возместить расходы на горючее.

___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.

В университет (институт) о пропуске занятий в ВУЗе

«Декану биологического факультета МГАУ

от студентки 314 группы

Касательно пропуска занятий с 6 по 9 февраля _____ г.

Я, Дьякова Анна Александровна, пропустила все занятия с 6 по 9 февраля _____ года по причине болезни мамы. Она живет в с. Семеновка Саратовской области, что находится в 200 км от места нахождения нашего института. По телефону она мне ничего конкретного не сказала, поэтому я думала, что это займет меньше времени.

На деле пришлось ехать в районный центр, где был поставлен диагноз «ОНМК» под вопросом. Врачи дали направление в областную больницу Саратова. Я не могла оставить маму и поехала с ней. Сейчас она прооперирована и ее жизни ничего не угрожает. Копии медицинских документов прилагаю.

Все пропущенные занятия обязуюсь отработать в полном объеме.

___.___._______ г. ________ Дьякова А.А.

Пояснительная о неявке на экзамен

Декану факультета политологии

ИУВО им. Александрова

от студента 4 курса гр. 46

Потапова Леонида Антоновича

Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.

Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.

Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.

Потапов Л.А. 20.01.22 г.

Коменданту в общежитие за беспорядок (бардак) в комнате

Коменданту общежития ЕГУПС №1

от студента 2-го курса ф-та ИК

Сорокобаткина Анатолия Станиславовича

Из-за большой загруженности перед зачетной неделей и подготовки к сессии, я и мои соседи по комнате не наводили своевременно порядок, выполняли только необходимые бытовые дела. Поэтому на момент проверки 22.12.24 г. у нас в комнате были обнаружены лежащие в беспорядке вещи, пол был не вымыт несколько дней, на столе были остатки от вчерашнего ужина, а возле двери стояли коробки от заказанной еды.

Объяснительная записка: образец написания, понятие, определение, правила и условия подачи

Одним из видов внутренних деловых документов является объяснительная записка. Образец такого документа в некоторых ситуациях работодатель обязан запросить у своего сотрудника. В частности, такой документ требуется, если следует установить причинно-следственную связь при каком-то событии. Чаще всего это необходимо в том случае, если работник совершил дисциплинарный поступок, в записке он должен пояснить, что побудило его на такие деяния.

На уровне законодательства этот вопрос не урегулирован, поэтому на каждом предприятии уже сложилась определенная практика и составлен шаблон такого документа.

Особенности документа

Следует четко понимать, что по форме объяснительная записка не является заявлением или докладной. В документе человек не делает заявлений и не дает прошение о разбирательстве в конкретной ситуации и, естественно, не делает никаких выводов. В ней сотрудник лишь констатирует обстоятельства конкретного дела.

Когда требуется документ

Действующее трудовое законодательство требует от работодателя запрашивать у работника письменное пояснение, если последний совершил дисциплинарный проступок. В частности, такое пояснение необходимо подать в случаях:

• если был совершен прогул;
• повреждение или утрата имущества предприятия;
• опоздание;
• нахождение на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
• невыполнение трудовых обязательств;
• нарушение локальных или нормативных актов;
• нарушение правил техники безопасности;
• нарушение предусмотренных сроков для выполнения определенной задачи, поставленной руководством;
• халатное отношение к работе либо хамское поведение в отношении клиентов, сотрудников.

На основании полученных письменных объяснений руководство принимает соответствующее решение, как поступить с сотрудником, возможно, причины проступка имеют объективный характер.

Типовые правила составления

Несмотря на большую распространенность использования объяснительной в практической деятельности предприятий, в ОКУД ОК 011-93 об этом документе есть лишь одно упоминание. Причем в ОКУД просто сказано, что объяснительная относится к тем документам, которые касаются оформления дисциплинарных взысканий.

Образец объяснительной записки составляется на основании типовых требований к деловым документам, а именно:

• в шапке документа указывается название предприятия, должность и ФИО руководителя, кому подается документ;
• далее прописывается должность и ФИО оформляющего документ;
• название документа;
• краткое изложение событий в хронологическом порядке;
• аргументы, которые дают право на оправдание деяния;
• в нижней части документа — дата и подпись.

Помимо этого, в документе не должно присутствовать ненормативной лексики, просторечных слов и предложений, можно использовать только деловой стиль. Следует понимать, что, несмотря на то, что документ является внутренним, он может выступать в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Документ составляется от первого лица, в нем не должно содержаться просьб или заявлений, только «сухое» изложение фактов.

Объяснительная должна составляться на листе формата А4. Документ может быть написан от руки или составлен на компьютере.

Образец объяснительной записки может составить сам работодатель, чтобы избежать разногласий при составлении ее сотрудниками.

Пример документа — на фото ниже.

Права сотрудников

Как пишется объяснительная, более-менее понятно, но есть ли право у работника отказаться от подачи письменных пояснений? В действительности любой человек вправе отказаться, это его право, но не обязанность, тем более если требуется письменная объяснительная. Однако следует помнить, что отказ от составления документа не является поводом для неприменения дисциплинарного наказания.

В свою очередь, работник имеет право на обжалование наложенного дисциплинарного взыскания, с которым он не согласен, можно обратиться в государственную инспекцию по трудовым спорам и в суд.

Примеры

Пример объяснительной записки:

от (должность, структурное подразделение,

Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за личных обстоятельств. Никаких оправдательных документов не имею.

(Должность, ФИО, подпись, дата).

Как писать объяснительную, если есть оправдательные документы? Основная часть может выглядеть следующим образом:

Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за того, что попал в ДТП по пути следования на работу.

Приложения: копия протокола о дорожно-транспортном происшествии.

Если документов не оказалось сразу на руках, то можно это отобразить:

Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за того, что сломалось автотранспортное средство и пришлось вызвать эвакуатор.

Документ о том, что служба эвакуации забрала мою машину, будет представлен позднее.

Тонкости, о которых следует знать работодателю

Любой внутренний документ является носителем определенной информации, поэтому очень важно на предприятии организовать учет документов. Регистрация документов может проводиться в электронной или журнальной формах. Объяснительные записки могут регистрироваться в одном журнале с докладными записками, рапортами и прочими локальными документами. Такой простейший учет предотвратит лишние споры в конфликтных ситуациях между работодателем и сотрудником.

Как оформляется запрос от работодателя

В некоторых ситуациях работодатель запрашивает письменное пояснение об обстоятельствах нарушения от сотрудника, но, тот не реагирует. В таком случае руководству приходится брать инициативу в свои руки и письменно обращаться к сотруднику.

Отдел кадров или другой отдел, занимающийся вопросами взаимодействия персонала, должен оповестить о запросе объяснительной записки сотрудника под подпись. Такой запрос может составляться в свободной форме, с указанием реквизитов получателя и отправителя, датой направления и краткой информацией, о каком событии следует составить пояснение. В запросе обязательно следует указать дату, до которой работник должен представить объяснительную.

Если составлялся акт о проступке, то можно приложить его копию. В случаях, когда сотрудник отказывается ставить свою подпись на запросе, то следует составить соответствующий акт об отказе с привлечением двух свидетелей.

Примерный образец требования от работодателя:

Сотруднику (должность, ФИО).

о предоставлении письменных объяснений

(дата и место составления)

(Дата и время), Вы находились на своем рабочем месте, управляя погрузчиком. Но через 20 минут оказались в другом цехе, занимаясь погрузкой товара другого подразделения. Просим письменно пояснить свои действия. Объяснительная должна быть представлена в отдел кадров не позднее чем чрез 2 рабочих дня, а именно до (дата).

(Дата, ФИО, подпись должностного лица, составившего документ).

Внизу требования можно сразу указать место для подписи работника для подтверждения того, что он получил документ на руки.

Юридические аспекты

На самом деле шаблон объяснительной записки имеет большое юридическое значение. Она позволяет оценить степень ответственности сотрудника и определиться, каким образом можно наказать человека. Также путем получения пояснений можно:

• объективно оценить сложившуюся ситуацию;
• выявить круг виновных;
• в дальнейшем предпринять возможные меры, чтобы больше не складывалось такой ситуации;
• исключить трудовой спор;
• определить справедливое наказание или, наоборот, его отменить.

Пояснение в учебное заведение

Образец объяснительной записки составляется не только на рабочем месте, такой документ может потребоваться в учебное заведение. Обычно такое пояснение требуют в том случае, если ребенок отсутствовал в школе, но у него нет справки из медицинского учреждения. От родителей требуется пояснение причин отсутствия.

Документ составляется в произвольной форме, но все же рекомендуется придерживаться определенной структуры:

• шапка документа должна содержать полное наименование учебного заведения и его номер;
• ФИО директора;
• от кого: данные родителя, который составляет документ;
• наименование документа;
• текст объяснительной, с указанием даты (времени) отсутствия ребенка в школе, семейные обстоятельства отсутствия;
• дата и подпись, ФИО составителя.

Пример составления объяснительной записки в школу:

Директору учебного учреждения

От (ФИО и родственные связи с учеником,

данные которого также указываются)

Я, (ФИО, дата и время), отправился(лась) с сыном (учеником . класса) за город для отдыха на даче. В воскресенье вечером, в (время) мы отправились домой, но по пути машина сломалась. В итоге попасть домой удалось только в понедельник (дата) в (время). В результате этого мой сын не смог посетить школу. О произошедшем инциденте был уведомлен классный руководитель (ФИО).

(Дата, ФИО, подпись)

Подобным образом составляется пояснение в высшее учебное заведение. Образец, как написать объяснительную записку в институт:

Декану (наименование учебного заведения,

От студента (курс, специальность, ФИО).

Я, (ФИО), отсутствовала на занятиях (дата) по уважительной причине. Накануне (дата) ко мне приехала мама из села для прохождения обследования. Однако рано утром перед походом в больницу ей стало плохо, и я была вынуждена вызвать бригаду скорой помощи. Врачи сделали ей необходимые уколы и сказали, чтобы она соблюдала постельный режим на протяжении всего дня.

От врача бригады скорой помощи я попросила записку о том, что был факт вызова помощи, и о том, что пациентка нуждается в уходе (прилагается).

(ФИО, дата, подпись).

Еще несколько правил составления

Прежде всего, объяснительная записка – это не приговор, а лишь возможность прояснить сложившуюся ситуацию. Если сотрудник невиновен, то у него появляется шанс полностью оправдаться. Если работодатель все же решится на наложение дисциплинарного взыскания, то официальный документ позволит опротестовать его действия. И наоборот, если сотрудник отказывается давать пояснения, то такое поведение может быть расценено двояко.

Не стоит в объяснительной записке врать или обвинять своих коллег, правда все равно рано или поздно станет известной. Ни в коем случае не следует писать, что какая-то работа не входит в круг обязанностей или вы не знали, как сделать ту или иную операцию. При приеме на работу каждый человек подписывается под инструкцией с должностными обязанностями. Если психологически достаточно сложно писать слово «объяснительная» напишите «пояснительная записка» и старайтесь в дальнейшем не нарушать принятые на предприятии правила.

Источник: realconsult.ru