Какие документы нужны для трудовой книжки

Содержание

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

— фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

— дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, месяц и год. Например: 21 февраля 1965г.;

— сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые — Елена А. Пономарева

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:

графа № 1 — номер записи;

графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Например, «Принята на должность преподавателя профиля «Бухгалтерский учет».

В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку работника.

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. директора»

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ТК РФ». При увольнении по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин. Например, «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 ТК РФ»

Как заполнить титульный лист трудовой книжки?

Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Любая запись в трудовую книжку производится аккуратно, без помарок. Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна.

Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за № таким-то недействительна, уволен. » и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. Дубликат выдается также при утере трудовой книжки.

В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на первой странице книжки делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ___». Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Оформление сотрудников

Если вы устраиваете работника официально в штат, между вами возникают трудовые отношения. Их регламентирует целый пакет документов. Как их оформлять, заверять и хранить ― в нашей статье.

Составить штатное расписание

Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.

Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3.

В нём должны быть:

Название организации и код по ОКПО — общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код автоматически присваивает компаниям и предпринимателям Росстат. Его можно узнать в специальном разделе на официальном сайте ведомства.
Номер документа и дата составления.
Дата, с которой документ начинает действовать.
Номер и дата приказа, которым утверждается «штатка».
Количество сотрудников на каждой должности.
10 граф с данными компании, как показано ниже в таблице.

Таблица: что указать в штатном расписании

1	Название структурного подразделения. Например, администрация, бухгалтерия, производство.
2	Код каждого подразделения. Его определяет организация.
3	Должность, специальность или категория квалификации сотрудника.
4	Количество штатных единиц. Одна штатная единица соответствует одной ставке. Числа в этой графе необязательно должны быть целым. Например, сотрудников, которые работают на полставки, помечают в штатном расписании цифрой 0,5.
5	Тарифная ставка – оклад за выполнение нормы труда. Тут указывается только месячный оклад.
6-8	Надбавки. Здесь прописываются все регулярные доплаты и премии, которые положены сотруднику (если их нет, поле можно оставить пустым).
9	Полная сумма выплаты в месяц. Данные из графы 4 нужно умножить на суммы из граф 5–8 и внести сюда.
10	Примечания. Заполняют, если нужно что-то уточнить. Например, можно отметить, что должность вакантна.

Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.

Составить договор

Если для создания сайта вы обращаетесь к студии, у вас будет договор оказания услуг. А если привлекаете специалистов самостоятельно ― трудовой договор (если вы ищете сотрудника для постоянной работы) или договор гражданско-правового характера (если привлекаете сотрудника для разовой или проектной работы).

В первом случае вы можете уволить сотрудника за нарушение дисциплины и ненадлежащее исполнение обязанностей ― конечно, если смогли это доказать. Во втором случае сотрудник не обязан подчиняться внутренним регламентам (правила распорядка и др.), он отвечает только за результат.

К соглашениям ГПХ относят договоры: подряда, возмездного оказания услуг, перевозки, поручения и др. Главное ― работа по ГПХ всегда разовая. Заключая договор ГПХ с физлицом, будьте готовы прибавить к гонорару 13% НДФЛ и до 30% на пенсионные и страховые взносы. Если договор ГПХ не с физлицом, а с индивидуальным предпринимателем или самозанятым, об этом можно не беспокоиться: они сами платят налоги, пенсионные и страховые взносы. Выполнив работу, ИП и самозанятые должны передать вам акты выполненных работ или чеки, они нужны, чтобы отчитаться перед налоговой.

Администратор будет оформлен по трудовому договору: он работает по графику, получает зарплату за выполнение постоянных задач. А разработчик сайта будет оформлен по договору ГПХ: перед ним стоит конкретная задача ― сделать для вас веб-страницу. Он может работать над ней где и когда посчитает нужным. Вы платите ему только за своевременный результат ― сумму обсуждаете заранее и указываете в соглашении. Договор ГПХ можно расторгнуть в любой момент вне зависимости от желания сотрудника, не надо платить больничные и отпускные.

Соглашение ГПХ кажется проще, поэтому велик соблазн оформить так всех сотрудников. Риски существенные: работник может обратиться в суд с иском о признании гражданско-правового договора трудовым. Например, чтобы получить полагающиеся по ТК гарантии и льготы. Если трудовая инспекция или налоговая обнаружат признаки трудовых отношений (фиксированный график, выплаты в одном и том же размере и в одни и те же даты, как зарплата, и оборудованное рабочее место), вас обяжут заплатить штраф, а также доплатить страховые взносы, отпускные, компенсации и другие выплаты.

Таблица 2. Виды трудовых договоров и договоров ГПХ

Условия, факторы	Трудовой договор		Договор ГПХ
В каких случаях нужен	Вы ищете сотрудника для постоянной работы и готовы предоставить ему социальные гарантии		Вы ищете исполнителя для разовой или проектной работы: сделать сайт, провести тренинг по продажам, подготовить договор для сделки
Обязанности сотрудника	Должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, вовремя приходить, выполнять работу лично		Отвечает только за результат, не привязан к рабочему месту, может частично или полностью перепоручить свою работу подрядчикам
Обязанности работодателя	Вы полностью создаёте условия для работы, платите зарплату не ниже МРОТ не реже двух раз в месяц, обеспечиваете отпускные, больничные, декретные с сохранением места работы		Вы платите только за результат, столько, сколько указано в договоре. Работник сам создаёт условия для решения задач и берёт на себя риски. Например, если его обманул подрядчик, проблему придётся решать самостоятельно
Документы	Вы должны оформить трудовую книжку и кадровые документы, зарегистрироваться в ФСС		Нужно только подписать договор
Выплаты	НДФЛ, пенсионное и медицинское страхование, а также больничные и декретные выплаты		НДФЛ, пенсионное и медицинское страхование
Каким бывает договор	Бессрочный	Срочный	С физлицом	С ООО, ИП или самозанятым
Особенности	Уволить сотрудника без его желания достаточно сложно. На это должны быть существенные и подтвержденные причины причины: неисполнение обязанностей, нарушение дисциплины	Заключают по определённой причине и прописывают её в договоре. Сотрудника можно уволить, даже если он справляется с обязанностями	Вы платите НДФЛ с вознаграждения и страховые взносы	Подрядчик уплачивает налоги сам, а также передаёт вам акты выполненных работ или чеки

Как видно из таблицы, трудовой договор может быть бессрочным или срочным. Бессрочные договоры действуют до тех пор, пока работника не уволят или он не захочет уйти сам. Срочные — в зависимости от условий, но не дольше 5 лет. Для работы по срочному договору нужны основания, в частности:

нужно выполнить временную работу: сезонная работа, стажировка, работа, которую прежде выполнял отсутствующий штатный сотрудник.
по соглашению сторон, например, по состоянию здоровья сотруднику нельзя постоянно работать или вам требуется сотрудник на время, пока отсутствует другой (находится в декретном отпуске, пребывает на длительном больничном). Когда на работу нанимают руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров, в любой организации с ними вправе заключать срочный договор.

Главное отличие — в срочном договоре обязательно указывают срок его действия и причину, по которой с сотрудником заключили именно такой контракт. Срок можно обозначить конкретной датой или указать событие, после которого документ перестанет действовать, — например, после возвращения сотрудника на работу после длительного отпуска.

В основном пункты срочного и бессрочного договора совпадают: трудовая функция, условия труда и его оплаты, режим работы, испытательный срок. Поэтому рассмотрим общую схему оформления.

Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывают сотрудник и работодатель. На экземпляре, который остаётся у работодателя, работник оставляет отметку и подпись, что он получил свой экземпляр договора.

Для заключения трудового договора сотрудник предоставляет:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
свидетельство ИНН;
трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности ― например, в форме электронного документа с предыдущего места работы. Вместо бумажной трудовой книжки работодатель может оформить электронную по заявлению работника ;
документ, подтверждающий присвоение страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС), в том числе в форме электронного документа;
документы воинского учёта — для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву;
документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при необходимости;
медицинскую книжку (для некоторых специальностей);
для определённых профессий и должностей ― справку о судимости, уголовном преследовании.

Из чего состоит трудовой договор

Преамбула

Должны быть прописаны: дата и место подписания договора, Ф. И. О. работника, название или Ф. И. О. работодателя. Юрлица также указывают документ, на основании которого представитель компании подписал договор, а предприниматели ― ИНН.

Основная часть

Обязательные (существенные) условия трудового договора:

место работы ― наименование работодателя;
адрес работодателя;
должность согласно штатному расписанию;
дата начала работы;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада), доплаты, надбавки;
режим рабочего времени;
гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
условия труда на рабочем месте;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или в пути);
условие об обязательном социальном страховании работника;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

Дополнительные условия трудового договора:

Положения договора носят конфиденциальный характер и не могут быть разглашены.
При сокращении работнику предоставляется дополнительная денежная компенсация.
Информация об испытательном сроке.
Условия дополнительного страхования работника — полиса ДМС.

Это лишь некоторые примеры, вы можете указать свои условия. Единственный нюанс ― они не должны ухудшать положение работника. Например, нельзя включить в договор положение о зарплате ниже МРОТ или запрет на работу в конкурирующей компании после увольнения. А испытательный срок не устанавливается для несовершеннолетних (до 18 лет); молодых рабочих (которые закончили учиться в профессиональных учебно-воспитательных заведениях) и др.

Отпуск

Каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, полагается ежегодный основной отпуск, который оплачивает работодатель.

Есть 3 типа отпусков:

ежегодный оплачиваемый — основной и дополнительный;
неоплачиваемый (за свой счёт, без сохранения заработной платы);
в связи с рождением ребёнка — по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком.

Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней (за исключением определённых категорий сотрудников, для которых предусмотрены более продолжительные отпуска, например, для работающих во вредных условиях труда, для тех, у кого есть звание кандидата наук). Отпускные — это средний дневной заработок, помноженный на количество дней отдыха. Нерабочие праздничные дни, которые входят в отпуск, не оплачиваются.

Для расчёта отпускных используют следующую формулу: средний дневной заработок (СДЗ) = доход за расчётный период ÷ отработанное время в календарных днях.

Средний дневной заработок (СДЗ) — база отпускных — считается по календарным дням, поэтому обычно он меньше стоимости одного рабочего дня. К примеру, оклад составляет 100 000 рублей. Если в месяце 22 рабочих дня, за каждый из них сотрудник получает примерно 4545 рублей. При расчёте СЗД берётся среднемесячное количество дней в году, которое равно 29,3 дня.

При делении 100 000 рублей на 29,3 дня сумма выходит меньше — 3412 рублей. Ведь это стоимость одного календарного дня, а не рабочего.

В сумму дохода за расчётный период (последние 12 месяцев или меньше в случае неполного года работы) входят надбавки и премии за последний год, но в неё не включают другие выплаты: больничные, отпускные, материальную помощь, командировочные и всё, что не предусмотрено системой оплаты труда.

Если отпуск оплачен работодателем, сумма отпускных облагается налогами, НДФЛ — 13% для резидентов РФ и 30% для нерезидентов — удерживается в день выплаты отпускных. Кроме того, на отпускные нужно начислить и уплатить страховые взносы. Их относят на тот же отчётный период, что и отпускные.

Больничный

Как и в случае с отпускными, пособие по временной нетрудоспособности (больничные) получат только те сотрудники, кто оформлен по трудовому договору.

Первые три дня пособие по временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, с четвёртого дня — Фонд социального страхования. Выплачивается средний дневной заработок за каждый календарный день болезни. Он рассчитывается с учётом выплат за два года до года начала болезни.

Пособие не может быть меньше МРОТ. При расчёте можно воспользоваться калькулятором.

Заключить договор о материальной ответственности

Такой договор ― не обязательная, но популярная практика. Материальную ответственность могут нести заведующие, администраторы, продавцы, товароведы, их заместители и помощники, а также иные работники, выполняющие аналогичные функции и имеющие доступ к материальным ценностям. При этом они должны быть старше 18 лет. Полный перечень условий ― в постановлении Минтруда.

Когда работник подписывает договор, то берёт на себя обязательство компенсировать весь объём недостачи вверенного ему имущества. Ответственность сотрудника при этом ограничена размером среднемесячного заработка. То есть если работник сломал сканер стоимостью 60 000 рублей, но при этом зарабатывает в среднем 30 000 рублей в месяц, то он компенсирует только 30 000 рублей. Если работодатель хочет получить полную компенсацию, нужно заключить с сотрудником соглашение, что он готов возместить ущерб полностью.

Кто за что ответственен:

Руководитель компании несёт полную материальную ответственность согласно закону, поэтому договор с ним заключать не нужно.
Главный бухгалтер или заместитель директора будут нести полную ответственность, если о ней сказано в трудовом договоре. Если нет, они рискуют только в пределах среднемесячной зарплаты.
Сотрудник будет нести ответственность в пределах месячной зарплаты, если есть прямая связь между его действиями и ущербом работодателя. Например, администратор сломал оборудование.

Издать приказ о приёме на работу

Приказ фиксирует факт и момент приёма на работу. Есть унифицированная форма приказа, но вы можете разработать свою. В документе нужно указать оклад, надбавки, а также испытательный срок. Он не может превышать трёх месяцев. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым.

Сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Алексей Шевердяков,
адвокат, член Адвокатской палаты города Москвы

Оформить трудовую книжку

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Она представляет собой раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке. Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

Оформить личную карточку

Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Исключение составляют только сотрудники, работающие по договорам ГПХ. В документе указывают всю информацию о работнике компании: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета. Карточку нужно заполнить по форме, распечатать и хранить в сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ.

Получить согласие на обработку персональных данных

Каждый работодатель — оператор персональных данных работников. Последние должны дать согласие на сбор информации о себе. Если коротко, персональные данные — это любая информация, относящаяся к человеку прямо или косвенно. Например имя, фамилия, электронная почта, телефон, а также любые факты об образовании, убеждениях и физиологических особенностях, которые помогают его идентифицировать.

Алексей Шевердяков,
адвокат, член Адвокатской палаты города Москвы

Как подготовиться к сбору информации

Зарегистрируйтесь в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора. Для этого подайте электронное или бумажное уведомление, образец которого описан в п. 3 ст. 22 152-ФЗ.
Ознакомьте сотрудника с политикой конфиденциальности, в которой укажите объём собираемых данных, цель сбора, порядок хранения данных и их распространения.
Подготовьте должностные инструкции для сотрудников, которые будут взаимодействовать с персональными данными, и назначьте ответственного за их сбор и обработку. Научите коллектив работать в программах и объясните, что никто не имеет права распространять и использовать эту информацию в личных целях и распространять третьим лицам.

Можно ли передавать данные сотрудников третьим лицам?

Работодатель не может передавать персональные данные работника без письменного согласия последнего. За исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также если этого требует закон.

Зарегистрироваться в Фонде социального страхования

ИП необходимо встать на учёт в качестве страхователя в течение 30 дней после оформления первого сотрудника. Подать документы можно в отделении ФСС или через портал госуслуг. Для ООО отдельной постановки на учёт не требуется. Оформление в качестве страхователя происходит на этапе регистрации юрлица.

Провести инструктажи

Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов, но до начала работы.

правила поведения сотрудников;
информацию о негативных производственных факторах, например, опасных контактах при работе с красками для волос;
требования личной гигиены;
информацию о несчастных случаях;
правила противопожарной безопасности;
правила первой помощи жертвам несчастного случая.

Вводный инструктаж обязателен для всех. При этом для определённых специалистов можно составить дополнительные регламентирующие документы.

Кроме того, для каждого специалиста есть свои должностные инструкции.

Провести медосмотр

Если вы продаёте пищевые продукты и питьевую воду, сотрудники магазина должны иметь медкнижки. Личная медицинская книжка (ЛМК, санитарная книжка) — документ, который подтверждает отсутствие у работника опасных заболеваний и факт, что он ничем не заразит людей, с которыми контактирует, и может работать без вреда для собственного здоровья.

Вы обязаны оформлять персоналу санкнижки за свой счёт. Можно компенсировать расходы каждому сотруднику, если хотите, чтобы они оформляли их самостоятельно. Или организовать коллективный медосмотр — для этого заключите договор с медучреждением и оплатите услугу. Все сведения врачи внесут в книжки и передадут их сразу вам. Если работник захочет ознакомиться с результатами анализов, выдайте ему книжку на время или предоставьте копию.

Какие документы нужны для оформления медкнижки:

фотографии сотрудников 3×4 — для оформления новых медкнижек;
уже имеющиеся ЛМК работников — если продлеваете их;
сведения о сделанных прививках работников (запросите у них);
паспорт и копии его страниц, которые каждый сотрудник должен принести с собой на осмотр.

Оформить договор о защите коммерческой тайны

Коммерческая тайна — это информация, которую компания не разглашает, чтобы увеличить доходы или избежать неоправданных расходов и рисков. Вы можете засекретить вашу рыночную стратегию и тактику ведения бизнеса, списки клиентов и поставщиков, принципы ценообразования. Сведения, которые нельзя скрыть, указаны в законе.

Как защитить коммерческую тайну

Составьте перечень сведений, которые хотите засекретить. Например, база клиентов и поставщиков косметических средств.
Нанесите гриф «Коммерческая тайна» на все материальные носители, на которых они будут храниться, и укажите обладателя коммерческой тайны: Ф. И. О. и место жительства ИП или название и местонахождение компании.
Зафиксируйте порядок обращения с коммерческой тайной документально. Например, в положении о коммерческой тайне — этот документ определяет права и обязанности сотрудников по обращению с тайной, а также санкции за нарушения.
Определите круг лиц, которых допустите к скрытым сведениям, и ведите учёт этих людей ― например, в специальном журнале.
Заключите с работниками дополнительное соглашение о неразглашении коммерческой тайны или обяжите их подписать положение.
Ознакомьте выбранных сотрудников с коммерческой тайной под подпись.

Как принять на работу иностранца

Иностранцы вправе работать в российских компаниях, если они оформили специальное разрешение — патент. За некоторым исключением. Если у сотрудника уже есть разрешение, проверьте срок действия документа и регион выдачи: работать разрешено на территории того субъекта, где получен патент. Если документа нет, вы можете помочь его получить ― например, оплатить госпошлину.

Затем нужно написать заявление и получить разрешение от МВД. После этого уже можно заключать трудовой договор ― он почти ничем не отличается от договора с российским сотрудником, единственное ― нужно указать информацию о визе и патенте.

Леонид Мазурик,
преподаватель по HR, создатель журнала «Директор по персоналу»

Можно ли упростить процедуру оформления сотрудника?

Существует упрощённая схема оформления сотрудников, но ей могут воспользоваться только микропредприятия. К ним относят ИП и ООО с выручкой до 120 миллионов рублей в год и со штатом до 15 сотрудников. Проверить, подходит ли ИП под микропредприятие, можно на сайте налоговой. При упрощённой схеме можно не утверждать у себя локальные нормативные акты. Останется только:

составить штатное расписание;
заключить трудовой договор;
издать приказ о принятии на работу;
заполнить трудовую книжку;
завести личную карточку;
зарегистрироваться в фондах.

Главное

Оформление сотрудника проходит в несколько этапов: нужно провести медосмотр, составить штатное расписание и др.
Поскольку вы имеете дело с личной информацией о сотрудниках, нужно зарегистрироваться в реестре персональных данных Роскомнадзора.
Помимо договора, необходимо составить инструктажи для разных категорий сотрудников.

Источник: www.sberbank.ru