Какие документы нужны для оформления трудовой книжки

Содержание

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт

В первую очередь нужен общегражданский паспорт, а в случае его отсутствия — другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. В стандартной ситуации это может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки?

— Удостоверение беженца (соответственно — для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания

Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка

Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В МФЦ — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Фонде пенсионного и социального страхования— на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые — Елена А. Пономарева

• На «Госуслугах» — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство

Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган СФР подает работодатель.

Документы воинского учета

Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства

Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка

Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы

С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Источник: www.superjob.ru

Как перейти на электронные трудовые книжки: порядок оформления для кадровика

В статье разберемся:
— как оформить трудовые книжки в электронном виде
— какие сведения содержаться в электронной трудовой книжке
— как перейти на электронные трудовые книжки

Кадровое дело

С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ведение электронных книжек обязательно для работодателя. Согласно изменениям в законодательстве, работодатели обязаны оформлять и хранить трудовую историю сотрудников в электронном виде.

Электронная трудовая книжка — это новый формат документа, который постепенно заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, а сегодня ведение электронных книжек обязательно для работодателя.

Все работодатели в России обязаны вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном формате. Даже если работники захотят использовать бумажные трудовые книжки, работодатель должен вести трудовые книжки в двух форматах: бумажном и электронном

Электронная трудовая книжка 2023: достоинства

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ перед бумажной версией.

ЭТК позволяет сократить время на оформление и ведение книжки, ускорить процесс передачи данных работодателю и ПФР.

Электронная версия гарантирует более точную и своевременную информацию о трудовой деятельности работника.

Такая книжка более удобна для хранения и переноса, а также защищена от утери или повреждения.

Бумажные трудовые книжки сохраняются, но в 2023 для них появились новые формы. У нас есть подробная статья про изменения в бумажных трудовых книжках

Сведения в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК в 2023 вносятся все сведения о трудовой деятельности работника:

информация о работнике

даты приема и увольнения

информация о переводе на другую работу

данные о приостановлении и возобновлении трудового договора

место работы, в том числе наименование работодателя и сведения об изменении его наименования

информация о должности, профессии, специальности, квалификации и структурном подразделении

данные о виде поручаемой работы и код выполняемой функции

основание кадрового мероприятия, такое как дата, номер и вид документа

причины прекращения трудового договора.

Как перейти на электронные трудовые книжки

В настоящее время работники могут выбрать, перейти на электронную трудовую книжку или продолжать использовать бумажную. Переход к электронному формату о трудовой деятельности добровольный (для работника!). Однако если сотрудник впервые устроится на работу с 2021 года, у него нет возможности иметь бумажную трудовую книжку. У таких работников записи изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Как оформить электронную трудовую книжку в разных ситуациях

Если работник писал заявление о желании оставить бумажный вариант трудовой книжки, то работодатель обязан вести трудовую книжку в 2 форматах: бумажном и электронном

Если сотрудник отказался от бумажной книжки, то оформление электронной осуществляется по алгоритму:

1) Работник подает заявление на переход на ЭТК

Работник имеет право заявить о своем желании в произвольной форме. Данный документ необходимо составить от имени работника и направить его руководителю организации. В нем следует указать дату, с которой начинается использование электронной трудовой книжки вместо бумажного документа.

2) Кадровик должен сформировать отчет по форме СЗВ-ТД и передать в ПФР

3) Кадровик ставит отметку в бумажной трудовой книжке:

«Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»

4) Выдать бумажную версию книжки сотруднику и сделать запись:

«Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Обязательна подпись сотрудника

Если нужно принять сотрудника с электронной трудовой книжкой:

Сотрудник должен предоставить сведения о его трудовой деятельности в виде справки СТД-Р. Ее можно получить у предыдущего работодателя в день увольнения.

Кадровик создает данные о новом работнике и передает их в ПФР. Сообщение о принятии гражданина на работу необходимо представить в форме отчета СЗВ-ТД

Если сотрудник устраивается на работу впервые:

Людям, которые получают работу впервые, сразу выдают ЭТК, они не могут требовать одновременного ведения трудовой книжки в бумажном формате. Информация о приеме на работу и отчет СЗВ-ТД передается в местное отделение ПФР.

Штрафы

Если работодатель не перешел на ведение ЭТК и продолжает вести бумажные трудовые книжки, не предоставляя сведения о новых сотрудниках в ПФР, ему грозит штраф.

до 5000 рублей для ИП и малых предприятий

до 50 000 рублей для средних и крупных компаний.

Если отчет СЗВ-ТД сдан не вовремя или с ошибками штраф составляет от 300 до 500 рублей для директора или ответственного сотрудника.

Обучение кадровых сотрудников

Единый Всероссийский Институт ДПО поможет вам в кратчайшие сроки обучить нового работника. В институте есть более 20 онлайн программ для обучения кадровых специалистов

По окончанию обучения вы получите документ, подтверждающий вашу квалификацию

Итоги

Переход на электронные трудовые книжки – это необходимость, которая будет облегчать процедуры связанные с трудовыми отношениями для работников и работодателей.

Электронная трудовая книжка обязательна для всех работников

Важно знать, как оформить ЭТК и какие данные должны быть в ней указаны.

Следует помнить о том, что несоблюдение правил перехода на ЭТК и формы электронной трудовой книжки может повлечь за собой штрафы.

Источник: evidpo.ru

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Прием сотрудника с электронной трудовой книжкой

Правила оформления работников в 2023 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2023 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2023 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
лицо в течение 2020 года не работало.

Важно! В 2023 году прием на работу работника с бумажной трудовой книжкой осуществляется по стандартным правилам, которые действовали и в предыдущих годах. При заключении трудового договора лицо обязано предоставить работодателю бумажную трудовую книжку, а также другие документы, указанные в ст. 65 ТК РФ.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Как принять на работу владельца ЭТК

Если в 2023 году на работу принимается лицо, которое по прежнему месту труда отказалось от бумажной книжки, при оформлении понадобятся дополнительные документы.

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Есть несколько причин, по которым новому работодателю понадобится этот старый документ. Дело в том, что только из бумажной трудовой книжки можно получить сведения о профессиональной квалификации лица и о стаже работы по специальности.

Кроме этого, из бумажной книги можно узнать, какова продолжительность страхового стажа новопринятого сотрудника. Ведь именно от этого показателя зависит величина пособия по временной нетрудоспособности.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

Оформление сотрудника на работу отражается в отчетности СЗВ-ТД, которую работодатель готовит для ПФР. В 2023 году документ необходимо передать в территориальное управление Фонда не позднее одного рабочего дня после дня издания приказа о приеме на работу. Электронные сведения о трудовой деятельности формируются именно на основании данных из СЗВ-ТД. Информация храниться на электронных ресурсах ПФР.

В 2023 году правила оформления СЗВ-ТД изменились. Отчет нужно заполнять по новой форме, которая согласно Постановлению Правления ПФР №769п от 27.10.2020 применяется с 01.07.2021.

За первое полугодие необходимо отчитаться по форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР №730п от 25.12.2019.

Вам также будет интересно:

В 2023 году подготовка отчетности осуществляется с учетом следующих изменений:

С 01.01.2021 поле «Код выполняемой функции» становиться обязательным для заполнения. При этом до 1 июля в этой графе прописывается семизначный шифр (пояснения – в Письме Минтруда №14-0/10/В-1704 от 05.03.2020). С 1 июля согласно новой редакции Постановления №769п в поле «Код выполняемой функции» будет указываться пятизначный шифр.
С 01.07.2021 в СЗВ-ТД появится новая графа «Сведения о работодателе-правопредшественнике». Здесь будут отображаться данные о работодателе, который снят с учета. Поле заполняется только, если нужно исправить недостоверную информацию, внесенную ликвидированной организацией. Исправления может внести исключительно правопреемник.
Появился новый раздел, в котором фиксируется информация о северном стаже.

Важно! Сроки сдачи отчетности СЗВ-ТД в 2023 остались прежними.

Если лицо устраивается на работу впервые

В отношении всех работников, которые получат свое первое рабочее место в 2023 году, заводятся исключительно ЭТК. Данная категория не имеет права выбора между бумажным и электронным форматом.

При этом новопринятый сотрудник не должен писать какие-либо дополнительные заявления относительно формы отражения его трудовой деятельности. Издание приказа о приеме на работу проходит по стандартному алгоритму. Не позднее следующего рабочего дня нужно подготовить и отправить отчет СЗВ-ТД.

Вам также будет интересно:

Заключение

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2023 выглядит так:

Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ .

Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.

Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.

Насколько полезной оказалась эта статья?

Средний рейтинг 4.3 / 5. Всего голосов: 53

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
напишите вопрос в форме ниже;
позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Теги по теме трудовая книжка
Автор статьи Громыш Наталья Зиновьевна

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

10 коммент. по статье “ Прием на работу с электронной трудовой книжкой ”

Людмила :

Принимаю на работу сотрудника. В ТК запись об увольнении 2022 август. Потом он не работал, но уверяет, что сам создал ТК на гос. услугах. Записи об этом нет в ТК. Как быть?

Людмила, самостоятельно создать трудовую книжку на Госуслугах работник не может – через портал он может только запросить данные по электронной книжке, которая ведется работодателем. Если работодатель создал работнику электронную трудовую, в бумажную версию документа должна быть внесена соответствующая запись – судя по всему, в трудовой вашего потенциального работника ее нет.

Чтобы понять, в какой форме ведется трудовая книжка вашего будущего работника, попросите его предоставить вам сведения о трудовой деятельности в электронном формате. Скачать этот документ можно через личный кабинет на портале Госуслуг.

С 2020 года электронная трудовая есть у всех работников – даже у тех, которые решили не отказываться от бумажной версии документа, поэтому проблем с формированием документа у вашего потенциального сотрудника не возникнет. На первой странице выписки, сразу после сведений о лице, на имя которого она выдана, можно найти указание о том, какое заявление и когда работник подал работодателю. Если дата стоит напротив поля «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки», значит, бумажная трудовая потенциального работника продолжает действовать – и вам нужно вносить запись о трудоустройстве именно в нее. Если же дата стоит напротив поля «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», значит, у работника действительно есть ЭТК, и бумажную книжку вам заполнять не нужно.

Светлана :

Здравствуйте, меня интересует момент, протокол общего стажа куда вписывался номер ТК и вкладыш, при переходе на ЭТК, что писать в этом столбце?!

Светлана, документом, подтверждающим стаж работника, и его продолжительность, является форма СТД-ПФР – работник может сформировать ее самостоятельно на Госуслугах или с помощью кабинета на сайте ПФР. Документ подписан ЭЦП – она придает справке юридическую силу: такую же, какой обладает обычная трудовая книжка. Это значит, что при составлении протокола общего стажа в него нужно вписать наименование документа, содержащего сведения о стаже работника, а также дату его составления – этого будет достаточно.

Глафира Петровна :

Доброе время суток! Бумажная трудовая книжка начата 01.06.2020, запись об увольнении 28.02.2021. С 01.02.2022 нужно принять работника на работу. Какую вести трудовую книжку? Как узнать есть ли электронная?

Бумажные трудовые книжки не оформляются с 1 января 2021 года – с этого момента всем новым работникам создают электронную трудовую (ЭТК). Ваш потенциальный работник впервые вышел на работу в 2020 году – тогда у граждан еще был выбор между бумажным и электронным документом.

Если ваш работник не подавал прошлому работодателю заявление о переходе на ЭТК, он сохранил бумажную книжку – этот документ действует и в настоящее время. Проверить, есть ли у работника ЭТК, вы не можете – ПФР подобные сведения работодателю не выдает.

Однако в том случае, если ранее работник подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен был внести в бумажную трудовую соответствующую запись. Если в документе у работника ее нет, вероятнее всего, на ЭТК он не переходил. Исключения бывают, но только из-за халатности кадровых работников: если на ЭТК сотрудника перевели, а нужную запись в трудовую не внесли. Подобная ситуация возможна, но случается крайне редко – поэтому вам стоит принять представленную вам книжку и продолжать вести до тех пор, пока работник сам не пожелает перейти на электронный учет своих данных.

Ольга Игоревна М. :

Сотрудник поступил на работу с ЭТК. Нужно ли ему оформлять заявление о продолжении ведения ЭТК?

Если сотрудник, поступивший на работу, имеет электронную, а не бумажную трудовую книжку, при трудоустройстве он должен представить вам документ со сведениями о его трудовой деятельности. Сведения могут быть представлены в электронном виде (в этом случае документ должен быть подписан электронной цифровой подписью) или в виде бумажного документа (при этом он должен быть заверен предыдущим работодателем).

Если у работника нет бумажной трудовой, и при этом есть документ, содержащий сведения о трудовой деятельности, значит при работе у предыдущего работодателя он уже подавал заявление о переходе на ЭТК. Бумажная трудовая книжка при этом была выдана ему на руки в соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Возможность отозвать такое заявление в действующем законодательстве отсутствует – это значит, что работник, перешедший на ЭТК, вернуться к бумажной трудовой уже не сможет. На основании изложенного можно сделать вывод о том, что в описанной вами ситуации у вас, как у нового работодателя, не возникает обязанности по получению от работника еще одного заявления на ведение ЭТК – вы лишь должны продолжить вести книжку в электронном виде.

Светлана Сергеевна :

Здравствуйте. Принимаем сотрудника на работу по новому формату ЭТК, но по прежнему месту работы велась бумажная трудовая книжка. Можем ли мы принять указав сразу ЭТК?

Переход на цифровую трудовую – право, а не обязанность работника, поэтому перейти на новый формат фиксации сведений о местах его работы и занимаемых должностях вы можете только с его согласия. Если работник, имеющий бумажную трудовую, не возражает против перевода на ЭТК, вы должны: 1. Оформить прием и внести соответствующую запись в представленный им бумажный документ в течение 5 дней с момента трудоустройства сотрудника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
2. Получить заявление о переходе на новый формат ведения трудовой книжки. Заявление пишет сам работник в свободной форме на имя директора предприятия, в котором он трудится. При этом неважно, как именно будет написано заявление – от руки или на компьютере с последующей распечаткой на принтере – главное, чтобы работник собственноручно его подписал и указал дату составления документа.
3. Внести в бумажную трудовую запись со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ, указав, что работником было подано заявление об отказе от бумажного документа в пользу электронного. Запись заверяет руководитель отдела кадров и директор предприятия, после чего работник письменно подтверждает тот факт, что он ознакомлен с этой записью. После того, как оформление бумажной трудовой будет закончено, она выдается на руки работнику – с этого момента учет его трудовой деятельности будет вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая останется у него в качестве документа, подтверждающего трудовой стаж, который он наработал до того, как сведения о трудовой деятельности стали собираться и храниться в электронном виде.

Источник: lawabc.ru