Какие данные можно передавать по электронной почте

Электронная почта (ЭП) позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Как отправить электронную почту с телефона

Наличие бумажных аналогов, отправленных по электронной почте документов, определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами.

ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

• • взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;
• • иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;
• • обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;
• • получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;
• • иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Интернете, так и в других связанных с ней сетях во всем мире.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию.

Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

Gmail — Как создать и отправить электронное письмо в мобильном приложении Gmail?

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие организации;

EDU — учебные и научные заведения;

GOV — правительственные учреждения;

MIL — военные организации;

NET — сетевые узлы Интернета;

ORG — прочие организации.

Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд «compress» в системах семейства UNIX, «ркагс» или «pkzip» в MS DOS или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) требует создания надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии организации.

ЭЦП выдается конкретному лицу (как аналог собственноручной подписи), и ее использование для заверения подписи другого человека не разрешается.

Документ, направляемый по ЭП, подписывается ЭЦП. При отсутствии руководителя документ подписывается его заместителем в соответствии с распределением обязанностей и отправляется по ЭП без ЭЦП.

Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП. В случае неподтверждения ЭЦП исходящего документа он не отправляется и возвращается исполнителю. В случае неподтверждения ЭЦП поступившего документа производятся необходимые выяснения.

Поступивший по ЭП документ может передаваться на исполнение в бумажной форме со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора». Отметку следует проставлять в виде штампа.

Организация может создать свою внутреннюю корпоративную информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению — без подтверждения ЭЦП. Такая система электронного общения вводится руководителем организации.

В данном случае возможно использование передаваемых документов (сообщений) без вывода их на бумагу.

Источник: studref.com

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА Каким образом происходит обмен информацией в

Что такое электронная почта? Электронная почта – обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet.

Преимущества и недостатки электронной почты

Для создания электронного почтового ящика нужно выполнить следующие действия: Установить соединение с Интернет. «Зайти» на сайт почтового сервера, например, www.mail.ru В разделе «Почта» щелкнуть ссылку «Регистрация».

Заполнить анкету, в которой нужно придумать имя почтового ящика (логин), ввести свои персональные данные, пароль доступа к ящику и т.д.

В ходе регистрации часто случается, что имя, выбранное вами для ящика уже используется на этом сервере. В этом случае нужно выбрать из предложенных вариантов или придумать самому другое имя.

Внимательно читайте инструкции и старайтесь следовать им. Старайтесь ввести код правильно, если его не видно, нужно кликнуть по ссылке «Не вижу кода» и вам предложат новый год. Нажать клавишу «Зарегистрировать почтовый ящик»

После того, как ящик создан, рекомендуется записать в сохранном месте его адрес и пароль. Данный этап заполнения можно пропустить.

Окно вашего почтового ящика У вас 1 входящее письмо. Кликнем (1 щелчок клавишей мыши)по ссылке «Входящие».

Открывается список входящих писем. Чтобы открыть письмо нужно кликнуть по ссылке на это письмо.

Чтобы создать новое письмо, нажмите кнопку «Написать».

В появившемся окне заполните поле «От кого» — обязательное, иначе просто ваше письмо не отправиться.

В появившемся окне заполните поле «Кому» — обязательное, иначе просто будет непонятно, куда ваше письмо послать.

Вы можете посылать письмо одновременно нескольким адресатам. В поле «Кому» надо разделять адресатов запятой и пробелом. например: [email protected], [email protected], [email protected] Если у вашего письма есть главный получатель, а остальным письмо посылается для ознакомления, напишите главный адрес в поле «Кому», а остальные — в поле «Копия». Когда вы отправляете письмо, указав несколько адресов в поле «Кому», все ваши адресаты увидят все перечисленные в письме адреса. Если вы хотите, чтобы адресаты не увидели некоторых адресов, напишите их в поле «Скрытая копия». Не злоупотребляйте этим полем — так часто рассылают почтовый спам, поэтому многие фильтры почтовых программ настроены таким образом, что удаляют письма, в видимой части которых нет почтового адреса данного ящика

Поле «Тема» необязательно, но для удобства вашего корреспондента очень рекомендуется его заполнить.

При необходимости можно приложить (присоеденить) к письму файл. Нужные файлы можно просмотреть при помощи команды «Обзор».

Для немедленного отправления письма нажмите кнопку «Отправить». Если вы хотите сохранить письмо, чтобы потом вернуться к его редактированию, нажмите кнопку «Cохранить».

Правила общения по электронной почте Внимательно следите за тем, что стоит в поле Кому, прежде чем отправить письмо. Тема – это несколько слов, вкратце сообщающих, о чем письмо. Тема письма видна до открытия письма, наряду с датой и отправителем. Рекомендуется всегда заполнять это поле. Тема письма должна быть по возможности содержательной и уникальной.

Не рекомендуется слать письма в формате HTML. Никогда не пишите весь текст письма заглавными буквами! Только отдельные слова, которые вы хотите выделить. Разбивайте текст на логические абзацы.

Ставьте пробелы после знаков препинания. Проверяйте ошибки. Не забывайте про подпись. Не затягивайте с ответом. Как правило, отвечать следует в течении суток. Старайтесь уменьшать размеры всех сообщений, насколько это возможно. Все вложенные файлы, кроме фотографий, необходимо сжимать перед посылкой архиватором.

В любом случае полный размер письма не должен превышать 1МБ, и перед тем как слать такие большие сообщения, нужно предварительно согласовать это с получателем. Не шлите без предупреждения программы.

После создания почтового ящика им можно пользоваться (получать и отправлять почту) непосредственно с сервера. Но можно зарегистрировать свой электронный адрес в программе Outlook Express и пользоваться этой программой для работы с почтой.

Источник: present5.com

Что относится к персональным данным. Кому их можно передавать, как хранить и уничтожать

В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.

В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.

Что такое персональные данные и что к ним относят

Персональные данные — это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу, и позволяющая его определить. Это из статьи 3 ФЗ «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон).

К персональным данным, согласно данному закону, относят:

• фамилия, имя, отчество;
• место, дата рождения;
• место постоянной или временной регистрации;
• фотография или видеозапись человека, позволяющие идентифицировать человека;
• сведения о детях, родственниках, семейном положении;
• сведения о заработной плате;
• оценка навыков, личностных качеств;
• индивидуальные личные данные (раса, национальность, политические или религиозные взгляды, философские убеждения; состояние здоровья);
• информация о судимостях, или их отсутствии;
• номер телефона, адрес электронной почты, иные идентификаторы в соц. сетях или мессенджерах;
• паспортные данные, СНИЛС, ИНН (хотя с ИНН вопрос спорный);
• биометрические данные.

Также существует классификация персональных данных. Их подразделяют на:

• общедоступные;
• специальные;
• биометрические;
• иные.

Такая классификация дана в Постановлении Правительства от 1 ноября 2012 г. № 1119.

Немного подробнее по каждой категории.

Общедоступные — те, на доступ к которым дано согласие субъекта персональных данных, а не те, которые можно найти в общем доступе в интернете.

Специальные — информация о расе, национальности и религии; политических и философских взглядах, здоровье, подробностях личной жизни,

Биометрические — информация о физиологических и биологических особенностях человека. Это отпечатки пальцев, генетическая информация, рисунок радужной оболочки глаз, образцы голоса, фотографии.

Но здесь тоже важна определенная привязка к личности. Например, отпечаток пальца, используемый для идентификации сотрудника для входа в офис. Или скан радужной оболочки глаза.

К иным данным относится все остальное. Это как папка «разное» на большинстве компьютеров. Это электронная почта или геолокация,

информация о принадлежности к определенной социальной группе,

стаж работы и пр.

Также стоит упомянуть, кто является субъектом персональных данных, а кто оператором. Соответственно, субъект — физическое лицо, чьи данные обрабатывают. К примеру, собирают и хранят. А оператор персональных данных — юридические лица, государственные организации или ведомства. Они данные собирают, обрабатывают, хранят , передают и уничтожают .

Обратите внимание! Уничтожение персональных данных должно происходить таким образом, чтобы впоследствии ими не могли воспользоваться ни злоумышленники, ни нечистоплотные сотрудники организации, а у проверяющих не оставалось сомнений в законности процедуры. Делис Архив проведет экспертизу документов, отбор и уничтожение, предоставит все подтверждающие документы и уничтожит документы, содержащие конфиденциальную информацию. Подробнее .

Обработка персональных данных

Любой договор с физлицом, содержащий его личные данные (а он и будет их содержать, если это не публичная оферта), должен в обязательном порядке содержать раздел о персональных данных. Без письменного согласия человека, обработка персональных данных оператором, а также их передача третьим лицам — запрещена.

Вообще, обработка персональных данных — это вообще любые действия, которые с ними делают. Сюда входит:

• сбор;
• передача;
• запись;
• хранение;
• извлечение;
• изменение;
• обезличивание;
• анализ;
• удаление.

В свою очередь, обработка может осуществляться тремя путями:

• Автоматизированная — с помощью средств вычислительной техники. Это компьютеры, телефоны и другие электронные устройства, базы данных, криптографические средства защиты, программы, скрипты.
• Смешанная — обработка человеком при участии средств вычислительной техники. Например, когда в бухгалтерии вбивают в программу данные из бумажного заявления на отпуск.
• Неавтоматизированная — без автоматизации.

После того, как персональные данные обработаны они отправляются на хранение в архив. Это может быть и отдельное специализированное помещение (если речь о бумажных документах) и электронное хранилище (например, облачное). В любом случае вам впоследствии нужно иметь возможность оперативно найти данные и уничтожить их (по требованию субъекта) или передать (в силу закона).

Чтобы поиск не стал квестом, рекомендуем правильно организовать архив, как обычный, так и электронный. Как это сделать знают специалисты Делис Архив .

Что будет, если нарушить законодательство о персональных данных

Следит за соблюдением законодательства в этой сфере организация, которая у многих на слуху — Роскомнадзор. Применяемая статья — 13.11 КоАП.

• обработка ПД, несовместимая с целью сбора — штраф до 3 тыс. для граждан, до 10 тыс. на должностных лиц, до 50 тыс. — на организации .
• обработка ПД без письменного согласия субъекта — штраф для граждан до 5 тыс., до 20 тыс. на должностных лиц, до 75 тыс. на организации .
• неопубликование документа о политике оператора в отношении обработки ПД — штраф для граждан до 1,% тыс руб., для должностных лиц до 6 тыс., для ИП до 10 тыс., а для юрлиц — до 30 тыс .

Если собирать персональные данные о гражданах РФ на серверы, расположенные за пределами РФ — штраф до 6 миллионов.

Что делать, чтобы не попасть под штрафы

Чтобы собирать, хранить и обрабатывать ПД, нужно соблюдать требования Закона № 152-ФЗ. Краткий чек-лист:

• Зарегистрироваться в Роскомнадзоре, как оператор персональных данных.
• Запрашивать разрешение на сбор и обработку данных у субъектов и не собирать с них лишние данные.
• Отвечать на обращения субъектов и предоставлять им всю информацию.
• Собирать и хранить информацию только для достижения определенных целей, и на определенный срок.
• Хранить и защищать ПД по закону, обеспечивать сохранность, тайну и точность данных, не передавая третьим лицам. А если передавать, то только с документальным подтверждением и только аттестованным.
• Уточнять, блокировать или уничтожать ПД по заявлению субъектов или когда достигли целей их сбора.

Все нужна регистрация в Роскомнадзоре?

Может возникнуть ощущение, что уже давно всем работодателям нужно бежать в Роскомнадзор и регистрироваться как оператору персональных данных. Однако это не так. Вот исключения:

• сбор персональных данных гражданина оператором осуществляется в связи с установлением трудовых отношений;
• персональные данные собираются с целью заключения договора, без последующей передачи и распространения третьим лицам, также предусматривается использование персональных данных только для исполнения договора с гражданином;
• обработка персональных данных, находящимся в открытом доступе;
• сбор фамилии, имени и отчества граждан без указания телефона, e-mail;
• сбор персональных данных проводится с целью однократного пропуска гражданина на территорию оператора, собирающего данные, или в аналогичных случаях;
• сбор, обработка и хранение персональных данных осуществляется на бумажных носителях без использования средств автоматизации. Кстати, хранить свой бумажный архив, включая кадровые документы и персональные данные вы можете и вне офиса . Так можно избежать их утраты и несанкционированного доступа к информации.

Во всех остальных случаях — регистрация обязательна!

Не забудьте, что в Делис Архив действует акция «Новогодняя» — дарим полезные подарки действующим и будущим клиентам!

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Напишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

• #личные данные
• #кадровый учет
• #персональные данные
• #уничтожение документов

Источник: www.klerk.ru