Как заключить договор удаленно

Александр Валеев , аналитик Synerdocs В последнее время эксперты рассказывают интересные вещи о возможности заключения договоров в электронной форме и действительной юридической силе таких документов. Но есть еще один интересный пласт документов – это онлайн-договоры организаций с физическими лицами. Например, такие договоры можно встретить во всяких онлайн-сервисах, предоставляющих услуги населению (коммунальные услуги, услуги связи, финансовые услуги и многие другие). Вы, наверное, даже такие сами заключали.

Об этих онлайн-договорах и пойдет речь. Для работы с ними, необходимо определить 2 момента: способ заключения договора в письменной форме и способ подписания сторонами.

Действующим законодательством разрешается заключать договоры в электронном виде: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п.2 ст.434 ГК РФ).

как удаленно подписать договор?

Далее необходимо ответить на 2 вопроса: как стороны подпишут и как обменяются документами. Поскольку нами выбрана электронная форма, то и подписывать его надо электронной подписью. Отсюда вытекают способы обмена – электронная почта или оператор электронного документооборота.

При этом, если стороны решили заключить соглашение/договор в электронном виде с использованием инструментов электронной подписи, необходимо в тексте договора указать, что сторонами признается юридическая сила договоров, подписанных аналогами собственноручной подписи. Гражданский Кодекс (п.2 ст.160) разрешает использование электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи, для подписания договоров.

Специфика работы организаций с физическими лицами заключается в том, что одна из сторон, как правило потребитель, обычно не имеет возможности применения квалифицированной электронной подписи. В этом случае, самым доступным вариантом будет использование простой электронной подписи. Применение простой электронной подписи регламентируется Федеральным Законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия» (63-ФЗ «Об электронной подписи»).

• Признание простой электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи;
• Порядок формирования ключа электронной подписи;
• Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, сохранять его конфиденциальность.

• Включение условий использования простой электронной подписи непосредственно в текст основного договора (по которому оказываются основные услуги). Данный вариант целесообразен в том случае, когда соглашение между сторонами заключается однократно и нет необходимости использования электронной подписи в дальнейшем (например, договор на проведение монтажных работ);
• Условия использования простой электронной подписи включены в оферту (например пользовательское соглашение, размещенное на сайте компании или продукта). Данный вариант может быть полезен, когда предполагается неоднократное использование электронной подписи (например в онлайн банкинге).

Для того чтобы оферта признавалась письменной, просто публикации будет недостаточно — она должна быть подписана электронной подписью (для исключения публикации оферты от чужого имени). В свою очередь, принятие оферты другой стороной производится путем совершения действий по выполнению указанных в оферте условий договора (п.3 ст.434 и п.3 ст.438 Гражданского кодекса). В нашем случае, использование простой электронной подписи стороной говорит о том, что сторона принимает условия использования этой электронной подписи.

Как удаленно подписать договор?

Как видим, российское законодательство предоставляет возможность сторонам заключить договор, не встречаясь очно и не используя бумажный носитель. Остается вопрос — как технически реализовать механизм онлайн договора с физическими лицами? Разумным решением представляется обращение с этой целью к операторам электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО СФ), имеющим функциональность работы с физическими лицами и простой электронной подписью. В этом случае не придется заботиться о соблюдении законодательства при внедрении онлайн договоров, и самостоятельно разрабатывать соответствующий функционал.

У кого-то может возникнуть вопрос – для чего тратить ресурсы на внедрение онлайн договоров с «физиками»? Необходимо учитывать современное развитие онлайн сервисов, когда популярность набирают продукты тех компаний, в офисах которых нет необходимости появляться потребителю. Это сильное конкурентное преимущество. А если вы занимаете преимущественное положение на рынке, то посчитайте, сколько средств уходит на оплату труда операционистов, аренду и обслуживание операционных залов.

Источник: www.audit-it.ru

Как грамотно заключить договор дистанционно в электронной форме без ЭЦП

Как грамотно заключить договор дистанционно в электронной форме без ЭЦП

В условиях разразившегося «бумажного» кризиса электронный документооборот получил новый стимул для развития. Да, не хотелось бы, чтобы в стране умерло производство бумаги и надеюсь, что скоро эта проблема будет решена, но дальнейшее развитие ЭДО может упростить (облегчить) многие процессы не только в корпоративных и государственных сферах, но и в сфере обычного гражданского оборота.

Большинство договоров, которые заключаются между обычными гражданами, между предпринимателями и клиентами, можно легко заключить в электронной форме и без ЭЦП. Российское законодательство прямо говорит о такой возможности.

К таким договорам относятся те, для заключения которых не требуется нотариального заверения и регистрации в публичных реестрах.

Пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса говорит о том, что договор в письменной форме может быть заключен путём составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса.

Чтобы грамотно всё оформить, достаточно включить в договор пункты следующего содержания (и выполнить указанные в них условия):

«Настоящий Договор заключен Сторонами путём акцепта оферты. Офертой является направление Исполнителем Заказчику проекта настоящего Договора в электронной форме по электронной почте. Акцептом является внесение Заказчиком предусмотренной пунктом _____ Договора предоплаты со ссылкой на данныи Договор. С момента внесения предоплаты (акцепта оферты) Договор считается заключенным и вступает в действие.

В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером. Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утверждённая Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте»

или (более надёжный вариант):

«Настоящий Договор заключен Сторонами дистанционно путём совершения следующих конклюдентных деиствий, обеспечивающих надлежащую идентификацию Сторон: Для заключения настоящего Договора каждая из Сторон осуществляет со своего банковского счёта на банковский счёт другой Стороны денежный перевод в размере 105 рублей (*может быть указана любая символическая сумма) с указанием в назначении платежа кода „Договор № ____“.

Платеж должен быть совершен с использованием банковских данных Сторон, указанных в настоящем Соглашении. В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером. Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утверждённая Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте».

P.S. Конечно, вероятность мошенничества со стороны злоумышленников не исключается ни при обозначенном способе заключения договора, ни при других (более традиционных способах). При заключении договора лучше проверить благонадёжность контрагента с помощью открытых источников, а получив символический платёж в рамках действий по заключению договора, сверить реквизиты отправителя платежа с реквизитами контрагента, указанными в договоре. Так или иначе, процедуры предварительной проверки контрагента никто не отменял при любом способе заключения договора.

Источник: b2b34.ru

Трудовой договор на удалённую (дистанционную) работу

Подробный разбор того, что такое удаленная работа с точки зрения закона и на что обратить особое внимание при заключении договора на удаленную работу. К статье прилагается готовый шаблон для скачивания или просмотра.

Оглавление

1. Что такое удалённая работа с точки зрения закона
2. Особенности заключения трудового договора на удалённую работу
3. Ключевые требования к договору на удалённую работу
4. Как составить трудовой договор на удалённую работу: разбираем разделы и пункты
5. Шаблон договора на удалённую работу

Что такое удалённая работа с точки зрения закона

В этой статье мы расскажем, как правильно заключить договор на удалённую работу.

Начнём с определения. Удалённой работа считается, когда она выполняется вне стационарного рабочего места и за пределами места нахождения работодателя (головной офис, представительство, филиал). Отдельным новым признаком удалённой работы считается взаимодействие работника и работодателя через интернет.

! Важно: на удалённую работу можно принять и человека, живущего в России, и уехавшего заграницу. В интернете много противоречивой информации на этот счёт, но правда такова: если сотрудник работает, допустим, в Лондоне, его зарплата не будет облагаться НДФЛ как доход, полученный от источников за пределами страны.

Ещё в интернете дают вредный совет: заключить гражданско-правовой договор на услуги вместо трудового. Проблема в том, что, если работник выполняет трудовую функцию — есть должность, профессия/специальность, рабочее время, установленное правилами внутреннего трудового распорядка, обязанность выполнять указания работодателя — подменять трудовые отношения гражданско-правовыми чревато претензиями как минимум со стороны налоговой и ФСС. Если человек обратится в суд и договор признают трудовым, компанию могут обязать выплатить ему всё, что полагается по трудовому договору.

!! Важно-2: на удалёнке сохраняются все стандартные трудовые гарантии, как будто человек работает в офисе: зарплата не ниже МРОТ, оплачиваемый отпуск минимум двадцать восемь дней, оплачиваемые больничные, оплачиваемый выход в декрет и так далее. Работодатель, в свою очередь, обязан платить за сотрудника стандартные страховые взносы и налоги. Плюс статья 312.5 ТК РФ говорит, что нельзя снижать зарплату, только потому что человек на удалёнке. Если вам попался индивидуум, который считает иначе — смело кидайте ему ссылку на эту статью.

Особенности заключения трудового договора на удалённую работу

Действие трудового законодательства распространяется на дистанционных работников в полном объёме, но глава 49.1 ТК устанавливает ряд особенностей.

Дистанционными работниками считаются заключившие трудовой договор или дополнительное соглашение о дистанционной работе. Просто так отправить человека домой без бумажки нельзя.

Подписать документы нужно на бумаге, обменявшись скан-копиями или электронно с помощью ЭЦП (усиленная квалифицированная для работодателя и усиленная квалифицированная/неквалифицированная для работника).

Работник может предоставить паспорт и другие необходимые документы в электронной форме, но по требованию работодателя обязан отправить нотариально заверенные копии.

После подписания трудового договора работодатель обязан по заявлению дистанционного работника направить ему оригинал трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору в течение трёх рабочих дней заказным письмом по почте. При увольнении то же самое должно произойти с приказом об увольнении.

Ключевые требования к договору на удалённую работу

Договор на удалённую работу должен включать в себя условия статьи 57 ТК и специальные условия главы 49.1 ТК:

1. Фактическое место работы.
2. Указание на дистанционный характер работы — абзац 8 части 2 статьи 57 ТК РФ.
3. Порядок выполнения трудовой функции (на постоянной основе или временно) — часть 2 статьи 312.1 ТК РФ.
4. Срок осуществления, если удалённая работа выполняется временно — часть 3 статьи 312.4 ТК РФ.
5. Порядок взаимодействия работодателя и работника: общение и обмен документами — часть 2 статьи 312.3 ТК РФ.
6. Срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны при обмене электронными документами или иной порядок подтверждения действий, если он не установлен локальными актами — часть 3 статьи 312.3 ТК РФ.
7. Порядок и сроки представления отчётов о выполненной работе, если они не установлены локальными актами — часть 9 статьи 312.3 ТК РФ.
8. Порядок и сроки обеспечения работника оборудованием или возмещения расходов за использование принадлежащих работнику/арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и т.п. — часть 2 статьи 312.6 ТК РФ.
9. Режим рабочего времени и отдыха. Если они не установлены договором, коллективным соглашением или локальным нормативным актом, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, он устанавливается работником по своему усмотрению — части 1-2 статьи 312.4 ТК РФ.
10. Порядок предоставления отпусков — часть 4 статьи 312.4 ТК РФ.

Перейдём к разбору разделов договора.

Как составить трудовой договор на удалённую работу: разбираем разделы и пункты

Для интереса ведём в статью работодателя и работника: интернет-магазин детских товаров «Лапуля» и программиста Егора, которого нанимают для удалённой поддержки сайтов и сервера компании.

1. Предмет договора

Предмет трудового договора — это краткое описание сотрудничества Лапули и Егора.

Начинаем с главного:

Работодатель обязуется предоставить Работнику работу в должности программиста (далее — Работа), а Работник обязуется выполнять трудовые функции (далее — Обязанности), соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (далее — Распорядок). Работодателя.

Работа является для Работника основной.

Дальше указываем, что работа будет выполняться удалённо, обязательно с адресом местонахождения Егора:

• Работник выполняет Обязанности дистанционно, то есть вне места нахождения Работодателя — его филиала, представительства, обособленного структурного подразделения, территории, объекта и стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящихся под контролем Работодателя.
• Местом работы Работника является место жительства Работника, расположенное по адресу: г. Москва, ул. Ямская, д. 11, кв. 18.

Следует обязательно договориться, как стороны будут обмениваться документами. Егор и Лапуля всё ещё могут обмениваться бумажными копиями, но это не так удобно из-за удалёнки.

• В случаях, предусмотренных трудовым законодательством, общение и обмен документами между Работником и Работодателем может осуществляться электронно с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи Работодателя и усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи Работника. В других случаях взаимодействие Работника и Работодателя осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами Работодателя.
• Стороны обязаны подтверждать получение электронного документа в день его получения.

Опять же, чтобы зря не марать бумагу, советуем не вносить сведения в бумажную трудовую книжку, потому что это архаизм: есть электронная трудовой книжка, и все сведения уже два года как подаются электронно. Отправка бумажной трудовой книжки — это никому не нужное повторение того, что ПФР и так знает.

Стороны договорились не вносить в трудовую книжку сведения о дистанционной работе.

Если Лапуля хочет установить Егору испытательный срок, это нужно написать в договоре:

Работнику устанавливается испытательный срок в 3 (три) месяца с момента начала Работы, указанного в п. 2.2 Договора.

2. Срок действия договора

Пишем, когда договор начинает и заканчивает действовать:

• Договор вступает в силу со дня подписания Сторонами.
• Дата начала Работы: 1 (первого) января 2022 (две тысячи двадцать второго) года.
• Договор заключен на неопределённый срок.

Уточняем срок удалённой работы:

Выполнение Работником Обязанностей дистанционно осуществляется на протяжении всего срока действия Договора.

И вводим условие, как расторгнуть договор:

Работник вправе расторгнуть Договор, предупредив об этом Работодателя в письменной форме не позднее, чем за 2 (две) недели до расторжения.

3. Условия работы

В этом разделе нужно охарактеризовать условия, в которых Дима будет программировать всякие разные инновационные штуки.

Если условия опасные, вредные и тяжёлые — например, работа с опасными веществами или на крайнем севере, — об этом нужно написать, потому что за это полагается надбавка к зарплате.

Работа осуществляется в нормальных условиях, то есть не связана с выполнением тяжёлых работ, работ в местностях с особыми климатическими условиями, вредными, опасными и иными особыми условиями труда.

И вторым пунктом нужно довольно точно описать рабочее место и то, с чем Диме предстоит работать: оборудование, материалы, вещества.

Работнику установлены следующие условия Работы: рабочее место с креслом, столом, настольной лампой 10 ватт, …

4. Выплата заработной платы

В этом разделе нужно указать размер зарплаты:

• Работнику установлена заработная плата (далее — Зарплата) в размере 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей, без учёта компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
• Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по двойной ставке.

И не забыть указать, когда она выплачивается:

Зарплата перечисляется на счёт Работника не реже 2 (двух) раз в месяц в день, установленный Распорядком.

• 5 (пятого) числа;
• 25 (двадцать пятого) числа.

Писать, как она выплачивается, не нужно.

5. Рабочий график и отпуска

Этот раздел устанавливает режим работы и отдыха Егора.

Если у компании есть распорядок компании, в котором указаны рабочие дни, рабочее время и часы отдыха, в первом пункте лучше всего сослаться на него, а не повторять все эти условия в договоре. Конечно, вы можете написать это в договоре, если очень хотите и считаете, что так будет проще его вспомнить.

Работнику устанавливается режим Работы, предусмотренный Распорядком.

• рабочие дни: с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье — выходные;
• рабочее время: с 10:00 до 18:30 МСК;
• обеденное время: с 13:00 до 14:00.

Вторым пунктом установите размер отпуска и когда его можно использовать:

• Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в 28 (двадцать восемь) календарных дней.
• Право на использование отпуска за первый год работы возникает у Работника по истечении 6 (шести) месяцев непрерывной Работы.

6–7. Права и обязанности работника и работодателя

В обычном трудовом договоре это очень простые разделы, потому что в них достаточно сослаться на нормативные документы и Трудовой кодекс. Но с удалёнкой всё намного сложнее. Давайте разбираться.

Права и обязанности работника

Егор не приходит в офис, но ему всё так же нужны информация, оборудование и материалы, если у него нет своих.

• обращение к Работодателю с заявлением и предоставление Работодателю объяснения либо другой информации в форме электронного документа;
• на получение полной достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными Работодателем;
• использование с согласия/ведома Работодателя и в его интересах для выполнения Обязанностей принадлежащих Работнику или арендованных оборудования, программно-технические средств, средств защиты информации и иных средств.

К обычным обязанностям работника выполнять свою трудовую функцию, правила и бережно относиться к имуществу работодателя:

• выполнять обязанности, определённые Должностной инструкцией программиста;
• соблюдать Распорядок, трудовую дисциплину, требования по охране и обеспечению безопасности труда и положения локальных нормативных актов;
• бережно относиться к имуществу Работодателя, переданному Работнику для исполнения Обязанностей, и принимать меры для предотвращения ущерба этому имуществу.

И тут же добавляются условия, связанные с удалёнкой:

• по требованию направить Работодателю нотариально заверенные бумажные копии документов по почте заказным письмом с уведомлением;
• сообщить Работодателю о наступлении временной нетрудоспособности в течение 1 (одного) рабочего дня с момента её наступления. После окончания временной нетрудоспособности направить Работодателю по почте заказным письмом с уведомлением оригинал листка нетрудоспособности или представить по электронной почте сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа;
• 1 (один) раз в неделю предоставлять Работодателю отчёт о выполненной работе с указанием фактически затраченного времени.

Последний пункт — опциональный.

Права и обязанности работодателя

Права работодателя также делятся на стандартные:

• требовать от Работника исполнения Обязанностей и бережного отношения к имуществу Работодателя, соблюдения Распорядка в части, не противоречащей условиям Договора и иных локальных нормативных актов и правил;
• c согласия Работника привлекать его к задачам, не входящим в Обязанности;

и связанные с удалёнкой:

• прекратить действие Договора в одностороннем порядке, если Работник изменил место выполнения Обязанностей, что сделало невозможным выполнение Обязанностей по Договору на прежних условиях;
• прекратить действие Договора в одностороннем порядке, если Работник без уважительной причины не взаимодействует с Работодателем по вопросам, связанным с выполнением Обязанностей, более 2 (двух) рабочих дней подряд (например, не подтверждает получение электронного документа — см. п.1.6.

Вы спросите: какая разница, где сидит работник? Работа же удалённая. Верно, и мы даже подольём маслица: дистанционная работа предполагает возможность работника самостоятельно определять место выполнения работы. Но представьте, что работник переехал из Владивостока в Москву, и теперь его режим категорически не совпадает с режимом работы компании.

Та же история с отсутствием работника на связи. Не отвечаешь — это как не пришёл в офис. В 2022-м лишиться связи можно разве что в тундре на крайнем севере.

И обязанности, вы удивитесь, тоже делятся на стандартные:

• соблюдать трудовое законодательство, локальные и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;
• обеспечить Работника необходимыми для исполнения Обязанностей оборудованием, техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• ознакомить Работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными Работодателем;

и связанные с удалёнкой:

• при подаче Работником заявления о выдаче заверенных копий документов, связанных с Работой, не позднее 3 (трёх) рабочих дней со дня подачи заявления направить Работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа;
• возместить Работнику расходы за использование принадлежащих ему/арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств, в порядке, сроки и размерах, определённых Договором и дополнительными соглашениями к нему, коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Возмещение расходов — исключительно предмет договорённости. Прописанных тарифов в Трудовом кодексе нет.

8. Конфиденциальность

По желанию можете зафиксировать условия разглашения чувствительной коммерческой информации.

Сделайте это двумя пунктами — про информацию работодателя и условия договора.

• Работник обязуется не разглашать охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую, иную) и конфиденциальную информацию, обладателем которых являются Работодатель и его контрагенты.
• Условия Договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.

9. Прочие условия

Это место для условий, которые логически не вписываются в другие разделы договора.

Минимум, который стоит указать — в каких документах смотреть условия сотрудничества:

• Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, а другой — у Работника.
• Договор заключён путем обмена электронными документами. По письменному заявлению Работника Работодатель в течение 3 (трёх) рабочих дней со дня получения заявления должен направить Работнику бумажный экземпляр Договора.
• Изменения и дополнения к Договору должны оформляться в дополнительных соглашениях, в том числе путём обмена электронными документами.
• Работник подтверждает, что ознакомлен со следующими документами:

• должностной инструкцией от 01 января 2022 года;
• распорядком от 01 января 2022 года;
• положением о сдельной оплате труда от 01 января 2022 года.

По желанию и после консультации с юристом (!) можете добавить другие условия.

Шаблон договора на удалённую работу

Добавим, что над этой статьей работал профильный специалист, который получал консультации от юристов из Runetlex (агентства, специализирующегося на составлении договоров в IT-сфере).

Как и обещали, вот шаблон договора на удалённую работу. Там же вы найдете шаблон дополнительного соглашения для перевода на удаленную работу.

Пользуйтесь на здоровье!

Источник: workspace.ru