Как выглядит приказ о приеме на работу

Оформление трудоустройства всегда сопровождается определённым алгоритмом действий с заполнением разной документации.

Одним из важных документов является приказ. Этот документ требует соблюдения установленных норм кадрового производства и должен отражать правомочие процесса приёма на работу.

Что это за распоряжение, как его правильно составить по форме Т-1 и Т-1а, что писать об условиях труда и других важных моментах, нужно ли ставить печать и знакомить сотрудников – рассмотрим в статье.

Что это за документ?

После того как потенциальный работник напишет заявление, а руководитель компании его завизирует, необходимо сформировать документ, который официально подтвердит факт трудоустройства. Этот документ называется приказом о приёме на работу.

Распоряжение о трудоустройстве является основным документом, который выражает согласие руководства организации в официальном виде (статья 68 ТК РФ).

Правила составления

Как составить приказ о приёме на работу:

Зачем и как оформить приказ о приеме на работу — Елена Пономарева

1. Приказ издается на основании заявления работника и заключённого им договора с нанимателем (о правилах заключения трудового договора читайте тут).
2. С распоряжением сотрудник должен быть ознакомлен не позднее трёх дней со дня начала трудовой деятельности.
3. Факт ознакомления подтверждает личная подпись трудящегося на документе.
4. Если работник желает получить копию приказа, работодатель обязан её выдать.
5. После издания приказа просьба потенциального работника признаётся удовлетворённой.
6. Выход распоряжения подтверждает факт начала трудовых отношений и даёт разрешение работнику приступать к своим прямым обязанностям.
7. Хранение документа должно осуществляться не только в электронном виде, но и в бумажном.

Важно: до подписания трудового контракта сотрудника должны ознакомить с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и иными документами, которые имеют отношение к работе.

Как можно оформить?

Распоряжения формируются на утверждённых формах, которые закрепил Госкомстат РФ 05 января 2004 года.

• При трудоустройстве используют форму Т-1 и Т-1а.
• Если сотрудник переводится с одной должности на другую, заполняется форма Т-5.
• Форма Т-1 используют при оформлении на работу одного человека.
• Т-1а формируется при трудоустройстве одновременно нескольких человек. Бланк имеет необычную структуру.

Далее на фото показан пример приказа о приеме на работу:

Как заполнить унифицированный документ Т-1?

Распоряжение формируется ответственным сотрудником предприятия. Обычно это специалисты кадрового отдела, либо иные лица, в обязанности которых входит данная операция.

Если в штате компании не предусмотрена единица с такими обязанностями, допускается формирование документа лично руководителем. Индивидуальные предприниматели вправе самостоятельно формировать распоряжение.

Как оформить приказ о приеме на работу — Елена А. Пономарева

Итак, рассмотрим заполнение формы Т-1 пошагово:

1. Название предприятия. Фамилия, имя и отчество должностного лица, формирующего документ, не указывается. Данные заменяются названием организации. При этом, наименование указывается в том виде, в котором зарегистрирована фирма. Сокращение может иметь лишь правовая форма компании (ООО, ОАО и т. д.). Время действия приказа в данной ситуации не ограничивается периодом работы директора организации или иных ответственных лиц. Приказ распространяется на весь срок работы организации. В случае смены названия предприятия или формы правления сформированная ранее документация не теряет своей юридической силы. Если бланк распоряжения содержит данные компании, то дублировать их нет необходимости.
2. Должность должна соответствовать штатному расписанию, записи в трудовой книжке, а также заявлению, который писал будущий работник.
3. Подразделение. Здесь в обязательном порядке следует указать название подразделения, где будет осуществлять свою деятельность трудящийся. Например: «Столярный цех №2», или «отдел мужского белья».
4. Дата прекращения трудового договора. Если договор срочный и оформляется на время отсутствия основного работника, то должна быть указана конкретная дата увольнения, совпадающая с датой выхода основного работника. В других ситуациях стоит опираться на конкретные обстоятельства, которые сопутствуют трудоустройству. Например, принятие на работу на время декрета и т. д. Стоит отметить, что приём основного сотрудника по срочному трудовому контракту запрещен, если отсутствуют соответствующие обстоятельства для такого трудоустройства.
5. Фамилия, имя и отчество работника вносятся в приказ полностью без сокращений. Информация заносится в родительном падеже и должна совпадать с документом, удостоверяющим личность, с трудовой книгой работника, а также с дипломами об образовании. Если некоторые данные не совпадают, необходим документ, подтверждающий этот факт, например, свидетельство о вступлении в брак (узнать о том, какие документы необходимы при приеме на работу, можно здесь).
6. В обязательном порядке указывается табельный номер трудящегося, который присваивается каждому вновь принятому человеку. Для этого ведут специальный журнал табельных номеров. Когда присваивается номер, в строке заполняется фамилия, имя и отчество сотрудника, а также номер приказа, согласно которому он принят на работу.
7. Условия и порядок испытательного периода. Если сотрудник принимается с испытательным периодом, то это следует обязательно отразить в приказе. Дополнительно необходимо зафиксировать дату перевода на основную работу, длительность испытательного периода, а также другие обстоятельства перехода.
8. Что писать об условиях и характере труда: в поле “условия” вносятся данные, на основе которых принимают работника: по совместительству, на постоянной основе, на определённый ограниченный срок или с часовой оплатой. Условия являются переменным фактором и зависят от объёма работы для конкретной штатной единицы, а также от возможности человека осуществлять деятельность на протяжении определённого соразмерного временного промежутка.
9. Характер работы вносится в ту же строку, что и условия трудоустройства. Внесение данных зависит от конкретной ситуации, например, при ненормированном рабочем дне или сменном графике.
10. Оплата труда. На вопрос, можно ли не указывать оклад, нормы законодательства дают однозначный отрицательный ответ. В приказе данные об оплате труда являются обязательными. Сведения заносятся на основании установленной ставки или оклада. Если установлена конкретная сумма оклада, то делается отметка «с окладом» и проставляется сумма. В случае почасовой оплаты труда фиксируют «с тарифной ставкой» и указывают сумму.
11. Основанием для составления распоряжения всегда является трудовой договор, а также заявление самого работника.
12. Визирование формы Т-1 происходит руководством компании. При отсутствии управляющего, за него это действие могут выполнить иные уполномоченные лица. Если это входит в их обязанности и при наличии соответствующего приказа.
13. Дата выхода на работу должна соответствовать фактически установленному первому рабочему дню, а также дню приёма на работу, который прописан в трудовом договоре, заявлении и трудовой книге (подробно о том, как правильно оформить запись о приеме на работу в трудовой книжке, мы рассказывали тут).

Важно: дата издания распоряжения может не совпадать с первым рабочим днём. Допустимо издавать документ заранее, но не позднее первого выхода на работу. Делать запись позднее, в течение пяти дней разрешено только в трудовую книжку сотрудника.

• Скачать бланк приказа о приеме на работу по форме Т-1
• Скачать образец приказа о приеме на работу по форме Т-1 с почасовой оплатой труда

Документ формируется в одном экземпляре. Для внесения сведений в личную карточку работника изготавливается выписка из распоряжения (узнать о том, что такое выписка из приказа о приеме на работу, а также посмотреть образец документа, можно в отдельном материале).

Ознакомление работника

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу – это распорядительный документ, который составляется работником кадровой службы с целью оформления факта приема сотрудника на работу в организацию.

Как составить приказ о приеме работника на работу

Приказ о приеме на работу может составляться в свободной форме либо с использованием унифицированных форм: № Т-1 – в случае приема на работу одного работника и № Т-1а – при приеме одновременно нескольких сотрудников. Он издается на основания подписанного трудового контракта с работником. При заполнении бланка приказа необходимо указать следующую информацию:

• наименование организации;
• номер и дата документа;
• дата приема на работу и дата окончания срока действия трудового договора (в случае срочного контракта). Если трудовое соглашение подписано на неопределенный срок, в графе «дата/период работы» ячейка «по» не заполняется;
• табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность, а также условия приема на работу и характер работы, т.е. на постоянной основе, по совместительству, в порядке перевода, для замещения временно отсутствующего сотрудника и т.п.;
• оклад (в руб.) и надбавка (в руб.) согласно штатному расписанию, продолжительность испытательного срока;
• основание приема на работу (дата и номер трудового договора);
• подписи руководителя организации либо уполномоченного лица, а также нового сотрудника в ознакомлении с приказом.

На основании данного приказа вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу, заполняется личная карточка сотрудника, открывается его лицевой счет в бухгалтерии.

Источник: working-papers.ru

Как правильно составить и зарегистрировать приказ о приеме на работу?

Трудовой договор и приказ являются необходимыми документами, оформляемыми при приеме на работу. Но если договор это соглашение равноправных сторон — работника и работодателя, то приказ это распорядительный акт руководителя. Подписывая приказ о приеме на работу, директор, или иное уполномоченное лицо, выполняет принятые на себя по трудовому договору обязанности — фактически принимает на работу сотрудника.

О том, как правильно оформить приказ о приеме на работу, и для чего нужен этот документ, будет рассказано в настоящей статье.

Для чего нужен приказ о приеме на работу

Трудовая деятельность работника начинается не с подписания трудового договора, она начинается с момента ознакомления с приказом о приеме на работу. С момента подписания приказа руководителем, новый работник включается штат организации, на него заводится личная карточка и ведется табель учета рабочего времени. Непосредственный руководитель, начальник отдела или мастер цеха, например, уже проводит нового сотрудника к его рабочему месту и объясняет первые задания. Для всех теперь ясно, что человек принят на работу в эту организацию.

Одновременно издание приказа о приеме позволяет продолжить оформление всех связанных с этим документов. Оформление приема на работу не ограничивается только приказом и договором. Работнику нужно сделать запись в трудовую книжку, внести его в штатный список, заполнить на него личную карточку и так далее. И все это делается на основании приказа.

Приказ является отправной точкой, с которой начинается трудовая деятельность сотрудника по новому месту работы. И для того чтобы эта деятельность начиналась правильно, приказ должен быть составлен в соответствии со всеми требованиями законодательства.

Как составить приказ о приеме на работу

Приказы в организациях частного сектора могут составляться как в свободной форме, так и с применением типовых форм Госкомстата РФ. Последние наиболее часто употребляются в оформлении трудовых отношений. Постановлением от 05 января 2004 года № 1 утверждены формы приказов применяемые при приеме на работу и сопровождающие трудовую деятельность работника: отпуска, командировки, переводы. Есть и форма приказа об увольнении.

Приказ о приеме на работу имеет утвержденную форму № 1. При групповом приеме на работу применяется форма для нескольких сотрудников № 1а. Если в организации или у предпринимателя применяется форма приказа составленного в произвольной форме, то в любом случае, рекомендуется ориентироваться на тот перечень сведений, который содержится в унифицированной форме. В ней в частности содержится следующая информация:

Наименование работодателя — организации, ФИО индивидуального предпринимателя

Наименование или имя работодателя позволяет идентифицировать, кому принадлежит изданный документ. Эти данные указываются в соответствии с учредительными документами организации и соответственно паспортными данными предпринимателя. В унифицированной форме предусмотрено так же присвоение кода ОКПО. Это индивидуальный код, который присваивается при регистрации организациям и предпринимателям. В приказе по личному составу его желательно указывать, так как в дальнейшем личные дела сотрудников могут быть переданы в муниципальные архивы, а данный код позволяет облегчить сортировку многочисленных документов.

Наименование документа — приказ (распоряжение)

В Трудовом кодексе РФ для данного документа так же применяется двойное наименование — «приказ (распоряжение)». Так как все-таки писать? Законодательством данный вопрос не урегулирован. Изменив название документа, не нарушишь прав работника. Каждый работодатель решает этот вопрос сам. На практике, часто применяется следующее разделение:

• единоличный исполнительный орган (генеральный директор, директор, президент компании) подписывает приказы,
• руководители структурных подразделений (в том числе директора филиалов, представительств), в чьи полномочия входит принятие кадровых решений, подписывают распоряжения.

Срок работы

Как правило, трудовые договоры заключаются на неопределенный срок. Поэтому указывается дата начала работы. Если договор срочный, указывается дата окончания работы и основание заключения договора на срок.

ФИО сотрудника

Это неотъемлемый атрибут такого приказа. Фамилия имя отчество принимаемого на работу сотрудника пишется в винительном падеже. Желательно так же указывать табельный номер сотрудника, который в дальнейшем будет фигурировать и в других документах работника, расчетном листке или табеле учета рабочего времени, например.

Должность, место работы

Необходимо указать на какую должность и место работы принимается работник. В случае если это место отличается от юридического адреса работодателя (например, в филиале, представительстве ином обособленном подразделении), то необходимо указать так же и адрес.

Характер работы

Здесь необходимо указать является ли работа основной для работника или по совместительству, полный или не полный рабочий день. Наличие вредных и опасных производственных факторов.

Оклад сотрудника

В этом разделе указывается размер оклада в соответствии с трудовым договором. Ссылка только на штатное расписание не допускается.

Основание

Основанием издания приказа о приеме на работу является трудовой договор с сотрудником. В приказе необходимо указать его номер и дату. Некоторые кадровые работники указывают в качестве основания и заявление о приеме на работу. Но в соответствии с действующим трудовым законодательством такой документ не является необходимым при трудоустройстве. Соответственно и указывать его в приказе, как и требовать от кандидата, не обязательно.

Подписи

Приказ должен быть подписан руководителем (индивидуальным предпринимателем) либо лицами, имеющими соответствующие полномочия. В течение трех дней с приказом должен быть ознакомлен и сам работник. О чем делается отметка в приказе.

Как зарегистрировать приказ о приеме на работу

Как уже было сказано приказ — это распорядительный акт руководителя организации. Непосредственно приказ не является только кадровым документом. Приказы бывают разные. Своим приказом директор может списать пришедший в негодность товар. Назначить ответственное лицо за пожарную безопасность. Утвердить новый прайс-лист.

Соответственно и составители проектов приказов и места хранения уже подписанных приказов различны. А раз так, то регистрация этих документов осуществляется в разных учетных книгах (журналах).

Как правило, в организациях принято выделять два типа приказов:

• по производству,
• по личному составу (кадровые).

В первый тип приказов включаются, обычно, все приказы, не относящиеся к кадровой работе. Как правило, их количество заметно уступает количеству приказов составляемых в связи с трудовыми отношениями. Ко вторым относятся именно трудовые приказы, на прием, увольнение, отпуска и так далее.

Регистрировать производственные и трудовые приказы в одном учетном документе не целесообразно. Поэтому если ведение кадрового учета не возложено на секретаря организации, регистрацию приказов осуществляю разные сотрудники и в разных регистрационных книгах (журналах).

В регистрационном журнале для учета приказов по личному составу рекомендуется предусматривать следующие графы:

В номер приказа рекомендуется включать буквенный идентификатор, для того что бы отличать кадровые приказы от других приказов по предприятию.

ЛС- личный состав, например № 45-ЛС

К- кадры, например № 15-К

П — персонал, например № 98-П

Кого необходимо ознакомить с приказом о приеме на работу

Помимо сотрудника принятого на работу, с приказом рекомендуется ознакомить и других работников, для которых принятие нового сотрудника имеет значение. Данный порядок не регламентируется законодательством, но многие компании придерживаются установленных ими правил в отношении этой процедуры.

Однозначно, с приказом требуется ознакомить непосредственного руководителя нового работника. Ему предстоит познакомить новичка с его коллегами, показать рабочее место и дать первые наставления и распоряжения. Так как прохождение инструктажа по технике безопасности является обязательным мероприятием при приеме на работу, то с фактом появления в компании нового работника следует ознакомить специалиста по охране труда. Тем более если сотруднику положены рабочая одежда и обувь и средства гигиены, и их выдача, в компании, зависит именно от него.

Как правило, в современных компаниях, для нового сотрудника создаются новые учетные записи для пользования корпоративными базами данных. Вновь поступивший работник должен получить пропуск для прохода на территорию компании. Соответственно с приказом должны быть ознакомлены начальники или специалисты информационной службы и службы безопасности (охраны).

Как правило, перечень лиц, которых стоит поставить в известность о приеме на работу нового сотрудника, зависит от специфики организации труда в ней и других особенностей компании.

Итак, приказ о приеме на работу нового сотрудника занимает важное положение среди кадровых документов. Он издается сразу после принятия решения о приеме на работу сотрудника и заключении с ним трудового договора. С него начинается трудовая деятельность работника. Стоит обратить внимание, что при принятии решения о выборе будущего работника из кандидатов, претендующих на вакансию, недопустима дискриминация при приеме на работу. Только при соблюдении всех этих правил, приказ о приеме на работу будет законным и обоснованным.

Источник: ipshnik.com