Как вести клиентскую базу в excel

Exel – один из самых популярных инструментов для работы с таблицами и базами данных. Создание базы клиентов в Exel может помочь в организации работы с клиентами и повышении эффективности продаж.

Шаг 1: Определение целей и параметров базы клиентов

Перед тем, как начать работу с Exel, необходимо определить цели и параметры базы клиентов. Напимер, выбрать информацию, которая будет храниться в базе, а также определить, как эта информация будет использоваться. Наиболее важными параметрами могут быть:

• Имя и фамилия клиента
• Номер телефона
• Адрес электронной почты
• Информация о заказах
• Дата оформления заказа
• Сумма заказа
• Имя менеджера, который работал с клиентом
• Примечания о клиенте

Шаг 2: Создание таблицы в Exel

Создание таблицы в Exel для базы клиентов не сложно. Прежде всего, необходимо открыть новый документ в Exel. Затем можно создать заголовки столбцов и строки, в которых будет храниться информация о клиентах. Заголовки столбцов следует назвать в соответствии с параметрами, выбранными на шаге 1.

Хватит вести клиентскую базу в Эксель

Шаг 3: Ввод данных о клиентах

После создания таблицы следует ввести данные клиентов. Для этого необходимо заполнить строки таблицы информацией из параметров списка, созданного на шаге 1. Важно внимательно отслеживать ввод данных, чтобы избежать ошибок.

Шаг 4: Применение формул

Exel позволяет применять формулы для сводных данных и расчетов. Разработчики базы клиентов могут использовать формулы для расчета общей суммы заказа клиентов или процента продаж менеджеров, например.

Шаг 5: Анализ и дальнейшее использование

После создания базы клиентов в Exel следует проанализировать ее. Анализ позволит выявить, как можно улучшить работу с клиентами и какие изменения необходимо внести в базу данных. Для дальнейшего использования базы клиентов ее можно экспортировать в другой формат, например, в формат Google Sheets.

Выводы

Создание базы клиентов в Exel – это эффективный инструмент для повышения эффективности работы с клиентами. Правильно разработанная база клиентов позволит увеличить прибыль и улучшить качество обслуживания клиентов.

• Один гражданин и его желание проникнуть в CERN
• Как делать с помощью клавиатуры всякие сердечки
• Хочу замуж за Медведева. Куда обращаться?
• А кто расскажет про Норвегию и скандинавские страны?
• Я одна ничего не делаю 80% рабочего времени? И меня мучает совесть((( Или это нормально?
• Девушки, что вы носите из верхней одежды сейчас? Москва

• Символика обезьян в культуре
• Особенности и разновидности обезьян

Источник: sovet-kak.ru

Как собрать и вести клиентскую базу?

Практически ни одна компания не может работать без информативной и хорошо структурированной базы клиентов. Грамотное управление клиентской базой – одно из обязательных условий, от которого во многом зависит не только качество коммуникации с покупателями (и значит, имидж организации на рынке), но и прибыльность бизнеса. Можно сказать, что это один из ключевых инструментов управления продажами.

Ведение клиентской базы в Excel. Грамотно и эффективно!

Что такое клиентская база? Говоря простыми словами, под клиентской базой понимают электронную базу данных, содержащую сводную детальную информацию обо всех клиентах организации или предприятия. С понятием клиентской базы данных тесно связана аббревиатура CRM (Customer Relationship Manager) или CRM-система – специализированное программное обеспечение для бизнеса, разработанное для автоматизации и более эффективного взаимодействия с клиентами на всех уровнях.

Любая клиентская база решает сразу несколько задач

• Упорядоченное хранение информации о клиентах, текущих или потенциальных.
• Сегментирование клиентской автоматизированной базы данных по разным параметрам и категориям.
• Отслеживание статистики продаж.
• Отслеживание источников появления новых заказчиков.
• Улучшение скорости и качества обслуживания, которое достигается более быстрым реагированием на покупательские запросы.
• Снижение нагрузки на менеджеров, у которых нет необходимости вести вручную учет большого количества информации.

Разные типы клиентских баз

Различают несколько типов клиентских баз данных. Этот фактор в первую очередь зависит от особенностей взаимодействия с различными группами заказчиков.

1. База активных клиентов – это сводная таблица всей информации о покупателях или заказчиках, с которыми компания уже работает. Это люди, которые регулярно покупают ваши товары и услуги, и, соответственно, приносят бизнесу стабильную прибыль. Большинство менеджеров считают, что ведению клиентской базы этого типа стоит уделять первостепенное внимание. В целом это правильно, поскольку грамотный подход к управлению активной клиентской базой способен увеличить прибыль компании – иногда в десятки раз. В то же время, нельзя недооценивать и другие виды клиентских баз – не менее важные для работы с целевой аудиторией.
2. База неактивных («мертвых») клиентов, содержащая данные о заказчиках, которые перестали совершать покупки или воспользовались услугами компании всего один раз. Также сюда можно отнести клиентов, в свое время заинтересовавшихся вашими товарами или услугами, но так и не разместивших заказ. Их ни в коем случае нельзя «списывать со счетов», поскольку грамотное ведение клиентской базы такого типа поможет понять причины длительного молчания и, возможно, мотивировать покупателей размещать новые заказы в будущем.
3. База потенциальных клиентов. Она может составляться по результатам участия организации в отраслевых мероприятиях (бизнес-выставках, семинарах), холодных звонков, а также других маркетинговых кампаний. Другими словами, потенциальные клиенты – это люди, которые еще ничего не купили, но уже знакомы с вашей компанией, брендом или конкретными продуктами. Во многих случаях персональные предложения (лид-магниты) и правильная отработка возражений позволяет перевести таких людей из потенциальной базы клиентов в актуальную.
4. База постоянных партнеров и VIP-клиентов. В нее вносятся сведения о физических и юридических лицах, которые на регулярной основе совершают крупные заказы или имеют стратегическое значение для развития вашего бизнеса. Это покупатели, с которыми уже установлены тесные (часто многолетние) партнерские отношения, и которые требуют индивидуального подхода.

Что включает в себя стандартная клиентская база?

Как правило, любая клиентская база, независимо от ее типа, включает следующую информацию о текущих или потенциальных покупателях:

• Персональные и контактные данные. Сюда входят контактный номер телефона, адрес электронной почты, название и вид деятельности с указанием сведений о руководителе (для клиентов-юрлиц). Для того чтобы работа в таблице с клиентской базой была еще более продуктивной для менеджера, в нее следует внести контакты ответственного лица, принимающего решение о покупках, а также указать удобное для звонков время.
• Детальная история контактов/взаимодействия с данным заказчиком или покупателем. Здесь обычно указываются даты и статусы заказов, особенности оплаты по каждой сделке, частота обращений в компанию.
• Анализ индивидуальных предпочтений клиента. Эта графа в клиентской базе интернет-магазина или компании поможет менеджеру правильно и своевременно отрабатывать возражения, которые могут возникнуть у заказчика в процессе совершения новых сделок. Сюда также можно добавить список самых частых вопросов, задаваемых клиентом о характеристиках покупаемых товаров или особенностях сервиса.
• Помимо этого, база клиентов может содержать неформальные сведения – данные, которые, по сути, не имеют отношения к покупкам, но при этом помогают менеджерам выстраивать более доверительные отношения с заказчиками. Например, в таблицу можно добавить дни рождения или даты профессиональных праздников, ведь поздравление с ними – это прекрасный повод лишний раз напомнить о компании и бренде.

В чем лучше вести базу клиентов?

Это еще один вопрос, которым задаются начинающие предприниматели. Некоторые компании по-прежнему предпочитают вести клиентскую базу в экселе. Несмотря на то, что такие электронные таблицы имеют определенные преимущества, они вряд ли будут наилучшим вариантом для бизнеса с большим количеством клиентов.

Кроме того, клиентская база в Excel или других офисных программах (например, Access или Google Sheets) имеет довольно ограниченный функционал. В частности, в электронных таблицах отсутствует возможность анализировать статистику по ЦА. Кроме того, эксель-базы неудобны для одновременной работы нескольких менеджеров. Не стоит забывать и о том, что информация о заказчиках (часто стратегически важная для бизнеса) в этом случае недостаточно защищена, а значит, ей теоретически могут воспользоваться конкуренты или злоумышленники.

Более «продвинутый» вариант сбора базы клиента, а также обработки такой информации – всевозможные CRM-системы. Это комплексное программное обеспечение, которое помогает менеджеру быстро найти детализированную информацию по каждому заказчику, а также получить развернутую аналитику в случае такой необходимости. Формирование клиентской базы в CRM-системе имеет много неоспоримых преимуществ:

• Программа хранит структурированную информацию о каждом клиенте. При этом в CRM может формироваться как база потенциальных клиентов, так и информация о заказчиках, с которыми компания уже работает длительное время.
• CRM-система помогает анализировать продажи и лиды, а также легко отслеживать количество закрытых сделок с клиентом в режиме реального времени. Кроме того, это самый простой метод анализа конверсии на каждом из этапов воронки продаж.
• Кроме того, автоматизированная клиентская CRM-база – это возможность анализировать эффективность работы каждого сотрудника для начальника отдела продаж или руководителя направления.

Еще одна причина, по которой B2B и B2C-бизнес активно переходит на CRM – безопасность информации. Все данные в системе надежно защищены от несанкционированного доступа. В свою очередь, гибкие настройки пользовательских прав гарантируют, что ценные сведения о клиентах узнают только те сотрудники компании, у которых есть на это полномочия. После увольнения менеджеры не имеют права доступа к базе клиентов. Соответственно, шансы на то, что информация попадет в руки конкурентов, крайне низкие.

Как набрать базу клиентов с нуля?

Компании, который только начинают вести свою бизнес-деятельность, часто интересуются: как самостоятельно создать клиентскую базу с нуля. На первый взгляд может показаться, что клиентская база с нуля – чрезвычайно сложная и трудоемкая задача, на которую уйдет не один месяц. В то же время, в арсенале современных менеджеров и маркетологов имеется сразу несколько высокоэффективных инструментов, которые помогут решить такую задачу.

• Регулярное посещение профильных отраслевых мероприятий: бизнес-выставок, семинаров, конференций, презентаций. Пожалуй, это один из наилучших способов найти новых клиентов – особенно в том случае, если ваша компания работает в секторе B2B.
• Активное присутствие в социальных сетях, а также на профильных интернет-площадках. Разумеется, при этом придется позаботиться о том, чтобы контент отвечал требованиям потенциальных покупателей, а также был интересным и полезным для них.
• Еще один популярный способ нарабатывать клиентскую базу – так называемые лид-магниты. Так называют бесплатные персональные предложения для новых пользователей (то есть, потенциальных клиентов), которые редко готовы покупать сразу – «здесь и сейчас», но имеют все шансы стать постоянными покупателями в будущем. В качестве лид-магнитов можно использовать бесплатные материалы (например, электронные книги или чек-листы), купоны на скидки, а также любые другие подарки, которые могут заинтересовать человека, теоретически готового купить ваш товар или услугу. Как правило, для получения подарка, используемого в качестве лид-магнита, пользователю необходимо заполнить специальную онлайн-форму, при помощи которой и составляется база потенциальных клиентов.

Отдельно хотелось бы упомянуть пару способов, которые будут недостаточно эффективными при составлении собственной клиентской базы с нуля:

1. Холодные звонки. Несмотря на то, что некоторые компании по-прежнему пользуются этим методом, он считается довольно трудоемким. Кроме того, холодные звонки традиционно демонстрируют самые низкие показатели конверсии – в особенности в том случае, если компания недостаточно четко видит портрет собственной целевой аудитории. Впрочем, опытные менеджеры по продажам весьма искусно используют такой инструмент, и во многих случаях холодные звонки действительно приносят результаты.
2. Некоторые компании, которые не совсем четко представляют, как собирать базу клиентов самостоятельно, предпочитают покупать готовые базы данных. Во многих случаях это действительно работает – при условии того, что вы обращаетесь к профессионалам. Однако не следует забывать, что в интернете есть недобросовестные сервисы, заведомо продающие базы с «мертвыми» номерами телефонов и адресами электронной почты.

Сразу же оговоримся: независимо от выбранного метода и стратегии, формирование клиентской базы с нуля требует понимания портрета целевой аудитории. В первую очередь необходимо иметь четкое представление о том, кто ваш клиент, в чем его основные потребности и боли. Кроме того, обязательно следует учитывать специфику и нюансы каждого вида бизнеса – даже в том случае, если ваш продукт достаточно универсален и рассчитан на широкую целевую аудиторию.

Что такое оценка и анализ клиентской базы?

Базу клиентов важно не только грамотно составить, но еще и регулярно анализировать на предмет разных факторов. Такой анализ помогает получить представление о каждом покупателе и совершаемых им действиях, а также прогнозировать его поведение во взаимоотношениях с вашей компанией в будущем.

Современные CRM-системы предлагают несколько моделей, позволяющих бизнесу анализировать клиентские базы для более эффективной работы с ними:

1. RFM-анализ (аббревиатура расшифровывается как Recency Frequency Monetary). Эта технология позволяет не только успешно сегментировать, но и прогнозировать поведение покупателей, основываясь на их действиях (то есть, взаимодействии с компанией) в прошлом. При этом информация о заказчиках анализируется одновременно по трем факторам: фиксации новых действий со стороны клиента, частоте совершения покупок, а также объему выручки. Согласно RFM-модели, чем меньше времени прошло с последней покупки, тем более лоялен покупатель к бренду или конкретному продукту.
2. ABC-анализ. Это один из самых популярных методов анализа клиентских баз, который используют в первую очередь для ранжирования покупателя по степени важности/приоритетности для компании. В его основе лежит знаменитый принцип Парето, а все клиенты, присутствующие в CRM-базе компании делятся на три группы: наиболее ценные (приоритетные), «промежуточные», а также наименее ценные. Проанализировав данные подобным образом, можно получить реальное представление о том, какая тактика будет наиболее эффективной для работы с каждой из трех упомянутых категорий.

Особенности ведения клиентской базы

Само по себе наличие информативной клиентской базы – далеко не залог успеха. Для того чтобы грамотно выстраивать бизнес-стратегию, развивая отношения с актуальными и потенциальными клиентами, с CRM-системой необходимо регулярно работать. В первую очередь, покупателей необходимо сегментировать, используя один из способов оценки и анализа, описанных в предыдущем разделе. В частности, клиентов стоит обязательно сегментировать по степени лояльности к бренду/продукту, частоте размещения заказов, интересу, проявляемому к тем или иным товарам и услугам.

Возможности CRM-системы стоит использовать по максимуму, внося в базу как можно больше информации, которая поможет работать с каждым клиентом. Кроме того, базу нужно регулярно поддерживать в актуальном состоянии, вовремя внося все изменения (и это касается не только контактных данных).

Не стоит забывать и о безопасности информации. Практически все современные CRM-системы обладают встроенной многоуровневой защитой, инструменты которой обеспечивают безопасную работу с данными. Помните о настройках пользовательских прав: право на экспорт данных из системы должно быть исключительно у уполномоченных сотрудников. Некоторые компании весьма радикально подходят к вопросу защиты информации из клиентской базы, устанавливая для сотрудников юридическую ответственность за нарушение правил работы с ней. Также стоит позаботиться об установке эффективных антивирусных программ, которые обеспечивают максимальную степень защиты конфиденциальной и ценной бизнес-информации.

Какими возможностями обладают CRM-системы?

Функционал базы во многом зависит от выбранной CRM-системы. При этом у менеджеров есть возможность использовать только те инструменты и функции (таблицы, поля, вычисления, графики отчетности), которые действительно необходимы компании для работы с клиентами. В частности, сюда входят возможности создания расширенных клиентских карточек, формирования счетов на оплату, составления различных графиков и диаграмм. Большинство CRM-систем имеют встроенные формулы для быстрого автоматического расчета различных значений, что позволяет получить наглядное представление о том, какой объем покупок совершает клиент, и какую прибыль он приносит компании.

Источник: femida-search.ru

Как вести клиентскую базу в excel

• Аренда аккаунта
• Коробочная лицензия
• Услуги по внедрению
• Модули

• Магазин готовых решений
• Магазин дополнений
• Заказать персональную CRM
• Разработчикам
• Экспресс-конструктор
• Отправить предложение

• Видеокурс конфигуратора
• Все курсы

• Аренда аккаунта
• Покупка лицензии
• Апгрейд лицензии
• Техподдержка!
• Доп. услуги

• Магазин готовых решений
• Магазин дополнений
• Заказать персональную CRM
• Разработчикам
• Экспресс-конструктор
• Отправить предложение

• Видеокурс конфигуратора
• Все курсы

ООО «Клиентская база»

Попробуйте первые 14 дней бесплатно

Уроки по изучению программы

В этом уроке мы научимся создавать собственные документы, в которых будут использоваться данные из нашей базы. Эти документы можно редактировать и распечатывать.

Шаблоны печати

В нашей CRM программе вы можете создавать любые шаблоны печати. Например, вы можете выписывать счета, акты о выполненных работах, заполнять типовые договора, пользуясь данными из таблиц. В шаблоне печати задается общий вид документа и отмечается, куда в этом документе нужно вставить значения полей таблицы.

Шаблоны печати в системе «Клиентская база» позволяют не только распечатывать документы, но и сохранять их в форматах rtf, odt (OpenOffice), docx (Word 2007), xls, pdf. На этом уроке мы научимся создавать шаблоны в формате xls (при создании шаблонов xls для нашей программы рекомендуем использовать Excel 2007). Важно: На данный момент значения из подтаблиц могут некорректно отображаться в версии Microsoft Office 2013. Если Вы столкнулись с такой проблемой, попробуйте открыть сформированный файл в другом текстовом редакторе (например, Libre office или Open office).

Создание шаблонов печати на основе документа Excel

1. Сначала необходимо подготовить документ в программе Excel. Разместите в нем необходимый текст и таблицы. Места, куда должны будут подставляться значения из таблиц CRM «Клиентской базы», оставьте пока пустыми. В документе также можно использовать изображения, их необходимо вставить в сам файл Excel, из поля программы изображения подтягиваться не будут.

Важно: В шаблонах печати Excel можно использовать только изображения в формате «png», «jpg», в противном случае изображения при печати выводиться не будут! Сохраните документ, но не закрывайте – в дальнейшем нам еще нужно будет его редактировать. Вы также можете скачать шаблон любого Excel документа из интернета. Возьмем, для примера, счет-фактуру нового формата.
2. Теперь в программе «Клиентская база» перейдем в «Настройки» — «Конфигурация». 3. Выберите категорию «Документы», затем перейдите в таблицу «Счет-фактура». Перед вами отобразится окно с настройками, здесь нажмите на кнопку «Шаблоны печати». 4.

Вы увидите список уже имеющихся шаблонов. Нажмите на кнопку «Добавить шаблон». 5. В окне «Создание шаблона» сначала нужно ввести имя шаблона. Затем выбрать формат шаблона. Выбираем «xls».

6. Далее необходимо выбрать файл, с которым мы будем работать. Нажимаем «Загрузить».
7. Итак, файл загружен. Мы видим, что появился список полей, которые мы можем использовать в шаблоне. Теперь нужно в нашем файле Excel разместить шаблоны полей в тех местах, куда должны подставляться значения из базы. Для этого в окне «Создание шаблона» есть список всех полей, которые можно разместить в шаблоне.

Копируем из списка название поля целиком, включая фигурные скобки, и вставляем в Excel файл в нужное место. Обратите внимание: вы можете использовать поля не только из текущей таблицы, например , но и любые поля из связанных таблиц — они пишутся через точку, например, . Задайте ячейкам нужный формат, чтобы Excel корректно отображал данные.

Например, ячейкам, в которых должен выводиться ИНН или КПП, лучше задать текстовый формат, т.к. Excel может воспринять номер ИНН как слишком большое число и выводить его некорректно. 8. После того, как мы разместили в xls файл все нужные поля, сохраняем его. Шаблон готов. Теперь нужно подгрузить заново готовый шаблон.

Опять нажимаем «Выбрать файл», выбираем наш xls-файл, нажимаем «Загрузить». Наш шаблон с уже вставленными в него переменными загружен. 9. Теперь мы можем настроить ориентацию страниц шаблона: альбомную или книжную. После этого задаем размер страницы нашего шаблона, выбрав его из предустановленных и нажимаем на кнопку «Сохранить».
Примечание. В целях безопасности редактировать шаблоны печати с расширением xls могут только пользователи с правами администратора. 10. Распечатать в программе можно несколькими способами. Например, переходим в таблицу, выбираем запись.

В режиме просмотра нажимаем кнопку «Дополнительно», открывается кнопка «Распечатать». Или находясь в таблице отмечаем галочками одну или несколько нужных записей, а затем нажимаем на кнопку «Распечатать» на верхней панели. Выбираем наш шаблон печати.

По умолчанию имя файла совпадает с названием шаблона печати. Данный файл будет сохранен на вашем компьютере в той папке, которая указана для вашего браузера, как папка для загружаемых файлов. Всё, документ готов. Можно его открыть и убедиться, что в нем проставлены значения полей из базы.

Используя наш список переменных, вы также можете свободно работать с данными из подтаблиц. Это часто бывает нужно при печати бухгалтерских документов, где используются позиции актов, позиции счетов и т. д. В случае если вы будете использовать в шаблоне переменные из подтаблицы, которая содержит несколько строк, то все значения, соответствующие основной записи при печати будут вставлены автоматически. Вот так будет выглядеть счет со скидками, распечатанный вместе с позициями:

Создание шаблонов в формате xlsx

Шаблоны печати, созданные в формате xls, могут иметь проблемы с отображением в новых версиях Microsoft Office Excel версий старше 2007. Если вы столкнулись с такой проблемой: 1. зайдите в настройки проблемного шаблона в КБ (настройки таблицы — Шаблоны печати) и скачайте его по кнопке «Скачать файл» 2. откройте скачанный шаблон в Microsoft Office Excel и сохраните его в формате xlsx 3. создайте новый шаблон печати в программе, выбрав формат xlsx ( Excel версии от 2007) и сохраните его. Настройки шаблона формата xlsx идентичны настройкам шаблонов xls.

Функции для использования в xls-шаблонах

Шаблоны полей, условия, функции в ячейки xls-файла нужно вставлять в фигурных скобках, например, <Наша компания.Адрес>. Внутри фигурных скобок можно использовать круглые скобки, например, <(Сумма*(1+Наша компания. Ставка НДС/100))>

ПрописьюДата(Дата) — предназначена для вывода даты прописью. Например: Если поле «Дата» имеет значение «21.11.12», функция Прописью(Дата) будет возвращать значение «21 ноября 2010г».
ПрописьюМесяц(Дата) — предназначена для вывода месяца прописью. Например: Если поле «Дата» имеет значение «21.11.12», функция ПрописьюМесяц(Дата) будет возвращать значение «ноября». ДатаЧисло(Дата) — возвращает значение числа. Например: Если поле «Дата» имеет значение «21.11.12», функция ДатаЧисло(Дата) будет возвращать значение «21».
ДатаМесяц(Дата) — возвращает значение месяца. Например: Если поле «Дата» имеет значение «21.11.12», функция ДатаМесяц(Дата) будет
возвращать значение «11».
ДатаГод(Дата) — возвращает значение года. Например: Если поле «Дата» имеет значение «21.11.12», функция ДатаМесяц(Дата) будет возвращать значение «2012».
ЧислоФормат(Шаблон поля) — возвращает число с двумя знаками после запятой с округлением. Например, ЧислоФормат(3.068) возвращает 3,07. ЧислоФормат(Шаблон поля,n) — возвращает число с n-знаками после запятой с округлением. Например, ЧислоФормат(3.068,1) возвращает 3,1.

ЧислоФормат(Шаблон поля,n,1) — возвращает число с n-знаками после запятой с округлением и с разделением разрядов. Например, ЧислоФормат(35200.068,2,1) возвращает 35 200,07.
ПрописьюРублей(Шаблон поля) — возвращает значение числа прописью в рублях и копейках. Например, ПрописьюРублей(3.068) возвращает «три рубля 07 копеек». ПрописьюРублей(Шаблон поля, », ‘none’ ) — возвращает значение числа прописью в рублях без копеек. Например, ПрописьюРублей(3.23, », ‘none’) возвращает «три рубля».

Имя_Подтаблицы.НомерСтроки — возвращает значение номера строки в подтаблице. Например, если нужно вывести в табличном виде все строки подтаблицы «Позиции Счета», то в ячейке, в которой должен выводиться номер строки, нужно прописать . КоличествоСтрок(‘Имя_подтаблицы’) — возвращает значение количества строк в подтаблице. Например, если после распечатанных в табличном виде позиций счета необходимо вывести общее количество строк, то в ячейке нужно прописать: Всего наименований <КоличествоСтрок(‘Позиции счета’)>Кроме того, там где это уместно, можно использовать функции Excel и задавать формат ячеек.

Задание условий

Условия в ячейках xls-файла можно добавить с помощью краткой записи условного оператора if php. Cинтаксис краткой записи условного оператора if: expression ? true_value : false_value То есть сначала записываем наше условие, которое нужно проверить, затем ставим вопросительный знак, после этого то значение, которое должно быть подставлено, в случае если проверка прошла успешно и условие выполнилось, потом двоеточие и то значение, которое должно быть подставлено, если условие не выполнилось. Все выражение заключается в скобки фигурные и круглые. Например:
<(Наша компания.Ставка НДС Наша компания.НДС включен в стоимость == ‘Да’?(Позиции счет-фактуры.Цена*(1-(Наша компания.Ставка НДС/(100+Наша компания.Ставка НДС)))):Позиции счет-фактуры.Цена)>

Возможность печати многостраничных документов

• Лист №1 — это лист, где будет содержаться тело шаблона. Назовем его, например, «Body»;
• Лист №2 — это лист, где будет указываться общий заголовок всего документа. Назовем его «Header»;
• Лист №3 — это лист, где будет указывается общий подвал шаблона. Назовем его «Footer»;
• Лист №4 — это лист, где будет указываться заголовок отдельно взятой страницы. Назовем его «Table header»;
• Лист №5 — это лист, где будет указываться подвал отдельно взятой страницы. Назовем его «Table footer».

Важно: Порядок листов, указанных здесь нарушать нельзя. это приведет к некорректной печати шаблонов.

Распределим все данные по листам шаблона. После распределения, загрузим шаблон обратно в программу и на выходе мы получим шаблон, скомпонованный из листов документа. Например, компоновка при печати шаблона на два листа будет происходить следующим образом:

• Лист №2
• Лист №4
• Лист №1
• Лист №5
• Лист №4
• Лист №1
• Лист №5
• Лист №3

• Header;
• Table header;
• Body;
• Table footer;
• Table header;
• Body;
• Table footer;
• Footer.

При добавлении такого шаблона, состоящего из пяти листов, необходимо проставить галочку в графе «Разрыв строк» для корректного отображения документа при печати.

Давайте разберем создание сложного многостраничного документа на примере шаблона ТОРГ-12. Мы хотим, чтобы при печати накладной она выглядела следующим образом:

Теперь нам нужно разделить этот документ на части: заголовок документа, окончание (подвал) документа, его основная часть (тело шаблона), а также заголовок и подвал таблицы, которая будет повторяться на нескольких страницах документа (перечень позиций накладной).

Итак, в качестве заголовка документа мы отмечаем то, что будет в начале первой страницы документа и больше нигде повторяться не будет. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №2 — Header.

В качестве подвала документа мы выделяем то, что будет в самом конце последней страницы документа. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №3 — Footer.

Далее выделяем заголовок таблицы — это та часть, которая должна быть напечатана на каждой странице документа, содержащей данные. То есть, если у нас будет много позиций по накладной, то часть из них будут перенесены на вторую страницу, в начале которой тоже должен стоять заголовок таблицы с названиями столбцов. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №4 — Table header.

Теперь давайте посмотрим на окончание (подвал) таблицы (на рисунке выделен фиолетовый цветом), которая должна быть также на каждой странице, но в отличие от заголовка располагаться не до, а сразу же после основной части. В примере с шаблоном печати по форме ТОРГ-12 это одна строка итога. Шаблон этой части должен быть расположен на листе №5 — Table footer.

Затем обратим внимание на ту часть, которая является основной. В нашем примере — это непосредственно сами позиции накладной. На каждой странице эти данные будут обрамлены сверху той частью, которая помещена в лист «Table header», а снизу той частью, которая размещена в листе «Table footer». Шаблон этой части должен быть расположен на листе №1 — Body. Данные из этой части дублироваться не будут.

Примечание: Указанные названия для листов в файле шаблона выбраны для удобства, вы можете их переименовать, если это необходимо. На печать шаблона это не повлияет.

Скачать или посмотреть шаблон готового многостраничного документа из нашего примера Вы всегда можете в нашей демонстрационной версии по следующей ссылке — http://demo.clientbase.ru/forms.php?table=53adminedit

Функции для использования в многостраничных xls-шаблонах

В сложных многостраничных шаблонах используются несколько дополнительных функций, связанных с особенностями суммирования не по всему документу, а по конкретной странице. Так же как и для обычных функций в xls-шаблонах данные функции нужно вставлять в фигурных скобках, внутри фигурных скобок можно использовать круглые скобки.

Печать.СтрНомер — предназначена для вывода номера страницы документа.
CуммаПоПолюНаСтраницеМинусНДС(Сумма,Отправитель.НДС включен в стоимость,Отправитель.Ставка НДС) — предназначена для вывода суммы по столбцу данных за вычетом НДС, считает сумму для конкретной страницы.
— Сумма — название поля, по которому необходимо посчитать сумму;
— Отправитель.НДС включен в стоимость — название поля, в котором содержатся данные о том включен НДС в стоимость или нет, по нему система определяет нужно ли вычитать из суммы ставку НДС;
— Отправитель.Ставка НДС — название поля со значением ставки НДС в процентах, необходимо для подсчета и вычета.
CуммаПоПолюНаСтраницеНДС(Сумма,Отправитель.НДС включен в стоимость,Отправитель.Ставка НДС) — предназначена для вывода суммы НДС по значениям на конкретной странице.
— Сумма — название поля, по которому необходимо посчитать сумму
— Отправитель.НДС включен в стоимость — название поля, определяющее вычитать ли сумму НДС из стоимости (должно быть Да или Нет), если он включен или если НДС не включен в стоимость, то сумма должна остаться неизменной.
— Отправитель.Ставка НДС — название поля со значением для вычета в процентах
CуммаПоПолюНаСтранице(Сумма) — предназначена для вывода суммы по выбранному полю
— Сумма — название поля, по которому необходимо посчитать сумму

Примечание: Функции, которые считают суммы по странице нельзя помещать в какой-либо другой лист, кроме Листа № 5 — Table footer.

Давайте разберем их применение также на примере ТОРГ-12:

Примечание: Если необходимо добавить шаблон печати, в котором на каждой странице документа будут повторяться верхняя (заголовок) и нижняя (подвал) части, то в файле шаблона достаточно оставить три листа: Лист №1 — Body, Лист №2 — Header и Лист №3 — Footer. Однако, в таком шаблоне нельзя использовать функции расчета по странице. Теперь если включить параметр «Разрыв строк», то в случае многостраничного документа шапка и подвал будут напечатаны на каждой странице. Если параметр «Разрыв строк» не включить, то шапка будет только на первом листе, а подвал только на последнем.

Источник: clientbase.ru