Как ведутся личные дела работников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение личных дел в 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

Как оформить личное дело работника?

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Документы для личного дела работника и его формирование

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни.

Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить

Министерства юстицииРоссийской Федерации

Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.

Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения. Подача документов Берем все на себя.

Составление. Сбор необходимого пакета документов.

Какие документы должны быть в личном деле (далее – ЛД) сотрудника в 2021 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются в полном объёме.

Раскрыть эту тему для Читателей сайта «» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы.

Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

Получите БЕСПЛАТНУЮ помощь квалифицированного юриста! Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2021 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях.

Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы. – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности.

Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала. Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст.

42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

1. работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.
2. руководители структурных подразделений и их заместители;
3. работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
4. работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
5. руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
6. главные (ведущие) специалисты;

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Инструкция минтруда по ведению личных дел сотрудников 2021

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2021 году входят такие основные бумаги как:

1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
5. акты нарушения трудовой дисциплины;
6. объяснительные, а также докладные записки;
7. приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

1. военный билет;
2. ИНН;
3. паспорт и копии его страниц;
4. СНИЛС;
5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Дополнительная информация: Как продать машину без ПТС законно?

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Важно: стоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2021 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

Как оформить титульный лист личного дела работника – образец

Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.

Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

• какие документы входят в состав ЛД;
• кто формирует ЛД;
• где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

• все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
• документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
• ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

В состав личного дела могут входить следующие документы:

• личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
• копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
• заявление работника о приеме на работу;
• один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
• копия приказа о приеме на работу;
• заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
• документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
• отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
• копия приказа об увольнении;
• заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

• они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
• если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
• если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
• как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

• на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
• трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

• Личное дело: что это такое и зачем вести
• На кого оформлять
• Кто обладает допуском к делам
• Предоставление дел правоохранительным органам
• Оформление личного дела
• Что должно быть в личном деле сотрудника
• Образцы и бланки документов для личного дела
• Порядок ведения дел
• Журнал регистрации: как вести
• Электронное личное дело
• Как поступать с делами уволенных сотрудников
• Заключение

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

• резюме, составленное соискателем для вакансии;
• бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

1. военный билет;
2. ИНН;
3. паспорт и копии его страниц;
4. СНИЛС;
5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Важно: Cтоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

• школа
• документы
• рекомендации
• закон
• законопроект

1. Из чего складывается зарплата учителя
2. Как изменится зарплата учителя в 2020 году
3. Родителям
4. Мнение учителей
5. Тест «Насколько вы экологичны»

Работодатель с учетом специфики организационной деятельности образовательного учреждения разрабатывает и утверждает локальный нормативный акт – положение о личных делах работников школы. Этим актом регламентируется процедура ведения личных дел. Ответственным за нее назначается, как правило, сотрудник кадровой службы. Эта обязанность утверждается приказом директора или оговаривается должностной инструкцией.

Как правило, ведение личных дел работников школы осуществляется в следующем порядке:

1. Личное дело работника школы заведите после того, как трудовой договор подпишут обе стороны и будет издан приказ о зачислении нового сотрудника в штат.
2. Оформите титульный лист. На нем укажите номера фонда, описи и дела в соответствии с утвержденной в школе номенклатурой дел, а также заголовок, наименование образовательного учреждения, фамилию, имя и отчество педагога, даты открытия и завершения дела, срок его хранения.

• базового оклада (за 18 часов в неделю);
• доплат за расширенный объем работы (дополнительные часы, внеклассная работа, классное руководство и др.);
• стимулирующих выплат (за высокие показатели, применение передовых образовательных методик и за другие особые заслуги).

Согласно президентским майским указам 2012 года, зарплаты педагогов среднего образования власти должны были довести до уровня средней зарплаты по регионам уже к 2018 году. На самом деле выполнение данного распоряжения по всем регионам прошло неравномерно. Но после выхода указа главы государства в мае 2019 года произошли некоторые корректировки.

Они касаются мер по совершенствованию алгоритма расчета заработных плат работникам бюджетного сектора. Согласно решениям, принятым во исполнение этого распорядительного документа, повышение зарплаты учителям в 2020 году будет происходить также с 1 января, но уже по схеме «размер годовой инфляции + 2 %». Отчетное время для проверки исполнения указа тоже названо – это будет апрель 2020 года.

1. Базового оклада (за 18 часов в неделю);
2. Доплат за расширенный объем работы (дополнительные часы, внеклассная работа, классное руководство и др.);
3. Стимулирующих выплат (за высокие показатели, применение передовых образовательных методик и за другие особые заслуги).

Ввиду того, что финансирование образования – дело регионального бюджета, получается, что в разных регионах эта задача решается неодинаково. Определение размера базовой ставки оклада педагога целиком находится в компетенции региональных законодателей, хотя назначение ее происходит на основе рекомендаций органов федерального уровня.

Личное дело работника школы: как вести и хранить

Ввиду того, что финансирование образования – дело регионального бюджета, получается, что в разных регионах эта задача решается неодинаково. Определение размера базовой ставки оклада педагога целиком находится в компетенции региональных законодателей, хотя назначение ее происходит на основе рекомендаций органов федерального уровня.

Ведение личных дел не является обязательным, однако многие организации добровольно этим занимаются, и это не случайно. Личные дела – это удобный инструмент для кадровой службы, позволяющий собрать всю информацию о каждом сотруднике в отдельную папку. Это обеспечивает не только надлежащее хранение документов, но и их быстрый поиск.

Закон обязывает вести личные дела только муниципальных и государственных предприятий.

Если организация в добровольном порядке решается вести на своих работников или на их часть (например, руководящий состав) личные дела, то данную обязанность нужно закрепить во внутреннем локальном нормативном акте.

Ведением личных дел обычно занимает работник кадровой службы.

Само по себе личное дело представляет папку с документами. Срок хранения личного дела очень длительный – 75 лет для рядового персонала и постоянно – для руководящего. Поэтому хранение необходимо обеспечить на должном уровне, в соответствии со всеми правилами хранения в архивах.

Прежде всего, нужно выбрать безопасное место, куда не смогут добраться посторонние.Это может быть несгораемый сейф. Воздух в помещении должен соответстовать нормам по температуре и влажности.

Доступ к личному делу может быть только у того круга лиц, который обозначил руководитель в своем распоряжении. При этом сам работник со своим делом может ознакомиться в любое время.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками.

В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер.

Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Положение о ведения личных дел сотрудников школы

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. Что должно быть в папке

1. аттестационные листы;
2. копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
3. автобиография сотрудника;
4. личный листок по проведению учета кадров;
5. личные заявления, подаваемые сотрудником;
6. результаты пройденных медосмотров;
7. должностная инструкция сотрудника;
8. отзывы должностных лиц о специалисте;
9. полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
10. составленное заявление о приеме на должность;
11. анкета;
12. трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
13. внутренняя опись всех документов дела;
14. дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
15. лист-заверитель дела.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета.

ЭPИ╙~]чM·$Ъ?щCш:р-┤?AЎщ!дoЕv▓hc╕o ЧГд√ Ж┐J·/│рЎ▒?ф√6/╛Ё2Цк[єw6[Зj╤Io]гЩи зШ▌d0Г┴`0Г┴`,┤уЁ├fы└`0█ф╗aO│u`0▐lи╙l Г▒T╤Ъ┐c-╠WG┤WAъП╤CЫ.М╡л*-й┐_/й├DэXH╓¤;n╧BКшGЧIВЩ╘_?Hы╗Ч╘aRўI▌╒^!в;н╖$M7А■ x╔Вщ;t7azъ7ая┬uиаг·ёрr>ф╗сн(ўа/> После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить: проверить наличие всех документов; проверить хронологию бумаг в папке; сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором)

Она должна охватывать:

1. процедуру увольнения (заявление и приказ).
2. период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
3. процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

1. справки о медосмотрах;
2. анкеты и резюме;
3. копия приказа о приеме на работу и т. д.;
4. трудовой договор;
5. копия трудовой книжки;
6. заявление о приеме на работу;
7. дополнительные соглашения к трудовому договору;
8. копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
9. копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
10. должностная инструкции;
11. представляемые и формируемые при поступлении на работу:
12. копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
13. анкеты и резюме;
14. рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
15. медицинские справки;
16. заявление о приеме на работу;
17. трудовой договор;
18. копия приказа о приеме на работу и т. д.;
19. рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
20. копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т.

Похожие записи:

• Рассчитать пени по ндфл калькулятор 2021
• Какие документы нужны для эстонской визы 2021
• Документы для вступления в права наследования к нотариусу

Источник: lawyers-law.ru

Состав личного дела работника в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Состав личного дела работника в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Формирование личного дела работника

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. Формирование в процессе трудовой деятельности На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека.

Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

• поступление новых бумаг;
• изъятие листов;
• замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

• наименование организации;
• структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
• номер личного дела;
• заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
• дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
• дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
• количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
• срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

• личная карточка по форме Т-2;
• анкета;
• резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копия приказа о приеме на работу;
• трудовой договор;
• копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

• номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
• графу «порядковый номер документа»;
• графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
• графу «дата документа»;
• графу «заголовок документа»;
• графу «дата включения документа в личное дело»;
• графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

• они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
• если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
• если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
• как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там.

Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Как заполняется листок по учету кадров?

Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
– на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
– не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;
– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
– в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
– в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
– в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
– в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

1. Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
2. Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
3. Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
4. Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
5. Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
6. Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
7. Автобиография.
8. Характеристика на работника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Похожие записи:

• Начало течения срока исковой давности по ничтожной сделке
• За сколько метров до пешеходного перехода можно парковаться в РФ 2023
• Заявление на гражданство РФ по браку в 2023 году

Источник: zolreg.ru

Документы по личному составу

Документы по личному составу помогут составить подробную родословную. Получить личное дело родственника можно по месту его работы. Образец в статье.

Опубликовано: 08.08.2019 Рубрика: Учет населения

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Какие существуют документы по личному составу

До революции

Информация о ваших предках может храниться в следующих видах документов.

Женские документы по личному составу

Отличительная особенность дореволюционных документов — оформление только на мужчин.

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей, когда требовалось указать состав семьи.

Были и другие случаи.

• Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
• При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
• Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Документы по личному составу после революции

После революции в отношении женщин ситуация изменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

• ФИО,
• Пол,
• год рождения,
• социальное положение,
• Национальность,
• Союзный стаж,
• Партийный стаж,
• Стаж активной работы,
• Масштаб союзной работы,
• В который раз выбирается в состав этого комитета,
• Где и в качестве кого работал до этого съезда,
• Где и в качестве кого работает в данный момент,

Личное дело

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

1. Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
2. Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
3. Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
4. Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
5. Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
6. Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
7. Автобиография.
8. Характеристика на работника.

Анкеты ответственных работников

Анкеты ответственных партийных работников заводились на каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкеты кандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

• Фамилия, имя отчество.
• Возраст.
• Основная профессия.
• Состав семьи.
• Национальность.
• Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Достоверность сведений из анкеты

В 1920-х годах, когда только вводились анкеты, сотрудники довольно честно указывали свое сословное происхождение, род занятий родителей и службу в армии.

После 1930 года информацию в анкету вносят сдержано и очень осторожно. Указать, что отец был почетным гражданином, потомственным дворянином или хотя бы имел торговую лавку было равносильно приговору. Поэтому писали что-то вроде «из рабочих» или «крестьянин», что являлось правдой, но договаривалось лишнего.

Как запросить личное дело на работе родственника

1. Прежде чем составлять запрос, нужно узнать где и в какие годы работал ваш родственник.
2. Узнав название организации, проверяем: существует она сейчас или нет.
3. Архивные личные дела могут храниться в организации или в городском (районном, региональном) архиве, в зависимости от размеров организации.

Работа вашего родственника всё еще существует. Самое простое – позвонить в отдел кадров и спросить про сохранность личного дела. Не забудьте уточнить, что вам нужна эта информация для семейного пользования и написания книги о человеке.

Предприятие реорганизовано или закрыто. Его документы передаются в архив ближайшего населенного пункта. Там и стоит спрашивать (посмотреть на сайте или написать запрос бумажным письмом или по электронной почте).

Проверьте опись фондов на сайте архива, там будут указаны названия организаций, чьи документы находятся в архиве.

На официальный письменный запрос архив ответит в течение 30 дней.

Образец заявления, чтобы получить личное дело родственника

Шапка заявления

• Директору ООО «СЗ»
• Адрес организации
• Телефон
• Email
• ФИО заявителя
• Паспортные данные (без них могут не ответить)
• Домашний адрес с индексом.
• Контактный телефон
• Email

«Запрос о предоставлении копий документов«

Краткая информация о родственнике

Моя бабушка, Иванова (в девичестве Петрова) Александра Николаевна (1938г.р.), и мой дед, Иванов Иван Иванович (1938г.р.), работали на Заводе (полное название завода или предприятия) г.В, предположительно, в 1959-1961гг. Должности и точное место их работы мне не известно. (место работы известно из сохранившихся старых писем от сестры Иванова И.И., поэтому даты являются лишь предположением).

Цель вашего запроса

Я занимаюсь составлением родословной, к Вам обращаюсь за помощью в поиске информации о моих бабушке и деде. Этот запрос направляю Вам, поскольку предполагаю, что у вас могли сохраниться личные дела бывших работников.

Что вы хотите получить

На основании изложенного, прошу Вас предоставить сохранившиеся копии документов из личного дела моих бабушки и деда. Особо интересуют документы, содержащие автобиографические сведения (например, анкеты), документы, подтверждающие причину увольнения.

А также рукописные документы, составленные Александрой Николаевной и Иваном Ивановичем (в частности различные заявления). В случае отсутствия личных дел в архиве завода, прошу сообщить, где мне следует искать документы или дать ответ с указанием причин утраты документов.

Куда направить ответ

Я готова нести разумные расходы на изготовление копий из личных дел Ивановых.

Ответ и копии документов прошу направить по электронной почте (указать свою почту) или по почтовому адресу (указать свой адрес) в течение месяца с момента получения запроса. Контактный телефон (указать свой телефон)

С уважением, ФИО заявителя

Ответ на запрос о личном деле

Ответ на запрос должен прийти в течение месяца. Позвоните в организацию и узнайте, что произошло с запросом, если ответ не пришел. Напоминайте о себе сотрудникам предприятия.

Чаще всего сотрудники отдела кадров идут на встречу и высылают в ответном письме копии сохранившихся документов из личного дела.

Архив обязан ответить в течение 30 дней на запрос. В зависимости от периода, в который работал ваш родственник, а также от уровня секретности организации, архив или предприятие могут попросить подтверждение вашего родства.

Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Вам также может быть интересно
Документы родственников 0

Видео про хранение моих генеалогических документов. Фотографии, ответы архивов, личные документы родственников и письма

Учет населения 0

Основные архивные документы для установления состава семьи для родословной, которые можно найти в архивах

Документы родственников 1

Как найти заброшенную могилу родственника: куда обращаться, какие документы запрашивать. Как искать на

Документы родственников 1
Архивные школьные списки для родословной наших предков — что можно узнать для родословной, где

Документы родственников 0
Какие сведения можно узнать из личного дела студента для составления родословной. Где и сколько

Документы родственников 0

Запрос по месту работы родственника может дать дополнительные биографические сведения для составления вашей родословной

Комментарии: 6
Cameron 17.03.2021 в 10:47

Your style is very unique in comparison to other folks I’ve read stuff from. Thanks for posting when you have the opportunity, Guess
I will just bookmark this web site.

Юлия 23.11.2021 в 17:13
Спасибо за подробный текст запроса, очень помогли!
Анна 25.08.2022 в 19:03

Добрый день! Подскажите, какие основания для отказа в выдачи копий личного дела, могут быть у организации? Вся цепочка родства от моего мужа до его прадедушки собрана, подтверждена копиями имеющихся данных и полученных справок ЗАГС. По месту учебы и работы прадедушки (аэрокосмический университет и аэрокосмический техникум) в архиве грубят и отказываются назвать причину, в электронном ответе звучит фраза «сообщаем, что в прилагаемых к заявлению документах отсутствует документы,
подтверждающие Ваши полномочия и степень родства.
Ответы на запросы в архив университета о предках не относятся к основной деятельности университета.» Что с этим делать и как это обжаловать?

Юлия (автор) 26.08.2022 в 09:33

Вы же от имени своего мужа запрос отправляете? Если от вашего имени — то вы действительно не родственник.
Если воспользоваться Гуглом, то по первой же ссылке ответ на ваш вопрос: «Обязанность выдавать родственникам работника документы, связанные с работой в порядке ст. 62 ТК РФ, предусмотрена. Это следует из положений статей 62, 84.1, 141 Трудового кодекса РФ.

Вместе с тем, установлено, что в случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных (в том числе передачу таких данных) дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Наследниками по закону являются дети, супруг и родители наследодателя (ч. 1 ст. 1142 ГК РФ). Кроме того, определено, что письменное обращение, поступившее должностному лицу в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (ч. 1 ст.

12 Закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ). Основываясь на данных фактах, рекомендуется выдать родственникам работника, если лицо является наследником работника, требуемые ими документы, связанные с трудовой деятельностью работника. При этом, выдать такие документы следует в течение 30 дней со дня поступления от родственника сотрудника соответствующего запроса. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист». Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных 7. В случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни».»
Источник: https://www.law.ru/question/68682-vydacha-kopii-dokumentov-iz-lichnogo-dela
Поскольку речь идет о прадедушке, то как вариант, попробуйте направить запрос от более близкого к пра родственника (деда или отца вашего мужа, если они еще живы)

Екатерина 04.08.2023 в 22:27

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста по получению личного дела по бабушке. Я значит выписала из трудовой книжки бабушки места работы, пошла на сайт alertino, нашла именно где хранятся личные дела по определеной организации. Написала запрос в этот архив, указав фонд и опись с данного сайта. На след день они позвонили и пригласили ознакомится. Ну думаю щас я все узнаю.

А не тут то было, выдают мне личную карточку на бабушку по организациям где она работала. Спрашиваю А почему не личное дело, говорят таких нет. Это как? Или я что-то неправильно сделала? Организации давно ликвидированы и на этом сайте указано где хранится именно личное дело

Источник: yulianovozhilova.ru