Как в письме указать контактное лицо

На поиск «своей» вакансии вы потратили недели. На составление резюме у вас ушло несколько часов. Но чтобы произвести первое впечатление и заставить потенциального работодателя прочитать вашу профессиональную биографию, у вас есть всего один шанс. И этот шанс — сопроводительное письмо.

В статье вы узнаете:

• почему сопроводительное письмо обязательно нужно писать;
• как написать сопроводительное письмо, чтобы выделиться среди десятков и сотен других кандидатов на желаемую вакансию.

Также мы покажем лучшие примеры сопроводительных писем.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это ваше вступительное слово, которое работодатель или HR прочитает еще до того, как откроет ваше резюме. В нем подается информация, которая дополняет вашу профессиональную биографию, говорит о ваших ключевых навыках и о том, почему вы откликаетесь на вакансию.

Цель сопроводительного письма — обратить внимание работодателя на вашу кандидатуру и заставить его открыть ваше резюме.

Вебинар «Контактные лица по фармаконадзору»

Если хотите, чтобы вашу профессиональную биографию все-таки прочли, тогда не поленитесь и составьте информативное, лаконичное и грамотное письмо.

Когда нужно сопроводительное письмо

Один мой знакомый эйчар сказал, что никогда не открывает резюме без сопроводительного письма. Когда компания ищет специалиста, она получает десятки, сотни, а то и тысячи откликов в день на свое объявление. Представьте себя на месте рекрутера, которому за день нужно открыть 100 или 200 писем и в каждом из них изучить профессиональную биографию кандидата.

Как вы будете отбирать человека, если в каждом третьем письме написано: «Прошу рассмотреть мое резюме на предложенную вакансию»? Вы уже мысленно представляете, что в этих письмах со стандартной фразой такие же стандартные и безликие резюме. Вряд ли у вас появится большое желание открывать и читать резюме кандидата, который поленился написать о себе несколько слов или вообще ничего не написал. Будто письмо прислал не живой человек, а робот.

Поэтому сопроводительное письмо нужно писать всегда. Это лучший способ выделиться среди конкурентов и заставить эйчара прочитать ваше резюме.

Зачем ваше сопроводительное письмо эйчару или работодателю

Что же такое ищет HR-менеджер или работодатель в сопроводительном письме, и как этот текст помогает ему в работе?

1. Ищет дополнительную информацию. Когда кандидатов очень много, полученная из резюме информация быстро забывается. Сопроводительное письмо позволит выгодно выделиться среди других соискателей.
2. Отсеивает тех, кто не подходит на должность. Для выполнения поставленных задач недостаточно только одних профессиональных качеств и опыта. Нужны подходящие soft skills. А сопроводительное письмо как раз и позволяет определить кандидатов, которые не подходят компании по EQ (эмоциональный интеллект — прим. ред.).
3. Находит тех, кто на первый взгляд не подходит. Иногда эйчары выбирают кандидатов не по профессиональным навыкам, а по эмоционально составленному письму. Да, именно такого человека и искала компания.
4. Отбирает соискателей на должности, которые требуют особого креатива. Некоторые профессии требуют особенных творческих способностей от людей. Именно в сопроводительном письме вы можете покреативить и проявить свой талант, чтобы на вас обратили внимание.
5. Ищет подтверждения того, что соискатель точно хочет работать в этой компании. Обязательно напишите в сопроводительном письме о вакансии, на которую откликаетесь, и пару слов о компании, куда отправляете резюме. По этим словам менеджер по найму поймет, что вам действительно интересна работа в этой компании.

А еще сопроводительное письмо к резюме подскажет HR-менеджеру, что вы хорошо владеете языком (особенно, если это указано в требованиях к вакансии), а также умеете четко и лаконично излагать свои мысли.

Как писать сопроводительное письмо: базовые правила

Чтобы письмо вызвало интерес у эйчара или руководителя компании, нужно следовать некоторым правилам. Каким, читайте дальше.

Сколько текста писать

Если рекрутер просматривает десятки писем за день, то у него нет времени читать лонгрид о ваших достижениях. Эксперт по составлению резюме Андрей Куртуй рекомендует писать сопроводительные письма, которые помещаются на одну страницу.

Но если вам требуется больше слов, чтобы показать свой профессионализм и качества, которые могут быть полезными компании, то пишите больше. Важно не повторяться, не писать второстепенное и то, что не несет никакой пользы менеджеру по найму и компании.

В каком стиле писать сопроводительное письмо

Для сопроводительного письма за основу возьмите деловой стиль. Не используйте шаблонные фразы и канцеляриты, замените их на простые слова, которыми вы пользуетесь в жизни. Ваша письменная речь должна быть граммотной, понятной, без заумных слов, заезженных и нелепых оборотов речи.

Будьте осторожны с прилагательными, лучше используйте глаголы. Вместо слова «пунктуальный» напишите «выполняю задачи в срок», вместо «ответственный» — «отвечаю за качество работы», вместо «организованный» — «не отвлекаюсь в процессе работы». Таким образом вы будете не нахваливать себя, а покажете, что вы — человек дела.

Но если вы претендуете на должность, связанную с творчеством, то загонять сопроводительное письмо в какие-либо стилистические рамки категорически запрещено.

Что писать

Здесь все зависит от того, в какой ситуации вы находитесь: ищете работу первый раз, хотите занять определенную должность или работать именно в конкретной компании.

Вы ищете первую работу

Если у вас пока нет практического опыта для предлагаемой вакансии и вы хотите начать карьеру в этой профессии, то так и напишите в сопроводительном письме. Расскажите, что вы очень интересуетесь этой отраслью и хотите в ней начать работать; укажите, какими владеете навыками, какое у вас образование и чего хотите добиться в новой для вас профессии. Но главное — какую пользу можете принести компании.

Не дублируйте резюме. Сосредоточьте внимание на самых важных знаниях, которые подходят к требованиям, указанным в вакансии. Будущий работодатель должен понимать, что у вас есть представление о той должности, на которую вы претендуете.

Обязательно упомяните о своих soft skills — гибких навыках. Работодатели хотят работать с надежными и ответственными людьми, которые умеют работать в команде, быстро учатся и стараются выполнить задачи в срок. В начале карьеры эти качества очень ценятся. Ведь именно они позволяют молодому специалисту стать профессионалом.

Вы хотите работать на конкретной должности

Если вы уже поработали в своей профессии на должностях специалиста, тимлида, менеджера проектов и хорошо знаете специфику каждой из них, то у вас может возникнуть желание заняться наконец чем-то одним. Например, вы руководили проектом, и у вас хорошо получалось. Но сейчас решили стать снова специалистом, но уже более высокого уровня. И рассказать об этом будущему работодателю вам поможет сопроводительное письмо.

Опишите кратко свои интересы и пожелания. Объясните, что именно вы хотите и что можете предложить на конкретной должности. Это выделит вас среди других соискателей, сфокусирует внимание работодателя на ключевых моментах, которые покажут, что вы лучше всего подходите на должность.

Вы хотите работать в конкретной компании

В той компании, где вы всегда мечтали работать, открыта вакансия по вашей специальности. Это отличный шанс устроиться на работу своей мечты. Даже если вы на 100% уверены в том, что ваши знания и профессиональный опыт позволяют занять эту должность, не факт, что вас заметят, если вы не отправите сопроводительное письмо.

Подумайте, как можно выделиться на фоне других специалистов. Лучше всего работает упоминание о самой компании. Работодателю нравится, когда соискатель изучил компанию, в которую подается: знает о проектах, миссии, корпоративной культуре. Не забудьте про пользу для компании и гибких навыках. Хорошо, когда ваши личные ценности совпадают с ценностями компании.

Эту информацию можно поискать на ее сайте или на страницах в социальных сетях.

Как еще улучшить письмо?

• Если в объявлении о вакансии указано контактное лицо, обязательно в письме обращайтесь к этому человеку по имени. Но если имя HR или руководителя не указано, поищите эту информацию на сайте компании. Человеку будет очень приятно прочитать личное обращение.
• Покажите, что вы уже сейчас знаете, как и чем живет компания. Укажите в сопроводительном письме факты, которые касаются именно этой компании. Это даст понять руководителю или рекрутеру, что у вас действительно есть интерес к предложенной должности и вы знакомы с порядками в этом коллективе. Никто не хочет нанимать сотрудника, который просто рассылает спам в 20 разных компаний и надеется получить работу в любой из них.
• Постарайтесь, чтобы ваше письмо было написано грамотно. Используйте для проверки ошибок специальные сервисы, например: «Орфограммка» (проверка орфографии, стилистики, пунктуации, семантики, грамматики) или «Грамота.ру» (справочно-информационный портал по русскому языку).

Структура сопроводительного письма

Эффективное сопроводительное письмо состоит из 3–4 абзацев до 5 предложений в каждом. Старайтесь использовать простые предложения без сложных синтаксических конструкций и дополнений. Стройте рассказ логически, избегайте повторений и неважных вещей. Выполнить все условия вам поможет базовая структура сопроводительного письма:

1. Введение. Начните сопроводительное письмо с приветствия. По возможности обращайтесь к адресату по имени. После этого сразу напишите, по какому поводу вы пишите письмо, на какую должность и в какую компанию претендуете. Хорошо еще написать, где именно вы нашли объявление с вакансией, и уже в первых строках указать, почему подходите именно вы.
2. Основная часть. Следующие 2–3 абзаца посвятите подробному описанию своих навыков, образования и опыта работы. Важно не просто перечислить обязанности, а подтвердить их результатами, которых вы добились на предыдущем месте работы. И обязательно напишите, чем ваш опыт может быть полезен компании.
3. Заключение. Напишите предложение, в котором вы подчеркнете свои самые сильные стороны и попросите рекрутера связаться с вами. Для этого оставьте все свои контакты: email, телефон, ссылки на социальные сети и мессенджеры. Старайтесь указать все возможные каналы, по которым вас можно найти. Такая концовка письма напоминает CTA — призыв к действию.

Еще несколько советов по написанию сопроводительного письма

Сопроводительное письмо может как помочь вам, так и навредить. Хотите получить положительный отклик, тогда придерживайтесь следующих советов:

• Не ставьте себя перед работодателем в позицию «ищу работу». Предлагайте свои услуги. Покажите свою ценность как специалиста. Расскажите, как ваши профессиональные навыки помогут решить задачи компании.
• Пишите сопроводительное письмо для конкретной компании и должности. Работодатель должен понимать, что вы хотите работать именно с ним.
• Не пишите много. Сопроводительное письмо — это дополнение к резюме, а не его пересказ. Лучше расскажите о своих достижениях, которые были у вас на предыдущей работе.
• Избегайте шаблонов. Даже если вы нашли хорошее письмо в интернете, не используйте его для себя. Вы можете использовать такое сопроводительное письмо к резюме как образец хорошей структуры. Но копировать его полностью не стоит.
• Не забудьте проверить письмо на грамотность.

Как отправлять сопроводительные письма

Сопроводительное письмо к резюме: хорошие примеры

Чтобы составить сопроводительное письмо к резюме, можно поискать в интернете специальные заготовки. Например, самый стандартный вариант.

Важно написать сопроводительное письмо, которое подходит именно для вашей должности. А значит, вы должны понимать задачи, которые необходимо будет решать ежедневно. Предлагаем примеры писем для разных вакансий.

Но помните о главном: вы не должны бояться оставаться самим собой и быть искренним. Не нужно копировать бездумно чужие образцы. Если в письме вы можете попробовать выдать себя за кого-то другого, то на собеседовании — не получится. Поэтому используйте эти примеры только как ориентир, не более. Если воспользуетесь нашими советами, то обязательно составите свое идеальное сопроводительное письмо.

Если вы ищете работу в онлайн-образовании или специалиста для вашего онлайн-курса/школы/вебинара, переходите по ссылке, чтобы разместить вакансию или резюме и воспользоваться всеми преимуществами платформы.

Ольга Клюева

Автор информационных статей и текстов для бизнеса, главный редактор блога о здоровом питании. Глубоко изучаю тему, составляю контент-стратегию, пишу экспертные статьи. Филолог, педагог.

Источник: eddu.io

Письмо от группы людей как указать контактное лицо

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество. Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем). Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

1. наименование организации-отправителя;

Как написать контактных лиц в письме

— — Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок. Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части. В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства.

Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее. Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже.

Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Как правильно составить коллективную жалобу – образец заявления и порядок оформления

» Обращение, составленное в виде письма к государственному органу власти или организации с требованиями устранить причины незаконных действий или возместить полученный ущерб, называют жалобой. Зачастую индивидуальные жалобы не приносят должного результата.

Рекомендуем прочесть: Рассмотрение встречных заявлений после драки

Одиночные обращения попросту теряются или остаются не принятыми во внимание.

Однако, иногда возникают ситуации, при которых граждане находят единомышленников с похожими, а то и идентичными требованиями к тому же органу власти или организации. В таком случае можно объединиться и решить возникшую проблему общими силами. От лица всех недовольных определённой ситуацией граждан может быть составлена коллективная жалоба.

Образцы делового письма.

При её составлении необходимо прийти к единому мнению, иначе претензия не будет подписана всеми членами коллектива. Так как написать коллективную жалобу может любое лицо, следует определить ответственного за эту важную задачу.

Как написать деловое письмо

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма.

При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление. Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании.

Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

1. Адрес.
2. Другие контактные данные.
3. Логотип.
4. Сайт.
5. Электронную почту.
6. Наименование.
7. Контактные телефоны.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно написать деловое письмо

Как написать деловое письмо Автор Прочитали: 11283 Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно.

Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур.

Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем: Гарантийное.

Контактное лицо для связи

Содержание Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

1. Президент и совет директоров просят проинформировать о …
2. Прошу рассмотреть возможность…
3. Просим ответить как можно скорее…
4. Компания просит рассмотреть вопрос…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.

1. контактный телефон (для связи);
2. должность и ФИО ее представителя;
3. суть послания;
4. адрес организации;
5. наименование организации-отправителя;
6. подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.

Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Учимся указывать контактную информацию

Категория: Пользователь заинтересовался вашей компанией.

Готов проконсультироваться или, возможно, сразу сделать заказ. Он на странице контактной информации вашего сайта.

Не разочаруете пользователя на его последнем шаге .

Размещайте на странице контактов точную и подробную информацию, но не перегружайте лишним.

Подумайте нужно ли пользователю видеть десять фотографий вашего здания, лица директоров и менеджеров?

Представляйте как можно больше разнообразных возможностей связаться с вами.

Саму страницу с контактной информацией лучше всего называть «Контакты» и размещать в самый конец меню. Так пользователю намного привычнее. Понятно, что адрес необходимо указывать обязательно.

Сайты компаний, которые не имеют адреса компании доверия не вызывают. При указании адреса пишите адрес чего вы указываете. Не пишите «Мы находимся по адресу…», «Наш адрес…».

Пишите что именно находится, к примеру «Адрес нашего магазина…».

Что значит термин «контактное лицо».

Права и обязанности контактных лиц

Рассмотрим один пример. Супруге заемщика звонит неизвестный. Первая фраза, которую она слышит в трубке:

«А вы знаете такого-то человека (звучит имя кредитуемого)?»

Затем следуют различные уточняющие вопросы о том, кем приходится заемщик человеку, ответившему на звонок. Если вы попали в аналогичную ситуацию, знайте: вас указали как контактное лицо в кредитном договоре.

Чем это вам может грозить? Это что значит?

Контактное лицо ожидает какая-то ответственность перед банком и законом в целом? Давайте разбираться.Когда человек приходит заполнять кредитный договор, ему нужно указать два номера. Кроме этого, нужно их подписать, указав имя, фамилию и отчества.

Очень часто в качестве контактных лиц используют родственников.

Причина этого очень проста. Человек хочет, чтобы ему не отказали в выдаче кредита.

Если контактное лицо имеет такую же фамилию, то уже больше шансов в одобрении

Отличный секретарь

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо.

В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма.

Источник: lawyerms.ru

Правила деловой переписки: как составлять и оформлять электронные письма

Этикет электронной переписки — это комплекс правил, которых стоит придерживаться при общении с коллегами, партнерами и клиентами.

Это один из разделов сетикета — правил поведения в Интернете.

Этикет имейлов схож с общепринятыми правилами поведения в обществе: участник беседы должен заботиться о собеседнике и быть полезным, экономить его время, не отвлекать по пустякам и т. д.

Какие правила есть, как нужно составлять имейлы и когда следует отвечать на электронные письма — рассмотрим в статье.

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Что такое сетикет?

Правила общения в сети называют сетикетом (англ. Netiquette). Этикет электронной почты — один из его разделов, объясняющий как вести переписку, чтобы не обидеть собеседника.

В 2008 году вице-президент по рекламе и публикациям IBM Чак Мартин опубликовал книгу, в которой рассказал о 50 практических правилах деловой коммуникации. Некоторые из них используют при общении по электронной почте.

Чтобы придерживаться принципов сетикета, достаточно применять общепринятые правила коммуникации:

• Не создавать сложностей для других пользователей.
• Не оскорблять и не обижать собеседников.
• Поддерживать нормальный диалог.
• Сначала читать, затем спрашивать.
• Уважать персональные данные других.
• Соблюдать правила орфографии и пунктуации.
• Уважать время и технические возможности собеседника.
• Допускать, что каждый может ошибиться.

Как составить e-mail?

Электронные письма разделены на блоки, каждый из которых решает конкретные задачи:

• Тема и e-mail адрес — привлекают внимание.
• Шапка — вызывает узнавание.
• Приветствие — подтверждает адресность обращения.
• Содержание — рассказывает о цели обращения.
• Подпись — напоминает об отправителе.
• Вложения и ссылки — структурируют информацию.
• История переписки — показывает историю контакта.

Сетевой этикет регулирует оформление каждого блока.

Тема и e-mail адрес

Тема и адресат — элементы делового письма, по которым пользователь принимает решение — тратить свое время на прочтение или нет.

Если в качестве отправителя указан неизвестный пользователь, а адрес кажется случайным набором букв, письмо могут попасть в спам.

Пользователь может не понять, о чем письмо, если в теме указывать общие фразы. Например, «сотрудничество», «договор», «макет».

Нужно формулировать тему с точки зрения пользы для клиента. Подумайте, зачем ему открывать имейл? Какая польза для него?

Адрес отправителя — его визитка. При оформлении этой части письма руководствуются следующими правилами:

Шапка

Шапка письма — это первое, на что обращает внимание собеседник при открытии файла. Хорошая шапка должна быть информативной и содержательной.

Создавая дизайн шапки, нужно учитывать особенности восприятия пользователей и формат разных почтовых клиентов.

Если оформить шапку в корпоративном стиле, она станет еще одним инструментом, повышающим узнаваемость бренда.

Приветствие

В электронной переписке допускается пренебрегать приветствием и использовать полуофициальный стиль общения.

Например, если менеджер, согласовав по телефону условия, должен в сообщении подтвердить информацию, он может опустить приветствие.

При составлении приветственного письма незнакомому пользователю рекомендуется начинать с обращения «Уважаемый» или универсального «Здравствуйте».

«Добрый день», «Доброго времени суток» в имейл-переписке не используют. Это определители времени, которые применимы только в устной речи.

«Привет» — допустимый вариант приветствия, если компания придерживается неформального стиля общения.

Если нужно придерживаться официально делового стиля, правильным приветствием будет: «Уважаемый (уважаемая) + фамилия и имя адресата».

Письмо нужно адресовать конкретному человеку. Не рекомендуется составлять расплывчатые приветствия для всех руководителей или менеджеров компании. Такие письма не привлекут внимания и могут остаться непрочитанными.

Лучше использовать следующие комбинации:

• «Здравствуйте, [название команды]».
• «Здравствуйте, [название компании]».
• «Здравствуйте, [имя]».
• «Уважаемый, [имя]».
• «Уважаемый менеджер по подбору персонала» — этот пример используйте с осторожностью. Он обезличен, хотя и объясняет, кому адресовано письмо.

Общаясь по электронной почте, старайтесь писать кратко и по делу. Пространные рассуждения, отступления и мысли, которые не относятся к теме, опускаются.

Помните, что вы общаетесь с людьми, а не электронными системами. Подумайте, чем полезно ваше письмо для собеседника, сформулируйте цель контакта, а затем начинайте писать.

• Если для решения вопроса предыстория не важна, опускайте. Старайтесь беречь время собеседника.
• Если для принятия решения важна скорость ответа, напишите в письме точную дату и время, когда вы хотите получить ответ.

Подпись

По правилам сетевого этикета все письма подписываются. Обычно указывается имя и фамилия отправителя, название компании и контактные данные. Подпись «С уважением» добавляется по желанию.

Имейл без подписи кажется холодным. Пользователь не понимает, кто к нему обращается, и хуже запоминает сообщение.

Подпись «С уважением, команда…» тоже плохо. Хотя правило соблюдено и есть универсальное прощание «С уважением», непонятно, кто отправитель письма. Если у пользователя возникнет срочная проблема, к кому он может обратиться? Контактное лицо и телефон неизвестны.

Прикрепляемые документы

В некоторых компаниях настроены ограничения по размеру входящих писем, а в сетевом этикете есть четкие рекомендации:

• Письмо, пересылаемое через Интернет, должно быть в 2 раза короче написанного на бумаге.
• К каждой ссылке или прикрепленному документу добавляют описание в тексте.
• Если размер прикрепленных файлов превышает 200–500 Кб, рекомендуется предупредить респондента. Лучше отправлять документы большого размера через ftp-сервер или веб-интерфейс.
• Изображения, графики и текстовые документы нельзя вставлять в текст письма. Их закрепляют вложением к письму или ссылкой.

• Файлы с непонятными названиями нужно переименовать.

Тяжело понять, что спрятано под файлом IMG5663722204. Лучше, если по названию файла можно понять, что внутри — «Статистика посещаемости пользователей за март 2022 года».

История переписки

Историю переписки нужно сохранять, чтобы не потеряться в большом потоке информации. Собеседник всегда может перейти к прошлому письму, чтобы вспомнить о прошлых договоренностях.

Как оформить письмо?

Большинство компаний придумывают собственные правила оформления деловых писем. В них они прописывают структуру письма, правила обращения, стиль и даже дизайн отдельных блоков.

По этим правилам маркетологи и копирайтеры составляют рассылки. Например, «КонтурШкола» выпускает безадресную рассылку. В письмах школы нет личного обращения, информация разбита на блоки в виде карточек, тема оформлена в информационном стиле без кликабельных слоганов.

Оформление

Большинство почтовых систем оборудовано простым текстовым редактором. С его помощью можно редактировать письма, проверять ошибки и выделять информацию.

В длинном письме информацию делят на блоки — описывают ситуацию, проблему и варианты решения. Заголовки выделяют жирным.

Неструктурированный текст тяжело читается. Для удобства рекомендуется:

• Делать отступ после каждого абзаца.
• Имена и названия писать с большой буквы.
• Не писать слова только прописными буквами. В Интернете такое сообщение воспринимается как крик.
• Оставлять два отступа перед блоком с контактами в конце письма.
• Ставить ссылки в конец письма.
• Для каждой ссылки оставлять пояснение, объясняющее зачем читателю переходить по ней.
• Использовать один вариант выделения в письме — жирный шрифт, курсив или выделение. Текст должен выглядеть спокойно.

Эмодзи

В электронной переписке можно использовать эмодзи, повторяющиеся восклицательные или вопросительные знаки в переписке с коллегами и в рассылке. Такие письма привлекают внимание и кажутся дружелюбнее.

При общении с клиентами и партнерами добавлять эмодзи стоит с осторожностью. Нельзя заставлять собеседника расшифровывать письмо, где слова заменили иконками.

Грамотность

Ошибки в тексте и опечатки могут спровоцировать негативную реакцию. Сообщения с ошибками могут указывать на низкую квалификацию собеседника, его загруженность или невнимательность. Получив письмо с ошибками, клиент может отказаться от сотрудничества.

Чтобы избежать грамматических ошибок, можно проверять текст в стандартном редакторе Word и в разных серверах, таких как text.ru, advego.com и других.

Когда отвечать на письма?

Общение по электронной почте не предполагает мгновенного ответа. Если собеседнику нужно срочно решить какой-то вопрос, он выберет другой способ коммуникации — позвонит по телефону или напишет в мессенджер.

Впрочем, правилом хорошего тона будет отписаться о получении письма в тот же день. Чтобы не заставлять собеседника гадать, напишите «Спасибо, ваше письмо получил(-а). Отвечу по мере возможности».

Старайтесь отвечать на электронные письма в течение 2–3 суток, иначе вы покажете свою незаинтересованность в деловом сотрудничестве. Достаточно выделять время утром и вечером для разбора электронной почты, чтобы не пропустить важное сообщение.

Как составлять деловые письма на английском?

При составлении письма на английском языке работают те же правила:

• Не стоит писать Dear Sir/Madam («уважаемый господин/госпожа»), лучше обращаться лично — Dear Eric Bones.
• Неуместно также использовать эти приветствия по отдельности Dear Sir и Dear Madam. Есть риск случайно перепутать пол собеседника.
• Допустимо приветствовать всю команду — Dear Google Team («Уважаемая команда Google»), для клиентов — Dear Important Clients ( «Уважаемые важные клиенты»), и коллег — Dear Colleagues («Уважаемые коллеги»).

А что с подписью? Согласно опросу Huffington Post в качестве подписи пользователи чаще всего пишут:

• Thanks — «Спасибо».
• Просто имя и фамилия адресата.
• Sincerely — «С уважением».
• Regards — «Наилучших пожеланий».

Источник: lpgenerator.ru