Впервые я стал интересоваться тайм-менеджментом примерно 8 лет назад. Я был занят открытием своей первой компании — небольшого кондитерского производства. Вопрос организации рабочего и личного времени встал тогда очень остро. Дел и задач становилось все больше, и складывалось ощущение, что они нарастают как снежный ком.
За это время я накопил личный опыт и знания, которыми хотел бы поделиться. Техники тайм-менеджмента я применяю в ежедневной работе, и они существенно облегчают мою жизнь.
Среди всего множества техник и инструментов тайм-менеджмента и личной эффективности есть несколько, которые являются своего рода аксиомами. Они присутствуют во множестве книг и методик разных авторов, а правилам, приведенным ниже, следуют многие известные и успешные люди.
Календарь
Как бы банально это ни звучало, но самый главный инструмент тайм-менеджмента — это календарь. Точно так же, как для управления деньгами необходим бюджет, для управления временем нужен календарь. Ведение календаря позволяет осознанно распоряжаться своим временем. Он является одновременно самым очевидным, простым и эффективным инструментом.
КАК ПЛАНИРОВАТЬ ДЕНЬ, ЧТОБЫ ВСЕ УСПЕТЬ.ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. Личная эффективность
Лично я веду свой календарь с детальным горизонтом планирования примерно на две недели. Это значит, что я подробно прорабатываю и планирую расписание на две недели вперед. Есть несколько особенностей эффективного ведения календаря.
Время для незапланированных дел
В календаре в течение дня и недели нужно выделять свободное время для решения непредвиденных и неотложных задач. Для наемных сотрудников это могут быть также неожиданные и срочные поручения. Уверен, почти у каждого они появляются, поэтому, чтобы избежать авралов, лучше заранее выделять для незапланированных дел хоть какое-то время в своем графике.
Я оставляю для решения сложных и непредвиденных вопросов половину одного из дней недели. Также каждый день в своем графике я выделяю еще 1,5-2 часа на решение текущих задач. Это помогает находиться в ритме своего расписания и не выключаться из него при возникновении форс-мажора и независящих от меня ситуаций.
Нерабочее время
При планировании не стоит пренебрегать временем, свободным от работы. Им тоже можно эффективно распоряжаться, и речь совсем не идет о превращении себя в робота. Просто мы часто говорим себе что-то вроде: «Надо больше читать. Но не хватает времени…». Если вы не выделяете время на что-либо, его и не будет на это хватать.
Поэтому распоряжайтесь свободным временем, осознанно распределяя его на интересные занятия.
Например, в свое время я действительно хотел больше читать, но на это катастрофически не хватало времени, и всегда находились дела важнее этого. Уверен, у многих дела обстоят также с занятиями спортом или с другими вещами, которые с одной стороны интересны, а с другой — всегда находится что-то более важное. Для этого не работают фразы «когда будет время…» или «позже». Для интересных и любимых занятий и хобби нужно создавать окна в своем графике. Выделяя на что-то время, вы сознательно впускаете это в свою жизнь.
Как спланировать свой день и всё успевать. Лучшие техники тайм менеджмента.
Оценка времени и метод Pomodoro
Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Это значит, что выполнение задачи будет занимать ровно столько (по крайней мере, не меньше) времени, сколько вы на нее отвели. Поэтому важно правильно распределять и оценивать время на выполнение различных задач.
На первоначальном этапе можно воспользоваться трекером, например Harvest, в котором вы сможете фиксировать время, потраченное на выполнение каждой задачи.
Таким образом, вы научитесь более точно прогнозировать, сколько времени уйдет на решение той или иной задачи.
Я сделал на своем сайте простой и бесплатный таймер по методу Pomodoro. Суть этого метода в том, чтобы разделить рабочее время на 25-минутные отрезки (на самом деле, можно больше или меньше, тут все индивидуально) с короткими и длинными перерывами. В таймере вы можете также фиксировать, какой задаче был посвящен каждый отрезок времени. Работа с таким таймером позволяет осознанно фокусироваться на работе и не отвлекаться от нее.
Списки дел
Я не использую списки дел как основной инструмент тайм-менеджмента, так как, по моему мнению, нет никакого смысла в списках дел, если они не делаются. Сам формат списка не особо стимулирует к выполнению задач. Списки дел нужны только в одном случае — зафиксировать все необходимые задачи, чтобы их не забыть.
Пока задача не перенесена в календарь, для нее не распределено время. Это значит, что она «мертвая» — вы не выделили ресурс (время) для ее выполнения. Это как проект строительства дома, на который нет денег, — просто стопка бумаги.
Для фиксации списков задач я использую таск-менеджер Things для Apple (есть приложения для iOS и Mac OS и собственное облако для синхронизации). На мой взгляд, это лучшее платное приложение для ведения списка задач, которое стоит своих денег. Оно позволяет структурировать задачи по различным проектам, и уже из него я регулярно переношу задачи в календарь. Также для визуализации некоторых задач я использую приложение для построения ментальных карт MindNode.
Расстановка приоритетов
Есть несколько различных приемов, связанных с расстановкой приоритетов и фокусированием на важных задачах. Мне нравится самый простой из них. В зависимости от срока, на который вы хотите распределить задачи (день, неделя, месяц или даже год), вы составляете список дел. При составлении такого списка и формулировании задач есть одно важное правило — на выполнение каждой времени должно уходить в три раза меньше отрезка времени, на который вы составляете план.
Например, вы составляете план на неделю и среди задач фиксируете «написать книгу». Вы можете подразумевать, что, конечно же, напишете только часть книги, возможно, одну главу. Но тогда и задачу нужно обозначать конкретно — «написать главу книги». После того как такой список составлен, вы без колебания выбираете только три (не больше) задачи. И все свое время посвящаете только им.
Есть много исследований, опровергающих мифы о многозадачности. Поначалу может казаться, что осталось множество дел, которые требуют вашего сиюминутного внимания, но часто это лишь игры ума, пытающегося увильнуть от текущей задачи. При том подходе, который я описал, качество работы и решения различных проблем заметно улучшается. По сути, вы просто мобилизуете весь свой потенциал на решение действительно важных задач.
Источник: rb.ru
Как планировать свой день, чтобы все успевать?
Если вы освоите и сохраните хорошие навыки управления временем, вы обретете свободу от давления сроков и стресса в целом. Вы будете более продуктивны, будете меньше откладывать дела и у вас будет больше времени на отдых, что поможет еще больше снизить стресс и тревогу. Певец Алекс Анохин выделил пять техник управления временем и сопутствующих им инструментов, которые приносят заметный результат.
Ведите список дел.
Список дел на день – это очень эффективный способ самомотивации и поддержания продуктивности. Один из важных моментов в его составлении — убедиться, что ваш список является абсолютно достижимым. Самая неразумная тактика – это составить список дел из 30 пунктов и в конце дня просматривать 20 из них, которые не были выполнены. Определите приоритеты своих и чужих потребностей и планируйте соответственно. Возможно, вы даже захотите составить три списка — личный, домашний и рабочий.
Управляйте отвлекающими факторами.
Несмотря на наши лучшие намерения, мы все отвлекаемся — на социальные сети, общение с коллегами и так далее. Сесть за стол и довести дело до конца почти всегда сложнее, чем хотелось бы. Учитывая, что для перефокусировки после прерывания работы требуется около 23 минут, эти отвлекающие факторы слишком дорого стоят для нас. Поэтому вам необходимо эффективно управлять ими, чтобы защитить состояние потока и сосредоточенность.
Планируйте время работы.
Структурированный график имеет решающее значение для реального выполнения поставленных задач, создает здоровое давление для ее завершения. Установка временного промежутка для каждой задачи — один из самых продуктивных способов сделать шаг в этом направлении. Опять же, нет смысла устанавливать сроки, если вы принимаете решения постоянно их переносить.
Установите крайний срок и старайтесь придерживаться его изо всех сил. Установите крайний срок за несколько дней до того, как задача должна быть выполнена. Это позволит вам допустить, что другие дела могут помешать вам, но в то же время позволит вам выполнить задачу.
Прекратите многозадачность.
Те, кто работает в режиме многозадачности, часто думают, что успевают сделать больше, но это не всегда самый продуктивный и эффективный путь. Давайте посмотрим правде в глаза, наш мозг работает лучше, когда мы действительно можем сосредоточиться и сконцентрироваться на чем-то одном.
Делегируйте обязанности.
У тех из нас, кто любит все контролировать, сама мысль об этом, скорее всего, вызовет легкое беспокойство. Правда в том, что, как бы хорошо мы ни работали, мы не можем сделать все. Иногда мы берем на себя больше, чем можем осилить. Делегирование — это не признак слабости, а признак ума. Найдите компетентных, надежных людей и разделите с ними часть обязанностей.
Это позволит вам быть менее напряженными и более продуктивными.
Используйте время простоя.
Этот совет требует определенного баланса. Использовать все свое время простоя для планирования и расстановки приоритетов плохо и может привести к выгоранию. Однако, если вы стоите в пробке рано утром, это может быть подходящим временем для того, чтобы расставить приоритеты на день или составить планы на ужин. Если вы ждете в кабинете врача, это может быть подходящее время, чтобы написать список продуктов. Если у вас есть такие возможности, используйте их по максимуму, но не забывайте также использовать их для отдыха по мере необходимости.
Награждайте себя.
Когда вы чего-то достигаете, празднуйте это! Как праздновать — зависит от вас. Мой совет — не забывайте о здоровом образе жизни, убедитесь, что это то, что вам действительно нравится. Навыки управления временем — важная часть того, как сделать свой день немного легче. Найдите то, что подходит именно вам, и придерживайтесь этого.
Источник: maevka27.com
Как спланировать свой день, чтобы все успевать. Как распланировать день чтобы все успевать
Как планировать свой день чтобы все успевать: тайм менеждмент
Добрый день, дорогие посетители блога «Наш секрет»! Мы уже обсуждали вопрос, как найти время для себя, любимой — об этом можно почитать здесь. Но это скорее вопрос приоритетов. Сегодня же я хотела бы пообщаться с вами на тему: как планировать свой день чтобы все успевать?
Я думаю, многим знакома ситуация, когда ты вроде неглуп, общителен, не лентяй, но почему-то дела не ладятся, дома бедлам, на работе запарка и постоянно не хватает времени ни на семью, ни на детей, ни даже на отдых.
А ведь, если задуматься, и дела тебе по плечу, и времени должно хватить, и вроде не сидишь сложа руки, а чем-то постоянно занят, но в итоге в конце дня понимаешь, что не сделано и половины того, что запланировал. Как с этим бороться? В чем тут причина?
Главные причины нехватки времени
К основным причинам, по которым нам не хватает времени, относятся:
- неумение планировать свои дела;
- отсутствие навыка сосредотачиваться на чем-то одном;
- неумение ценить время;
- неумение рассчитывать свои силы.
Причина нехватки времени проста и банальна: мы не умеем правильно организовывать свое время. Вывод напрашивается сам собой – нужно учиться организовывать себя и свое время.
Время — интересная величина, оно имеет свойство ужасно растягиваться, когда вы ждете очень важного известия или занимаетесь скучным нелюбимым занятием, и чрезмерно ускоряться, если вам срочно нужно переделать кучу дел или вы увлечены любимым делом. Но почему все происходит именно так, а не наоборот? Как научиться использовать время рационально?
Как все успеть
- Планирование дел
Возьмите себе за правило планировать следующий день, неделю, год… Просто заведите себе удобную записную книжечку, в которую будете заносить свои «наполеоновские планы», ведь при нашем ритме жизни сложно удержать все в голове. Во главе списка поставьте для себя «дело дня» — оно может быть совершенно любым – поход с мужем в кино, визит к врачу или разговор с подругой.
Составьте для себя еще один список из важных, но неприятных для вас дел, выполнение которых вы по каким-то причинам все время откладывали. В этот список можно добавить и бытовые хлопоты — повесить полочку, купить новую кастрюлю, закатать несколько баночек на зиму и т.п.
Возьмите за правило выполнять дела из этого списка, допустим, по одному каждый день или через день, в зависимости от вашего напряженного графика и масштабности дела. По мере выполнения вычеркивайте эти задания, и вы увидите, как рутинные дела, откладываемые годами из-за того, что вы не хотели ими заниматься, тают на глазах. И выходные у вас не будут настолько загруженными нудными делами, а лучше запланировать действительно отдых – семейную поездку, встречу с друзьями и т.п. Если возникли еще такие дела, не забудьте добавить их в список.