Задолженность перед сотрудниками компании списывается после того, как денежные средства будут им выданы из кассы или перечислены на банковский счет. Если сотрудники какое-то время не получают заработную плату в кассе (при ее выдаче наличными), то она депонируется. В дальнейшем депонированная сумма подлежит либо выдаче работнику, либо списанию и включению в состав прочих доходов (по истечении срока исковой давности по ней).
Перечисление зарплаты на пластиковую карту
Порядок выплаты заработной платы установлен статьей 136 Трудового кодекса. Согласно данной норме деньги выдаются работнику, как правило, в месте выполнения им работы или перечисляются на указанный сотрудником банковский счет. Условия выплаты зарплаты должны быть определены коллективным или трудовым договором.
Поэтому при заключении трудового договора с сотрудником работодателю следует обратить внимание на этот момент. И если компания решит перейти на безналичную форму расчетов с персоналом, ей необходимо предусмотреть в контракте порядок и условия перечисления зарплаты на карточку (например, за чей счет будут оплачиваться банковские услуги).
Списание задолженности в 1С
К трудовым договорам, которые уже заключены на текущий момент, можно составить дополнительное соглашение. Оно должно быть подписано как работодателем, так и сотрудником. Ведь изменения в трудовой договор можно внести только в том случае, если работник не возражает. Также положения о безналичной форме расчетов желательно прописать и в тексте коллективного договора.
В то же время компания имеет возможность менять условия трудового договора и в одностороннем порядке. Несогласие работника с такими изменениями может стать основанием для его увольнения по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса. Однако, как правило, до таких кардинальных мер дело не доходит. И если сотрудник наотрез отказывается получать банковскую карту, то работодатель обычно идет ему навстречу.
Из формулировки статьи 136 Кодекса следует, что работник должен документально подтвердить свое желание получать деньги на карточку. Для этого каждый сотрудник обязан подать работодателю заявление с просьбой перечислять зарплату на банковский счет. В заявлении обязательно указывают банковские реквизиты, необходимые для перечисления денег. Чтобы избежать ошибок и претензий, заявление должно быть тщательно проверено работником и подписано.
Как известно, по трудовому законодательству зарплата должна выдаваться 2 раза в месяц. Это требование актуально и в том случае, если компания выплачивает ее сотрудникам в безналичной форме.
Получить пластиковые карты можно 2 способами. Первый. Сотрудники организации сами заключают договоры с банком и получают карточки. Затем они должны лишь сообщить в бухгалтерию реквизиты своих счетов. Как правило, этот вариант невыгоден ни персоналу, ни самой компании.
Ведь сотрудникам придется платить банку за пластиковые карты, а бухгалтерии — составлять дополнительные платежные поручения на перечисление зарплаты (если карты получены в разных банках). Второй. Оформление всех документов и оплату расходов по изготовлению пластиковых карт компания берет на себя.
Как списать долг работника по зарплате
Сотруднику нужно будет лишь оформить заявление на открытие счета и предоставление банковской карты. В таком случае компания заключает договор с банком, который выпускает в обращение (эмитирует) карты. После этого на имя каждого сотрудника организации банк открывает специальный карточный счет, на который и будут зачисляться деньги. Ими сотрудник сможет распоряжаться с помощью пластиковой карты, которая будет изготовлена банком. Можно открыть карточные счета и для внештатных работников, с которыми заключены гражданско-правовые или авторские договоры.
Для открытия карточных счетов работникам организация должна представить в банк документы согласно установленному им перечню. Количество бумаг будет зависеть от того, открыт ли у организации расчетный счет в данном банке. Если да, то, как правило, требуется представить следующие документы:
— список работников фирмы (на электронном носителе и на бумаге; заверенный печатью и подписями ответственных лиц);
— график выплаты зарплаты;
— заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;
— ксерокопии паспортов сотрудников (например при выдаче Visa или Master Card);
— сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карточек.
Если организация не имеет расчетного счета в банке, могут потребоваться дополнительные бумаги. Например комплект нотариально заверенных учредительных документов фирмы, образцы подписей ее должностных лиц и т.д.
При выплате зарплаты фирма перечисляет в банк необходимую сумму денежных средств. Далее банк перечислит деньги на карточные счета сотрудников. Фирма переводит банку сумму, необходимую для выплаты зарплаты всем сотрудникам, одним платежным поручением. Сколько денег нужно перечислить на карточный счет того или иного работника, указано в специальной ведомости.
Ее составляют в бухгалтерии компании в 2 экземплярах и передают в банк в согласованные сроки. В ведомости указывают табельные номера, фамилии, имена, отчества работников, реквизиты счетов и суммы, подлежащие выплате.
При перечислении денег на пластиковые карточки платежные поручения заполняют в особом порядке. Так, в поле «Получатель» вписывают название и адрес банка, в котором открыты карточные счета сотрудников. В поле «Назначение платежа» указывают цель платежа (например перечисление заработной платы), а также приводят дату и номер ведомости.
Как уже говорилось выше, оформлять ведомость и платежное поручение организация должна не реже 2 раз в месяц. Когда сотрудник получит зарплату по карточке, неважно. Главное, чтобы деньги поступили на его счет. Дело в том, что обязательства фирмы по выплате зарплаты персоналу считают погашенными на дату поступления денежных средств на счет работника.
В бухучете затраты на оплату услуг банка относят к прочим расходам*(262). Чаще всего за годовое обслуживание карт компания платит единовременно, за год вперед. Тогда перечисленные банку суммы учитывают как авансы выданные. А указанные расходы включают в состав прочих ежемесячно равными долями по мере оказания банковских услуг*(263).
В марте компания решила перейти на безналичную форму выплаты заработной платы персоналу. Для этого она заключила с банком договор о расчетно-кассовом обслуживании по выплате зарплаты с использованием пластиковых карт. В компании трудятся 200 сотрудников, которым нужно открыть зарплатные счета. Согласно тарифам банка за изготовление пластиковых карт компания перечислила ему плату в размере 35 000 руб. и единовременно за ежегодное обслуживание карточных счетов — 44 000 руб. Кроме того, за перечисление средств на карточные счета компания 2 раза в месяц будет уплачивать банку комиссию в размере 0,3% от общей суммы перевода.
В начале апреля банк выдал работникам пластиковые карты. В середине месяца компания выплачивает зарплату за первую половину апреля в сумме 420 000 руб. Общая сумма трудовых вознаграждений за апрель составила 900 000 руб. С нее был удержан НДФЛ в сумме 117 000 руб.
Бухгалтер компании отразит данные операции так:
Дебет 76 Кредит 51
— 35 000 руб. — перечислена плата банку за изготовление пластиковых карт;
Дебет 91-2 Кредит 76
— 35 000 руб. — плата за изготовление карт включена в прочие расходы;
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
— 44 000 руб. — перечислен аванс за ежегодное обслуживание карточных счетов;
Дебет 70 Кредит 51
— 420 000 руб. — выплачена заработная плата за первую половину апреля;
Дебет 20 (23, 25, 26. ) Кредит 70
— 900 000 руб. — начислена заработная плата за апрель;
Дебет 70 Кредит 68
— 117 000 руб. — начислен НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 51
— 363 000 руб. (900 000 — 420 000 — 117 000) — выплачена заработная плата за вторую половину апреля;
Дебет 76 Кредит 51
— 2700 руб. (900 000 руб. х 0,3%) — уплачена банковская комиссия за перечисление денег на карточные счета сотрудников;
Дебет 91-2 Кредит 76
— 2700 руб. — учтена банковская комиссия в составе прочих расходов.
Кроме того, до конца года бухгалтер компании будет делать такие записи:
Дебет 76 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
— 4889 руб. (44 000 руб. : 9 мес.) — приняты к учету услуги банка по обслуживанию карточных счетов за апрель;
Дебет 91-2 Кредит 76
— 4000 руб. — комиссия за обслуживание карточных счетов учтена в составе прочих расходов.
Деньги зачисляются на карточные счета сотрудников в день предоставления в банк платежного поручения. Если бы это происходило не в тот же день, а позже, то отражать списание средств и поступление их на карточки бухгалтеру пришлось бы с использованием счета 57 «Переводы в пути».
Источник: studfile.net
prednalog.ru
Август 15th, 2013 
admin
Что делать бухгалтеру, если остались долги за уволенными работниками? Как закрыть образовавшуюся задолженность? Такая ситуация на практике встречается довольно часто: работник увольняется, но остается должен компании определенную сумму.
Задолженность работника перед компанией при увольнении может возникнуть в следующих ситуациях, которые требуют более тщательного рассмотрения:
1. Работник находится на стадии увольнения, и работодателю уже понятно, что суммы компенсации и заработка при увольнении не хватит, чтобы долги перед компанией погасить.
2. Сотрудник уже уволился и получил все причитающиеся ему выплаты. Но его долг перед компанией остался непогашенным.
Рассмотрим данные вопросы более подробно.
Причины образования задолженности работника перед организацией могут быть любые. Но основная – это тот факт, что работник по своему желанию может расторгнуть трудовой договор в любое время. И по закону он может лишь предупредить работодателя за две недели до увольнения, предоставив письменное заявление.
При этом в обязанности работодателя входит выплатить в последний день работы уволенному работнику полагающиеся ему средства и выдать трудовую книжку (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Задерживать выплату окончательного расчета и выдачи трудовой книжки работодатель также не вправе.
Причины образования задолженностей перед работодателем могут быть различны. Вот перечень некоторых из них:
1. Работнику был выдан аванс на зарплату, и работник его еще не отработал.
2. Сотруднику выдали аванс в подотчет, и он за него не отчитался или отчитался не в полном объеме.
3. Работодатель предоставил работнику займ или кредит, и работник за него не рассчитался.
4. Работнику были выданы отпускные за весь год, а год еще им не отработан.
Как списать долги за уволенными сотрудниками?
1. Долг может быть удержан из окончательного расчета увольняющегося работника
2. Работник может вернуть долг самостоятельно.
3. Долг с работника может быть взыскан в суде.
4. Компания может простить долг работнику.
Если сумма задолженности работника меньше окончательного расчета при увольнении, долг можно погасить путем удержания из заработка.
Если с работником не было подписано договора о полной материальной ответственности, долг работника перед работодателем без суда может быть погашен частично в пределах среднемесячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).
При увольнении возникает другая ситуация. С сотрудника можно удержать лишь не более 20%. Это мотивируется тем, что окончательный расчет при увольнении – выплата разовая.
Законодательством строго определены случаи, когда работодатель может произвести удержание задолженности из заработка сотрудника при увольнении. К тому же с такого рода удержаниями работник должен быть согласен и подтвердить это своим письменным заявлением, где указывается сумма долга и ее основание (ст. 137, 138 ТК РФ, письмо Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007)
Пример 1. Удержание долга с уволившегося работника.
Работник ООО «Сказка» Кольцов О.Н. увольняется. На момент увольнения у него возникла задолженность за полученный в подотчет аванс в сумме 8000 рублей. При увольнении Кольцов О.Н. дал согласие на удержание данной суммы из окончательного расчета, а в случае, если ее не хватит, он согласился выплатить ее наличными. Окончательный расчет составил 23 000рублей.
1. Рассчитаем сумму задолженности, которую можно удержать из окончательного расчета Кольцова О.Н.
(23 000 руб. – 23 000 руб. × 13%) × 20% = 4002 руб.
2. Определяем сумму к выплате окончательного расчета:
23 000 руб. – 23 000 руб. × 13% – 4002 руб. = 16 008 руб.
3. Сумма долга, которую должен внести Кольцов О.Н. наличными:
8 000 – 4002 = 3998 руб.
Как быть, если работник не хочет возвращать долг компании, а удерживать его не с чего?
В этом случае компания может взыскать задолженность в судебном порядке, либо простить его своему сотруднику.
Долг работника в бухгалтерском учете отражают в составе дебиторской задолженности. Если долг не возвращен вовремя, он списывается по истечении срока исковой давности, о котором вы можете прочесть здесь. После истечения срока давности, долг учитывают в составе прочих расходов.
Бесплатная книга
Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
- Как рассчитать срок исковой давности и какими документами можно списать кредиторскую задолженность?
- Как уволить работника во время болезни?
- Удержания из заработной платы работника по алиментам, исполнительным листам, авансовым отчетам, ущербу.
- Убытки (ущерб) от метеорита можно списать на затраты компании…
- Выходное пособие при увольнении уменьшает налог на прибыль.
Опубликовано в рубрике Бухгалтерский учет 
Метки: бухгалтерский учет, зарплата
Источник: prednalog.ru
Сотрудник увольняется с долгами: юридические аспекты и нюансы бухучета.
Нередки случаи, когда работник, затаив обиду на руководство, «забывает» вернуть деньги или ценности компании при увольнении. Каким образом выйти из этой ситуации? Нужно ли компании, как налоговому агенту, заплатить НДФЛ? Есть варианты.
В этом неприятном случае в зависимости от обстоятельств у компании есть три варианта развития событий с разными налоговыми последствиями: взыскать из зарплаты работника, простить или списать как безнадежный долг. Ниже рассмотрим уаказанные варианты подробнее.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (п. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (п. 3 ст. 157 ТК РФ);
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным подпунктом 8 пункта 1 статьи 77 или подпунктами 1, 2, 4 пункта 1 статьи 81, подпунктами 1, 2, 5 – 7 статьи 83 Трудового кодекса (ст. 137 ТК РФ).
Недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу, относится к случаям полной материальной ответственности(п. 2 ст. 243 ТК РФ).
Организация может взыскать задолженность из причитающихся работнику выплат самостоятельно или обратиться с иском в суд. Это зависит от размера суммы долга и от того, согласен ли работник его вернуть.
В первом случае основанием для взыскания послужит распоряжение руководителя, которое должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Без суда можно обойтись, если сумма причиненного ущерба меньше среднего месячного заработка сотрудника и он согласен его возместить (ст. 248 ТК РФ).
Далеко не всегда долги возвращают добровольно, тем не менее отказывать работнику в увольнении, не выдавать ему трудовую книжку, пока он не вернет долг и т. п., нельзя. В этом случае закон нарушает руководство организации (ст. 84.1, 140 ТК РФ).
С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество (ст. 248 ТК РФ).
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате имущества, определяется по фактическим потерям. Их размер исчисляют исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества, если законодательством не установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба (ст. 246 ТК РФ).
Необходимо также учитывать, что общий размер всех удержаний при каждой выплате не может превышать в общем случае 20 процентов, при удержании по нескольким исполнительным документам – 50 процентов, при взыскании алиментов и возмещении ущерба, причиненного преступлением , – 70 процентов заработной платы (ст. 138 ТК РФ).
Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).
На дату составления акта о недостаче или акта инвентаризации в бухгалтерском учете запишем:
- Дебет 01 Кредит 01
- списана первоначальная стоимость утраченного имущества;
- списана начисленная амортизация по утраченному имуществу;
- отражена остаточная стоимость утраченного имущества.
Если работник согласен вернуть ценности добровольно:
- Дебет 70 Кредит 73
- удержана рыночная стоимость имущества из выплат, причитающихся работнику при увольнении;
- отражена сумма ущерба в пределах остаточной стоимости утраченного имущества;
- отражен доход в виде разницы между рыночной стоимостью имущества, удержанной с работника, и остаточной стоимостью имущества.
Если бывший работник не возвращает или отказывается вернуть ценности, обязать его вернуть присвоенное может суд. В зависимости от размера хищения экс-сотрудника могут привлечь кадминистративной или уголовной ответственности, если судьи примут сторону работодателя. Так, мелкое хищение до 1000 рублей карается штрафом в размере до пятикратной стоимости похищенного имущества, но не менее 1000 рублей или арестом на срок до 15 суток (ст. 7.27 КоАП РФ). Если же похищенное имущество оценивается дороже, бывшего работника могут приговорить к лишению свободы по статьям 158, 160 Уголовного кодекса.
Если возместить ущерб работника обязал суд, на дату вступления в силу судебного решения в бухгалтерском учете запишем:
- Дебет 76-2 Кредит 94
- отражена сумма ущерба в пределах остаточной стоимости;
- отражен доход в виде разницы между рыночной и остаточной стоимостью утраченного имущества;
- отражена сумма денежных средств, внесенных бывшим работником в кассу организации в возмещение причиненного ущерба.
Если суд принимает сторону работника, на дату вступления в силу судебного решения в бухгалтерском учете остаточная стоимость утраченного имущества со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» списывается на счет 91-2 «Прочие расходы»:
- Дебет 91-2 Кредит 94
- списана недостача.
Прощение долга. Судебные тяжбы – это всегда дополнительные финансовые потери, время и трудозатраты. Зачастую, сам процесс обходится дороже, чем утраченные ценности, и работодатель не желает его начинать. Здесь бухгалтеру нужно быть очень внимательным к датам и к тому, что именно не вернул работник: подотчетное имущество и деньги, заем для личных нужд или аванс.
Предприятие выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40).
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).
Прямой действительный ущерб – реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния этого имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если он несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества или на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).
К прямому действительному ущербу могут быть отнесены, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов и оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы уплаченного штрафа (письмо Роструда от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1).
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником причиненного ущерба в течение одного года со дня его обнаружения (ст. 392 ТК РФ). Если простить долг уволенного работника до окончания этого срока, то у него возникнет законное право на присвоенные ценности, прощенная сумма будет истолкована как дарение (п. 1 ст. 572 ГК РФ).
Таким образом, у похитителя возникнет доход, облагаемый НДФЛ (ст. 210, 211 НК РФ).
Исчислить и удержать НДФЛ нужно при фактической выплате работнику дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить его в бюджет – не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (п. 6 ст.
226 НК РФ). Основанием для прощения долга станет письменное распоряжение, приказ руководителя или договор дарения; дата, указанная в этом документе, станет днем получения уволенным работником дохода. Фирма как его налоговый агент обязана удержать и заплатить в бюджет налог с этой суммы по ставке 13 процентов (п. 1, 2 ст. 226, ст.
224 НК РФ).
По договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом (п. 1 ст. 572 ГК РФ).
Не облагаются НДФЛ подарки, стоимость которых не превышает 4000 рублей за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если прощенная сумма больше, то человек должен вычесть из нее 4000 рублей и заплатить налог с разницы.
В бухгалтерском учете сумму прощенного долга относят к прочим расходам, а вот в целях налогообложения прибыли эту сумму учесть в составе расходов нельзя (п. 16 ст. 270 НК РФ). Из-за этого в бухгалтерском учете возникает постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. № 114н).
При прощении долга на дату распоряжения руководителя в бухгалтерском учете запишем:
- Дебет 91-2 Кредит 94
- отражена остаточная стоимость утраченного имущества;
- отражено постоянное налоговое обязательство.
Нужно ли восстанавливать уже принятый к вычету НДС по утраченному имуществу – вопрос спорный. Чиновники Минфина считают, что да. Мнение основано на том, что выбытие имущества в данном случае не связано с реализацией. Восстанавливать НДС по основным средствам финансисты рекомендуют в размере сумм, пропорциональных остаточной (балансовой) стоимости основных средств без учета переоценки (письмо Минфина России от 15 мая 2008 г. № 03-07-11/194). В противовес этой точки зрения существует решение Высшего Арбитражного Суда , в котором судьи указали на то, что все случаи, в которых НДС подлежит восстановлению перечислены в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса, недостача и хищение в этом списке отсутствуют (решение ВАС РФ от 23 октября 2006 г. № 10652/06).
Долг по авансу и займу
Обстоятельства, при которых можно взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату, поименованы в статье 137 Трудового кодекса:
- счетная ошибка;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (п. 3 ст. 155 ТК РФ);
- простой (п. 3 ст. 157 ТК РФ);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Материальная ответственность наступает за ущерб, причиненный работодателю в результате виновного противоправного действия или бездействия работника, если иное не установлено федеральным законодательством (ст. 233 ТК РФ).
Увольнение работника – не вина и тем более не противоправное действие, поэтому срок исковой давности в случае невозвращения аванса уволившимся работником определяется в общем порядке – три года (ст. 196 ГК РФ). То есть списать безнадежный долг по авансу можно только через три года (письмо Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610).
Что касается НДФЛ в этой ситуации, то налог уже удержали при выдаче аванса. То же самое, если работник отгулял отпуск авансом и уволился, не вернув отпускные, и руководство фирмы решило простить этот долг. В этом случае НДФЛ был удержан при фактической выплате отпускных (ст. 136 ТК РФ).
В случае с прощенными заемными средствами некоторые специалисты советуют сделать договор займа бессрочным и не требовать его возврата, тогда обязанности уплатить НДФЛ не возникает вообще.
Прощенный заем работника не облагается страховыми взносами (п. 1, 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). При этом важно, чтобы прощение долга было оформлено договором дарения (письмо Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19).
Взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний прощенные займы также не облагаются (ст. 3 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Суммы безнадежных долгов и долги, не покрытые за счет средств резерва, можно признать внереализационными расходами (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Безнадежными долгами (нереальными ко взысканию) признаются те обязательства, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ).
В базе по НДФЛ нужно учитывать все доходы, которые плательщик получил в денежной и (или) натуральной форме, а также если у него возникло право на распоряжение ими (п. 1 ст. 210 НК РФ). Право распоряжаться подотчетными средствами, займом или имуществом, которые уволившийся работник не вернул работодателю, возникает у него после того, как закончится срок исковой давности.
Моментом получения должником дохода станет день, с которого взыскание с работника стало невозможно – день окончания срока исковой давности (письмо Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610). В течение одного месяца со дня окончания налогового периода по форме 2-НДФЛ нужно сообщить бывшему работнику и в инспекцию о том, что взыскать НДФЛ невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Особое внимание следует обратить на то, что не все безнадежные долги можно списать во внереализационные расходы в целях налогообложения прибыли. Так, рассчитывая налог на прибыль, нельзя признать внереализационным расход, возникший из-за того, что бывший сотрудник не вернул заем на личные нужды. Экономически такой расход не оправдан (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если же нереальны ко взысканию деньги, выданные работнику под отчет, списываем их смело на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса.
В заключение рекомендация аудиторов: какой бы вариант списания долга работника вы не выбрали, внимательно следите, чтобы каждое решение и каждая операция были документально подтверждены.
Источник: www.akvil.ru