Как составлять дефектную ведомость

Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при проведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона № 129-фз.

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно.

Что такое дефектная ведомость?

Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Гранд Смета. Урок 12. Дефектная ведомость.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в организации собственной формы дефектной ведомости.

Дефектная ведомость скачать бланк

Заполнение дефектной ведомости

Дефектная ведомость – документ, необходимый при изложении определенных недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:

Дефектная ведомость считается официальной только в том случае, если содержит в себе все вышеперечисленные условия и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.

Основой для составления сметы, в лучшем случае, является дефектная ведомость. Ее называют еще дефектовочная ведомость и ведомость объемов работ. В действительности, дефектная ведомость — это описание недостатков, которые необходимо устранить, т.е. заполняется она при необходимости ремонта. В случае нового строительства, конечно правильнее говорить — ведомость объемов работ.

Ведомость объемов работ должна включать в себя полный перечень работ с указанием объемов. Лучше всего составлять дефектную ведомость, используя формулировки из сборников ТЕР и ФЕР. Это сильно ускоряет дальнейшую работу с ней и составление сметы на ее основе.

Но обычно ведомость объемов работ составляют не сметчики, а мастера, прорабы или рабочие, которые могут быть не знакомы с номенклатурой работ, принятой в ценообразовании.

Тогда дефектовка составляется в свободной форме:

Выровнять стену — 25 кв. м.
Переклеить обои — 25 кв. м.
Замена унитаза — 1
Замена раковины — 2
Снять плитку — 5 кв. м.
Наклеить плитку — 5 кв. м.
Залить пол — 20 кв. м.
Линолеум — 5 кв. м.
Ламинат — 15 кв. м.

Задача сметчика, в таком случае, расшифровать данные работы и перевести их в форму сметы. Для этого может потребоваться уточнение всех полученных данных.

Например:
Средняя толщина выравнивающей смеси на стенах, определение самой смеси. Марки и модели устанавливаемой сантехники, устанавливаемая к ним арматура, не обозначенная в дефектовке, но, возможно, требующая установки (шаровые краны, смесители).

Толщина заливки пола и используемая смесь и многое другое.

Обои нужно сначала снять, далее отмыть стену от старых, грунтовать и, только потом, наклеить новые (здесь нужен вид обоев). Понятно, что в смете любые работы будут указаны более точно и конкретно.

Таким образом, лучше всего привлечь сметчика еще на стадии определения объемов работ или дефектования объекта.

Составление дефектной ведомости

Для того чтобы правильно и без проблем учесть расходы на ремонт ОС, нужно его правильно оформить. А именно: составить дефектную ведомость.

Дефектная ведомость — это акт визуального осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, поэтому ее надо разработать самим и приложить к учетной политике. Поскольку у организации могут быть разные группы ОС, допустимо и даже желательно оформлять разные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей — одна, для оргтехники — другая, для недвижимости — третья.

Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны входить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения либо подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.

Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:

— что мы осматриваем и собираемся ремонтировать. То есть мы должны идентифицировать объект, описать его. Бухгалтер пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер техпаспорта);
— почему объект требует ремонта. То есть, какие неполадки уже появились или могут появиться, если своевременно не заменить какие-то детали. И здесь основная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут правильно описать аварийную ситуацию и суть поломки;
— что нужно сделать, чтобы привести объект в рабочее состояние. То есть само описание ремонта: какие детали нужно купить, какие работы выполнить. Здесь «ответчик» — главный подрядчик или работник ремонтного цеха. Он скажет, что заменить, что покрасить, что привинтить.

Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит либо руководитель, либо уполномоченное лицо. Например, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям — административный директор, по производственному оборудованию — главный инженер. Дефектную ведомость надо составлять вместе с исполнителем ремонтных работ.

Тогда подобных ситуаций, скорее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще необходимо сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена тем же лицом, что и дефектная ведомость. Это значит, что уполномоченное лицо санкционировало соответствующие расходы.

Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.

Первая причина — хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он требует ремонта. А потом смотрим на ситуацию с позиции недопущения подобных затрат в будущем: что надо сделать, чтобы больше по этой причине объект не ломался.

Вторая причина — это налогообложение. Нам нужно доказать экономическую оправданность ремонта. Потому что, если мы красим потолки два раза в год, налоговый инспектор может сказать: «А не слишком ли часто? Может быть, этого не надо делать по несколько раз в год?». А бухгалтер просто не сможет ответить на этот вопрос, потому что не знает, зачем красить потолки так часто.

А для того чтобы доказать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических специалистов, где прямо написано, зачем мы эти потолки так часто красим.

1. Для чего нужна дефектная ведомость

Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт здания — это сводная таблица ремонтов, дефектов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, перечень дефектов, выводы и рекомендации по устранению. Является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Рекомендуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.

2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.

3. Как составить дефектную ведомость – акт

Стандартной формы документов нет. Можно составить самостоятельно в составе комиссии в произвольной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т.д.). Особой квалификации работников не требуется – в том случае если речи идет о видимых, очевидных дефектах (мелкие трещины, сколы), а также замены окон, дверей, покрытий. В остальных случаях ведомость составляют специализированные организации по подготовке проектно — сметной документации. В состав работ рекомендуем включить визуальный осмотр и обследование с помощью измерительных приборов.

Дефектная ведомость тарифы

По Жилищному кодексу РФ собственники жилых помещений в многоквартирном доме обязаны ежегодно проводить общее собрание. На нем управляющая организация предлагает новые тарифы, владельцы квартир с ними соглашаются, голосуя «за», либо отвергают, голосуя «против» или «воздержался». Тариф предлагается не просто так: управляющая организация информирует собственников об общем состоянии дома, итогах работы за прошлый год, результатах весеннего и осеннего осмотра общего имущества и предлагает утвердить перечень работ и услуг, их объемы, периодичность и стоимость, из которых формируется тариф.

Формирование тарифов по этим двум статьям должно идти в три этапа: расчет и обоснование тарифа, согласование, утверждение. Рассмотрим последовательно каждый из них, и проследим, какие действия должны предпринять собственники. Предварительно необходимо заметить, что для наилучшего решения этих вопросов желательно, чтобы собственники избрали старших по дому и подъезду, так называемый домовой комитет, а также утвердили кандидатуры уполномоченных собственников (им может быть старший по дому), которые и будут от имени всех собственников общаться с управляющей организацией.

Он делается на основании подготовленных и предложенных управляющей организацией: перечня обязательных работ и услуг, перечня работ по текущему и капитальному ремонту общего имущества, акта технического состояния дома, дефектных ведомостей, ориентировочных смет на выполнение предполагаемых ремонтных работ (как текущего, так и капитального ремонта).

Далее, при рассмотрении перечня, следует внимательно проанализировать, какой объем обязательных услуг необходим для обслуживания вашего дома, определить, с какой периодичностью они будут выполняться, а также оценить их стоимость. В частности, изменив количество частичных осмотров конструктивных элементов, можно оптимизировать оплату за предоставление этих услуг.

Естественно, у собственников возникает вопрос: откуда можно узнать, сколько может стоить та или иная услуга? Целесообразно провести сравнение с аналогичным перечнем по вашему дому за прошлый год, а также с отчетом по фактически выполненным в прошлом году работам и услугам.

Акт технического состояния дома ответит на вопросы: какие именно ремонтные работы желательно сделать в вашем доме в следующем году, каков объем этих работ – в соответствии с дефектными ведомостями, а стоимость – по сметам. Важно правильно расставить приоритеты выполнения работ, выбрать действительно необходимые и, оценив их, рассчитать стоимость, приходящуюся на один квадратный метр жилья.

Согласование:
Со специалистами управляющей организации обсуждаются те позиции перечня, по которым собственники считают, что стоимость или объем предлагаемой услуги завышены, нет необходимости или возможности выполнить в этом году предлагаемые ремонтные работы, и находится компромиссное решение.

Но самого весомого уменьшения тарифа можно добиться за счет услуг по управлению домом. Во всех нормативных документах услуги по начислению и сбору платежей входят в стоимость услуг по управлению многоквартирным домом.

Утверждение:
Процесс утверждения состоит в подготовке следующих документов: повестки дня общего собрания собственников с информированием за 10 дней о форме, месте и времени его проведения и реестра/бюллетеня для голосования.

В повестку дня необходимо включить:

Вопрос расчета (а не назначение сверху!) тарифа на услуги ЖКХ является сейчас самым актуальным и болезненным. Поэтому важно рассчитать тариф обоснованно и с соблюдением соответствующих процедур.

Специалисты приступили к разработке не только такого необходимого программного продукта, но и документацию по регламентированию порядка изменения тарифа на услуги ЖКХ. Этому предшествовало изучение существующих на тот момент в РФ законодательных документов. Нами была учтена не только законодательная база, мы проводили постоянные консультации со специалистами управления ЖКХ области и города.

При расчете тарифа на каждый дом создаются и используются в работе:

• акт осмотра технического состояния дома;
• дефектная ведомость
• смета работ, составленная по дефектной ведомости с учетом стоимости материалов.

Итог работы программы — выполненный тариф, с приложением к нему всех расчетных обосновательных документов.

Дефектная ведомость по ремонту

При возникновении необходимости проведения ремонтных работ, вне зависимости от того дом это или машина, рекомендуется составлять дефектную ведомость по ремонту, в которой будут отражены все подробности и перечислены все участки или детали, подлежащие ремонту.

1. Сначала проведите техническое обследование с освидетельствованием. Для этого наймите экспертную организацию, которая имеет все необходимое оборудования для обследования объекта, подлежащего ремонту. Помимо оборудования у них должна иметься вся нормативно-техническая документация, на основании которой они будут осуществлять проверку и оценку степени повреждения. Дефектом является отклонение от требований проектно-конструкторской документации. Результаты проверки сравниваются с ГОСТом.

2. Составьте разные дефектные ведомости на разные виды работ, если вашей организации нужно ремонтировать разные объекты, т.е. и оборудование, и помещение.

3. Утвержденной единой формы ведомости дефектов не существует. Вы можете составить ее в произвольной форме, но обязательно должны указать реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

4. Составляйте ведомость дефектов на основании технического обследования. В дефектной ведомости необходимо отразить соответственно дефекты конструкций и узлов, описать все технологические и организационные мероприятия по их устранению. В этой же дефектной ведомости нужно указать объем ремонтных работ и перечислить основные материалы, необходимые для ремонта. Если марка и тип материала имеет принципиальное значение, вы также можете указать это в документе.

5. Доверьте составление ведомости опытным высококвалифицированным работникам, связанным с ремонтом оборудования или зданий. Ведомость дефектов является документом, по которому составляется смета и осуществляется проверка выполненных ремонтных работ, поэтому правильное и подробное составление этого документа очень важно. Поскольку ведомость представляет собой часть сметной документации, она должна быть подписана и заказчиком с грифом «Утверждено», и подрядчиком.

6. Если вы выявили существенные отличия между описанием дефектов в смете подрядчика, с которым вы заключили договор на проведение ремонтных работ, и дефектной ведомости, составленной экспертами, потребуйте от подрядчика письменное объяснение данного факта и утвердите этот документ.

Если вы задумываетесь над тем, нужна ли вам дефектная ведомость, то примите во внимание, что она вам потребуется как минимум по трем причинам:

— для контроля расходов и состояния объекта
— для предоставления доказательств целесообразности потраченных средств в случае возникновения вопросов у налоговой инспекции
— для определения масштаба работ. Подробное описание дефектов и работ в ведомости позволяет определить, будет ли это просто ремонт или модернизация объекта. Это разная цена.

Получите консультацию: 8 (800) 600-76-83
Звонок по России бесплатный!

Источник: center-yf.ru

Как оформлять брак в дефектной ведомости, образец в строительстве

Трудовое

Автор Доктор юридических наук Дмитрий На чтение 3 мин Просмотров 89

Как составить дефектную ведомость в строительстве по образцу. В каких случаях она нужна, структура документа, правила заполнения.

Процесс производства и любые строительные работы, несмотря на развитие технологий и технический прогресс, неизменно сопровождаются и человеческим фактором, а потому всегда появляется изрядная доля брака, которую необходимо учитывать и правильно оформлять. Для этого используется дефектная ведомость, образец в строительстве имеет свои нюансы.

Что такое дефектная ведомость, ее образец в строительстве

Нарушения в технологиях, случайная или намеренная порча материалов влекут материальный ущерб, за который несут ответственность определенные лица. Дефектная ведомость служит своего рода оправдательной бумагой за какие-либо моменты, например, нехватку сырья или комплектующих компонентов, что могло привести к ненадлежащему качеству работ/конечного продукта. Согласно этому документу заказчику и исполнителю легче придти к консенсусу.

Что в ней содержится

Юридически нет четко разработанной и обязательной для всех единой формы, по сути, такая ведомость – творчество руководителей строительного процесса. Однако есть примерный перечень нюансов, который она обязана учитывать.

• Описание всех существующих дефектов;
• Детальная фиксация брака, а также описание любых мелких моментов и неточностей, которые не укладываются в понятие «брак», но влияют на качество работ;
• Описание и пояснение причин появления изъянов.

Дефектная ведомость образец в строительстве, как вести

Для успешного оформления лучше на месте организовать специальную комиссию и следовать определенным алгоритмам.

Стоит последовательно внести:

• Название («дефектная ведомость»);
• Дату;
• Название компании, работники которой будут составлять документ;
• Юридический адрес;
• Реестр должностей работников, ответственных за порученные работы;
• Название процесса/хозяйственных манипуляций, в результате которых был выявлен брак;
• Количество работ/хоз. операций, цены на них и иные данные, связанные с браком, объемы и единицы измерения указываются те, которые прописаны в сметах;
• Марки и виды материалов;
• Подписи выбранных членов комиссии.

Ведомость заполняется в срочном порядке прямо в момент возникновения дефектов.

Дополнительные рекомендации от профессионалов

Обращайте внимание на качество документа – старайтесь не допускать исправлений, если их не удалось избежать, то все они должны быть в обязательном порядке завизированы подписями членов комиссии/ответственных лиц. Также бумаги нужно в срок передать в бухгалтерию, на этот момент все данные должны быть точными и достоверными.

Дефектная ведомость – удобный способ, позволяющий вовремя выявить несовершенства и минимизировать убытки. Ее свободная форма, скорее, плюс, чем минус, это дает возможность в произвольной форме создать официальный юридический документ, фиксирующий все моменты.

Вывод

Несмотря на то, что ситуации, в которых образуется брак, индивидуальны, люди стремятся к удобству и разрабатывают собственные образцы. На сегодня существует немало видов данного документа, как в виде разработанных бланков, так и в виде специальных компьютерных программ. Для удобства заказчиков и исполнителей мы предлагаем скачать универсальный образец дефектной ведомости.

Источник: papinian.com

Дефектная ведомость образец бланк

Зачастую бывает, что при осуществлении проверок контроля качества поставляемого товара или услуг, последние не отвечают ряду требований.

В этом случае предприятие составляет дефектную ведомость, в которой отражает выявленные недостатки.
Рассмотрим особенности составления данного документы.
Форма дефектной ведомости

В России не существует общепринятого бланка дефектной ведомости, поэтому каждая организации в сфере поставляемых или приобретаемых товаров и услуг вправе разработать собственный вариант бланка.

Однако это не значит, что данная ведомость составляется в произвольном порядке. Как и любой документ, что бы в будущем он обладал юридической силой, должен отвечать требованиям, предъявляемым к документации такого вида законодательством российской Федерации.

Требования, предъявляемые к дефектной ведомости

• Во-первых: как и любая ведомость, она должна иметь наименование.
• Во-вторых: в ведомости должны быть отражены все необходимые данные предприятия – составителя ведомости.
• В-третьих: нужно указать где, когда и кем (конкретное лицо, его должность) составлена ведомость. Отразить выполненные операции, лиц, несущих ответственность за данное действие, и не забыть закрепить это все в документе подписями указанных лиц.
• В-четвертых: абсолютно при любой выполняемой хозяйственной операции должна составляться ведомость. При этом составляется она непосредственно в момент ее совершения, либо сразу же после ее окончания.
• В-пятых: дефектная ведомость – это разновидность первичной учетной документации бухгалтерского учета, поэтому она может служить юридическим основанием для составления претензии или обращения в суд.
• В-шестых: при составлении данного документа, либо по окончании процесса вносить какие либо корректировки в него запрещено. Так же запрещено делать исправление допущенных ошибок, зачеркивание, использование корректоров текста и т.п.
• В-седьмых: для учета данной документации она должна быть отражена в сводных книгах или журналах.
• В-восьмых: допустимо оформление только на бумаге. Электронные версии данного документа должны сопровождаться копиями на бумаге.
• В-девятых: подписывать составленную ведомость могут только лица, уполномоченные на то руководителем предприятия или главным бухгалтером.
• В-десятых: как и многие виды документации, относящиеся к бухгалтерскому учету, дефектные ведомости могут затребовать, изъять органы, осуществляющие надзор за данной сферой деятельности.

Важно помнить, что только в случае выполнения предъявленных требований, данная документация будет обладать юридической силой, в обратном случае ее значение ничтожно.

Ниже расположен типовой бланк и образец дефектной ведомости вариант которого можно скачать бесплатно.

Источник: uristhome.ru