Как составить тайм менеджмент

Рабочий день руководителя любого уровня переполнен совещаниями, созвонами, командировками, задачами различной срочности. А в рабочий чат иногда даже не хочется заглядывать. Поэтому задача организации рабочего времени и правильного распределения временных затрат становится одной из важнейших. В статье рассказываем, как научиться управлять своим временем и как тайм-менеджмент применяется на практике.

Что такое тайм-менеджмент простыми словами

Тайм-менеджмент — это комплекс методов и техник для управлениями ежедневными делами таким образом, чтобы эффективно выполнять работы, в том числе в больших объемах, при этом максимально экономя время. Применяется как в бизнесе, так и в жизни. Многие процессы сегодня автоматизированы, люди живут и совершают действия со скоростью, немыслимой ещё пару десятилетий назад. Однако времени становится как будто меньше. Для эффективной деятельности недостаточно таких традиционных навыков, как работоспособность, усердие, собранность.

Зачем нужен тайм-менеджмент руководителю

Несмотря на то, что руководителям свойственно освобождать себя от рутинной работы, делегировать не только рабочие, но и домашние обязанности, проблема нехватки времени возникает у них ничуть не реже, а то и более остро, чем у рядовых сотрудников.

Основы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент основывается на знаниях из областей психологии, социологии, экономики. Многие проблемы и способы их решения универсальны, просто в жизни руководителя обретают специфические оттенки.

Постановка целей

• стратегические, связанные с оптимизацией работы всей организации;
• перспективные, т.е. находящиеся в отдалении от текущего момента;
• тактические, подразумевающие быстро реализуемые задачи.

Если руководитель сам формирует цели для команды, необходимо трезво оценивать их реалистичность и поставленные сроки. Желание, возможности и цели должны быть соразмерными.

Увеличивайте продажи с платформой коммуникаций UIS

Планирование

Когда цель определена, зафиксируйте ее в корпоративном плане, а также продумайте все этапы работы, ожидаемые промежуточные результаты. Планирование должно коррелировать с магистральными задачами компании, такими как увеличение прибыли, повышение узнаваемости бренда и статуса в вашем сегменте рынка.

Есть 2 популярных критерия для планирования, от которых напрямую зависит тайминг рабочего времени:

• Максимальный критерий: подразумевает наличие масштабных задач, на реализацию нужно выделить большой объем времени.
• Минимальный: результат должен быть достигнут в сжатые сроки, т.е. как можно скорее.

В соответствии с выбранным критерием формируется план для рационального распределения временных затрат. Продолжительные работы могут длиться до нескольких лет, их разумно делить на этапы длиной в полгода, год или более, и от этого отталкиваться в аналитике. Зачастую подразделения отчитываются по итогам работ по окончании месяца или квартала.

Самый короткий отрезок в краткосрочном планировании — 1 день. Он может быть актуален, к примеру, в отделе продаж. Многие руководители прослушивают в виртуальной АТС пул разговоров по окончании каждой смены.

Ежедневники и рациональный подход к привычкам

Для планирования существует много удобных программ и приложений. Установите такое приложение на смартфон и ноутбук, записывайте в него все будущие, текущие и не до конца решенные старые задачи. Чтобы сверяться с планировщиком регулярно, нужно выработать психологическую привычку. Заглянуть в приложение-планировщик станет для вас так же естественно, как заходить в соцсети и мессенджеры.

Приоритеты

Планирование рабочего времени невозможно без расстановки приоритетов. Неотложные дела сразу должны быть выделены на фоне общего массива задач. Задержка или провал важнейших работ приводит к наибольшему стрессу, который ломает и дальнейшие планы. Если сразу направить энергию на главные задачи, это позволить реализовать их как можно быстрее.

Исключение пожирателей времени

Говорят, что есть люди-хронофаги, которые отнимают у других время. На самом деле главные хронофаги сидят внутри нас. Как правило, это привычки — листать соцсети, просматривать новостные ленты, вести праздные переписки в мессенджерах. Все это приводит к потере времени и откладыванию важных дел. Эффективный тайм-менеджмент подразумевает избавление от пожирателей времени.

Как ни странно, к пожирателям времени относятся даже некоторые совещания и планерки. Многие вещи, которые раньше обсуждались только на офлайн-конференциях, сегодня можно столь же продуктивно решить в групповом чате.

Если что-то в ваших бизнес-процессах до сих не автоматизировано, самое время это исправить. CRM, коллтрекинг , таск-менеджеры, электронный документооборот — без них работа подразделений компании отягощена рутиной, от которой еще и страдает точность.

Мотивация

Стремление к развитию карьеры в интересной отрасли, к получению материального и нематериального вознаграждения — существенная часть мотивации, однако ее может быть недостаточно. Даже любимая работа содержит определенную рутинную часть, которая не нравится никому. Кроме того, есть сложные задачи, причем не такие, в которых вы видите яркий вызов и интересное испытание, а просто утомительные.

Преодолеть барьеры, мешающие своевременному выполнению сложной работы, можно несколькими способами:

1. Ритуалы. Они создают для рутинной задачи приятное обрамление, которое подавляет негативное к ней отношение. Речь идет, например, о прослушивании любимых музыкальных треков перед началом работы или чашке любимого напитка.
2. Кнут и пряник. Несмотря на грубоватое название, этот прием не подразумевает пренебрежительного отношения. Руководитель устанавливает себе и сотрудникам вознаграждение за эффективную работу — премии, тимбилдинги, корпоративы. В то же время и напоминает о плохих последствиях неэффективной работы.
3. Дробление на этапы. Всегда непросто взяться за объемную, сложную и скучную работу, однако можно декомпозировать ее, т.е. разбить на части, начать с простых. Такой подход гарантирует легкое вовлечение процесс — вы разгоняетесь, как на велосипеде, и взяться за сложную работу будет уже проще.

Делегирование

Бывают руководители, которые вынуждены, а иногда и сами стремятся часть рутинных производственных задач выполнять своими руками. В некоторых отраслях это нормально — например, главный редактор газеты сам пишет статью для передовицы. В целом же загруженность начальников исполнительским трудом может быть вредной. Это ведет к выгоранию и профессиональным неудачам, поэтому нужно стремиться делегировать задачи своим замам или рядовым сотрудникам.

Источник: www.uiscom.ru

Как планировать рабочий день руководителя, чтобы все успевать

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину.

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня.

Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

• в срок и без суеты выполняет задачи;
• разделяет работу и отдых;
• не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

• Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.
• Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.
• Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом.
• Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет.
• Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.
• Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.
• Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.
• Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.
• Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.
• Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.
• В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору.

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным.

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

1. Выберите из своих задач наиболее приоритетную.
2. Спрогнозируйте срок выполнения.
3. Выделите нужное время в графике.
4. Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.
5. Отмечайте выполненные пункты плана.

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам:

1. Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.
2. Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе.
3. Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.
4. Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.

ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

1. Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.
2. Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников.
3. Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C».

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете.

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.

Пример распорядка рабочего дня

1. 8:00–8:30. Провести планерку.
2. 8:50–9:30. Ответить на e-mail.
3. 9:40–10:20. Купить билеты для командировки.

1. 13:30–14:30. Перерыв.

1. 16:00–17:00. Встреча со спонсорами.

1. 10:30–11:20. Вебинар.
2. 11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками.
3. 12:20–12:40. Созвониться с партнерами.

1. 13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло.
2. 14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей.

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

• Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.
• Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.
• Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.
• Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Источник: www.mango-office.ru

Как развить навыки тайм-менеджмента [+ где и как о них правильно написать в резюме]

Статистика показывает, что грамотное управление рабочим временем повышает эффективность сотрудников на 20-50%. Поэтому при отборе на вакантные позиции HR-менеджеры отдают предпочтение тем кандидатам, у которых хорошо развиты навыки тайм-менеджмента. Рассказываем, каким образом прокачать это умение и как о нем рассказать в резюме.

• Почему навык тайм-менеджмента так важен
• Как понять, что пора «прокачивать» навыки
• Как развить навыки тайм-менеджмента
• Где и как писать в резюме о навыках тайм-менеджмента
• Коротко о главном

Почему навык тайм-менеджмента так важен

Способность грамотно распределять время избавляет от спешки, позволяет не затягивать сроки сдачи проектов и помогает планомерно добиваться поставленных целей.

Такой навык пригодится любому сотруднику. Но особенно он важен для управленцев и претендентов на должности, которые предполагают большую долю самостоятельности.

Для директоров, менеджеров, руководителей отделов, шеф-поваров, заведующих, продюсеров, организаторов мероприятий, работников на удаленке, фрилансеров.

Без эффективного управления временем сложно организовать командную и персональную работу. Зато легко получить переутомление, стресс, перекос между профессиональной и личной жизнью.

Time management: перечень базовых навыков

Организация рабочей среды	Распределение задач
Приоритизация	Хронометраж
Целеполагание	Делегирование
Планирование	Борьба с хронофагами

Как понять, что пора «прокачивать» навыки

Хронически ничего не успеваете? Не переживайте: «гибкие» скилы легко нарабатываются и поддаются «коррекции», а их внедрение не требует финансовых вложений и больших усилий.

10 признаков того, что пора заняться развитием навыков тайм-менеджмента:

1. Беспорядок в делах.
2. Некогда отвечать на письма клиентов и партнеров.
3. Берете дела на дом и выполняете работу за подчиненных.
4. Решаете задачи в спешке.
5. У вас низкая производительность.
6. Вам приходится регулярно задерживаться в офисе.
7. Посетители и сотрудники мешают сосредоточиться.
8. Рутина не позволяет заняться долгосрочными целями.
9. Ваши подчиненные чувствуют переутомление и выгорание.
10. Срываются сроки сдачи проектов.

Как развить навыки тайм-менеджмента

Организация рабочей среды. Группируйте документы по назначению. Для каждой категории выделите отдельное место, чтобы при необходимости можно было быстро найти нужные бумаги. Если вы руководитель, освойте таск-менеджеры для контроля хода работ и раздачи поручений сотрудникам.

Визуальные календари и заметки помогут контролировать сроки дедлайнов и прочие важные даты.

1. Подготовьте перечень дел.
2. Разбейте на группы по срочности.
3. Пронумеруйте список по степени важности.
4. Оцените каждый пункт по сложности.
5. Распределите на 2 категории: для самостоятельного решения и делегирования.

На основе полученных данных составьте план реализации с прогнозом времени на его выполнение.

Целеполагание. Чтобы добиться успеха, недостаточно сосредоточить свои мысли и усилия в нужном направлении. Каждый «глобальный» замысел разбейте на мелкие шаги, которые ведут к желаемому результату:

• четко и понятно сформулируйте цель (Ц);
• разработайте этапы (Э) по ее реализации;
• конкретизируйте результаты Ц и Э в измеримых показателях;
• определите сроки выполнения для каждого пункта;
• подготовьте технические задания для сотрудников;
• распределите задачи по подразделениям.

Ставьте актуальные и заведомо достижимые цели. Используйте ограничение по времени, чтобы не затягивать сдачу проектов. Контролируйте исполнение. Собирайте обратную связь о трудностях, с которыми сталкивается персонал. Корректируйте ТЗ с учетом ситуации.

Планирование. Улучшить навыки тайм-менеджмента помогает грамотное распределение усилий и доступных ресурсов. Используйте недельные, месячные и годовые планы для реализации намеченных задач. При их разработке учитывайте приоритетность, срочность и сложность дел. Закладывайте время на работу, отдых и непредвиденные обстоятельства.

Хронометраж. Невозможно стать эффективным сотрудником и руководителем без понимания продолжительности выполнения отдельного этапа и всего задания.

Определите время, которое нужно для решения задач. Для этого вам пригодятся обычные часы или тайм-трекер. С их помощью вы сможете с максимальной точностью прогнозировать сроки реализации проектов.

Делегирование. Чтобы избежать срыва дедлайнов и падения производительности, научитесь перепоручать дела другим людям.

Навыки тайм-менеджмента играют решающую роль в предпринимательской деятельности. Так, доходность бизнеса руководителей, которые умеют делегировать задачи, на 33% выше, чем у управленцев, привыкших делать всё самостоятельно.

Делегируйте дела тем, кто наверняка справится с задачами. Объясняйте задания понятным языком. Отводите четкие сроки на их выполнение. Оставляйте задел по времени на тот случай, если подчиненный или подрядчик не справится и часть работы придется переделывать.

Борьба с хронофагами. Эффективное управление временем невозможно без умения ликвидировать отвлекающие от основной работы действия.

Типы хронофагов Виды хронофагов Пример

Контролируемые	Разговоры по телефону, перекуры, серфинг в интернете, совещания, общение в соцсетях, поиск документов.
Неконтролируемые	Поломка оборудования, пробки на дорогах, ожидание в приемных директоров.

Как бороться с «пожирателями времени»? Для начала проведите ревизию рабочего дня. Определите, что мешает вам качественно выполнять задачи. Разработайте план устранения хронофагов и строго ему следуйте.

Несколько примеров:

1. Если много хлопот доставляет поиск электронных документов, займитесь формированием персонального цифрового архива. Подготовьте оглавление с перечнем разделов и ссылками для мгновенного перехода к нужным файлам.
2. Подумайте, чем занять персонал при поломке оборудования.
3. Отключайте телефон на время выполнения работы. Объясните коллегам, что в ближайшие 2-3 часа вы будете «вне зоны доступа».
4. Установите на смартфон или ПК сервис ограничения времени посещения сайтов, например, Strict Workflow.

Где и как писать в резюме о навыках тайм-менеджмента

Для упоминания умения грамотно распоряжаться временем используйте раздел «Навыки»:

При перечислении скилов берите за основу термины, которые указаны в вакансии — это ключевые слова, которые служат маркерами для автоматических систем ATS.

Как указать тайм-менеджмент в резюме

Планирование	Расстановка приоритетов
Делегирование	Целеполагание

Убедите рекрутера в том, что перечисленные навыки для вас — не пустой звук. Расскажите об успешном применении технологий тайм-менеджмента в блоке «Опыт».

Образец заполнения раздела в резюме руководителя:

Достижения (за 2 года):

— Внедрил ПО Anviz для учета рабочего времени, что позволило рассчитывать сроки выполнения техзаданий с точностью до 1-2 дней и снизить число просрочек на 30%.

– Организовал внутреннюю систему коммуникации персонала, благодаря которой каждый сотрудник сэкономил на выполнении рутинных задач 4 часа в неделю.

– Завершил 18 сложных проектов на 7 дней раньше дедлайна за счет делегирования процессов.

Подведем итоги

Упоминание навыков тайм-менеджмента в резюме позволит повысить вашу ценность в глазах работодателей. Только не нужно приукрашивать. Если вы с управлением временем на «вы», займитесь «прокачкой» этого умения прямо сейчас. Развитие soft skills не требует больших усилий. Со своей стороны, рекомендуем вам познакомиться с книгами Брайана Трейси, Марии Хайнц, Глеба Архангельского и Сергея Бехтерева.

Создайте резюме за 5 минут!
Профессиональные шаблоны, которые соответствуют всем требованиям работодателей

Автор статьи
Светлана Устилко

Карьерный консультант. Эксперт по созданию резюме и подготовке к интервью. Профориентатор.

Источник: myresume.ru