Если вы чувствуете, что ваши рабочие дни не приносят продуктивных результатов, возможно, самое время составить ежедневный список дел.
Отличным выбором для планирования дел, а также для управления делами, станет планировщик проектов «Projecto». Простая онлайн система, которая обладает необходимым набором инструментов для управления различными задачами, проектами, документами. С таким планировщиком ваша работа, а также работа ваших сотрудников, окажется более эффективной, исчезнет хаос и путаница в делах. Удобное составление задач, отчёты, причины отказов, история изменений, статистика по сотрудникам, прогресс достижения целей, графики и многое другое.
Преимущества ежедневного списка дел заключаются в том, что вы не забываете о важных задачах, не отвлекаетесь, уверены в завершении рабочего дня, не беспокоитесь, что слишком много думаете о работе, и отслеживаете свой рабочий прогресс.
Как составить список дел на день и выполнить его? [Мнение эксперта. #16]
Составьте список дел на ночь. Многие люди, которые работают днем, составляют повседневный список дел утром, перед самым уходом на работу. Слабость этого метода заключается в спешке, ведь утром нужно сделать очень многое.
Лучшая альтернатива — создать перечень дел на день вечером. Почему? Во-первых, вечером у вас больше свободного времени. Во-вторых, вы можете спланировать завтрашний рабочий день так, как вам хочется. Поэтому выделите 5-10 минут вечером, чтобы составить перечень заданий на следующий рабочий день.
Создавая ежедневный список дел, ограничьте его максимум 7 задачами. Почему? Потому что средняя человеческая краткосрочная память может запомнить только 7 единиц информации за 30 секунд.
А другие задачи? Просто запишите их в другой список, например, в список идей, чтобы не забыть. Теперь, когда вы выполнили задачи из списка дел на день, выполните задачи из списка идей или добавьте их в план действий на ближайший день.
Сделайте задачу как можно более конкретной. Чтобы избежать путаницы, сформулируйте задачу как можно более конкретно или четко. Например, одна из ваших задач — написать отчет. Уточните задачу, например, написать еженедельный отчет о продажах.
Оцените время выполнения каждой задачи. Возьмите за привычку рассчитывать время, необходимое для выполнения каждой задачи. Это позволит вам знать общее время, необходимое для выполнения всех ежедневных задач. Кроме того, оценка времени улучшит ваш тайм-менеджмент. Другими словами, вы не будете тратить время на неважные дела.
Источник: art-assorty.ru
Как планировать и составлять списки дел
В Школе редакторов по «Управлению проектами» задание — придумать план развития на год, где каждый месяц — дела, которые приблизят к той картине навыков, которую хочешь. Главное — не дрейфить и делать.
Как Планировать и Вести Список Дел? Мои 6 Советов ♡
Тут и хороший момент, и момент не очень. Не очень — предсказание желаний недалекого будущего никогда не работает — первый месяц еще видишь, но дальше туман. Даже учитывая подход, где в основе — навыки, которые ты прокачиваешь. Находясь в начальной точке невозможно предсказать все следующие шаги.
Мир (или реальность) — нелинейная система с сильной зависимостью от начальных условий. Данные постоянно меняются потому, что это все чертовски сложная штука и никаких точных инструментов предсказания нет даже в теории.
Тут как с погодой — на 2-3 дня предсказание работает, потому что погрешность в метеорологических данных небольшая, но потом наступает точка хаоса и погрешность даже в один процент ведет к разлету в десять градусов. Зависимость от начальных условий — «эффект бабочки», который открыл метеоролог Эдвард Лоренц. Мир — хаос.
Это о моменте «не очень».
А классный момент задания в том, что в процессе вспоминаешь вещи, которые давно хотел, но пришла обыденность и забыл. Напоминать себе о таких штуках — супер-круто, потому что энергия.
Проапгрейдим систему
Чтобы планомерно прокачивать навыки не обязательно думать в феврале что ты будешь делать в июне — достаточно трех дел. Да, я снова об Agile Results Джей Ди Мейера.
Объясню. Три дела — система планирования, где думаешь три дела на год, из которых выходят три на квартал, из них три на месяц, три на неделю и три на день. Каждое небольшое дело дня помогает большому делу года. Это принцип — «видеть лес за деревьями». Отличие «трех дел» от постепенного планирования на год в том, что небольшие задачи ставятся и корректируются в процессе.
То самое внимание на мяч.
Три — искусственное ограничение. Когда всего три слота, выбираешь самое важное. Смысл управления временем не в том, что учишься делать все подряд, а в отделении важного от бессмысленного. Закон Парето — это здесь.
От того, что запланировал на год зависит то, как распланируешь квартал, месяц, неделю и день. От того, насколько честна обратная связь — сильнее осознанность и погружение. Обратная связь — рефлексия в конце каждой недели: что ок, что нет, на что обратить внимание. В таком режиме даже менять цели не страшно. Когда мы плотно погружены в реальность, разочарований быть не может.
На примере годовой задачи «написать книгу» выстраивается последовательность действий и усилий.
О списках забытых дел
С планированием разобрались, остались дела, которыми хочется заниматься. Они вышли из системы трех дел, но это энергия, поэтому их стоит периодически выносить в отдельный список. Я это делаю раз в квартал. Но и тут не все просто.
Составление списков приносит удовлетворение само по себе, потому что активируется дофаминовая система. Дофамин (допамин) — нейромедиатор, который отвечает за предвкушение результата и необходим для запоминания и обучения. До 2003 года считали, что он про удовольствие от процесса, но нет — это про предвкушение. Поэтому крыса с вживленными электродами из известного эксперимента 1954 года умирала не от удовольствия, а от истощения в попытках получить удовольствие.
Удовольствие от предвкушения нужно, чтобы люди (и животные) ставили себе цели и учились новому, потому что это биологически оправдано. Чем больше умеешь, тем больше шансов выжить.
А коварство механизма в том, что дофамин синтезируется в мечтаниях без конкретного действия. Лежишь на диване, мечтаешь, а дофамин создает иллюзию достижения цели. Мало составить список желаний — нужно делать. Иначе — пустое.
Поэтому составлять списки — это круто и полезно, но так, чтобы фантазии и мечтания превращались в действия.
Саммари
- Три дела побеждает детальное планирование на год
- Чтобы реализовывать задуманное нужно видение, регулярность, постепенность и честная обратная связь
- Составлять списки дел приятно, потому что вырабатывается дофамин
- Мечтать — классно, но фантазии должны становиться конкретным действием
Источник: www.niceandeasy.me
Как составить список дел на год и выполнить его
Список дел и задач на определенный период — инструмент, без которого немыслима жизнь специалиста, бизнесмена или руководителя. BFM.ru рассказывает о тонкостях эффективного целеполагания и планирования на будущий год
—>
Полагаться в деловых задачах исключительно на память и хрупкую мотивацию невозможно. Это касается не только бизнеса, но и других жизненных задач, которые не предусматривают решение с наскока и включают в себя определенное количество подходов. Один из главных инструментов продуктивности в бизнесе и в жизни — список дел, составление которого требует специальных навыков и соблюдения правил.
Выберите носитель
Списки дел бывают всех форм и размеров, так что не нужно слишком беспокоиться о том, какой носитель вы используете. Главное, чтобы вам было удобно к нему возвращаться раз за разом, отслеживая выполнение пунктов. Кому-то будет привычнее надежный ежедневник, а для кого-то отлично подойдут многочисленные приложения для смартфона, которые совмещают в себе функции органайзера и блокнота. Важным моментом при выборе носителя является его наглядность и постоянная доступность — соперничать со смартфоном или планшетом тут некому.
Расставьте приоритеты
Бизнес-коуч Дэвид Аллен, автор популярной методики GTD (Get things done), в своих книгах настаивает на том, что цели и планы должны быть разбиты на три большие категории — краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Можно делать сразу три списка, по мере надобности перенося цели из перспективных в актуальные. Это поможет постоянно иметь перед глазами перечень задач для немедленного выполнения и не тратить время на осмысление.
Не стоит вносить в список дел абстрактные желания и эмоциональные порывы вроде «выйти на новый уровень» или «позаботиться о природе». Кроме сумятицы, такие пункты не принесут ничего полезного, но могут всерьез отвлечь от более конкретных задач.
Отбросьте лишнее
Нет ничего более пугающего, чем бесконечный список дел без четкого тайминга и расставленных приоритетов. Как правило, они так и остаются бумажными прожектами. Чем больше дел в одном списке, тем сложнее воплотить их в жизнь. Поэтому консультанты по продуктивности советуют смело резать «программу» надвое и крепко задуматься над приоритетами.
На практике более шести ежедневных задач становятся проблемой для исполнителя, поэтому правило «чем меньше, тем лучше» в данном случае работает на все сто процентов. Стоит помнить о том, что к заранее составленному списку дел неизбежно прибавятся повседневные рабочие задачи. Оставьте место для непредвиденных ситуаций, и выполнить все пункты будет гораздо проще.
Дробите цели
После того, как вы изложите на бумаге все свои цели на будущий год, следует раздробить задачи на более мелкие этапы, и делать это до тех пор, пока они не перейдут в разряд ежедневных. Дробление крупных целей неизбежно приближает их воплощение в жизнь. Это лучший способ уменьшить страх перед новым делом. В итоге даже самая масштабная цель может быть представлена в виде небольших последовательных шагов.
Запланированные дела должны обладать предельной конкретикой и отвечать одному простому требованию: все нужно разбить на последовательные действия, каждый этап которых может быть осуществлен в течение одного дня. Если выполнение шага не укладывается в этот временной промежуток, следует разбить его еще на несколько подходов. Такой метод позволит безболезненно проворачивать самые объемные дела без истощения сил и ущерба для ваших нервов.
Добавьте информации
Каждый пункт в списке дел должен содержать максимальное количество справочной информации, которая поясняет задачу. Не забывайте о том, что спустя месяц вы уже не вспомните мелких подробностей цели, а подобные пометки помогут сэкономить время на восстановлении целой картины.
Список дел представляет собой руководство к действию, поэтому здесь лучше всего избегать абстракций. Хорошим подспорьем в будущем будут четкие и понятные команды вроде «позвонить Петру» или «сделать презентацию».
Составьте «карту мыслей»
Лучше всего овладеть навыком составления «карты мыслей». Основная идея неизбежно влечет за собой более мелкие. Ваша задача — зафиксировать поток мыслей в виде облака. Графической составляющей «карты мыслей» могут служить простые линии, демонстрирующие логические связи в ваших умозаключениях.
Распределите баланс сил
Дэвид Аллен в своих книгах по управлению временем неоднократно повторяет, что баланс между рабочими и личными задачами — залог того, что вы не заполучите эмоциональное выгорание на половине пути к цели. Равнозначное погружение во все жизненные процессы поможет свести к минимуму усталость и войти в состояние продуктивного потока.
Установите жесткий тайминг
Когда вы составили список и отправили послание себе будущему, вернитесь назад и проставьте возле каждого пункта время выполнения задачи. Это превратит абстрактный список в прикладной график, которому будет легко следовать в будущем. Кроме этого, каждой задаче можно присвоить приоритет выполнения от одного до десяти. Это позволит сэкономить силы, отказываясь в случае необходимости от менее важных задач.
Обнародуйте список дел
Иногда лучшим способом выполнить обещание, данное самому себе, оказывается посвящение в дела посторонних людей. Если вы всерьез намерены добиться цели, но не уверены в собственной мотивации, расскажите о своих планах максимальному количеству знакомых. Чем больше будет посвященных, тем меньше шансов у вас благополучно забыть о задаче и переключиться на другие важные дела. Однако есть и риск — в случае неудачи придется делить горечь поражения с теми, кто был в курсе событий.
Устраивайте ежедневные проверки
Для того, чтобы список превратился из перечня желаний в руководство к действию, обращаться к нему придется каждый день. Эффективнее всего — выбрать время, в которое вы будете ежедневно проверять планы на день в соответствии со списком. Лучше всего делать это утром, но выбор времени суток зависит исключительно от личной предрасположенности.
Подводите итоги
Наконец, не удаляйте выполненные задачи из списка дел: наглядное подтверждение ваших успехов станет отличной мотивацией для новых свершений. Архивируйте старые списки и возвращайтесь к ним время от времени, тогда к концу года перед вами будет полная и вдохновляющая картина достигнутых целей.
Источник: www.bfm.ru