Сопроводительное письмо к документам – это информационная бумага, прикладываемое к документации при ее отправке адресату и содержащее перечень отправляемых бумаг и их назначение. Скачать образец оформления данного бланка можно по ссылке в конце статьи.
Сопроводительное письмо пишется для того, чтобы адресат понял, для чего ему отправляются документы, что с ними нужно сделать (рассмотреть, подписать и т.д.). Обычно вся эта вспомогательная информация включается в текст.
Кроме того, в нем содержится перечень направляемых документов, указывается их наименование, количество экземпляров, количество листов. Эта полезная информация поможет адресанту доказать, что все необходимые бумаги отправлены, а адресату проверить, все ли документы, указанные в сопроводительном письме, он получил.
На заметку! Предлагаем также скачать примерные варианты оформления сопроводительного письма к договору – скачать, к коммерческому предложению – скачать, к резюме – скачать, в налоговую инспекцию – скачать.
Правила написания сопроводительного письма к документам
Согласно общей структуре написания сопроводительных писем, рассмотренной здесь, необходимо в правом верхнем углу указать реквизиты лица, которому отправляются документы, реквизиты могут включать ФИО физического лица, его должность, название организации, в которой он работает.
5 ошибок в сопроводительном письме, которые нельзя допускать
Также бумагу можно зарегистрировать во внутреннем документообороте компании и указать исходящий номер на бланке. Помимо этого, нужно поставить дату написания.
Далее по центру пишется обращение к адресату.
Ниже приводится текст сопроводительного письма, в котором указывается, что адресату направляются документы (на рассмотрение, на подписание и т.д.), отмечается, что именно с ними нужно сделать.
В приложении приводится перечень этих бумаг.
Сопроводительное письмо нужно подписать, лицо, его оформляющее, ставит свою подпись и свои ФИО.
Образец для скачивания
Скачать образец сопроводительного письма к документам – ссылка.
Источник: blandoc.ru
Чем отличается сопроводительное письмо от описи
К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
Как написать сопроводительное письмо для передачи документов
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.
На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации). Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.
Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.
Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.
Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.
Сопроводительное письмо
к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.
Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма.
Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя. Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация.
Рекомендуем прочесть: Какое должно быть зрение для получения инвалидности ребенку в беларуси
Примеры сопроводительных писем к резюме
Часто эта информация попадает на глаза работодателю до того, как он рассматривает резюме.
Претенденты на работу, не привыкшие к подобной практике, часто упускают этот момент из своего внимания или сознательно предпочитают не тратить на него время, ведь основные данные уже приведены в резюме.
Иногда такой подход может стоить кандидату потенциальной должности. Более четверти менеджеров по кадрам по результатам опроса признались, что не стали знакомиться с резюме кандидата из-за неудачного сопроводительного текста, а также многие НR-специалисты взяли за правило вообще не рассматривать резюме, если сопроводительная информация отсутствует. ВАЖНО! Соискателю стоит подавать такое сопроводительное письмо, даже если в описании вакансии не содержалось такого требования: такой текст считается в серьезных фирмах самим собой разумеющимся.
Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:
Страна Советов
Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов.
Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки. В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа.
Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.
Сопроводительное письмо
Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.
можно разбить на следующие блоки:
- Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности.
- Цель письма.
- Подпись.
- Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии.
- Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: «Уважаемый Иван Иванович».
- Контакт. Указывается контактная информация.
Источник: ndfl63.ru