Как составить план дня чтобы все успевать

Тайм-менеджмент: как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать

Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития.

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами.

Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже.

И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее. Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени:

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

• обязанности;
• хобби;
• развлечения;
• отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

• работа;
• уборка дома;
• регулярные важные покупки;
• дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время.

Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация.

Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня.

Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им.

Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время.

На нашем канале в Яндекс.Дзен всегда самые интересные статьи по этой теме. Обязательно подпишитесь!

Источник: gurutest.ru

Как планировать рабочий день, чтобы все успеть?

За рабочий день можно закрыть десятки задач, а можно – всего пару дел.

В статье мы опишем систему, которая позволит фрилансерам успевать больше, а уставать – меньше. И делать все вовремя 🙂

Если Вы работаете в офисе – то с небольшими правками система тоже Вам подойдет.

Утро

Важно быстро настроиться на работу. Поэтому идем в душ на 10 минут, затем – завтракаем и пьем ароматный кофе или чай. После – небольшая разминка, можно проехать пару километров на велотренажере. Все, можно включать компьютер и приступать к работе, ну или ехать на работу в офис, если Вы не работаете дома.

Начало рабочего дня

1. Первым делом – проверяем почту. Необходимо ответить текущим клиентам по проектам, затем – новым клиентам. Даже если Вы не готовы сразу отправить коммерческие предложения на заявки или объявить стоимость работы – просто напишите клиентам, что письмо получили, в течение дня сделаете расчет.
2. Планируем рабочий день. Для этого выписываем список дел на день, рядом с каждой задачей – ставим примерное время на выполнение. Сортируем список по мере важности дел – вначале срочные и важные, потом менее срочные, но важные… и до несрочных и не важных. Вы можете понять, что какие-то дела физически не успеете сделать – тогда несрочные и неважные можно перенести на следующий день. Для планирования хорошо подходят CRM-системы.

Выполнение срочных задач

Чтобы рабочий день прошел эффективно, необходимо выполнить срочные дела в первую очередь. Для меня к числу срочных относятся:

1. Задачи по проектам с близким дедлайном (сроком сдачи);
2. Выполнение срочных поручений клиентов или менеджеров;
3. Подготовка коммерческих предложений для клиентов;
4. Подготовка документов (договора, счета, акты) и отправка их клиентам.

Клиентам важна оперативная связь с исполнителем, поэтому желательно не заставлять клиентов ждать от Вас ответов на письма, расчеты по ценам, срокам, документы и т.д. Как правило, выполнение срочных дел заканчивается во второй половине дня, уже после обеда. До конца рабочего дня остается пара-тройка часов для несрочных задач.

В процессе выполнения задач я проверяю электронную почту каждые 2-3 часа. Это позволяет, с одной стороны, оперативно отвечать на письма, с другой – не сильно отвлекаться на чтение емейлов.

Выполнение не срочных задач

Во второй половине дня можно заняться несрочными делами. Например, подготовить статью для Kadrof.ru 🙂 К числу несрочных дел можно отнести:

1. Задачи с нескорыми сроками сдачи;
2. Работу над своими проектами;
3. Проверку и планирование собственных рекламных кампаний (например, принять решение о покупке контекстной рекламы для продвижения своих услуг и тому подобное);
4. Обновление портфолио на биржах фриланса;
5. Пообщаться с коллегами.

Полчаса – на образование

В конце рабочего дня обязательно смотрю профильные сайты и форумы на предмет интересной информации, статьей на профессиональные темы. Это позволяет постоянно быть в тренде и освежать свои знания. В это время можно почитать книгу, посмотреть вебинар и т.д.

Вечер

После рабочего дня – обязательно прогулка. Нужно освежить голову, чтобы следующий рабочий день прошел так же эффективно.

Спасть стараюсь ложиться до 24:00, так лучше восстанавливаются силы. Проверьте – действительно работает.

Источник: www.kadrof.ru

Как составить план дня чтобы все успевать

В статье «Как навести порядок в жизни» мы говорили о том, как научиться избегать неорганизованности и направлять свою энергию в конструктивное русло. Многочисленные исследования подтверждают, что большинство из нас при выполнении рабочих и бытовых рутинных дел примерно треть своего времени тратят не так эффективно, как могли бы. Давайте поговорим о том, как можно применить принципы тайм-менеджмента для того, чтобы эффективно справляться с любыми делами и задачами.

Представьте себе ситуацию — вы наметили ряд важных и неотложных дел, выполнить которые нужно в ближайшее время. Но иногда дела, с которых стоит начать, вызывают у вас затруднения: вам кажется, что выбрать из списка самое важное мероприятие — невыполнимая задача. Вы начинаете торопиться и нервничать… В результате день прошел, а вы не успели сделать все из намеченного. А это, в свою очередь, вызывает раздражение, чувство неудовлетворенности, отсутствие веры в свои силы и возможности.

Но преодолеть такую ситуацию вам вполне под силу — достаточно лишь иметь четкий план на день. С чего же стоит начать и что в первую очередь предусмотреть, чтобы создать расписание, которое будет максимально эффективным, сбалансированным, удобным для вас?

Прежде всего, отметим некоторые важные нюансы, которые стоит учесть при планировании домашних дел:

1. Общее планирование ежедневных дел

При организации такого плана важно соблюдать ряд правил: сначала нужно составить некоторое подобие «режима дня», затем подсчитать приблизительное количество времени, необходимое для выполнения каждой намеченной задачи. На первый взгляд это планирование может показаться очень трудоемким и ненужным, но уверяю вас, оно того стоит!

2. Достижение максимальной эффективности домашних дел

Чтобы повысить эффективность выполнения уборки, стирки, покупок и прочих домашних дел, нужно придерживаться определенных правил, которые позволят вам наиболее рационально использовать время, выделенное на выполнение каждой задачи. При этом каждое начатое дело стоит доводить до конца, а не откладывать «в долгий ящик».

3. Контроль мелочей

На первый взгляд может показаться, что свое внимание в первую очередь стоит уделять глобальным задачам. Однако, как показывает практика, именно «мелочи» мешают нам успевать выполнять все дела. Они попросту «съедают» большую часть времени, необходимого для выполнения более важных мероприятий.

4. Оптимальная организация дома

Продуманность и правильность организации вашего домашнего пространства очень сильно влияют на выполнение большинства рутинных задач: на быстроту и эффективность их осуществления, на возможный объем работы.

5. Четкое и подробное планирование

Желательно составлять еженедельное и ежедневное расписание, с указанием необходимых, а также начатых и незаконченных дел. Такое планирование даст полную картину всех задач, поможет упорядочить мысли и спокойно выполнять намеченное, освободив ваше сознание для более важных задач.

6. Время отдыха

Очень важно выделить в плане ежедневных дел время для отдыха, а также ваше личное время . Оно понадобится не просто для ухода за собой, но и для того, чтобы вы себя почувствовали комфортно, могли переключиться на приятные дела и зарядиться хорошим настроением!

Если вы сможете правильно распределять по времени свои домашние дела, составляя максимально эффективное расписание, то вам удастся:

• навести и поддерживать порядок в доме, делах и мыслях
• делать больше, при этом меньше уставать
• сделать свою жизнь наполненной и счастливой.

К сожалению, время уходит безвозвратно, его нельзя восполнить или вернуть. Но, благодаря применению в своей жизни эффективных приемов тайм-менеджмента, вы сможете сэкономить до 25-30% времени. А ведь его можно использовать для выполнения самых разных дел!

Когда четкий план на день, неделю, месяц станет важной и неотъемлемой частью вашей жизни, вы поймете, что только от вас зависит возможность достижения всех намеченных целей. Вы поймете, что, благодаря правильно составленному расписанию и налаживанию его выполнения, вы сможете все успевать, при этом не отказываться от удовольствия общения с семьей, друзьями, занятий любимым хобби!

С чего начинать эффективное планирование смотрите в видео:

Источник: yspevator.ru