Акт — документ, составленный несколькими лицами (не менее двух), подтверждающий установленные события и факты. Обычно создают специальную комиссию для составления акта, в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия.
Главной задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.
Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при недостачи, обнаружении дефектов, при приемке-передаче дел, при проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д. Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.
Как составить акт о некачественной услуге
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывают основания его составления (распоряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке) и инициалы).
Схема вводной части акта:
Составлен комиссией в составе:
Констатирующая часть содержит установленные факты и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную — заключительную — часть. Констатирующая может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.
После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтересованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Источник: sekretar-eps.ru
Письмовник
Акт – документ, подтверждающий факты, события. Реквизиты этого вида документов:
- наименование предприятия,
- вид документа,
- дата,
- номер,
- заголовок,
- текст,
- отметка о наличии приложений, подписи.
Акт состоит из двух частей:
- Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.
- Цели, задачи и суть проведенной работы.
Пример
Что такое документ «Акт выполненных работ» и для чего он нужен? asistent.kz
Основание: докладная записка зав. канцелярией И. А. Золотовой от 08.05.2007.
Составлен комиссией: председатель — зам. начальника информационно-технического отдела Н. А. Белозеров, члены — начальник административно-хозяйственного отдела М. В. Колосков, зав. канцелярией И. А. Болотова.
Комиссия 12.05.2007 провела проверку технического оснащения канцелярии предприятия. Комиссия признала непригодными для эксплуатации:
копировальный аппарат Саnоn-567 — 1 шт. факс-модем 49569 — 1 шт. Непригодная для эксплуатации оргтехника передается на склад предприятия.
Источник: www.gramota.tv
Особенности составления актов
Акт является документом, подтверждающим установленные факты или определенные события. Формируется бланк несколькими уполномоченными лицами с соблюдением утвержденных правил. В чем особенности создания актов?
Содержание
- Общие аспекты
- Как правильно составить акт
- Возникающие нюансы
Общие аспекты ↑
В широком понимании понятием «актов» характеризуется обобщающее название документов, обладающих правовым значением и оформленных в определенном порядке.
Специфика актов в том, что применяться они могут в самых разных системах документации – проектно-конструкторской, финансово-бухгалтерской, организационно-распорядительной и т.д.
Понятие «акт» широко применяется и в области права. Здесь документ с таким названием используется при обозначении действий, решений или документов юридического значения.
В данной области «акт» это не обозначение разновидности документа, а родовое понятие касательно группы документов.
Если рассматривать акт с точки зрения хозяйственного использования, то для экономических субъектов данный документ становится подтверждением.
Посредством акта фиксируется определенное событие на конкретный момент времени. Это необходимо для обеспечения достоверности учета. Также наличие акта важно и в иных случаях, например, при определении объема обязательств сторон или установлении ответственного лица.
Что это такое
Акт это документ, составленный группой лиц для подтверждения четко установленного факта. При этом комиссия, формирующая акт, может быть как постоянно действующей, так и созванной для конкретного события.
Составляются акты при обследованиях и ревизиях, инвентаризации, передаче ценностей и документов, сдаче объекта в эксплуатацию или аренду, проведении испытаний оборудования и т.д. Что содержит в себе стандартный акт?
Независимо от своего предназначения акт состоит из трех основополагающих частей:
- заголовок;
- основная часть;
- заключение.
В заголовочной части отображаются идентифицирующие сведения, а именно реквизиты организации-составителя, название акта, дата и место его составления.
Когда документ составляется для передачи в иные организации, обязательно указывается юридический адрес организации, сформировавшей внешний документ.
Основная часть акта включает в себя заголовок и текстовую часть. В заголовке отображается, о чем именно свидетельствует документ. Сам текст делится на введение, констатирующую часть и вывод.
Во введении отражается период проведения работ по проверке или обследованию, состав комиссии, цели и задачи. Здесь же указывается основание для создания акта.
Если присутствуют сторонние или привлеченные лица, во введении их перечисляют с указанием Ф.И.О. и должностей. Далее оформляется констатация установленных фактов.
Приводятся используемые методы, их результаты. Данные могут оформляться списком, таблицей или посредством приложений к акту. По итогам поверки комиссия делает вывод.
При необходимости здесь же могут отображаться рекомендации или иные комментарии комиссии, составившей акт. «Мы нижеподписавшиеся составили настоящий акт с целью … и определили …, потому считаем …», как пример вывода комиссии.
Завершает акт итоговое оформление. Все члены комиссии и участвовавшие в процедуре лица должны проставить свои подписи в знак достоверности акта.
Если кто-то из ответственных лиц не согласен с актом, он вправе написать о своем несогласии с актом или его частью перед своей подписью. Подробное обоснование несогласия также прилагается к акту.
Любой акт составляется в количестве экземпляров по числу заинтересованных лиц. В самом документе обязательно указывается, сколько экземпляров составлено и где сохраняется каждый из них.
Некоторые акты применяются только во внутреннем документообороте и имеют силу только как приложения к иной документации.
Другие акты получают юридическую силу после утверждения их руководящими лицами и могут выступать в роли самостоятельного документа. Отдельные акты требуют заверения печатью, например, по финансовым и материальным вопросам.
Назначение документа
В организационно-распорядительной системе документации акт являет собой документ, которым комиссия подтверждает проведение проверки определенного факта или события.
Чаще всего акт формируется с целью объективной фиксации фактов – аварии, хищения, состояния объекта и подобное. Иногда акт составляет уполномоченное лицо, например, инспектор или ревизор.
Оформляют акты при испытании оборудования, передаче дел, приеме объектов в эксплуатации, уничтожении какого-либо имущества и т.д. Оформленный акт становится основанием для последующих действий.
В зависимости от заключения комиссии устанавливается, что именно следует предпринять организации относительно объекта проверки.
Поскольку применяют акт для документирования самых разных событий, то единого бланка не существует. В каждой конкретной ситуации оформление акта имеет свои особенности.
Для некоторых разновидностей акта существуют унифицированные формы, определенные нормативными правовыми актами или методическими документами и не подлежащие изменению.
Действующая нормативная база
Правильное оформление актов экономическим субъектом крайне важно как для бухгалтерского учета, так и для налогового. В бухучете большинство актов выполняет роль первичных документов.
Ими подтверждается выполнение определенных мероприятий, и констатируются отдельные факты хозяйственной деятельности. На основании актов вносятся записи в бухгалтерские документы, и корректируется учет.
Поэтому малейшее нарушение при оформлении актов грозит признанием их недействительности, а значит и определением ошибочности учета.
В бухгалтерской сфере оформление актов как разновидности первичной документации требует соблюдения определенных правил. В частности документ должен составляться на утвержденном в организации типовом бланке и содержать необходимые реквизиты.
Перечень обязательных реквизитов приведен в ФЗ №402. Организация вправе применять как унифицированные формы актов, так и разработанные самостоятельно.
Главное это соблюдение требований к оформлению и утверждение используемого шаблона документа в учетной политике или распоряжении руководителя.
Относительно составления актов и налогового учета законодательство РФ еще более строго. Определенные виды актов позволяют учесть отдельные расходы при налогообложении, получить вычет НДС и прочее.
В некоторых случаях неправильно оформленный акт может рассматриваться налоговыми органами как попытка сокрытия доходов или уклонения от налогов. Для организации это чревато не только доначислением налогов, но и штрафными санкциями.
Как правильно составить акт ↑
При всем разнообразии актов существует ряд общих правил, которых надлежит придерживаться при оформлении:
Какие бывают виды
Перечислить все виды актов практически невозможно, поскольку составляться такой документ может по любому факту, требующему документированию.
Среди наиболее часто используемых разновидностей можно отметить акты:
| Приема-передачи | Выполненных работ, материалов, оборудования, ТМЦ, документов |
| Приема-сдачи | Документации, дел |
| Обследования | Условий труда, противопожарной безопасности, технического готовности, состояния техники безопасности |
| Инвентаризации, ревизии | — |
| Испытаний | Технологий, систем, образцов |
| Расследования | Несчастных случаев, аварий |
Нужно учитывать, что для отдельных актов предусмотрены унифицированные формы. Хотя с 2013 года использование унифицированных форм не является обязательным, но применение собственного шаблона чревато игнорированием указания важных сведений.
Источник: buhonline24.ru