Чтобы определить, какую пользу приносят расходы для организации, отслеживайте их на уровне результатов. Так вы сможете понять, какие из них стоит оптимизировать.
Бизнес-расходы можно разделить на четыре категории.
- Сумма, которая уходит на основные активы (рабочую силу, объекты, услуги, оборудование и ПО).
- Задачи функционального уровня, выполняемые благодаря основным активам. Включает деятельность, например маркетинговые компании и обучающие программы, которая приносит конкретные результаты компании.
- Задачи функционального уровня в отношении к бизнес-возможностям, которые они дают. Каждая функция оказывает влияние на бизнес и должна приносить конкретную выгоду стейкхолдерам — лидогенерация, маркетинг продукта, наем и удержание персонала и т.д.
- Траты на ведение бизнеса по сравнению с изменением бизнеса. Достаточно ли средств вы вкладываете в инновации и развитие в сравнении с операционной деятельностью?
Проанализируйте бюджет с точки зрения этих четырех переменных.
Как Уменьшить Расходы (На Чем ЛУЧШЕ Сосредоточиться)
Используйте цели и ориентиры
Затем сравните расходы своей и похожей компании с помощью внешнего бенчмаркинга. Это помогает сузить область поиска затрат, которые можно оптимизировать. Используйте этот подход регулярно.
- Установите базовый уровень расходов.
- Измеряйте результативность по внешним источникам (при возможности).
- Анализируйте улучшения с течением времени.
Обратите внимание, что если растущие затраты не повышают производительность бизнеса, то стоит пересмотреть их необходимость.
Распространите меры по всей организации
Чтобы оптимизация затрат стала долгосрочной инициативой, внедрите ее в культуру организации и сделайте постоянным правилом, подключив к этому процессу руководителей подразделений. Непрерывные усилия позволяют инвестировать в будущие возможности, необходимые для реализации бизнес-стратегии.
Контролируйте затраты с обеих сторон
Бюджет должен включать расходы, связанные как с предложением, так и со спросом. Анализируйте затраты, которые находятся под вашим контролем (предложение), а также те, что ожидают заинтересованные лица и клиенты (спрос).
Ниже представлены категории, которые помогут оценить расходы и расставить их по приоритету.
Предложение
Управление ресурсами и поставщиками — сумма, которая уходит на оплату ресурсов. Снижение расходов в этом направлении сосредоточено на стоимости и единицах ресурсов, которые расходуются при выполнении работы.
Производство и доставка — расходы на выполнение бизнес-операций, которые, как правило, становятся постоянными при отсутствии контроля и оптимизации.
Спрос
Инновации и изменения — это направление, как правило, в первую очередь затрагивает меры по сокращению расходов. Обычно они имеют отложенное влияние, которое редко анализируется.
Распределение и потребление — обычно это значительные расходы, которые быстро растут.
Как снизить затраты вашей компании. Оптимизация расходов в бизнесе
Направляйте сбережения на реализацию бизнес-стратегии
В обязанности каждого руководителя входят оценка и пересмотр расходов. Со временем приоритеты меняются. Задайте следующие вопросы лидерам подразделений, чтобы определить, на каких задачах следует сосредоточить внимание, время и средства.
- Над какими инициативами вы работаете сейчас, чтобы удовлетворить потребности основных заинтересованных сторон?
- Как эта работа влияет на общую стратегию развития бизнеса?
- Какая требуется поддержка, чтобы реализовать эти инициативы?
Средства, сэкономленные путем оптимизации определенных категорий, следует направлять на то, чтобы финансировать новые инициативы и продвигать стратегию компании.
Источник: rb.ru
15 способов сократить расходы бизнеса
Когда бизнесу не хватает денег, владелец ищет способы увеличить доход. Смотрит на маркетинг, рекламу, продажи, производство. И это правильно! Но «лишние деньги» можно получить не только за счет роста выручки. Ирина Нарчемашвили, финансовый директор ATManagement Group, предлагает 15 способов сократить расходы компании без ущерба для развития
Иллюстрация: Bruce Rolff/Shutterstock
Финансовый директор ATManagement Group
По моему опыту, бизнес может экономить от 50 000 до 5 000 000 рублей в месяц, причем без ущерба для своей работы. Даю вам 15 идей, как тратить меньше и откладывать больше на себя. Сразу договоримся. Приемы даю коротко, чтобы вы не застряли тут на неделю.
Теперь возьмите блокнот и ручку. Читайте вдумчиво и записывайте идеи! Вперед!
1. Ведите учет расходов
Вы удивитесь, но иногда можно сократить расходы, просто начав их учитывать. Записывайте каждый рубль, который тратит бизнес в течение месяца. Выпишите все статьи расходов, потом проанализируйте и сделайте выводы.
2. Поставщики
Анализируйте поставщиков постоянно, а не раз в год. Просите скидки — часто вам их дадут. Покупайте оптом или договоритесь с другими компаниями о совместных закупках. Ищите более дешевые аналоги, не в ущерб качеству. Подумайте, как можно перейти на собственное производство.
3. Зарплата
Продавцов переводим на процент. Остальным снижаем окладную часть, добавляем премиальную и привязываем к выручке/прибыли компании. Можно установить пороги, ниже которых ЗП не может опускаться/подниматься, если боитесь сразу переходить на безокладную систему.
4. Реклама
Начните анализировать эффект от каждого источника рекламы в отдельности. Желательно эффект измерять не только заявками/звонками, а продажами. Внедряйте аналитику. Откажитесь от рекламы, которая съедает бюджет, но не дает выхлопа.
Вкладывайте 80-90 % денег в то, что проверено. На креативы и эксперименты — 10 %. Подумайте, можете ли вы работать с рекламным агентством по бартеру. Мы работали несколько раз.
5. Ассортимент
Проведите ABC и XYZ анализ. Уберите неходовые позиции, которые занимают место на складе, продаются редко, а прибыли приносят мало. Ищите более маржинальные товары-аналоги.
6. Клиенты
ABC и XYZ анализ применим к покупателям. В любом бизнесе есть клиенты, которые «выедают» мозг, покупают редко, а платят мало. При этом менеджеры тратят на них время и силы. Сэкономьте! Используйте правило 80/20.
Найдите 20 % тех, кто делает вам 80 % выручки и направьте все силы на работу с ними.
7. Себестоимость
Помимо работы с поставщиками, подумайте над автоматизацией процессов, изменением технологии производства и закупкой более дешевого сырья. Качество при этом упасть не должно!
8. Дебиторка
По возможности переходите на постоплату. Выделите отдельного человека на сбор долгов, этим не должен заниматься продавец. Всем менеджерам платите не с отгруженного товара, а с пришедших денег.
Разработайте четкие правила по работе с должниками — должна быть система напоминаний, штрафов, предупреждений, поощрений. Никогда не отгружаете товар/услугу, если у покупателя есть просроченная дебиторка.
9. Нужды офиса
С лупой рассмотрите все расходы — от кофе и печенек до заправки принтера и оплаты интернета. Во-первых, оцените реальную необходимость этих трат. Во-вторых, оцените частоту повторных закупок (не печатают ли на вашем принтере дипломы на 100 страниц). В-третьих, оцените рыночную стоимость. Лишнее — режем.
Нужное — оптимизируем.
10. Траты персонала
Внедрите систему заявок на расходы. Сотрудники в письменном виде должны излагать, на что они хотят потратить деньги, зачем и почему это столько стоит. Рассматривайте эти заявки и оплачивайте счета раз в неделю — и бухгалтерии проще, и вас не дергают, и возможности для воровства закрыли.
11. Налоги
Скажу сразу — я не большой эксперт. Но у меня есть десятки знакомых предпринимателей, которые сэкономили миллионы, перейдя на другую систему налогообложения. Главный совет — работайте в белую и не стесняйтесь спрашивать у бухгалтера, почему вы платите столько налогов и можно ли меньше.
12. Материальная ответственность
За компьютеры, оборудование, мебель и так далее. Определите разумный срок службы каждой вещи, откладывайте на амортизацию и ремонт. Перестаньте оплачивать поломки по вине персонала за свои деньги. Кстати, материальная ответственность убережет вас и от краж, особенно, если сотрудник захочет уволиться.
13. Аутсорсинг
Иногда дешевле работать с фрилансерами (реклама, дизайн) или аутсоринговыми фирмами (юристами, бухгалтерами, курьерами), чем держать в штате своих. Посмотрите, есть у вас сотрудники, которые реально загружены только 1-2-3 дня в неделю?
14. Офис/коммунальные платежи
Попробуйте договориться о скидке с арендатором — у нас получилось. Если клиенты нечасто к вам приходят — или не приходят вообще, снимите офис меньшего размера или чуть дальше от центра. Не транжирьте деньги на статусные и дорогие апартаменты, если у вас маленькая компания.
Работайте над уменьшением коммунальных счетов. Установите энергосберегающие лампы. Поставьте датчики движения в местах, где свет используется нечасто. Вода/тепло/свет/газ — все это можно экономить не только дома, но и в бизнесе.
15. Предложите сотрудникам бонус
Если найдут способ экономить. Почему только вы должны искать? Ваши люди, а особенно за премию, сами найдут в компании дыры, куда утекает доход. Пользуйтесь!
Источник: delovoymir.biz
МЕРОПРИЯТИЯ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ И КАЛЬКУЛИРОВАНИЮ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ ЗАО «КАЛИНКА»
Поиск направлений по управлению затратами предприятий общественного питания в условиях рыночной экономики
Управление затратами позволяет предприятию выдержать конкурентную борьбу и завоевать соответствующую долю рынка, так как в этом случае оптимизируется собственная производственная деятельность и появляется возможность снизить цены на продукцию, работы, услуги без ущерба для собственной прибыли.
Для обеспечения необходимого уровня доходности предприятию приходится строго и детально контролировать процесс получения прибыли, управлять им и совершенствовать его. Поскольку прибыль предприятия зависит, в первую очередь, от двух факторов — цены продукции и затрат на ее производство, снижение затрат на производство становится одной из первостепенных задач выживания организации в условиях рыночной экономики.
Цена на рынке — следствие взаимодействия процессов спроса и предложения. Другая ситуация обстоит с затратами на производство, то есть издержками. Они могут возрастать или снижаться в зависимости от объема потребляемых трудовых или материальных ресурсов, уровня технического оснащения, организации производственного процесса и других факторов. В данной ситуации с точки зрения выгоды перед предприятием ставится задача поиска рычагов и возможностей снижения затрат, которые можно привести в действие при умелом руководстве [15].
В условиях рыночной экономики и конкуренции предприятия общественного питания, прежде всего, ориентированы на получение прибыли, ее последующий рост, а также несут за результаты деятельности ответственность. Эта направленность порождает потребность в снижении затрат на производство, постоянном анализе и прогнозировании затрат на производство продукции в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Существует несколько основных направлений, по которым можно искать варианты решения задачи по оптимизации расходов.
В первую очередь, оптимизация заключается в прямом снижении расходов на производство путем использования внутренних ресурсов предприятия. Сюда можно отнести:
- — снижение управленческих затрат;
- — уменьшение материальных расходов.
Применяется также такой способ, как относительное уменьшение расходов на производство, которое заключается в повышении объема производства, вследствие чего на одну единицу продукции будет затрачено меньше средств.
Другим направлением являются маркетинговые исследования, которые проводятся с целью стимулирования увеличения объема выпуска и реализации продукции потребителями, а также привлечения новых клиентов.
Цель любой оптимизации — не просто снижение затрат, а повышение эффективности работы организации. Сокращение затрат тесно связано с понятием «эффективность затрат» или другими словами «рентабельность затрат». Существует несколько основных моделей управления затратами с целью повышения их эффективности:
- 1) «Чистое» снижение затрат — снижение издержек за счет избавления от непроизводительных затрат. Основная экономия идет за счет снижения постоянных затрат.
- 2) «Интенсификация» затрат — происходит незначительное увеличение издержек, но более существенно увеличивается выручка. Такая модель наблюдается при внедрении новых технологий, оборудования, которое увеличивает производительность, а соответственно, и выручку. Также сюда может относиться введение новых услуг, увеличение показателя посещаемости.
- 3) «Фиксация» затрат — затраты остаются на прежнем уровне, при этом повышается выручка. Это достигается с помощью увеличения цены на продукцию либо при равноценном увеличении производительных затрат и снижении непроизводительных.
Эти направления применимы и к сфере общественного питания.
Кроме того, на предприятиях общественного питания можно выделить следующие конкретные способы оптимизации затрат:
1) Минимизация количества ингредиентов и сокращение обширной карты меню.
Обширное меню со слишком большим количеством блюд может привести к потере контроля над стоимостью продукции, появлению лишних запасов продуктов на складе, высокому проценту потерь. Попытки удовлетворить вкусовые предпочтения всех потребителей приводят к росту затрат, особенно в ситуации закупки товаров у иностранных поставщиков, так как курсы валют заставляют импортеров реагировать немедленно, существенно увеличивая маржу, вследствие чего увеличивается стоимость продукции.
2) Снижение расходов на аренду помещения и регулирование арендной платы.
В связи с закрытием ряда заведений освобождаются арендные площади. Появляется возможность занять помещения, где предприятие будет работать максимально эффективно, получить скидку от арендодателя либо пересмотреть условия договора аренды.
3) Оптимизация персонала.
Расходы на оплату труда занимают в структуре затрат существенную долю. Очень часто в предприятиях питания случается перерасход по фонду заработной платы, вследствие установления нерационального графика работы сотрудников, в особенности обслуживающего персонала (официантов), либо из-за неоправданно большого количества персонала. Следовательно, необходимо анализировать количество сотрудников, загруженность зала, численность обслуживающего персонала и уровень их заработной платы.
4) Введение и развитие современных систем автоматизации предприятия общественного питания (iiko, R-Keeper, и другие).
Такие интегрированные системы обеспечивают управление финансовыми, материальными и человеческими ресурсами предприятие общественного питания. Система позволяет существенно снизить издержки: автоматически контролирует уровень запасов на складе и закупочные цены, вовремя предупреждая руководителя об отклонениях. Расходы на персонал можно минимизировать, благодаря точному учету рабочего времени и автоматическому планированию персонала в соответствии с ожидаемой выручкой, а возможность оперативного контроля над изменениями основных показателей позволяет создать эффективную мотивационную схему для сотрудников.
5) Составление календарного плана маркетинговых мероприятий в начале года.
В данном случае снижения затрат можно добиться путем планирования деятельности предприятия заранее. Необходимо распределить затраты на маркетинговую деятельность в течение года, спрогнозировать эффективность мероприятий.
7) Эффективное использование продуктов.
На предприятии общественного питания необходимо отслеживать, как меняется сезонная стоимость продуктов, так как стоимость продукции зависит в первую очередь от стоимости сырья. Шеф-повар должен заранее заботиться об обновлении меню во время сезонного подорожания сырья, выведя из него на какое-то время блюда, ингредиенты которых дорожают, или сократив их количество. Благодаря таким мерам появляется возможность корректировать стоимость продуктов и держать его в пределах установленной нормы. В дополнение к этому, предприятие общественного питания должно стремиться к рациональному использованию продуктов.
При этом необходимо понимать, что оптимизация и экономия не одно и то же. В отличие от оптимизации при экономии предприятие просто не производит или отказывается от затрат, например, на разработку нового меню, мероприятия по привлечению клиентов, введение нового вида услуг. Но в большинстве случаев, эти действия в перспективе приводят к ухудшению качества продукции, имиджа предприятия, оттоку клиентов и другим негативным последствиям. Несмотря на то, что экономия может приносить моментальный, краткосрочный эффект, но в долгосрочной перспективе она приводит к обратным результатам. Чтобы исправить эту ситуацию, предприятию придется произвести затраты и вложить средств намного больше, чем удалось сберечь.
Более того, на предприятиях общественного питания есть определенные позиции, экономия на которых может привести к отрицательным результатам.
В первую очередь, это продукты. Как только предприятие начинает покупать более дешевое сырье, которое напрямую влияет на качество блюд, столовая может потерять доверие потребителей, вследствие чего имидж предприятия будет испорчен и произойдет отток клиентов.
Во-вторых, продвижение предприятия общественного питания и привлечение потребителей. В случае с предприятием, работающим на протяжении нескольких лет, для удержания постоянных клиентов и привлечения новых необходимо использовать ряд маркетинговых и рекламных мероприятий, таких как введение специальных акций и сезонных предложений, введение новых услуг, блюд в меню, их продвижение.
Наконец, предприятию не стоит экономить на персонале. Неквалифицированный персонал, отсутствие возможного карьерного роста в организации, нарушение условий труда — все эти факторы не позволят предприятию функционировать успешно.
То есть оптимизация — это, прежде всего, анализ, позволяющий определить слабые места предприятия питания, которые создают проблемы для его нормального функционирования и приводят к неэффективности или низкой эффективности работы. После определения таких проблемных точек необходимо разработать программу оптимизации. Для этого необходим системный подход, так как просто выявить и решить проблему не всегда достаточно. При совершении и проведении каких-либо действий и мероприятий по оптимизации необходимо фиксировать их итоги для их логического завершения и возможности последующего анализа.
В план мероприятий по сокращению издержек обычно включаются статьи затрат, которые необходимо снизить, факторы, влияющие на них, суть и стоимость мероприятия, предполагаемый эффект.
План мероприятий по сокращению затрат содержит перечень мероприятий, где для каждого из них определено:
- — по какой статье и за счет чего произойдет снижение затрат после реализации мероприятия;
- — перечень конкретных действий;
- — лицо, ответственное за реализацию мероприятия;
- — стоимость мероприятия;
- — планируемый годовой эффект (экономия) и чистый результат с учетом затрат на данное мероприятие;
- — сроки выполнения мероприятия.
Процесс оптимизации может занимать от одного месяца до нескольких лет — все зависит от объема работы и масштаба предприятия. Также срок зависит от того, в каком состоянии находится предприятие. В принципе, работа по оптимизации должна вестись постоянно, чтобы понимать, какие параметры выбиваются из установленных норм и способны довести предприятие до кризиса [15].
Источник: vuzlit.com