Как сделать стаж в трудовой книжке

Не всегда величина пенсионных выплат соответствует реальному трудовому стажу. Например, из-за того, что трудовая книжка содержит ошибки или учтены не все эпизоды работы, общий стаж получается короче, а назначенная пенсия – меньше. Подтвердив спорные интервалы, гражданин может увеличить размер начисляемых выплат.

Что такое советский стаж

Весь период трудовой деятельности, который используется для расчета пенсии конкретному лицу, можно условно поделить на несколько интервалов. Каждый из них имеет свои способы подтверждения отработанного времени:

• До 1992 г. – период СССР. Стаж тут определяется на основании записей трудовой книжки. При необходимости предоставляются справки из архива и другие подтверждения.
• 1992-2001 гг. – интервал, когда в РФ не применялись страховые взносы. Доказательство производится аналогично предыдущему пункту. При этом, учитывая смену экономической формации при распаде СССР, частые изменения законодательства, неустойчивость организаций и нарушение правил кадрового документооборота, формирование пакета документов для подтверждения стажа может представлять большие трудности.
• 2002-2014 гг. – время, когда централизованно стали учитываться пенсионные взносы работодателя на формирование страховой пенсии сотрудников. Так как Пенсионный фонд России располагает данными об этих перечислениях, подтвердить стаж для этого периода нетрудно.
• После 2015 г. – расчет пенсии производится в зависимости от ИПК гражданина. Для этого периода времени база ПФР содержит все необходимые сведения о времени и месте работы каждого застрахованного лица, поэтому никаких дополнительных доказательств не требуется.

Первые два пункта списка являются самыми проблемными для подтверждения трудовых периодов при пенсионных расчетах. Условно этот стаж называют «советским», хотя хронологически он продлевается еще на 10 лет после распада СССР до 2001 года.

Электронная трудовая книжка | Как посмотреть и добавить стаж в Электронную трудовую книжку?

Следует знать, что помимо времени, когда гражданин был трудоустроен, его трудовая биография может содержать и нестраховые интервалы.

Они тоже учитываются при расчете пенсии и влияют на ее размер, вне зависимости от того, относятся к «советскому» периоду или более позднему времени. Например, к нестраховым интервалам относят:

• Время ухода за ребенком до 1,5 лет (актуально не только для матери, но и для любого другого человека, занимавшегося таким присмотром – отца, бабушки и др.).
• Армейская служба для призывников.
• Уход за инвалидом I группы.

Зачем нужен для расчета пенсии

Согласно действующему законодательству, получение права на страховую пенсию возможно при одновременном соответствии кандидата следующим критериям:

• Наступление установленного возраста (это 55,5 лет для женщин и 60,5 – для мужчин, здесь и ниже по списку приводятся требования для 2019 года).
• Наработка необходимого страхового стажа (10 лет).
• Наличие требуемой величины Индивидуального пенсионного коэффициента (16,2 пенсионных балла).

В действующем законодательстве отсутствуют требования к продолжительности общего стажа (то есть, учитывающего и интервалы ранее 2002 года – времени, когда граждан стали регистрировать в системе обязательного пенсионного страхования). При этом при учете «советского» периода работы гражданин получает определенные преимущества при назначении пенсии и/или определении ее размера. Сюда относятся:

• Досрочный выход на заслуженный отдых. К примеру, мужчинам при 15-летней отработке на Крайнем Севере требуется и общая выработка 25 лет. Для этой ситуации годы из «советского» стажа могут иметь решающее значение при подтверждении права гражданина на льготную пенсию.
• Получение доплаты к пенсионным выплатам при выработке установленного количества лет в некоторых отраслях. Например, имея 30-летний интервал труда в сельском хозяйстве, работник получает право на 25-процентную доплату к пенсии.
• Предоставление дополнительных пенсионных баллов за счет учета нестраховых периодов (например, армейской службы).
• Начисление прибавки к пенсии из-за валоризации – разового увеличения пенсионных выплат в установленных законом случаях, если у гражданина есть возможность подтвердить трудовой стаж СССР.

Порядок подтверждения периодов работы

1. Для лиц, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования (а это все граждане, официально оформленные на работе с 2002 года), документального подтверждения стажа после получения страхового свидетельства не требуется. Трудовые периоды для данного случая включаются в пенсионный расчет на основании информации индивидуального учета Пенсионного фонда России.
2. Периоды до 2002 года могут быть подтверждены документами, полученными непосредственно по месту работы, в архиве или других государственных (муниципальных) организациях.
3. В случае, если по месту выдачи документация не сохранилась по не зависящим от работника причинам (уничтожена при пожаре, наводнении и др.), то в качестве доказательства принимаются показания 2-х и более свидетелей.

Как подтвердить стаж работы в советское время

К документам, на основании которых Пенсионный фонд России может учесть интервал работы до 2002 года, относятся:

• Трудовая книжка.
• Справки, уточняющие записи из нее.
• Трудовые и иные договора.
• Архивные документы.

Трудовая книжка

Это базовый документ, на основании которого Пенсионной фонд России определяет советский трудовой стаж для пенсии (до 2002 года). При наличии повреждений, неточностей, незаверенных исправлений в трудовой книжке требуется уточнение данных. Для этого гражданин представляет ПФР дополнительные документы, к которым относятся:

• Копии приказов – о приеме на работу, переводе на другую должность, об увольнении.
• Трудовой договор.
• Справка о заработной плате.
• Справка об уплате страховых взносов или копии платежных ведомостей.
• Справки с места трудоустройства (необходима ссылка на приказ о приеме на работу).
• Ранее сделанные выписки из трудовой книжки.

Идеальной ситуацией является случай, когда предприятие, на котором трудился гражданин, продолжает работу.

Необходимо подать заявление на имя руководителя этой организации, указав, что речь идет об уточнении информации для Пенсионного фонда.

Как вариант – необходимые данные запрашиваются в государственном архиве. Согласно закону, предоставление ответа на такое обращение не требует оплаты от заявителя.

Документы при отсутствии записей в трудовой книжке

Работа по совместительству или носившая неофициальный характер тоже может стать причиной увеличения трудового стажа. Для этого случая необходимым условием является перечисление обязательных бюджетных платежей (для данной ситуации это единый соцналог или пенсионные взносы) и наличие подтверждающих документов. К ним относятся:

• Гражданско-правовой договор. Он может быть авторским, подрядным, на оказание услуг. Оформление этого документа должно соответствовать законодательным требованиям (содержать реквизиты сторон, подписи и др.) и к нему обязательно должны прилагаться справки о перечислении социального налога или пенсионных взносов. Как вариант, авторский договор и другие аналогичные документы должен иметь скрепленную печатью специальную отметку о перечислении.
• При отсутствии договорных отношений – справки, подтверждающие внесение необходимых бюджетных платежей.

В первые 4-5 лет после распада Советского Союза многие работодатели попросту не вносили необходимые данные в трудовые книжки. Особенно это затрагивает лиц, работавших в колхозах/совхозах, разных кооперативах, занимавшихся индивидуальной практикой. В таких ситуациях единственным способом подтверждения является документ об уплате обязательных платежей.

Свидетельские показания

Этот вид доказательства советского стажа принимается в случаях:

• Утраты или порчи документации не по вине работника (например, из-за небрежного хранения работодателем).
• Уничтожения необходимых документов во время стихийных бедствий или других чрезвычайных происшествий.

Используя данный способ подтверждения, гражданину необходимо:

1. Получить в архиве справку об отсутствии необходимых документов с указанием причины, например, из-за пожара на предприятии.
2. Обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России, пригласив с собой 2-х или более свидетелей для доказательства факта работы на данном предприятии.

Законодательство накладывает ограничения на подтверждение этого типа:

1. Таким способом можно доказать не больше половины трудового стажа.
2. С помощью свидетельских показаний нельзя подтвердить два обстоятельства. Это отработка льготного стажа для получения права на досрочную пенсию и перечисление средств во внебюджетные фонды.
3. Свидетели должны иметь доказательства убедительности своих слов (например, если это коллеги по работе, то их трудовая книжка должна отражать факт устройства в данную организацию). Без этого обстоятельства их показания не будут считаться достоверными.

Заявление на получение справки о подтверждении трудового стажа

Этот документ подается по месту прежней работы гражданина или в государственный архив. Заявление должно содержать:

• Фамилию и инициалы руководителя, наименование организации, куда направляется обращение.
• Данные заявителя. К ним относится его фамилия, имя, отчество, адрес регистрации и контактный телефон.
• Просьбу о предоставлении информации о своей работе в конкретной организации.
• Указание занимаемой должности и интервала трудовой занятости.
• Подпись с расшифровкой и дату.

Куда обращаться

В зависимости от конкретных обстоятельств, заявление может быть подано:

• Непосредственно работодателю. Это самый удобный и быстрый вариант. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, письменный ответ должен быть предоставлен не позднее 3-х дней с момента обращения.
• В архив, где может быть интересующая заявителя информация, касающаяся подтверждения стажа. Законодательство отводит 30 дней на подготовку ответа в данной ситуации. В случаях услуга является бесплатной для заявителя.

Нужно учитывать, что кроме централизованного госархива, есть много ведомственных структур, где тоже может находиться необходимая информация.

Например, в Москве работают:

• Центральный архив московских образовательных учреждений.
• Объединенный архив Главмостстроя.
• Архив Управления Метрополитена.
• Архив Мосметростроя.
• Сектор архивов Московской железной дороги.
• Объединенный архив Московской городской телефонной сети.

Кроме того, информация об уплате обязательных платежей во внебюджетные фонды для подтверждения «советского» стажа может концентрироваться:

• В Фонде государственного социального страхования – для трудовых интервалов до 1992 года.
• В архиве Пенсионного фонда России – для периода 1992-2000 гг.
• В архиве Федеральной налоговой службы – для 2001 года.

Если предприятие ликвидировано

Подтверждение советского стажа в этом случае будет зависеть от конкретной ситуации. Например, для того, чтобы доказать педагогический стаж работы в 1988 году при потере трудовой книжки, заявителю необходимо:

1. Рассмотреть разные варианты, где может быть сосредоточена информация по интересующему вопросу. При затруднении следует обратиться к сотрудникам территориального отделения Пенсионного фонда России, многофункционального центра или позвонить на горячую линию ПФР по бесплатному номеру 8-800-302-2-302.
2. Написать заявление в архив. В составленном документе указать название организации, где проходила трудовая деятельность, должность, точные или примерные сроки работы.
3. Подать подготовленное заявление. При наличии других вариантов, где может находиться интересующая заявителя информация – подготовить аналогичные обращения. Например, для рассматриваемого случая это может быть районный отдел народного образования.
4. Дождаться ответа на поданное заявление. Установленный срок для его рассмотрения составляет 30 дней, и эта услуга является бесплатной. Если заявителю требуются данные быстрее, оплатив эту услугу, он получит ответ за неделю (стоимость устанавливается организациями самостоятельно).

Заявителю необходимо быть готовым к тому, что, хотя по закону полагается хранить данные в архиве не менее 75 лет, запрошенной им информации там может не оказаться.

В этом случае ему необходимо получить справку о причинах отсутствия необходимых данных, чтобы иметь возможность подтверждения стажа с помощью показаний 2-х свидетелей.

Если предприятие реорганизовано

В этом случае возможны два варианта:

• В организации изменилась структура и/или направление деятельности, но форма собственности, название и юридический адрес остались прежними. Никаких дополнительных документов к ответу на типовое заявление гражданину в этом случае не потребуется. По закону, ответ на заявление должен быть предоставлен в течение 3-х дней.
• В компании изменилось название и/или форма собственности и/или юридический адрес. В данной ситуации дополнительно к справке о работе на предприятии заявителю должны выдать документ, подтверждающий произошедшие изменения.

Документы для учета нестраховых периодов при расчете пенсии

Законодательством предусмотрены следующие ситуации, когда возможен перерасчет советского стажа для пенсии, позволяющий получить определенные льготы:

1. Военная служба по призыву. Из документов предоставляется копия военного билета или справка из военного комиссариата. Этим способом можно дополнительно включить в общий стаж до 3-х лет.
2. Уход за ребенком до 1,5 лет. Для родителей необходима копия свидетельства о рождении ребенка, справка о том, что другой супруг не использовал подобный отпуск и не получал пособия за это. Если уход осуществлял кто-то из родственников, то нужна справка с места работы матери и отца, что ни один из них не использовал положенный по закону перерыв в трудовой деятельности. Максимальный интервал, который можно включать таким способом составляет 6 лет (за 4-х детей).
3. Учеба в вузах до 1991 г. и ссузах до 2002 г. (при условии, что ей предшествовал период трудовой занятости или службы по призыву). В этом случае в Пенсионный фонд представляется копия диплома об образовании. Максимальный срок, который может быть учтен, равен 6 годам.
4. Проживание по месту воинской службы супруга. Необходим документ о прописке в военном городке (для периода после 1992 года – справку из Центра занятости об отсутствии подходящих вакансий) и свидетельство о браке. Учесть в составе стажа этим способом можно не более 5 лет.
5. Проживание за границей с супругом, работающим в консульских или международных организациях. Требуется представить копию приказа о назначении мужа/жены на должность, связанную с выездом за границу. Дополнительно прикладывается свидетельство о браке. Предельный срок, который будет учтен, составляет 5 лет.
6. Время нахождения в заключении при последующей реабилитации. В пакет документов входит справка о периоде пребывания в исправительном учреждении, оправдательный приговор. Предельного периода для данной ситуации не существует.
7. Уход за пенсионером, нуждающемся в присмотре, или инвалидом I группы. Учет в составе стажа этого времени возможен при наличии интервалов работы до и после попечительства. Необходима справка из пенсионного фонда об интервале ухода. Предельных ограничений на продолжительность периода ухода для этого случая нет.

Как подтвердить советский стаж в суде

Этот способ может потребоваться в случаях, когда:

1. Нет возможности восстановить утраченные документы.
2. Работодатель игнорирует заявление с просьбой о предоставлении справки.
3. В документах неправильно указана должность или место работы, что лишает гражданина права на льготную пенсию.
4. В базе ПФР или Фонда социального страхования отсутствуют данные о пенсионных отчислениях с зарплаты.

В ходе судебного процесса могут быть направлены официальные запросы с целью уточнения информации в архивы различного уровня, внебюджетные фонды и др. При необходимости суд может вызвать свидетелей. Вне зависимости от формы уточнения периодов работы (с помощью документов или очевидцев), подтвердить таким способом можно будет только сами трудовые интервалы для включения в стаж, доказать уплату пенсионных взносов этим способом не удастся.

Видео

Что вы думаете о статье
Как подтвердить советский стаж для пенсии
Аноним 802

Статья очень хорошая,поучительная.Но в жизни всё не так. Такое впечатление,что ПФ в сговоре с судом.Пример: при приёме документов на оформление пенсии не было никаких замечаний это было в конце 2001г.Когда я обнаружил (2019г),что не хватает стажа по СП№2 около 4-х лет,потребовались подтверждающие справки.У нас,что со сменой работников в ПФ меняются мнения? куда хочу,туда и мету.А для чего тогда закон? Трудовая книжка была заполнена согласно инструкции того времени,место работы,должность согласно ЕТКС.Так надо ещё выполнять капризы сотрудников ПФ.При приёме документов прежние сотрудники знали где находится Магаданская область,сменившие их напрочь ничего не знают ,несмотря что в интернете эта информация находится в свободном доступе.Или это плоды обучения во время перестройки.Просто диву даёшься специалистам из ПФ.И самое главное судья верит юристу из ПФ.Такое впечатление,что сама-та ничего не знает.Короче ещё будет ой..ё..ё..

Аноним 802

Это к вышеописанному: Это у нас в Томской области.Г Томск

Источник: sovets24.ru

Восстановление трудовой книжки

Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку? Лучше, конечно, ее не терять, потому как восстановить этот документ не так просто: придется побегать. Есть такие граждане, что при утере, заводят новую — это еще не страшно, когда в трудовой было не так много записей. А если там описан большой период вашего трудового стажа? Без подтверждения никто не засчитает ваши годы работы, а потому лучше знать, как восстановить трудовую книжку.

Восстановление трудовой книжки

Процедура восстановления документа прописана в соответствующем Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Если вина на самом работнике, то и ответственность лежит на нем.

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, то в принципе все тот же работник должен собрать заново данные с прежних мест работы. Работодатель лишь может выдать дубликат (при его наличии) и всячески содействовать.

Порядок действий при потере трудовой

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

При наличии на руках копии ТК, нужно в отделе кадров каждого предприятия, где когда-то пришлось трудиться, заверить ее. Все собранные сведения отдают кадровику последнего или действующего места работы. На основании представленных данных работодатель выдает новую трудовую книжку.

Подтвердить свой стаж можно только документами-подлинниками: выписки, копии, ксерокопии не всегда берут во внимание. Но надо сказать о следующем нюансе: человек может подстраховаться на случай утери и заверить копию ТК по всем правилам заранее.

Тогда не придется бегать по всем местам, где работали, а из заверенной копии записи просто перенесут в новый трудовой формуляр. Это спасает и тогда, когда компания уже не существует и нельзя доказать по-другому, что там работал человек. Но из-за незнания мало кто пользуется таким приемом.

Восстановление трудовой книжки через ПФР

Восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд можно, предприняв следующие действия:

• написать в ПФР заявление о восстановлении трудовой книжки;
• подать его лично или отправить почтой заказным письмом;
• спустя 10 дней ознакомиться с ответом.

Если человек был официально трудоустроен и с его зарплаты взимались налоговые отчисления и отчисления в Пенсионный фонд, то там хранится вся информация о периодах работы, стаже и компаниях, где трудился заявитель.

Но такой способ поможет восстановить трудовой стаж лишь за последние пять лет, потому как ПФ стал недавно вести такой учет работающих граждан.

Восстановление через государственный архив

В случае когда в Пенсионном фонде нет запрашиваемой информации, а предприятия, где человек работал раньше, больше не функционируют, тогда остается восстановление через госархив — процесс этот самый долгий и трудоемкий.

Для начала нужно в письменном виде сделать соответствующий запрос, но не факт, что ответ будет быстрым. Если работник трудился вахтовым методом, тогда запросы направляют в регионы, в архивные управления на местах.

Потеря трудовой работодателем — порядок действий

Такое встречается крайне редко, но бывает, что оригинальный экземпляр трудового формуляра теряется по вине работодателя. В этом случае на нем и ответственность. Если речь о массовой пропаже ТС, тогда создают независимую комиссию для установления трудового стажа всех работников, чьи книжки потерялись.

В комиссию входят:

• сотрудники профильного ведомства или иного органа госвласти;
• профсоюзные деятели;
• независимые эксперты.

Если не удастся раздобыть точных сведений о прежнем стаже и местах работы, сотруднику придется найти двух свидетелей, которые подтвердят его информацию. Комиссия отразит это в акте, и на основе свидетельских подтверждений восстановит прежние записи в новой трудовой.

Когда речь о массовой утере ТК, организацию могут наказать штрафом за ненадлежащее хранение. Если компания потеряла трудовую одного сотрудника, то может дать запрос в Пенсионный фонд, обратиться в другие инстанции и всячески содействовать работнику в сборе доказательной базы.

Действия сотрудника

За отказ в помощи, когда по вине работодателя пропадает трудовая книжка, сотрудник при увольнении может потребовать компенсацию, а «надавить» на нерадивых кадровиков получится через Трудовую инспекцию.

Можно обратиться и в суд — это особенно уместно, если работник сможет доказать, что в действиях работодателя заведомо присутствовал злой умысел. И теперь он либо отказывается восстанавливать документ, либо вовсе отрицает тот факт, что гражданин трудоустраивался в его компанию.

В этом случае судебный орган обяжет выдать дубликат пострадавшему. Несмотря на то что пошлина не взимается за трудовые споры, поход в суд — это как крайняя мера, ибо все равно она влечет за собой потерю времени и нервов.

Особенности заполнения дубликата ТК

Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).

А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.

В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.

На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.

JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.

Источник: www.jcat.ru

Как оформить первую трудовую книжку

Трудовая книжка — важнейший документ сотрудника любого предприятия.
По трудовой книжке отслеживается профессиональная деятельность работника – продвижение по карьерной лестнице, причины увольнения с прежних мест работы, повышение образовательного уровня, получение благодарностей и поощрений. Именно в ней фиксируется стаж, с помощью которого начисляется будущая пенсия.

Трудовая книжка появилась в 18 веке во Франции, и стала использоваться в послереволюционной России с 1918 года. Почти сто лет этот документ фигурирует, как основной, при устройстве на работу.

Невзирая на то, что с 2017 года трудовые книжки должны выйти из обихода кадровых служб, для трудящихся, выходящих на пенсию, актуально корректное заполнение и отсутствие ошибок в профессиональном документе.

Любое мелкое несоответствие, обнаруженное при проверке инспекторами Пенсионного фонда, приведет к тому, что трудовой и страховой стаж сотрудника не будет зачтен при исчислении пенсии.

Структура трудовой книжки

Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.

Трудовая книжка включает в себя три раздела:

1. заглавная (титульная) часть;
2. информация о трудовой деятельности;
3. данные о поощрениях и награждениях.

Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:

• Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
• Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс РФ.

На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.

Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.

И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

• Когда не надо вести трудовую книжку
• Где брать трудовую книжку
• Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей
• Как заполнять трудовую книжку
• Как изменить ФИО сотрудника в трудовой
• Как изменить сведения об образовании или профессии
• Как изменить название организации
• Как исправить записи предыдущих работодателей
• Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»
• Когда нужен вкладыш в трудовую книжку
• Как учитывать и хранить трудовые книжки
• Как заверить копию трудовой
• Ответственность

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

• Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
• Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320Н. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

• о сотруднике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях за успехи в работе;
• о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату записи.
3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату увольнения.
3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 12 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Работодатели должны самостоятельно разработать книги по учету бланков и движения трудовых книжек и вкладышей для них по рекомендациям.

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 40 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

• для ИП — от 1000 до 5000 руб;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

• для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
• для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Статья актуальна на 25.05.2022

Кто может сэкономить на взносах за сотрудников

Воинский учёт работников

Заработная плата: сроки и порядок выплаты в 2022 году

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети