Как проверить дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность — неотъемлемый элемент бизнеса. Сама по себе дебиторка не есть зло, но ее нужно жестко контролировать. Грамотно выстроенный алгоритм управления долгами дебиторов — гарантия финансовой стабильности компании. Расскажем, как это делать.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность — суммы, которые контрагенты задолжали вашей компании. Например, вы внесли предоплату, а работа еще не выполнена. Вы отгрузили товар, а деньги за него от покупателя еще не пришли.

Виды дебиторки

Дебиторка бывает нормальной и просроченной. Пока срок исполнения обязательств по договору еще не истек, задолженность считается нормальной. Если договорной срок уже вышел, а деньги, товары или услуги от контрагента так и не поступили, задолженность становится просроченной.

В бухгалтерском и налоговом учете просроченную задолженность также разделяют на сомнительную и безнадежную. Сомнительная — это просроченная задолженность, которая не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Просроченная задолженность, которую взыскать невозможно, — безнадежная.

Анализ дебиторской задолженности в 1С:Бухгалтерия

Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.

Как работать с дебиторкой

В алгоритме управления надо четко распределить ответственность сотрудников на всех этапах работы с контрагентами. Каждый этап должен быть ограничен по времени, а функции сотрудников не должны дублироваться.

→ Если задолженность нормальная

Управление нормальной задолженностью обычно не выходит за рамки отдела продаж. Например, по условию договора заказчик должен оплатить работу в течение десяти дней с момента подписания акта приема-передачи. Ответственный сотрудник — менеджер. Пока что его обязанность — позвонить клиенту за три дня до истечения срока и напомнить об оплате.

→ Если просрочка до 30 дней

В период кризиса многие компании столкнулись с финансовыми проблемами. Часто ваш должник помнит об обязательствах, но по объективным причинам не может выполнить условия сделки в договорные сроки. Задача кредитора — постоянный контакт с должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.

Можно предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и прикладывает к нему график платежей.

Можно сделать взаимозачет. Если есть взаимные обязательства, когда ваша компания должна клиенту за товар, работы или услуги, можно провести взаимозачет требований.

В сложные времена идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный способ сохранить ядро клиентской базы, обеспечить себе репутацию надежного партнера. Фундамент доверительных отношений, который вы заложите сейчас, сработает в вашу пользу после кризиса.

Что делать при просрочке платежа до 30 дней

Отчет по дебиторской и кредиторской задолженности. Сервис: Удобные отчеты и обработки в 1С.

Ежедневные звонки с напоминанием об оплате, выяснение причин просрочки

Руководитель отдела продаж

Прекращение отгрузок, приостановка выполнения работ, оказания услуг в адрес клиента.

Письменное требование об уплате долга с напоминанием, что в случае невыполнения обязательств клиенту будут начислены штрафы. Личная встреча с руководством должника. Согласование графика погашения задолженности.

→ Если просрочка от 30 до 60 дней

Если долг так и не вернули, нужно направить клиенту досудебную претензию. В ней указывают суть претензии, полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения задолженности. К претензии следует приложить расчет штрафных сумм и копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.

Если дело дойдет до суда, кредитору потребуется доказательство, что претензия была вручена должнику. Поэтому лучше отправлять документ через курьерскую службу или ценным письмом с описью вложения.

Обычно претензию отправляют по истечении 30 дней с конечной даты просрочки платежа, если иной порядок не прописан в договоре.

Что делать при просрочке платежа от 30 до 60 дней

Начисление штрафных санкций по договору.

Отправка претензии в адрес должника курьерской службой.

→ Если просрочка более 60 дней

Что делать, если финансовое положение должника не позволяет целиком погасить долг, а его бизнес близок к краху? Нужно просчитать все альтернативные варианты. Что выгоднее для компании? Идти на судебное разбирательство или попытаться быстро вернуть хотя бы часть средств?

Есть варианты мирного решения вопроса.

Прощение части долга

Например, клиенту можно простить часть долга при условии, что остаток он выплатит деньгами или имуществом. Скажем, поставщик отгрузил покупателю товар на 200 тысяч рублей. Себестоимость этой партии товара составляет 100 тысяч рублей. У покупателя возникли серьезные финансовые проблемы. Стороны начали переговоры и решили, что покупатель заплатит 60% от суммы долга — 120 тысяч рублей, а остальные 40% поставщик ему простит.

Продажа долга

Другой вариант — продажа дебиторской задолженности по договору цессии, если договор между сторонами не запрещает передачу долга третьему лицу. Та же ситуация: заказчик должен исполнителю 200 тысяч рублей. Денег у заказчика нет и он не может погасить свой долг даже частично. Но у заказчика тоже есть клиент, который задолжал ему 200 тысяч рублей.

Исполнитель продает долг своего заказчика клиенту заказчика за 150 тысяч рублей. В результате исполнителю удается вернуть 150 тысяч рублей. Клиент проводит зачет требований с заказчиком по документам на 200 тысяч рублей и экономит 50 тысяч рублей.

Если альтернативные варианты не подходят, пора подавать иск в суд.

Что делать при просрочке платежа более 60 дней

Повторная личная встреча с руководством должника, совместный поиск решения по погашению долга.

Источник: www.seeneco.com

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности для налоговой

Наличие дебиторской и кредиторской задолженности (ДЗ и КЗ) на конец отчетного периода является стандартной ситуацией в деятельности любого предприятия. Долги дебиторов – это активы компании, которые она получит в обозримом будущем, поскольку предоставила контрагентам отсрочку платежей. КЗ свидетельствует о том, что в работе фирмы используются сторонние средства.

Дебиторская и кредиторская задолженность, ее отражение в балансе и структуризация в расшифровке

Факт наличия ДЗ и КЗ ни о чем не говорит, для аналитика (а также и для других заинтересованных пользователей и контролирующих органов) важны лишь объемы этих показателей и динамика изменений – небольшой объем или отсутствие ДЗ указывает на осторожность компании в работе с партнерами и недопущение просрочек последними сроков оплаты, хотя невозможность применения рассрочки платежей несомненно снизит доход, значительная величина КЗ свидетельствует о проблемах в финансовой жизни компании (проблемах с выплатами кредиторам), а ее отсутствие – о том, что фирма развивается, опираясь на собственные средства, не привлекая заемный капитал, и упускает возможность ускорения развития производства.

Поэтому расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности для налоговой или иных пользователей является важным разделом в пакете пояснений к финансовой отчетности предприятия, составляемой по окончании налогового периода. Форма расшифровки в пояснениях к отчетности приведена в приложении № 3 к приказу МФ РФ № 66-н от 02.07.2010 и представляется в ИФНС обязательно. Напомним, что обобщенные данные о наличии обоих видов задолженности по видам, срокам образования и контрагентам фиксируют в расшифровках к бухотчетности в таблицах:

• 5.1 – ДЗ в разрезе счетов и длительности (долго- и краткосрочная) заполняется по данным строки 1230 баланса;
• 5.2 – просроченная ДЗ по видам задолженности;
• 5.3 – КЗ по счетам и продолжительности заполняется на основании сведений балансовых строк 1410, 1450, 1510, 1520, 1550;
• 5.4 – просроченная КЗ по видам задолженности.

Но случается, что предприятия получают требования от инспекторов, проводящих камеральную проверку, представить более развернутые данные по ДЗ и КЗ. В нашей публикации мы не рассматриваем вопросы правомочности подобных запросов, добавим лишь, что такое требование должно быть обоснованным, и предлагаем возможный образец конкретизации запрашиваемых сведений.

Если налоговая запрашивает расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности

Поскольку ИФНС зачастую необходима информация обо всех суммах задолженности по датам ее образования и партнерам, выстроить отчет следует так, чтобы в нем были представлены перечни контрагентов с указанием документов, являющихся основанием возникновения задолженности. В подобном отчете, когда налоговая просит расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности, неважна разбивка по счетам бухгалтерского учета, как это требуется при пояснениях к финансовой отчетности, поэтому их можно не указывать. Рассмотрим составление расшифровки на упрощенном примере:

Допустим, в пояснениях по 2020 году ООО «Лето» сформировало таблицы по счетам бухучета следующим образом (в тыс. руб):

Источник: spmag.ru

Как проверить дебиторскую задолженность

Отсутствие платежной дисциплины у контрагентов и не налаженная грамотно система экономической безопасности внутри компании — серьезные проблемы. Они блокируют возможности масштабировать бизнес, съедают огромные финансовые и кадровые ресурсы на бесконечные судебные иски или бизнес-медиацию. В худшем случае даже приводят к банкротству.

Избавиться от проблемной дебиторской задолженности можно, следуя алгоритму из 4 этапов.

• Этап 1. Минимизировать риски в работе
• Этап 2. Провести скоринг контрагента
• Этап 3. Создать регламенты и наладить процесс документооборота
• Этап 4. Автоматизировать процессы

Этап 1. Минимизировать риски в работе

На этом этапе вы закладываете в фундамент своей финансово-хозяйственной деятельности гарант или возможность минимизировать риски несвоевременной оплаты со стороны контрагента.

К работе с любым контрагентом (независимо от того, кто заказчик, а кто исполнитель), необходимо подходить по принципу «проявления должной осмотрительности и проверки добросовестности контрагента», о чем напрямую нам говорит налоговое законодательство.

Отмечу, что ответственность за выбор недобросовестного контрагента лежит на предпринимателе или юридическом лице, что прописано в статье 10 Гражданского кодекса РФ.

Причин несвоевременной оплаты со стороны контрагента может быть масса, вот лишь некоторые из них:

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

• образовавшийся кассовый разрыв у контрагента;
• несвоевременная оплата со стороны заказчика контрагента;
• блокировка счетов ФНС или Банком;
• арест счетов судом или ФССП;
• работа контрагента со спецсчетом заказчика;
• субъективный подход контрагента при выборе по степени значимости кредитора, которому он готов платить первому (например, при закрытии долгов поставщикам стройматериалов — поставщик бетона в приоритете, так как заказчик строительства перечислит деньги подрядчику после заливки фундамента, а поставщик металла получит оплату, если останутся средства);
• откровенно мошеннические действия и прочее.

Понятно, что 100% гарантии ни вы сами, ни кто—то иной вам не сможет дать, именно поэтому базой для работы с рисками для вас и сотрудников должен стать один принцип:

Я понимаю, что проблемная дебиторская задолженность — это результат ошибок и недоработок исключительно внутри компании.

По опыту, в 80% случаев у компании появляется внушительная «дебиторка» не потому, что у добросовестного контрагента с сильными позициями на рынке случился форс-мажор, а потому что:

• Менеджер по продажам, «добирая» объем продаж до премии, отгрузил нового клиента без проверки юридического лица.
• Коммерческий отдел согласовал значительное увеличение допустимой суммы отгрузки с отсрочкой платежа для старого клиента, не перепроверив актуальное положение дел. Пример: клиента, общество с ограниченной ответственностью, грузили на 1 млн в год, сейчас они запросили отгрузку на 3,5 млн. Так как клиент старый, то почему бы нет, без дополнительной проверки согласовали отгрузку. А оказалось, что сейчас компания в долгах и ей нечем обеспечить кредитные обязательства.
• Сотрудники отгрузили клиенту товар или оказали услугу без предоплаты, не убедившись, что гарантийное письмо чем-то обеспечено. Пример: обществу с ограниченной ответственностью дали гарантийку, что есть контракт с крупной компанией с оплатой до конца месяца, сам контракт не приложили. На проверку оказалось, что такого контракта нет. Тут же возможна ситуация с наличием исполнительных производств по контрагенту (простая проверка ООО в сети не дает полной картины), сумма по которым значительно превышает сумму задолженности, то есть при появлении исполлистов и блокировке счетов вероятность получить оплату по договору стремится к нулю.

Перечислять можно бесконечно, в своей практике я сталкиваюсь с разными факторами, которые влияют на формирование дебиторской задолженности в компании. Отрасль, сфера, рынок (B2B, B2C или B2G) не имеют значения, все сводится к отправной точке: у большинства компаний/менеджеров нет понимания своей ответственности за выбор контрагентов.

Этап 2. Провести скоринг контрагента

Многие менеджеры и, что удивительно, даже руководители компаний воспринимают отсрочку платежа просто как условие в договоре, не проецируя влияние последствий и стоимости задержки платежей на общий финансовый климат компании.

По факту для контрагента вы являетесь фактическим кредитором (неважно, за услуги или товар вам должны денег), а он заемщиком.

Вспомните систему заграждений при оформлении кредита в банке и сопоставьте с системой проверки контрагентов в вашей компании. Проверка контрагентов не должна быть слабее, лояльнее, менее тщательной.

Программы скоринга заемщиков в банке включают иногда до 50 показателей, программа бизнес-скоринга в компании должна включать не только линейную проверку показателей, но и многофакторную регрессионную аналитику.

Чтобы минимизировать риски дебиторской задолженности, важно не только смотреть на факты сами по себе, но и находить взаимосвязи и оценивать влияние разных показателей на платежную дисциплину.

Поэтому сначала нужно создать систему первичного скоринга — для новых контрагентов. А затем внедрить выборочную проврку — для текущих контрагентов.

Шаг первый: для новых контрагентов — создать систему первичного скоринга

• Определить показатели, которые влияют на финансовую состоятельность компании

Это будет стандартная проверка: история юрлица, состояние счетов, оплата налогов, ПФР, фигуры бенефициаров, история контрактов, репутация на рынке.

Регулярно отслеживать финансовое состояние клиента-контрагента вам помогут, например, Контур.Фокус или СПАРК (все зависит от бюджета организации). У сервисов есть мобильные приложения.

Эти программы позволяют в реальном времени проверять основные позиции контрагента — финансовые показатели за налоговый отчетный период, наличие арбитражных судов и судов общей юрисдикции (истец/ответчик/третья сторона), трудовые споры с сотрудниками, лизинги, госконтракты, смена учредителей и директоров, блокировка счетов ФНС, наличие исполпроизводств ФССП и прочую информацию, в том числе по ликвидации или банкротству.

• Определить показатели, которые повлияют на финансовую дисциплину контрагента

Это эмпирическое исследование — слухи и информация в сети, какая значимость вашего товара/услуги для контрагента (приоритет оплаты), кадровые перестановки (особенно смена директоров), динамика роста компании и т.п.

Для чего это нужно? Все просто — делая анализ по представленным данным вы можете делать прогнозы платежеспособности вашего контрагента. Важно не просто смотреть в лоб на собранный материал, а проверить в динамике: какие изменения по любому из параметров произошли по сравнению с прошлым периодом.

Например: у ООО «Мотылек» в 2020 году в штате было 100 сотрудников, а в 2021-м — один человек. Резкий отток кадров в компании для специалистов по экономической безопасности будет маркером — возможно, компания собирается ликвидироваться.

Компания при большом обороте за отчетный налоговый заплатила мизерную сумму НДС? Или у ООО «СилСнаб» оборот за 2021 год вырос на 1010%, но прибыль упала на 70%?

Это сигналы, что есть риск не столько возможной дебиторской задолженности, сколько того, что вы попадете в перекрестную проверку со стороны ФНС из-за такого контрагента.

• Определить параметры глубины проверки и допуски внутри компании

Шаг суммы контрактов с отсрочкой:

1. не требует проверки;
2. требует первичного скоринга;
3. требует глубокой оценки;
4. требует детальной проверки.

Шаг второй: для текущих контрагентов — внедрить выборочную проверку

Внедрите систему выборочной рандомной проверки текущих контрагентов. Точно так же ищите маркеры изменений, любые перекосы в финансовом состоянии компании и бенефициаров.

Внедрите обязательный повторный скоринг (см. Шаг 1) для действующих клиентов, даже самых проверенных и заслуженных, при изменении условий поставки: период отсрочки, объем отгрузки и т.п. Отсутствие этого шага, из моей практики, — причина появления проблемной дебиторки у большинства компаний.

Закрепите алгоритм по аналогии со светофором, где:

• красный — отклонена работа с таким клиентом;
• желтый — необходима дополнительная проверка (допустим, запросить баланс за полугодие или паспорт поручителя либо приказ о назначении директора) или проведение кредитного комитета по утверждению условий работы;
• зеленый — клиент чист, менеджер может начинать работу.

Этап 3. Создать регламенты и наладить процесс документооборота

Добиться, чтобы контрагенты платили вовремя, можно — в том числе строго регламентировав процессы, связанные кредитованием или товарным кредитом клиентов.

Необходимо выработать позицию и практику по работе с клиентами в период отсрочки платежа:

• Привести в порядок внутренние документы компании. В регламентах должен быть прописан весь процесс работы с клиентом: обязанность и ответственность менеджера по продажам и других ответственных лиц;
• Регулярно проводить занятия с сотрудниками на тему минимизации дебиторской задолженности, желательно с игровым моделированием ситуации несвоевременной оплаты и разбор имеющихся фактов;
• Составить четкий регламент бизнес-процессов работы всех отделов — от заявок менеджера до проверки службой безопасности (собственной либо на аутсорсе);
• Обязать менеджеров регулярно контактировать с отделом снабжения/закупок контрагента для того, чтобы быть в курсе проблем и успехов клиента (поздравления с праздниками, предложение об увеличении поставок и прочее.

Дополнительной стимуляцией к своевременной оплате может послужить именно ваша форма договора поставки (если это не тендер или очень крупный клиент, который не согласует пункты договора на стадии заключения и навяжет свой формат).

В договоре поставки необходимо отразить пункты, которые защищают ваши материальные интересы, от увеличения процента по пеням и коммерческому кредиту до сокращения сроков предъявления досудебной претензии с общеустановленных законом 30 суток до 10 суток, чтобы вовремя можно было подать исковое заявление в суд.

Пример: ООО «Профи» отгрузила компании ООО «Стройкакбог» стройматериалы в отсрочку платежа на 30 дней. В 9 из 10 случаев менеджеры перегружены и не всегда следят за своевременной оплатой со стороны заказчика (а то и никогда не следят). На 30 сутки, согласно договору поставки, оплата не поступила, а сам факт неоплаты выявлен на 35 сутки, когда бухгалтерия решила подбить акты сверок. На звонке контрагент попросил немного подождать, так как у них задержки по денежным поступлениям; они готовы написать гарантийное письмо.

Все, вроде, хорошо, но главный закон — «деньги должны работать» — не действует. Вы начинаете нести убытки с первого дня просрочки платежа.

Примерный план действий по пунктам:

1. Проверить контрагента, заключить договор поставки товара/предоставления услуг.
2. Весь срок действия договора проводить анализ контрагента с частотой примерно 1/месяц.
3. За 5 дней до наступления срока оплаты направить контрагенту уведомление о необходимости оплаты счета по договору (уведомление с подтверждением о получении — курьер ли, электронная почта — неважно). Параллельно менеджер звонит и напоминает.
4. В последний день оплаты получите информацию от контрагента о платеже в ваш адрес.
5. При непоступлении платежа от клиента действия зависят от конкретной ситуации — можно выехать к клиенту для досудебного порядка разбирательства (медиация) и урегулирования вопроса по закрытию долга. Если клиент вне региона вашего пребывания — аудио—/видеоконференция. Необходимо заручиться гарантиями платежа.
6. Если от клиента не поступило точных сроков закрытия долга, примите решение о подаче искового заявления — в случае, если с клиентом больше не интересно работать или наценка на ваш товар не покрывает затраты с учетом долгой просрочки (общество обязано принять все меры, чтобы минимизировать ущерб от деятельности).
7. Бывает, что подача иска в арбитражный суд мотивирует контрагента к оплате долга. Это связано с репутационными потерями и с тем, что в будущем контрагент с отрицательной судебной историей может не получить интересный контракт от крупного заказчика (просто не пропустят). Если этого не произошло, дальше — суд и взыскание.

Этап 4. Автоматизировать процессы

Тут у многих встанет вопрос — как автоматизировать этот процесс и кто этим должен заниматься?

Что делать компаниям, у которых штатным расписанием не предусмотрено создание СЭБ (службы экономической безопасности) либо отсутствует бюджет или необходимость в постоянной услуге? Юрист компании редко обладает достаточной квалификацией как аналитик и медиатор или не обязан выполнять аналогичные функции.

Для этих целей существует такое понятие как комплаенс. В трактовке западного менеджмента комплаенс-специалисты минимизируют риски компаний при взаимодействии с госструктурами и клиентами, уничтожая коррупционную составляющую.

В России термин приобрел несколько иное наполнение — это специалисты, которые обеспечивают экономическую безопасность бизнеса в правовом поле в глобальном смысле: от системы защиты коммерческой тайны до бизнес-медиации.

Такой эксперт совмещает функции и ресурсы классической службы безопасности с навыками бизнес-медиатора и юриста. В идеале — с личным опытом предпринимательской деятельности.

Сегодня на рынке юридических услуг легко найти специалистов на аутсорс (как частных, так и компании), которые предоставляют услуги в области экономической безопасности бизнеса.

Соблюдайте осмотрительность, грамотно выстройте процессы работы с клиентами, опирайтесь на знания специалистов в сфере экономической безопасности. Помните, что затраты на предупреждение рисков намного ниже, чем на взыскание платежей с контрагента (от судов и процесса взыскания до банкротства).

Все это поможет значительно уменьшить риски несвоевременной оплаты, пусть и не гарантируют на все 100%. Ведь любой бизнес — это риски. А рисками можно управлять.

Всегда выгоднее предотвратить проблему, чем ее исправлять.

Фото на обложке: Mikhail Nilov / Pexels

Источник: rb.ru