Электронная почта, или e-mail, — самый популярный вид использования Интернета. С помощью электронной почты в Интернете вы можете послать письмо миллионам людей по всей планете. Существуют шлюзы частных почтовых систем в интернетовский e-mail, что значительно расширяет ее возможности.
Помимо взаимодействия «один-один» e-mail может поддерживать списки электронных адресов для рассылки, поэтому человек или организация может послать e-mail всему этому списку адресов людей или организаций. Иногда списки рассылки e-mail имеют элементы, являющиеся указателями на другие списки рассылки, поэтому одно письмо может быть в конце концов доставлено тысячам людей.
Разновидностью списков рассылки являются дискуссионные группы на основе e-mail. Их участники посылают письмо центральному серверу списка рассылки, и сообщения рассылаются всем другим членам группы. Это позволяет людям, находящимся в разных временных зонах или на разных континентах, вести интересные дискуссии.
При помощи специальных программ люди могут подписаться на список или отписаться от него без помощи человека. Серверы списков рассылки часто предоставляют другие сервисы, такие как получение архивов, дайджестов сообщений или связанных с сообщениями файлов. Группы новостей USENET являются усовершенствованием дискуссионных почтовых групп.
Как настроить почту, для эффективной работы? | Работа с электронной почтой | Илья Яковлев
Электронная почта становится все более важным условием ведения повседневной деятельности. Организациям нужны политики для электронной почты, чтобы помочь сотрудникам правильно ее использовать, уменьшить риск умышленного или неумышленного неправильного ее использования, и чтобы гарантировать, что официальные документы, передаваемые с помощью электронной почты, правильно обрабатываются. Организациям нужно разработать политику для правильного использования электронной почты, такую же как для тлефона.
Политика должна давать общие рекомендации в следующих областях:
- использование электронной почты для ведения деловой деятельности;
- использование электронной почты для ведения личных дел;
- управление доступом и сохранение конфиденциальности сообщений;
- администрирование и хранение электронных писем.
Основы e-mail
- передачу текстов в кодировке, отличной от US-ASCII,
- передачу в письме нетекстовой информации в различных форматах,
- сообщения из нескольких частей, и
- передачу в заголовке письма информации в кодировке, отличной от US-ASCII.
- учить пользователей что делать, если они совершили ошибку, и как правильно работать с электронной почтой
- конфигурировать программы электронной почты так, чтобы стандартные действия пользователя, использующие установки по умолчанию, были бы самыми безопасными
- использовать программы, которые строго реализуют протоколы и соглашения Интернета. Каждый раз, когда онлайновый сервис шлюзует письмо из частной почтовой системы в интернетовскую электронную почту, слышатся вопли протеста из-за появления большого числа сообщений с ошибками, возникшими в результате неправильных настроек почтовых серверов этого сервиса.
Источник: studfile.net
Учимся работать с электронной почтой
Основная работа с электронной почтой
Электронная почта (E-mail — сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми. Электронную почту можно использовать для различных целей.
- — Отправка и получение сообщений. Сообщение электронной почты можно отправить любому человеку, если у него есть адрес электронной почты. Сообщение доставляется в электронный почтовый ящик получателя за несколько секунд или минут независимо от того, живет ли он поблизости или на другом конце света. Можно получать сообщения от всех, кому известен ваш адрес электронной почты, а после прочтения писем писать ответы.
- — Отправка и получение файлов. Помимо обычных текстовых сообщений с электронной почтой можно отправлять почти все типы файлов, включая документы, изображения и музыку. Файл, отправляемый с сообщением электронной почты, называется вложением.
- — Отправка сообщений группам людей. Сообщение электронной почты можно послать сразу многим людям. Получатели могут ответить всей группе, что позволяет проводить групповые обсуждения.
- — Пересылка сообщений. Полученное сообщение электронной почты можно переслать другим получателям, не вводя текст заново.[5]
Электронная почта оказывается удобнее телефонной связи и обычной переписки. Можно послать сообщение в любое время дня и ночи. Если в момент отправки сообщения получатели не сидят у компьютеров и не находятся в сети (не подключены к Интернету), они найдут сообщения позднее, когда будут проверять свою почту. Если они подключены к Интернету, ответ от них можно получить через несколько минут.
Отправка электронной почты к тому же бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Приходится платить только за подключение к сети Интернет и, иногда, за используемую программу электронной почты.[5]
Для работы с электронной почтой нужно три вещи.
- 1 Подключение к Интернету. Для подключения компьютера к Интернету необходимо сначала подписаться на услуги поставщика услуг Интернета. Поставщик услуг Интернета обеспечивает доступ в сеть обычно за месячную плату. Также потребуется устройство, называемое модем.
- 2 Программа электронной почты или веб-службы электронной почты. Можно загрузить или приобрести программу электронной почты корпорации Майкрософт или другого поставщика. Программы электронной почты часто обладают более широкими возможностями и обеспечивают более высокую скорость поиска, чем веб-службы электронной почты. Перед настройкой программы электронной почты понадобится получить определенные данные от поставщика услуг Интернета. Обычно это адрес электронной почты, пароль, имена серверов входящей и исходящей почты, а также некоторые другие сведения.
Если не хочется ни загружать, ни покупать программу электронной почты, можно подписаться на услуги почтовой службы с веб-интерфейсом, такой как Gmail, Windows Live Hotmail или Yahoo! Mail. Эти службы позволяют проверять электронную почту с помощью веб-браузера с любого компьютера, подключенного к Интернету, — даже если компьютер принадлежит другому пользователю или установлен в публичном месте, например в библиотеке.
В качестве примера рассмотрим процесс создания и отправки сообщений электронной почты
На рисунке показано, как заполнять окно сообщения в большинстве программ электронной почты. Эти шаги могут изменяться в зависимости от используемой программы электронной почты или почтовой службы с веб-интерфейсом.[5]
Рис. 3.2.1 Пример сообщения электронной почты
1. В поле Кому необходимо ввести адрес электронной почты хотя бы одного получателя. Если получателей несколько, разделяйте адреса точкой с запятой (;).
В поле Копия можно ввести адреса дополнительных получателей, которым следует знать о сообщении, но не нужно реагировать на него. Они получат то же самое сообщение, что и получатели, указанные в поле Кому. Поле адресов дополнительных получателей можно оставить пустым. Некоторые программы электронной почты также предлагают заполнить поле Скрытая копия, которое позволяет отправить сообщение получателям, одновременно скрывая определенные имена и адреса электронной почты от других получателей.
- 2. В поле Тема нужно ввести тему сообщения.
- 3. В большой пустой области введите текст сообщения.
Чтобы вложить файл в сообщение, нужно нажать кнопку Вложить файл кнопки «Добавить файл» на панели инструментов, расположенной под строкой меню. Найдите требуемый файл, выделите его и нажмите Открыть. Имя файла появится в поле Присоединить в заголовке сообщения.
Рис. 3.2.2 Файл, вложенный в сообщение электронной почты
Создание сообщения закончено! Чтобы отправить сообщение, необходимо нажать кнопку Отправить. Письмо отправится через Интернет получателям.[5]
Чтобы изменить начертание, шрифт, размер или цвет текста, выделите текст, а затем нажмите одну из кнопок на панели форматирования, расположенной над областью ввода сообщений.[5]
Рассмотрим порядок чтения сообщений электронной почты
Большинство программ электронной почты и почтовых служб с веб-интерфейсом используют папку «Входящие», в которой можно прочитать полученные сообщения. Чтобы получить новые сообщения, может понадобиться нажать кнопку Отправить/получить или аналогичную. Чтобы увидеть список полученных писем, щелкните пункт Входящие в списке Папки своей почтовой программы. Сообщения электронной почты должны появиться в виде списка сообщений. Список обычно содержит следующие данные: отправитель сообщения, тема сообщения и время его получения.
Нужно щелкнуть в списке сообщение, которое нужно прочитать. Содержание сообщения может появляться под списком сообщений в области просмотра. В этом случае дважды щелкните сообщение в списке, чтобы прочитать его в отдельном окне.
Рис. 3.2.3 Щелкните папку «Входящие» для просмотра сообщений электронной почты
Чтобы ответить на сообщение, необходимо нажать кнопку Ответить.[5] электронный почта документационный управление
Правила этикета при работе с электронной почтой
Подобно телефонным разговорам и личным встречам, переписка по электронной почте подразумевает определенные правила поведения. Эти правила называются сетевым этикетом или сэтикетом (комбинация слов «сеть» и «этикет»). Для эффективного взаимодействия придерживайтесь следующих рекомендаций.
Кроме того, в официальной или деловой переписке избегайте орфографических и грамматических ошибок. Письмо с ошибками создает впечатление непрофессионализма. Проверяйте сообщения перед отправкой и используйте средства проверки правописания, если почтовая программа поддерживает их применение.[5]
Иногда появляются нежелательные сообщения. Особенности работы с ними следующие:
Поскольку по электронной почте может приходить непрошенная реклама, афиши и каталоги, вероятно, придется столкнуться с получением нежелательных сообщений (иначе — спама). Нежелательные сообщения могут содержать рекламу, предложения мошеннических сделок, порнографию или не противоречащие закону предложения. Рассылка нежелательных сообщений обходится рекламным службам очень дешево, поэтому люди часто сталкиваются с получением большого количества спама.[5]
Чтобы избежать получения нежелательных сообщений, выполните следующие действия.
- — Будьте осмотрительны, давая свой адрес электронной почты. Избегайте публикации своего электронного адреса в группах новостей, на веб-сайтах и других общедоступных ресурсах Интернета.
- — Прежде чем ввести адрес электронной почты на веб-сайте, проверьте заявление о конфиденциальности для этого сайта, чтобы быть уверенным в наличии запрета на раскрытие адреса электронной почты другим компаниям.
- — Никогда не отвечайте на нежелательные сообщения. Отправитель убедится в правильности адреса электронной почты и может продать его другим компаниям. И тогда поток нежелательных сообщений, вероятно, увеличится.[5]
Источник: studwood.net
Что такое электронная почта. Популярные почтовые клиенты
Электронная почта (e-mail) выполняет те же функции, что и обычная — так же отправляет, принимает и сортирует письма. Только происходит это не в реале, а в сети. Кроме текста, электронные письма содержат различные вложения: изображения, видеофайлы, документы, аудиоролики, архивы.
Электронный почтовый ящик защищен паролем. Информация хранится упорядоченно в соответствующих папках, что делает удобным и быстрым хранение и поиск нужных писем. Размеры ящика зависят от возможностей почтового сервера.
Для чего нужна электронная почта
Сегодня электронная почта нужна каждому пользователю. Часто люди оформляют несколько e-mail. Один служит для работы и общения, другой — чтобы регистрироваться на сайтах интернет-магазинов и социальных сетей. На сервисах, которые вы посещаете регулярно, необходимо использовать постоянную электронную почту. Иначе будет очень проблематично восстановить доступ к интернет-ресурсу при потере пароля или взломе аккаунта.
Виды сервисов электронной почты
В сети существует множество сервисов e-mail. Рассмотрим небольшую классификацию почтовых ящиков, которые могут принадлежать:
Также, чтобы обеспечить конфиденциальность данных, передаваемых посредством e-mail, можете использовать почтовые сервисы, обеспечивающие сквозное шифрование информации: Mailfence, Tutanota, ProtonMail и др.
Как работает электронная почта, ее плюсы и минусы
- Катя. Заходит в почтовый ящик и кликает по кнопке «Написать письмо». Вводит данные в поля «Кому» и «Тема», пишет сообщения, прикрепляет вложения и нажимает «Отправить».
- Почтовый сервер inbox.ru. Проверяет, правильно ли Катя заполнила все поля. Находит с помощью особых алгоритмов на почтовом сервере google.com электронный адрес Оли и отправляет письмо.
- Почтовый сервер gmail.com. Проверяет, есть ли получатель в его базе. Если сервер находит Олю, то проверяет пришедшее письмо на спам. Спама нет — размещает письмо во «Входящих», есть — отправляет в соответствующую папку. Если Оли нет в базе данных gmail.com, отсылает письмо обратно Кате.
- Оля. Заходит в свой почтовый ящик и видит письмо от Кати в папке «Входящие» или «Спам» (иногда письма попадают в последний раздел по ошибке).
Если проводить аналогию, то почтовый сервер выполняет функцию реального почтового отделения — отправляет, обрабатывает, получает и хранит письма (только в электронном формате).
Плюсы электронной почты
К плюсам использования электронной почты можно отнести почти мгновенную скорость доставки (если все серверы и устройства нормально функционируют). К тому же за пересылку не нужно платить, необходимо только интернет-соединение. Сами почтовые сервисы достаточно просты и надежны, и позволяют передавать не только текстовые сообщения, но и файлы значительных объемов.
Минусы электронной почты
К недостаткам использования e-mail можно отнести следующие факты:
- На почту часто приходят различные рекламные рассылки. Но сегодня крупные почтовые сервисы стараются решить проблему, и это получается у них все лучше и лучше.
- Размер файла может превысить допустимый объем сообщения. В этом случае почтовые сервисы дают отправителю возможность разместить данные в облаке и переслать адресату ссылку на место хранения информации.
- Сообщения задерживаются в пути. Скорее в этом виноваты не серверы e-mail, а сайты, которые неправильно отсылают письма получателям.
- Письма могут потеряться. Такие факты почти неизвестны, скорее почтовый сервер разместит письмо в папке «Спам».
Также всегда существует опасность взлома, но это уже вопрос общей безопасности, а не только e-mail. Как видим, любые проблемы с использованием электронной почты можно решить, и преимущества все же значительно перевешивают недостатки.
Бесплатные почтовые сервисы на русском языке
Теперь поговорим о русскоязычных сервисах, предоставляющих бесплатные почтовые ящики и дополнительные функции.
Яндекс.Почта
Регистрируясь, вы вместе с почтовым ящиком получаете 10 Гб на Я.Диске, а также доступ к кошельку Я.Деньги, Я.Маркету, Я.Музыке и другим ресурсам. Сервис позволяет хранить неограниченное количество писем и предлагает воспользоваться помощью встроенного переводчика.
Gmail
Создав аккаунт, вы откроете для себя доступ ко всем ресурсам Google: Календарю, сервису «Документы», YouTube и т. д. Почтовый ящик автоматически разделяет входящие письма на несколько категорий, что существенно облегчает их поиск. Также корпорация предоставляет каждому пользователю 15 ГБ облачного пространства Google Диск для хранения данных.
Почта Mail.ru
Аккаунт позволяет взаимодействовать с другими ресурсами Mail, например, Delivery Club. Почтовый ящик также можно использовать, чтобы быстро зарегистрироваться в играх, принадлежащих компании. Каждый новый пользователь получает в свое распоряжение 8 Гб облачного пространства.
Рамблер.Почта
Rambler тоже не ограничивает объем почтового ящика. Но, в отличие от конкурентов, не может предоставить пользователям возможности облака (по причине его отсутствия). Почтовый ящик выступает в роли аккаунта других ресурсов компании: онлайн-кинотеатра Okko, сайтов Газета.ru, Lenta.ru и других.
Yahoo Почта
Проект иностранный, но полностью переведен на русский язык. В отличие от зарубежья (где Yahoo Mail давно занимает прочные позиции), у нас он не набрал достаточно популярности. Почтовый ящик тоже дает доступ к остальным проектам компании, но все они на английском языке. Облачное хранилище платное.
Как создать почту
Чтобы создать электронный ящик, достаточно выйти в интернет через компьютер или смартфон. Можно воспользоваться возможностями браузера либо почтового клиента. Последний представляет собой особое приложение, которое устанавливается на пользовательское устройство и не требует запуска веб-обозревателя.
Создаем почту на компьютере
Хотя почтовых сервисов очень много, процесс создания почтового ящика на любом из них практически одинаков. Отличия состоят только в немного разных наименованиях строк и кнопок и объеме информации, необходимой для регистрации.
Работаем в браузере
Для начала опишем стандартный процесс создания почты в веб-обозревателе:
- Открываем сайт выбранного почтового сервиса.
- В правом верхнем углу обычно расположена кнопка входа. Если рядом нет кнопки с регистрацией, то она будет в меню «Входа».
- Попав на страницу регистрации, укажите ФИО. Желательно настоящие, если планируете пользоваться почтой постоянно.
- Придумайте логин, следуя подсказкам системы. После регистрации он не подлежит изменению.
- Создайте и подтвердите пароль. Система часто подсказывает, насколько он надежен.
- Для восстановления доступа введите телефонный номер или ответ на контрольный вопрос.
- Посмотрите, какие еще поля нужно заполнить (обязательные всегда отмечены звездочкой) и нажмите кнопку «Зарегистрироваться».
Завершив регистрацию, вернитесь на главную страницу почтового сервиса. В правом верхнем углу вы увидите не надпись «Войти», а свой логин.
Используем почтовый клиент
Устанавливаем на персональный компьютер почтовый клиент (предварительно найдя его в интернете через поиск). Сразу оговоримся, что таких приложений много, есть платные и бесплатные, с набором различных дополнительных функций, включая обеспечение безопасности: Mozilla Thunderbird, eM Client, Mailbird, Claws Mail и другие.
Сам клиент служит не для создания e-mail, а для подключения уже имеющихся почтовых ящиков. Чтобы добавить последние, необходимо зайти в настройки установленного приложения и следовать предлагаемым инструкциям. Интерфейс обычно прост и понятен. В соответствующих полях нужно указать логин и пароль от уже созданного (через браузер) почтового ящика и другие данные, запрашиваемые системой.
Создаем почтовый ящик на смартфоне
Чтобы управлять e-mail на смартфонах и планшетах, можно использовать системные приложения и сторонние почтовые клиенты. Ввод данных аналогичен действиям, описанным чуть выше.
С помощью системных приложений
Чтобы работать в ОС Android, необходим аккаунт Google, который одновременно является и почтовым ящиком Gmail. Для создания дополнительной учетной записи нужно в настройках телефона перейти в раздел «Пользователи и аккаунты» и следовать предложенным инструкциям. Затем можно добавить любой аккаунт (Outlook, Yandex. Yahoo и др.) в почту Gmail и переключаться между ящиками. Для этого делаем следующее:
- заходим в почту Gmail на устройстве;
- переходим в настройки;
- ищем «Добавить аккаунт»;
- следуем предложенным инструкциям.
У телефонов некоторых марок есть собственные встроенные почтовые клиенты, к которым точно так же, как и к Gmail, можно подключить другие ящики.
Владельцы устройств Apple регистрируют аккаунт на облачном сервисе iCloud, после чего получают доступ ко всем сервисам компании: FaceTime, App Store, iMessage и др. Чтобы добавить учетную запись (не только iCloud, но и любой другой e-mail), нужно зайти в настройки девайса и открыть раздел «Почта, адреса, календари».
Используем сторонние почтовые клиенты
Вместо стандартных приложений Gmail (для Android) и «Почта» (для iOS) можно использовать любой почтовый клиент сторонней компании. Он так же позволяет управлять корреспонденцией, переключаясь между разными e-mail. Скачивайте наиболее удобную для вас программу и пользуйтесь, например, такими клиентами, как Яндекс.Почта, Почта Mail.ru, Yahoo Почта и т. д. Также можно работать с бесплатными универсальными приложениями myMail, Newton Mail.
Заключение
В этой статье мы рассказали вам об особенностях электронной почты. Задайте интересующий вас вопрос или оставьте комментарий в форме ниже. Если вам нужна помощь в создании, администрировании корпоративной электронной почты для организации, обратитесь к специалистам компании «АйТи Спектр».
Насколько публикация полезна?
Нажмите на звезду, чтобы оценить!
Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 2
Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.
Источник: itspectr.ru