Как правильно планировать время

Содержание

Техники:

Техника Pomodoro
Метод 1–3–5
Канбан
Метод GTD (Getting Things Done)
Метод 4D
Техника «Автофокус»
Метод «Хронометраж»
Техника «Бронирование задач в календаре»

Техника Pomodoro

Одна из самых популярных и простых техник по тайм-менеджменту.

сконцентрируетесь на задаче 25 минут и усиленно над ней работайте,
отдохните 5 минут,
повторите круг снова.

После четырех циклов — длинный перерыв 20-25 минут.

Такое чередование работы и отдыха позволяет сконцентрироваться на задаче и избежать переутомления.

Метод 1–3–5

Помогает развить многозадачность, полезное качество для любого PR-специалиста.

Метод предлагает сгруппировать все дела в девять задач:

одна задача-самая важная,
три задачи, которые должны быть выполнены в течении дня,
пять мелких дел, которые выполняются по возможности и можно перенести на следующий день.

Такая техника позволяет эффективно выполнять важные задачи, при этом не чувствовать себя уставшим.

Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент

Канбан

Наверное, самый распространенный метод. Его логика заключается в том, чтобы поделить все задачи на три группы: «сделать», «в процессе», «сделано» и отслеживать их выполнение.

В классической версии канбана задачи записывают на стикерах и переносят из одной колонки в другую в зависимости от их статуса.

Метод хорош тем, что помогает визуализировать рабочий процесс и его объем.

Метод GTD (Getting Things Done)

Суть этой системы в том, чтобы доводить начатое до конца.

Соберите информацию о задачах и делах в блокноте или папке на компьютере.
Разбейте их по тематическим спискам.
Детально пропишите план выполнения каждой из задач.

Фишка в детальном плане выполнения каждого дела, чтобы не держать ничего в голове. Такой метод требует серьезной дисциплины.

Метод 4D

Предусматривает сортировку списка задач на четыре типа:

Do (сделать) — приоритетные задачи, обязательные к выполнению;
Delegate (делегировать) — задачи, которые лучше передать ассистенту и заняться выполнением дел из списка выше;
Delay (отложить) — в этот список могут попасть несрочные или сложные задачи, которым нужно уделить больше времени. Зафиксируйте дедлайн выполнения и вернитесь к ним позже;
Delete (удалить) — найдите лишнее и вычеркните из списка. Сначала выполняем важное, затем второстепенное, а уже после помогаем с задачей коллеге.

Техника «Автофокус»

Нужно выписать все задачи в список,
затем перечитать их,
интуитивно выбрать самое интересное дело и приступить к нему.

Если задача наскучила и хочется переключиться на другую, перенесите незаконченное в конец списка. Если задание выполнено, можно вычеркнуть его.

Техника подходит людям, которые не любят следовать четкому плану и предпочитают действовать интуитивно.

Как спланировать свой день и всё успевать. Лучшие техники тайм менеджмента.

Метод «Хронометраж»

Технику нужно использовать минимум месяц. Цель — узнать, на что тратится время, и оптимизировать работу так, чтобы быть максимально продуктивным.

В течение месяца записывайте все дела, которые занимают больше двух-трех минут, в блокнот.
Оцените, насколько эффективно было потрачено время.
Найдите закономерность: на что тратится много минут-часов, но при этом не дает результата.
Оптимизируйте график, минимизировав бесполезные дела, которые отнимают время.

Техника «Бронирование задач в календаре»

Ставите себе задачу в календарь и бронируете под нее время. Звонок — 30 минут, подготовка статьи — 2 часа, обед — 1 час, проверка почты — 15 минут.

Следите, чтобы не выбиваться из тайминга, но оставлять себе свободное пространство на 30-40 минут в день на кофе и разговоры.

Лайфхаки

Если задача средней важности требует до двух-трех минут времени на выполнение, лучше сделать ее сразу. Ответьте на письмо коллеги, вычитайте пост, сделайте короткий звонок.
Определяйте четкие временные границы при общении: колл с соискателем не больше 30 минут, брейншторм в команде на один час, помощь коллеге в течение 10 минут.
Распределите день на блоки по типу, так проще переключаться с одной задачи на другую. Например, мониторинг трендов с 9:00 до 9:30, подготовка текстов с 09:30 до 12:00, звонки с 12:00 до 13:30.
Максимально оптимизируйте дела в течение дня: делайте звонки во время поездки в такси, просматривайте ленту новостей в метро, назначайте встречи в удобном вам месте, проводите их четко по графику в календаре. Я, например, арендовала офис на велотреке «Крылатское», чтобы не тратить время в пробках и общаться сразу после тренировок с клиентами-триатлетами.

Читайте по теме: Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Если задач много, лучше распределить их по приоритетности и выполнять по порядку — от важных к рутине.
Не распыляйтесь на несколько дел одновременно. Сфокусируйтесь на одной задаче и завершите ее прежде, чем начать новую. Многозадачность хороша не всегда, иногда лучше глубже погрузиться в процесс, чем хвататься за все и сразу.
Дробите большую задачу на несколько маленьких. Так вы сможете выполнить объемную работу поэтапно и перестанете ее откладывать или бояться.
Нужны новые идеи или вдохновение? Прогуляйтесь пять минут по комнате или улице. Порисуйте, сделайте ассоциограмму — облако слов и фраз на определенную тему.

Научиться эффективному управлению или прокачать свои навыки можно выбрав курс в каталоге курсов управления.

Делегируйте дела, с которыми могут легко справится стажер или ассистент: сделать подборку сервисов для доставки подарков, подготовить шаблон договора, заказать такси, составить календарь отраслевых мероприятий. Я советую внедрить в компанию стажировку, так вы поможете ребятам на старте карьеры: строчка в резюме о практике в известной компании и реальный опыт бесценны.
Отключите внутреннего отличника. Нет предела совершенству, но лучше сдать работу в хорошем качестве вовремя, чем позже, но идеально. К тому же ваше «идеально» может не совпадать с представлениями других.

От перфекционизма до прокрастинации — один шаг.

Задавайте вопросы коллегам или руководителю относительно задач сразу. Лучше уточнить все вводные на берегу, чем возвращаться к ним в процессе. Таким образом вы сэкономите свое и чужое время.

7 лучших приложений для планирования дня

Соня Лукьянова

Как правильно планировать день

Насколько правильно вы подходите к вопросу о планировании своего времени? Чтобы все успевать, необходимо правильно планировать свой день. Как это сделать, расскажет бизнес-тренер Студии управления временем BogushTime Юлия Бойко.

Как правильно составлять расписание на день

1. Составить список задач

Первое с чего необходимо начать – составить список задач на грядущий день. Очень важно вписывать не только рабочие моменты, но и то, что будет касаться вашего здоровья (прежде всего – это сон, питание, занятие спортом), личностного роста (чтение книг, просмотр полезных лекций и т.д.), семейной сферы и помните про духовную сферу.

2. Написать приблизительное время для задач

После того, как вы составили список на день и учли все сферы своей жизни, необходимо проставить время их выполнения. Рекомендуется писать приблизительное время.

3. Расставить приоритеты

После того, как вы определили время, вам необходимо расставить приоритеты. Ваш список может содержать 25 задач и каждая из них занимать приблизительно час, вы просто не вложитесь в сутки. Поэтому расставляйте приоритеты, руководствуясь тем, что необходимо сделать именно сегодня, что можно будет перенести на следующий день, что делегировать, а от какой задачи вовсе отказаться.

4. Выбрать 5 обязательных задач

Выбирайте 5 обязательных задач, которые вам необходимо сделать в течении дня, тогда вы меньше будете отвлекаться на звонки, посетителей и другие незапланированные отвлечения.

5. Составить расписание на день

После того, как проставлено время, обозначены приоритеты, вы можете двигаться к тому, чтобы составлять свое расписание на день, то есть, привязывать ваши задачи к определенному времени.

Совет: не стоит планировать день только с утра, отслеживайте свое расписания, постоянно заглядывая в него, чтобы никакую задачу не упустить. К тому же, потом вы сможете проследить, что вы выполняли не по плану и на что отвлекались. Это поможет вам сделать выводы.

Вечером важно сделать работу над ошибками: просмотреть свое расписание на день и проставить плюсы, минусы и галочки напротив каждого пункта. И перенести невыполненные задачи на следующий день.

Если вы будете планировать свой день, соблюдая все вышеперечисленные шаги, ваш день будет проходить эффективно, и вы сможете быстро двигаться к реализации своих целей.

Очень важно выполнять задачи из различных сфер жизни. Так, например, вы не только сотрудник компании, не только мама и хозяйка дома, а и человек, у которого должны быть хобби и увлечения для развития.

Пусть каждый день проходит эффективно, чтобы вы могли радоваться каждому дню!

Смотрите видео на сайте sunny7.

вас заинтересуют тренинги:

Управление временем и делегирование

В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 20 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

Как правильно планировать день Как правильно планировать день Юлия Бойко

Как правильно составлять расписание на день

1. Составить список задач

2. Написать приблизительное время для задач

3. Расставить приоритеты

4. Выбрать 5 обязательных задач

5. Составить расписание на день

Пусть каждый день проходит эффективно, чтобы вы могли радоваться каждому дню!

Смотрите видео на сайте sunny7.

Наши авторы

Елена Александрова

Юлия Бойко

Людмила Богуш

Екатерина Милютенко

Анна Захарова

Ближайшие мероприятия

25 сентября 2023
26 сентября 2023
02 октября 2023
12-13 октября, 2023
2023-09-25 00:00:00

Онлайн реалити-тренинг «Тайм-менеджмент Квест Турбо 21»

Пытаетесь успевать больше, но задачи растут, как снежный ком?
Стремитесь к росту, но увязаете в рутине?
Считаете, что в сутках слишком мало часов?
Планируете одно, а делаете совсем другое?
Идеи вас переполняют, но часто конфликтуют между собой, и в результате из 10 начатых дел, ни одно не удается довести до конца?
Не можете позволить себе отдых из-за беспокойства, что не успеете сделать что-то важное?
Форс-мажоры разрушают ваши планы?
Экономите время на семье и личных потребностях в угоду многочисленным «надо»?

Тогда не упустите возможность принять участие в инновационном реалити-тренинге «Тайм-менеджмент квест Турбо 21» от тренинговой компании BogushTime.

Реализуй все задуманное в команде единомышленников под кураторством наших профессиональных бизнес-тренеров.

За время тренинга ваша жизнь разделится на ДО и ПОСЛЕ.

Тренинг длится 21 день, для того чтобы у вас сформировался навык планировать.

Все происходит в закрытой группе в Facebook.

Вам потребуется всего 30 минут в день, чтобы изменить вашу жизнь.

Уже тысячи людей по всему миру воспользовались этим шансом.

Регистрируйтесь, чтобы успеть пока еще не закрыт набор в группу!

Система работы в реалити-тренинге «Тайм-менджмент квесте ТУРБО21»:

Обучение технологии ежедневного планирования в закрытой группе в Facebook
Видео эфиры тренера и задания, построенные по принципу постепенности
Ежедневная работа под руководством куратора-профессионала
Обучение составлению, коррекция и анализ ваших реальных планов
Организация и оптимизация использования своего времени каждый день

https://bogushtime.com/sites/default/files/media/tmk_21_ros.jpg
Онлайн Онлайн
2023-09-26 00:00:00

Практикум з Людмилою Богуш для власників та СЕО компаній, Одеса. СТРАТЕГІЯ — ключ до розвитку бізнесу в період кризи

Власники компанії, залучені до поточних операційних проблем, часто ставляться до планування скептично. Справді, навіщо щось планувати, коли довкола все так погано і настільки швидко змінюється, — тільки встигай реагувати, втримуючи компанію на плаву.

З початком повномасштабного вторгнення обрій планування подій ще більше звузився. Основною стратегією стала теза: «Пережити».

Однак, стан «пережити», у якому доводиться підлаштовуватися під обставини, — це становище наслідку, щоб взагалі не сказати «жертви».

Чи готові ви як власник чи CEO компанії миритися з цим статусом?

Якщо ні, то поспішаємо вам нагадати, що будь-яка криза – це вікно можливостей. Необхідно лише побачити ці можливості та бути готовим їх використати. А для цього потрібно змінити шаблон дій, коли керівник лише реагує і не дивиться у майбутнє.

Як це зробити?

На щастя, ми в BogushTime маємо інструмент, здатний розірвати порочний шаблон «стимул — реакція» у бізнесі.
Інструмент для втілення мрії в реальність, хоч би якою сміливою була ця мрія, і хоч би якою була жорсткою чи ворожою реальність.
Назва йому – СТРАТЕГІЯ, яку ми пропрацюємо на найближчому практикумі з Людмилою Богуш.

Вартість 600 грн. при передоплаті до 20.09 включно, з 21.09 — 750 грн., в день заходу вартість — 1 000 грн.

Якщо ви маєте в оточенні власника чи СЕО, якому буде корисний даний практикум — запрошуйте до участі та ставайте сильнішими разом.

МІСЦЕ І ЧАС:

26 вересня, вівторок
10:00-14:30
м. Одеса, центр Дія.Бізнес, вул. Грецька, 1А

Кількість місць обмежена, тому реєструйтеся та оплачуйте участь завчасно. Залишились питання — телефонуйте: 095 100 01 93.

Заходьте в новий бізнес-сезон з оновленою стратегією разом з BogushTime.

Источник: bogushtime.com