С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Как официально оформить письмо в компанию (с ответами на часто задаваемые вопросы)
Описание изображения
Иллюстрация рук в процессе составления письма на чистом листе бумаги, с золотыми геометрическими фигурами на заднем плане.
ЭТО нельзя писать в рабочих письмах! Правила деловой переписки
Отправляя письмо в компанию, важно, чтобы вы представили себя профессионально, прямо и достигли соответствующего уровня формальности для отношений, которые вы пытаетесь наладить с этой компанией. Первым шагом в достижении такого профессионального тона является изучение того, как правильно адресовать деловые письма в компанию.
В этой статье мы объясним, как правильно адресовать деловое письмо, чтобы с самого начала установить профессиональные отношения.
Как адресовать официальное деловое письмо
Тон делового письма задается в зависимости от того, как к нему обращаются как в заголовке письма, так и на конверте. Важно выбрать правильную формулировку, чтобы создать профессиональную обстановку, оказать должное уважение получателю и удержать внимание на требуемых действиях предприятия, к которому вы обращаетесь.
Как адресовать конверт
Профессионализм корпоративного письма начинается с конверта. Правильно адресованный конверт не только имеет решающее значение для доставки вашего письма нужному человеку или отделу, но и дает возможность произвести наилучшее первое впечатление на получателя. Вот как правильно адресовать конверт профессионального письма:
1. Начните с контактной информации
На конверте в левом верхнем углу должен быть указан обратный адрес, чтобы письмо вернулось к вам, если его невозможно доставить, и чтобы получатель знал, кто с ним переписывается. Это поможет избежать того, что письмо будет выброшено или сочтено спамом. На деловом конверте должен быть указан обратный адрес:
- Ваше имя
- Название вашей компании (если применимо)
- Ваш почтовый адрес
2. Включите информацию о получателе
Если вы адресуете письмо конкретному человеку, адрес вашего конверта должен включать:
- Должность и полное имя получателя
- Название компании
- Почтовый адрес компании
Если вы адресуете письмо отделу, а не конкретному человеку, адрес на конверте должен включать:
Как написать деловое письмо инструкция по шагам
- Название компании
- Аббревиатура Attn после двоеточия следует название отдела (i.e., Attn: Creative Team )
- Почтовый адрес компании
Как адресовать письмо
Официальное деловое письмо имеет несколько важных элементов, которые должны быть включены в него. Вот как следует обращаться в профессиональном письме:
1. Начните с заголовка
Адресация делового письма начинается с соответствующего заголовка в левом верхнем углу страницы, за которым следует профессиональное приветствие. Типичный заголовок для делового письма включает в себя:
- Ваше полное имя
- Ваш адрес
- Ваш город, штат и почтовый индекс
- Лучший номер телефона, по которому с вами можно связаться
- Ваш адрес электронной почты
- Дата написания письма
- Полное имя собеседника (если известно)
- Название контакта
- Название компании
- Адрес компании
- Город, штат и почтовый индекс компании
2. Включите правильное приветствие
За заголовком должно следовать надлежащее приветствие, которое представляет собой слово или фразу, открывающую письмо и непосредственно обращенную к читателю. За приветствием обычно следует запятая или двоеточие.
Наиболее распространенным приветствием, используемым как в официальных, так и в неофициальных деловых письмах, является следующее Уважаемый. В официальных сценариях приветствие всегда должно быть точным, четким и профессиональным. Как правило, официальные приветствия включают Уважаемый, должность получателя и его фамилию. В конце приветствия можно поставить двоеточие, а не запятую. Например:
- Уважаемый господин. Уильямс:
- Уважаемый профессор Уильямс:
Некоторые другие распространенные приветствия, которые в равной степени являются профессиональными, включают:
- Приветствую вас,
- Здравствуйте,
- Кому это касается,
- Дамы и господа,
- Дэвид,
Хотя обычно в официальных письмах указывается должность и фамилия адресата, рекомендуется не указывать имя корреспондента, если вы не уверены в его местоимении. Например, в отличие от Уважаемый господин. Williams или Дорогая госпожа. Williams, вы можете адресовать письмо как:
- Уважаемый Лесли Уильямс,
- Уважаемый профессор Уильямс,
Кроме того, если вы не уверены в семейном положении корреспондента-женщины, лучше использовать Мисс. или полностью отказаться от местоимения. Например, вместо Уважаемая мисс Уильямс или Уважаемая миссис. Williams, можно использовать:
- Уважаемая Лесли Уильямс
- Уважаемая госпожа. Уильямс
- Уважаемый профессор Уильямс
Если вы пишете двум людям по формальному сценарию, адресуйте письмо обоим получателям в алфавитном порядке или обращайтесь к организации, в которую они входят, в целом. Например:
- Уважаемый господин. Уильямс и мисс. Джонс:
- Уважаемая команда разработчиков [Название предприятия]:
Если вы не знаете точного адресата или отдела, в котором будет получено ваше письмо, лучше использовать общую формальную фразу. Например:
- Dear Hiring Manager:
- Уважаемый рекрутер:
Если вы не знаете полного имени получателя, рекомендуется провести исследование, насколько это возможно. Вы можете обратиться в компанию по электронной почте, чтобы найти подходящий контакт, или поискать сотрудников компании в социальных сетях, поскольку это проявляет инициативу, выходящую за рамки обычной переписки. Если вы все еще не можете найти информацию о получателе, допустимо адресовать неформальное письмо, используя его фамилию, название организации, в которой он состоит, или вообще без названия. Например:
- Здравствуйте, господин. Williams,
- Уважаемый менеджер по найму,
- Уважаемый [название компании] член команды,
- Кому это может быть интересно,
Также могут быть случаи, когда вы обращаетесь к компании в целом, к отделу в компании. В этой ситуации рекомендуется использовать название компании в приветствии. Если вы не знаете, в каком отделе будет получено ваше письмо, допустимо также использовать общее приветствие. Например:
- Уважаемый [название компании],
- Уважаемый [Название компанииНазвание отдела] Отдел,
- Кого это может касаться,
3. Использовать профессиональное закрытие
Заключительное предложение делового письма должно включать призыв к действию, а затем краткую заключительную фразу перед вашей подписью. Некоторые примеры предложений с призывом к действию включают:
- С нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время.
- Я ценю ваш быстрый ответ.
- Пожалуйста, держите меня в курсе.
- Мы с нетерпением ждем вашего ответа.
Наиболее профессиональной заключительной фразой является Искренне, но вы также можете использовать такие фразы, как:
- Спасибо,
- Best,
- С уважением,,
- Сердечно,
- Искренне ваши,
Если письмо отправляется по почте, оставьте место под заключительной фразой для подписи своего имени, а затем напечатайте свое полное имя.
Часто задаваемые вопросы об адресовании деловых писем
Здесь приведены ответы на часто задаваемые вопросы об оформлении официальных деловых писем:
Как определить, должно ли деловое письмо быть формальным или неформальным??
Как правило, письма, адресованные предприятиям, должны быть формальными. В следующих сценариях следует ожидать формального, прямолинейного тона:
- Запрос о деловом партнерстве
- Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу
- Просьба о предоставлении деловой информации
- Предложение о покупке ваших товаров или услуг
Однако бывают случаи, когда вы можете написать неформальное письмо в адрес компании. Например, может быть уместно сократить формальности, если:
- У вас уже есть рабочие отношения с компанией.
- Вы не обращаетесь с просьбой к компании (i.e., отправка подарка или праздничной поздравительной открытки).
- Вы претендуете на должность в организации с уникальной непринужденной корпоративной культурой.
Почему важно знать, как отправлять деловое письмо?
Отправка делового письма — это самый формальный способ наладить профессиональную связь и произвести хорошее впечатление на получателя. Однако в мире быстро развивающихся технологий многие компании считают профессионально адресованные электронные письма, а также персонализированные сообщения на карьерных сайтах приемлемыми вариантами профессионального общения.
Рекомендуется изучить компанию, с которой вы хотите наладить отношения, и принять взвешенное решение о том, какой способ связи является наилучшим для того типа бизнеса, который вы хотите вести.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru
Как правильно написать адрес в документе
Раньше реквизиты адреса принято было писать от большего к меньшему: страна, индекс, город, улица, дом, квартира, Васе Пупкину. В мире принята другая система составления адреса, потому что в мире отправляют много почты и заботятся о том, чтобы она быстрее доходила до места назначения.
Настала наша очередь меняться. Сегодня в России правильно перечислять адресные данные от меньшего к большему:
фамилия и имя адресата;
название компании (если есть);
название улицы, номер дома, корпус, строение, владение, номер квартиры или офиса;
название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.);
название республики, края, области, автономного округа или автономной области;
название страны (для международной корреспонденции, отдельной строкой).
Хозяйке на заметку
В некоторых населенных пунктах адреса значительно отличаются от привычных.
В Зеленограде достаточно указать номер корпуса, например, корп. 1001 А. Первые две цифры указывают на номер микрорайона Жители дома могут и не догадываться, что живут на улице Колхозной, поскольку это название нигде не используется.
В Набережных Челнах все знают номер комплекса и строительный номер дома. То есть, если спросить, где находится Проспект мира, 60, то никто не ответит. А если спросить, где 3/19, то сразу покажут направление.
В Калининграде у одного здания может быть несколько номеров, потому что тут сохранилась немецкая система нумерации подъездов. В каждом подъезде квартиры нумеруются с единицы.
Составителям компьютеризированных анкет стоит кроме вышеперечисленного учитывать и то, что вместо улицы и дома возможен просто номер абонентского ящика.
Правильная последовательность составных частей адреса поможет почтальону (практически единственному человеку, который будет смотреть на конверт, кроме получателя) потратить меньше времени на расшифровку информации.
Новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) принят Росстандартом от 08.12.2016 № 2004-ст . Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.
Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.
Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).
Адресатом документа может быть:
- организация,
- структурное подразделение организации,
- должностное лицо,
- физическое лицо.
Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.
Наиболее значимые изменения в реквизите «адресат»
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
пр. Мира д.4 кв.22
г. Красноярск, 660011
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Составные части реквизита «адресат»
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Иванову С.П.);
- почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Губернатору Красноярского края
2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Федеральное архивное агентство
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Руководителю договорно- правового отдела
3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»
Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Сибирский федеральный университет
Профсоюзная ул., д. 82,
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660077
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Адрес необходимо писать разборчиво.
Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.
В адресе указывают:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
- Название улицы, номер дома, номер квартиры
- Название населенного пункта
- Название района, области, края или республики
- Название страны
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
- Почтовый индекс по образцу:
Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».
При отправке в национальные республики и за границу
Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.
Как наклеивать марки
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу. Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость.
Стоимость простого письма по России весом до 20 г — 23 руб.
Стоимость простого письма за границу весом до 20 г — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость простой открытки по России — 18 руб.
Стоимость простой открытки за границу — наземным транспортом — 45 руб., воздушным транспортом – 50 руб.
Стоимость других отправлений можно рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок.
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
Источник: planshet-info.ru