Как правильно оформить деловое письмо образец

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя.

Разберемся, как это сделать.

Общие правила и ГОСТы для оформления

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Общие правила включают такие требования к деловому письму

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

Источник: academyopen.ru

Комментарии

Дату в России принято записывать в следующем порядке: число, месяц, год (18.06.2017 или 18 июня 2017).

Если письмо короткое, заголовок можно не писать.

Адресат

а) Если вы пишете в организацию (или в её структурное подразделение), в качестве адресата пишут просто название организации (название подразделения).

ООО «Сеть мебельных
центров «Уютный дом»
финансовый отдел

б) Если вы пишете руководителю организации:

руководителю ООО «Сеть мебельных
центров «Уютный дом»
Мухиной М. В. (или: г-же Мухиной М. В.)

в) Если вы пишете руководителю структурного подразделения:

ООО «Сеть мебельных
центров «Уютный дом»
руководителю финансового отдела
Комарову А. Б. / (или: г-ну Комарову А. Б.)

Обращение

Обращение (в официальном письме) начинается со слова «уважаемый»:

• Уважаемый г-н Комаров!
• Уважаемая Маргарита Вячеславовна!

Если вы не знаете, как зовут адресата, напишите просто: «Уважаемые господа».

Заключительная этикетная фраза

В конце письма, перед подписью, чаще всего мы пишем: «С уважением, …».

Но иногда можно встретить: «С надеждой на плодотворное сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество» и т.п.

На сегодня это всё. В следующих заметках по теме поговорим об отдельных видах деловых писем. Там вы найдёте стандартные выражения, фразы-клише, которые мы часто используем в деловых письмах, познакомитесь с более и менее формальными вариантами писем. И, конечно же, там будут примеры.

Полезные ресурсы

• Письмовник «Грамоты.ру» – рекомендации по написанию делового письма, фразы-клише.
• Стандарт до 1 июля 2018 года.
• Стандарт с 1 июля 2018 года.
• Образцы писем подготовлены с помощью Canva.

Расскажите, в вашей стране так же оформляют деловые письма? Какие есть отличия?

• 

Узнать больше
Учебные материалы

Leave a Reply Cancel Reply

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.

Подпишитесь на рассылку

Поиск

This website uses cookies to improve your experience. We’ll assume you’re ok with this, but you can opt-out if you wish.Accept Read More

Privacy https://burupo.com/ru/russian-business-letter-structure-ru/» target=»_blank»]burupo.com[/mask_link]

Деловое письмо правила деловой переписки, язык, фразы, примеры, образцы писем. Деловая переписка на английском языке

Предприятия, учреждения, бизнес-партнеры ежедневно обмениваются разнообразной деловой корреспонденцией. В письменной форме принято вести преддоговорные переговоры, подготавливать проекты, делать коммерческие предложения, выражать просьбы, предъявлять претензии, сообщать либо выяснять требующуюся информацию, а также рассылать приглашения на торжественные мероприятия. Грамотные и содержательные официальные письма существенно экономят время, помогают успешно налаживать деловые контакты и взаимовыгодно сотрудничать.

Унылые канцелярские штампы, обязательные официальные фразы, привычные для советского делопроизводства, постепенно уходят в прошлое. Культура современной деловой переписки диктует новые тенденции. Стиль сегодняшней официальной корреспонденции гораздо проще, лаконичнее и живее. О правилах и этикете написания обычных и электронных деловых писем расскажем в статье.

Виды деловой переписки

Существуют два основных вида деловой переписки:

1. Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
2. Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.

По назначению различают:

• информационные деловые письма;
• рекламную корреспонденцию;
• письма-запросы;
• письма-рецензии;
• коммерческие предложения;
• письма-отчеты;
• бизнес-планы;
• письма-претензии;
• письма-заявления;
• письма-просьбы;
• гарантийные письма;
• сопроводительные письма;
• письма-приглашения;
• благодарности;
• поздравительные письма и т. д.

Официальные письма могут быть:

1. Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
2. Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.

Формы деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию отправляют:

• в бумажной форме (посредством курьерской либо почтовой доставки);
• в электронной форме (по электронной почте).

Правила деловой переписки

Рабочую, или внутреннюю, деловую переписку по текущим вопросам и планам ведут преимущественно в упрощенной, удобной для сотрудников и руководства форме. Обычно — в виде распоряжений, лаконичных докладных и служебных записок, информационных сообщений и запросов.

Внешние официальные письма печатают на фирменном бланке с логотипом предприятия (бумажном либо электронном), форматируют соответственно стандартным требованиям к оформлению деловой корреспонденции. В Российской Федерации — согласно ГОСТ Р 6.30 2003.

Деловая переписка письмо

язык деловой переписки

При написании деловой корреспонденции используют исключительно государственный язык. Вести переписку с иностранными партнерами принято на международном — английском.

примеры писем деловой переписки

Внутренняя деловая переписка

Образец деловое письмо

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат. По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

• реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
• реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
• дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
• строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
• официальное обращение к адресату/адресатам;
• короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
• основной текст, объясняющий суть обращения;
• при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
• лаконичный заключительный абзац;
• приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
• подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак.

Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Официальная деловая переписка примеры

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

• форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
• обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
• обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
• отдельная нумерация каждого из приложений;
• разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
• стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
• размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
• размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
• размер шрифта для основного текста — № 12;
• междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Электронная деловая переписка

Большинство современных компаний отправляют и получают деловую корреспонденцию в электронной форме через почтовые интернет-сервисы. Этот вид официальных писем имеет немало преимуществ.

Плюсы электронной деловой переписки:

• Экономия времени — адресат получает требующуюся информацию в течение нескольких секунд и так же быстро может отправить ответное письмо.
• При необходимости один и тот же запрос или предложение в виде копий можно отправить по email сразу нескольким адресатам, создать списки рассылки.
• Удобство письменного общения — многие почтовые программы сохраняют деловую переписку в виде диалогов с помощью опции цитирования предыдущих сообщений.
• К электронному деловому письму можно приложить достаточно большой объем файлов с нужными документами, графиками, диаграммами, отчетами, фото и т. п.
• Email-сервисы архивируют и систематизируют все отправленные и полученные электронные письма по заданным настройкам — нужную деловую корреспонденцию при необходимости легко находить и просматривать.
• Настроив в почтовой программе опцию «уведомление о прочтении» или подобную, можно удостовериться, что деловое письмо не только получено, но и прочитано адресатом.

Правила электронной деловой переписки

Правила составления бумажной и электронной деловой корреспонденции мало чем отличаются.

Правила электронной переписки:

• В строке «Кому» указывают email основного получателя.
• Если требуется отправить деловое письмо еще нескольким адресатам, используют опцию «Копия».
• Тему вписывают в специально предусмотренную для этого строку. Формулировать тему делового электронного отправления желательно кратко, четко и содержательно. Так адресату легче будет определиться с сутью и приоритетностью рассмотрения письма.
• Реквизиты компании, преамбулу, основную и заключительную части электронного делового письма печатают в текстовом поле.
• Структура и оформление электронного письма — такие же, как для обычной деловой корреспонденции, которую печатают на бумаге.
• Для написания официальных электронных писем, как правило, используют шаблон фирменного бланка компании.
• Дополнения к электронному отравлению: документы, отчеты, рекламные материалы и т. п. — отправляют в виде вложений. Их перечень размещают после заключительной части текста.
• Отвечать на электронные деловые письма принято сразу или не позднее 2—3 дней после из получения.

Образец электронное письмо

Деловая переписка поздравления, образец

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

1. Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
2. Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
3. Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
4. В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
5. Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности. Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
6. Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
7. При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
8. В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
9. В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.

Деловая переписка на английском языке

Письменное деловое общение с иностранными компаниями и партнерами принято вести по-английски. Структура и правила оформления официальных писем на английском языке мало чем отличаются, от тех, которые пишут на русском. Важно, чтобы они были составлены сотрудником, в совершенстве владеющим английским, либо профессиональным переводчиком. Неграмотный или неточный перевод делового письма может исказить смысл написанного и навредить репутации компании.

Правила делового письма на английском языке

1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Начало делового письма на английском языке, с переводом

Конец делового письма на английском языке с переводом

Примеры фраз деловой переписки на английском языке с переводом

Примеры приветствий на английском языке деловых писем с переводом

Деловая переписка на английском языке примеры писем с переводом

Научиться оформлять деловую корреспонденцию безупречно несложно. Достаточно четко представлять себе цель официального письма, писать грамотно, по всем правилам делового этикета и непременно с уважением к тем, кому предстоит его прочесть.

Источник: luckclub.ru