Как получить электронный больничный лист работодателю

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

С 1 июля 2017 года у граждан России появилась возможность оформить электронный больничный в кабинете ФСС на портале Фонда социального страхования РФ. Его выдают при временной нетрудоспособности, а также по беременности и родам. С каждым месяцем медицинских учреждений, использующих такую возможность, становится все больше. Поэтому если работники обслуживаются в таких клиниках, бухгалтерам рекомендуют подключиться к этой программе и начать работу с личным кабинетом.

Инструкция получения, заполнения и осуществления выплат проста, не предполагает сложных действий ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.

Электронные больничные для работодателя гораздо выгоднее и удобнее, чем бумажные.

1. В системе ФСС онлайн больничный защищен от подделки. Это позволяет работодателю оградить себя от обмана, предотвратить неоправданные затраты. Увы, поддельные бумажные больничные листы можно купить практически в каждом городе. А в случае с цифровым документом такое мошенничество невозможно.

Порядок работы с электронными больничными листами I Боровкова Елена

2. Заполнение электронных больничных упростило процесс оформления. В случае с бумажным документом необходимо соблюдать осторожность, быть сосредоточенным и внимательным, использовать определенную ручку. А при оформлении больничного листа в кабинете сайте ФСС (http://fss.ru/) можно не бояться совершить ошибку. Опечатку легко исправить, а бланк не будет испорчен, как в случае с бумажной версией.

3. Электронный больничный в кабинете ФСС (https://cabinets.fss.ru/) хранится без временных ограничений. Больше не придется заводить отдельную папочку и бояться потерять листок нетрудоспособности работника.

Сотрудник может посмотреть свой электронный больничный лист в кабинете ФСС (https://lk.fss.ru/recipient/). Больше не придется для этого бегать к бухгалтеру и отвлекать от работы коллег.

Для этого ему необходимо зарегистрироваться на сайте Госуслуг. После получения личного пароля осуществляется вход в кабинет. Проверить можно электронный больничный через Госуслуги или в том же ЛК Фонда социального страхования. Эти два сервиса подключены к единой системе и связаны между собой. Пароль от сайта Госуслуг подходит к входу в личный кабинет ФСС.

Как это работает?

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

– работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;

– после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;

– работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;

– бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Источник: belizvest.ru

Электронный больничный лист: порядок действий работодателя, врача, сотрудника

Статьи

Автор Павел Манзадей На чтение 8 мин Просмотров 8.8к. Опубликовано 25.03.2020

Электронный больничный лист, по сути, является аналогом обычного бумажного больничного листа. Его социальные цели остаются прежними – подтверждение болезни работника, компенсация потерянной заработной платы. Разница лишь в том, что сегодня все сведения в виртуальную базу данных либо в электронную медицинскую карту вносятся сразу, как только больной обратился за врачебной помощью. Далее поговорим о том, как действует электронная версия бумажного больничного, в чем его преимущества и недостатки, как оформить его без ошибок.

Что такое электронный больничный лист

Медицинские учреждения, имеющие лицензию, такие как поликлиники, предоставляют работающим справки о болезни при потере трудоспособности. Кроме того, больничные листы выдаются, если требуется подтвердить право на отпуск по беременности и родам, на время ухода за болеющими родственниками (допустим, детьми). Эти листы обычно называют коротко «больничный».

При выходе на работу специалист обязан предоставить руководителю (фирмы либо ИП) данный документ. Поскольку только таким образом он может объяснить пропущенное рабочее время (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 № 624н).

Помните! Больничный лист – это первичный учетный документ, который надо хранить как минимум пять лет, согласно п. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ.

Правительство РФ в 2017 году инициировало законопроект № 27110-7 по электронным больничным листам, окончательно он был принят в третьем чтении 14.04.17 г. Постановлением № 1372-7 ГД. Изменения претерпели ст. 13 Закона № 255-ФЗ от 29.12.06 г. и ст. 59 Закона № 323-ФЗ от 21.11.11 г.

Предполагалось, что электронный больничный лист начнет использоваться с 1.01.2017 г. Однако в законопроект после первого чтения неоднократно вносились поправки, связанные с двойным заверением нового бланка усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) – лечебного учреждения и лечащего врача. Также вносились изменения, относящиеся к форме согласия больного на предоставление больничного листа в электронном виде. В связи с этим электронные больничные листы окончательно вступили в силу лишь 1 июля 2017 года.

Стоит отметить, что саму идею электронных больничных листов сложно назвать свежей. Такая система была массово запущена еще в 2015 – 2016 гг. в части субъектов РФ, а именно в Москве, Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, затем в Крыму и Новосибирской области. Бумажные бланки больничных листов пока не будут полностью отменены, поскольку планируется плавный переход на современный формат. Но постепенная компьютеризация больничного документооборота должна избавить нас от ненужного бумажного делопроизводства.

1. Больной обращается в медицинское учреждение.
2. Пациент дает согласие на получение больничного листа в электронной форме.
3. Врач формирует при помощи базы ФСС электронный больничный лист (ЭЛН), информация о котором доступна медицинскому учреждению, организации социального страхования, работодателю и заболевшему специалисту.
4. Компания вносит сведения в свою часть бланка посредством личного кабинета.
5. Документ заверяют уполномоченные лица усиленной ЭЦП – в первую очередь это делает врач от лица медицинского учреждения, потом работодатель.
6. Документ передается для контрольной проверки в ФСС.
7. После успешного завершения контрольных мероприятий сотруднику выплачивается компенсация.

Данные вносятся в электронные больничные листы в 2017 г. так же, как и ранее. Этот порядок зафиксирован Приказом № 624н от 29.06.11 г. Действующий бланк утвержден Приказом № 347н от 26.04.11 г. Как и прежде, в форме три базовых раздела для внесения информации работодателем и медицинской организацией.

Электронный больничный лист: плюсы и минусы

Как уже говорилось, после введения в оборот электронного больничного листа традиционный бумажный лист не будет изъят из обращения. Данную форму продолжат использовать, например, в связи с недостаточным техническим оснащением на местах или по иным причинам. Однако она точно будет признана устаревшей.

Поскольку переход к виртуальному виду документооборота является сегодня очень популярной темой, давайте обсудим его достоинства и недостатки.

Достоинства:

• В идеале так пациенту удобнее получить больничный: он может не приходить в лечебное заведение, не стоять в очереди, а, позвонив врачу, просто сообщить, что выходит на работу.
• Серьезное сокращение временных затрат и больного, и врача. Медработнику больше не нужно тратить время на заполнение бумаг, освободившееся время он может полностью уделить пациенту.
• Не нужно беспокоиться о сохранности бланка. Получается, пациент избавлен от хранения бумажных листов, которые ни в коем случае нельзя потерять, испачкать или сложить.
• Компании-работодателю не нужно архивировать бумажные бланки больничных листов, теперь все данные приходят в электронном виде и легко поддаются обработке.
• Использование электронных больничных листов дает возможность искоренить злоупотребления при оформлении таких документов. Хотя для некоторых данный аргумент скорее «против», чем «за».
• Единая электронная база избавляет медиков и пациентов от повторного введения данных о владельце больничного листа.
• Работодатели потеряют возможность задерживать оплату больничного. Законом устанавливаются жесткий временной период, в течение которого компания обязана выплатить компенсацию по электронному больничному листу. А в Фонде социального страхования легко проверить соблюдение норм.
• Проверить расчет по выплате можно посредством программного калькулятора.

Недостатки:

• Врачебному составу поликлиник приходится учиться работать в новых компьютерных программах. Для людей в возрасте это непросто, поэтому им грозит отстранение. Кроме того, пожилые врачи могут допустить ошибки при оформлении электронного больничного листа.
• Возможны неполадки, сбой техники, никто не отменял так называемый человеческий фактор.
• Необходимо реорганизовать ряд ведомственных учреждений, структур, которые отвечают за работу с новыми больничными. А это дорого и потребует много времени.

Пациентам новая форма больничных листов не должна добавить хлопот. Здесь мы не говорим о тех, кто не прочь обмануть свое руководство. С точки зрения медицинского персонала, переход может быть осложнен освоением новых программ. Подчеркнем, законопроект, устанавливающий переход на электронные больничные листы, может претерпеть изменения после того, как система пройдет апробацию в большем числе медицинских учреждений.

Каковы действия работодателя при получении электронного больничного листа работника

Представим, что работодателю больничный лист передали до 1 июля 2017 года, тогда он должен рассчитать и выдать необходимую компенсацию. Если же регион вошел в пилотный проект по выплате пособий напрямую из Фонда социального страхования, то работодатель передает необходимые документы в подразделение фонда. Другими словами, работодателю придется потратить время на больничные листы.

Имея на руках такой лист, работодатель вносит необходимые данные в раздел «Заполняется работодателем». Вся информация вносится печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной либо перьевой ручкой с чернилами черного цвета или посредством печатающих устройств. Подчеркнем, заполнять этот блок шариковой ручкой запрещено. Также нельзя выходить за границы ячеек.

ФСС России сохраняет за собой право не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ) расходы на пособия, выплаченные по больничному листу, в котором были допущены ошибки. И, безусловно, сложности возникнут, если выяснится, что в бухгалтерию либо отдел кадров был подан поддельный больничный лист.

Согласно ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские учреждения по всей стране имеют право (обязаны!) выдавать именно электронные больничные листы. Как это будет происходить?

С 1 июля 2017 года действуют оба типа больничного: «бумажный»/электронный. Медицинский работник оформляет либо бумажный больничный лист, либо электронный, если пациент согласен. Информация электронного больничного листа вводится в базу ФСС РФ. Ею же будут пользоваться и работодатели. Итак, как работает электронный больничный лист, наглядно представлено на следующей схеме:

Чтобы работать с электронными больничными листами, фирма-работодатель должна зарегистрировать личный кабинет на cabinets.fss.ru. Сюда же будут поступать сообщения о поступлении больничных и здесь же можно будет вносить данные в блок «Заполняется работодателем».

Запомните! Личный электронный кабинет страхователя дает возможность:

• получать сведения о новом электронном больничном листе, закрытом в медицинском учреждении;
• просматривать, распечатывать электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН);
• вводить информацию страхователя в готовые ЭЛН, в том числе, если периодов нетрудоспособности насчитывается более трех;
• переносить данные ЭЛН в xml-файл для его дальнейшей загрузки в ПО страхователя с последующим формированием и подписанием реестров для передачи в ФСС;
• искать и просматривать направленные в ФСС реестры листов нетрудоспособности;
• искать и просматривать пособия, выданные ФСС как прямые выплаты, причем поиск ведется по Ф. И. О., СНИЛС, статусу пособия;
• просматривать журнал обмена сведений между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и ответов в xml-файлах;
• просматривать и выгружать в xml-файл (для обработки в ПО Страхователя) списки ошибок при контроле реестра и пособий;
• готовить обращения в ФСС (для прямых выплат) с возможностью поиска по номеру, теме, статусу, дате запроса;
• просматривать извещения, подготовленные работником ФСС в процессе работы с реестром, пособиями;
• подавать заявки для записи на прием в местное отделение ФСС (по вопросу консультаций относительно прямых выплат).

Важно понимать, что фирмы-работодатели не обязаны создавать личный кабинет, подключаться к электронному обмену больничными. Правда, в таких случаях их работники смогут пользоваться только бумажными больничными листами. Электронные больничные листы окажутся им недоступны – сотрудники ФСС просто не смогут найти страхователя в единой информационной базе.

При условии, что медицинское учреждение и компания-работодатель принимают участие в электронном документообороте, работник сам сможет принять решение, бюллетень какого формата ему выбрать: бумажного либо электронного.

Электронный больничный лист обязательно должен содержать ИНН, СНИЛС больного, название фирмы работодателя, данные о среднем заработке для начисления пособия, подписи медицинских работников, пр. Если больничный выдается более чем на 15 дней, необходимы дополнительно подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинского учреждения (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Источник: biznes-resurs.ru

Долой бумажную волокиту: как оформить электронный больничный лист и как работодателю работать с ним?

Электронный листок нетрудоспособности – ЭЛН имеет ряд преимуществ для работодателей, сотрудников, медучреждений. Основной плюс заключается в уменьшении бумажной волокиты и более оперативной выплате пособия. Важно понимать, как проводится оформление электронного больничного листа.

• 1 Как организации перейти на ЭЛН?
• 2 Название программы для работы с электронными больничными
• 3 Порядок работы организации

• 3.1 Создание личного кабинета на сайте ФСС
• 3.2 Получение и заполнение листков нетрудоспособности
• 3.3 Оплата

Как организации перейти на ЭЛН?

В 2019 году продолжается массовое внедрение ЭЛН. Для предприятий, на которых не налажен электронный документооборот, это создает ряд сложностей. Руководителям компаний важно понимать, как заполняется и куда затем отправляется ЭЛН.

Лицам, желающим получить медицинское подтверждение нетрудоспособного периода в электронном варианте, надо знать, в какое учреждение обратиться, с какими документами и что при оформлении потребуется подписать.

Фонд социального страхования (ФСС) постепенно переводит организации на использование электронных листков нетрудоспособности. ЭЛН более удобны для руководителей компаний в обработке. Они позволяют исключить фальсификацию и упростить документооборот.

Чтобы организации перейти на работу с электронными справками о временной нетрудоспособности, необходимо проделать ряд таких действий:

• представителю компании стоит явиться в филиал ФСС и подписать соглашение об информационном взаимодействии;
• зайти на официальный портал ФСС https://lk.fss.ru и авторизировать личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах»;
• получить электронную цифровую подпись;
• обучить ответственных лиц работать с ЭЛН: находить справку о нетрудоспособности конкретного сотрудника, заполнять ее, отправлять в «Соцстрах».

После получения доступа к сервису ФСС, руководству компании следует уведомить своих подчиненных о том, что теперь они могут предоставлять не бумажные, а электронные больничные листки.

Название программы для работы с электронными больничными

Для заполнения и отправки больничных электронных листов в ФСС можно скачать специальную программу. Это значительно упростит для ответственных лиц предприятия работу с ЭЛН. Такая программа представляет собой систему обмена электронными документами с Соцстрахом.

Программа позволяет работодателю:

1. просматривать изменения в ЭЛН, которые вносит врач медучреждения;
2. указывать данные о стаже, среднем заработке подчиненного и т.п.

Называется она АРМ ФСС. Скачать программу можно через личный раздел сайта ФСС. Находится она в свободном доступе и сопоставима со всеми используемыми сегодня операционными системами. Отличается удобным и понятным интерфейсом. В ней имеется встроенная инструкция по эксплуатации.

Существуют также и другие автоматизированные учетные программы. Многие из них являются бесплатными.

Работа с электронными больничными листами реализована в таких бухгалтерских программах:

• 1С:Зарплата и управление персоналом;
• Контур-Персонал;
• Калуга-Астрал;
• СБИС;
• ПАРУС;
• Контур-Экстерн;
• Упрощенка 24/7» и т.п.

Данные системы делают обработку электронных листков нетрудоспособности более удобной и быстрой. Обычно руководитель организации поручает заполнение и отправку в ФСС больничных листков сотрудников бухгалтеру либо кадровику.

Порядок работы организации

Руководители предприятий при переходе на ЭЛН часто сталкиваются с определенными трудностями и проблемами. Это связано с незнанием того, как работать с электронными больничными работодателю.

Рекомендуется придерживаться такого алгоритма действий:

1. войти в персональный кабинет на официальном портале Соцстраха;
2. ввести номер бюллетеня;
3. заполнить поле, отведенное для работодателя;
4. проверить корректность внесенных данных;
5. отправить заполненный ЭЛН в ФСС;
6. произвести оплату больничного листка;
7. получить компенсацию от Фонда Соцстраха.

Рекомендуется выбрать конкретного специалиста и обучить его работе с ЭЛН в установленной программе.

Создание личного кабинета на сайте ФСС

Чтобы иметь возможность получить и просмотреть больничный электронный лист сотрудника, работодателю необходимо авторизоваться на сайте ФСС, войти в личный кабинет. Если предприятие еще не зарегистрировано на данном официальном сервере, тогда стоит пройти данную несложную процедуру.

Чтобы создать личный кабинет на сайте ФСС, надо проделать ряд таких действий:

• зайти на портал Госуслуги. Зарегистрироваться на сайте. Это может сделать непосредственно руководитель организации либо его представитель. Во втором случае нет необходимости в оформлении нотариальной доверенности. Требуется нажать на кнопку регистрации. Откроется окно. В нем надо ввести данные юридического лица: полное наименование компании, ОГРН, ИНН, организационно-правовую форму, фамилию, имя и отчество, контакты руководителя. Важно указывать точные сведения. Данные будут проверены по Единому государственному реестру юридических лиц. В случае обнаружения несовпадений в регистрации будет отказано. Если информация была введена корректно, тогда предприятию будет открыт доступ к личному кабинету;
• зайти на сайт http://cabinets.fss.ru. На главной странице выбрать «Кабинет застрахованного». Нажать на «Вход в кабинет». Система предложит ввести пароль и логин. В качестве логина можно использовать номер СНИЛС, адрес электронной почты либо номер телефона. Пароль стоит вводить тот же, что и в случае авторизации на портале Госуслуги.

Получение и заполнение листков нетрудоспособности

Если система работы с ЭЛН была введена на предприятии относительно недавно, то у ответственных лиц часто возникают вопросы с тем, как заполнять электронный больничный лист сотрудника. В первую очередь нужно получить от работника индивидуальный код справки нетрудоспособности. Он состоит из 12 цифр. Введя их в соответствующее поле системы, можно получить доступ к электронному больничному подчиненного.

Требуется внести необходимую информацию в блок «Заполняется работодателем», осуществляется это в следующем порядке:

• выбирается место работы сотрудника, основное либо совместительство;
• проставляется регистрационный номер страхователя, полученный в ФСС;
• указывается пятизначный код структурного подразделения Соцстраха, в котором предприятие состоит на учете;
• отмечается идентификационный номер налогоплательщика застрахованного лица;
• вписываются инициалы и фамилии руководителя компании либо уполномоченного лица, главного бухгалтера;
• в графе «Средний заработок для исчисления пособия» указывается сумма доходов сотрудника за два года, предшествующих уходу на больничный;
• отмечается среднедневная заработная плата;
• указывается страховой стаж в годах и месяцах в соответствии со статьей №19 ФЗ №255, а также пунктами 2 и 2.1 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа. Эта информация необходима для расчета величины пособия, которая выражается в проценте от суммы среднего дохода;
• в графе «в т.ч. нестраховые периоды (лет) (мес)» отмечаются данные, которые засчитываются в страховой стаж согласно части 1.1 статьи №16 ФЗ №255 и пункта 2.1 Правил подсчета стажа;
• заполняется поле «Условия исчисления». Выбирается один из четырех вариантов из всплывающего меню;
• указывается информация о том, за какой период работнику причитается пособие по временной нетрудоспособности;
• отмечается, какая сумма средств будет выплачена сотруднику работодателем, а какая – ФСС. Выражается в рублях и копейках через разделительный знак – «точка»;
• пишется общая сумма пособия по временной нетрудоспособности;
• указывается дата начала работы. Выбирается из всплывающего календаря.

Графа наименования организации заполняется автоматически после того, как юридическое лицо авторизуется в ЕСИА. Информация в поле «Акт формы Н-1 от» вносится лишь в том случае, если сотрудник получил травму на производстве в результате несчастного случая либо потерял трудоспособность по причине профессионального заболевания.

После заполнения всех полей надо активировать кнопку «Экспорт в файл». Откроется новое окно. В нем нужно указать адрес сохранения файла.

Электронный документ подписывается цифровой подписью. Следует нажать на кнопку «Сохранить». После этого заполненный листок нетрудоспособности будет отправлен в Фонд страхования. Сохраненный ЭЛН всегда остается доступным для работодателя в соответствующем разделе.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

Электронный больничный лист должен быть заполнен и передан предприятием в ФСС в течение пяти рабочих дней после его получения от сотрудника.

Оплата

Оплатой больничного листа занимается ФСС. Пособие по временной нетрудоспособности перечисляется сотруднику в течение десяти рабочих дней. Финансовые средства могут поступать непосредственно от ФСС либо через работодателя. Все зависит от выбранного метода расчета.

Всего существует два таких способа:

1. прямой;
2. зачетная система.

В первом случае пособие сотрудник получает от ФСС. Взаимодействие с работодателем при этом отсутствует. Это позволяет не изымать денежные средства из оборота предприятия. Если применяется зачетная система, тогда больничный в полном объеме оплачивает работодатель из собственного бюджета.

После этого руководство фирмы направляет в ФСС документы, которые подтверждают факт выплаты финансовых средств подчиненному. После этого Соцстрах возмещает убытки, понесенные компанией. При использовании на предприятии зачетной системы оплаты больничных листков, работник получает пособие обычно в течение трех дней после закрытия справки о нетрудоспособности.

+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19

Это быстро и бесплатно!

Как работнику оформить больничный в электронном виде?

Чтобы работнику получить ЭЛН, ему нужно обратиться в медицинское учреждение, в котором введена система выдачи электронных справок о нетрудоспособности. Это может быть государственная или частная поликлиника.

Главное, чтобы медицинское заведение имело лицензию на проведение лечения. При обращении в медучреждение, рекомендуется сообщить врачу о желании получить ЭЛН. Оформление электронного больничного листа имеет ряд особенностей.

В первую очередь это касается необходимости подписания пациентом на приеме у врача согласия на обработку личных данных. Без этого документа электронный больничный выдан не будет. Согласие является типовым. Его шаблон скачивается с сайта ФСС и заполняется по образцу.

Вторая особенность ЭЛН заключается в том, что после оформления электронного больничного, доктор предоставляет пациенту уникальный код. Благодаря этому шифру человек сможет просматривать свой больничный лист лично, а также предоставить доступ к нему работодателю. Переносить на бумажный носитель ЭЛН, заверять его печатями нет необходимости.

Работнику, получившему электронную справку о временной нетрудоспособности, рекомендуется проверить правильность внесенных данных доктором. Для этого нужно зайти в персональный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», используя код ЭЛН.

Таким образом, оформление электронных больничных, не представляет особых сложностей для работодателя. Важно соблюдать утвержденный алгоритм действий, вносить достоверные сведения, не допускать каких-либо ошибок, придерживаться установленных сроков заполнения ЭЛН.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24 , Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38 , Регионы 8800-350-97-52

Источник: prozakon.guru