При возникновении проблем или сбоев в рабочем процессе руководство может затребовать объяснительную. От того, насколько обоснованными и грамотными будут объяснения, зависит, будет ли работник привлечен к дисциплинарной ответственности. Как правильно написать объяснительную на работе — читайте в этой статье.
Скачайте образцы документов для работы:
Причины объяснительных на работе
Объяснительная записка — важный элемент в процедуре применения дисциплинарных взысканий. Работодатель обязан запросить письменное объяснение у сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину, прежде чем назначить наказание (ст. 193 ТК РФ).
Как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании читайте в нашем материале .
Обратите внимание! Объяснительная записка, в отличие от служебной и докладной, не пишется по собственной инициативе, а только после письменного распоряжения начальника.
Не всегда запрос объяснений связан с приказом о дисциплинарном взыскании. Иногда руководитель просто хочет выяснить, почему произошла та или иная ситуация. При наличии уважительных причин и небольшом проступке наказания не последует. В противном случае его можно будет оспорить в суде как необоснованное.
Как написать объяснительную записку?
Таким образом, документ понадобится составить в тех случаях, когда сотрудник организации должен объяснить причины своего действия или происшествия на работе, в котором он был непосредственным участником. Важно, что этот факт или событие обязательно несет негативный характер ( Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации , Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.).
Бланк акта о непредоставлении объяснительной на работе — скачать здесь
Важно! Иногда работники считают, что объяснительная записка означает признание своей вины. Поэтому они могут игнорировать ее написание, надеясь таким образом избежать наказания. На самом деле отказ от написания записки как раз лишает возможности оправдаться или прояснить ситуацию и никак не мешает работодателю применить дисциплинарное взыскание.
В таких случаях отделу кадров достаточно составить соответствующий акт (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).
Виды объяснительных записок
В законодательстве нет утвержденного перечня типов объяснительных. По своему содержанию их можно условно разделить на два вида:
- Оправдания в связи с нарушениями правил организации и трудовой дисциплины. Например, объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте, о срыве сроков для отчета.
- Пояснения при расследовании обстоятельств, в которых составитель записки участвовал как свидетель. Например, если спорная ситуация касается нескольких сотрудников и руководитель пытается выяснить, кто был инициатором.
Читайте в нашей статье о правилах составления и хранения докладной записки.
Обратите внимание! Объяснительная записка наряду с докладной и служебной — внутренний документ компании, который обязательно нужно регистрировать в журнале учета входящей корреспонденции (Рекомендации Росархива по ведению делопроизводства в организации от 31.12.2003 года). Все документы о нарушении внутреннего распорядка хранят 1 год, дисциплины труда — 3 года (пп. 382, 383 Перечня типовых архивных документов).
Объяснительная записка на работе — советы юриста. Трудовое право
Наиболее распространены в служебной практике объяснительные за опоздание на работу или прогул. Чтобы не понести наказание в таких случаях важно доказать, что у проступка были уважительные причины. Лучше всего прикрепить к записке документы, подтверждающие непреодолимые обстоятельства: справку о ДТП, больничный лист или даже распечатка прогноза погоды, если причиной опоздания стал природный катаклизм.
Пример объяснительной записки о прогуле можно скачать здесь
Иногда документ может понадобиться для отмены приказа или перерасчета в бухгалтерии. Так, если работника отправили на семинар, но принимающая сторона отменила мероприятие, обоснованием расходов на проезд или гостиницу станет объяснительная записка. На ее основе руководитель составляет приказ об учете затрат как понесенных по уважительной причине.
Объяснительная на работе: как правильно составить
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит форму только для одного вида объяснительной — о нарушении трудовой дисциплины ( 0286091 ), так как она является неотъемлемой частью оформления приказа о дисциплинарном наказании. В целом строгих требований по составлению документа нет. Главное, чтобы он был составлен по форме, типовой для организации.
Как написать объяснительную записку:
Важно! На написание объяснительной дается два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если работник в это время болеет или находится в отпуске, дни продлевают до его выхода на работу. До истечения этого срока нельзя запускать процесс дисциплинарного взыскания или составлять акт об отказе.
Закон не регулирует форму составления записки: ее можно писать от руки или в печатном варианте. Но, исходя из судебной практики, рекомендуем запрашивать собственноручные объяснения. Это исключит подозрения в подмене документа.
Как правильно оформлять кадровые процедуры, какие ошибки чаще всего встречаются в документах — узнаете из новейшего курса по кадровому делопроизводству .
Источник: profkadrovik.ru
Объяснительная записка пример
Объяснительная записка — документ, составляемый в свободной форме. Главная цель такого документа — отразить мнение того или иного участника к определенной ситуации.
Ситуации, когда для объективной оценки необходимо объяснение всех ее участников, могут возникать в любой деятельности.
Важно правильно написать объяснительную записку. Пример написания будет приведен в данной статье.
Когда может потребоваться написание объяснительной
Самая распространенная сфера применения — это во взаимоотношениях между работником и работодателем. Опоздания на работу, нарушения режимов работы оборудования, иные ситуации, требующие расследования, описываются в виде объяснительной.
В школах часто возникают ситуации, когда родителям приходится писать объяснительные.
Студенты ВУЗов уже самостоятельно характеризуют те или иные ситуации и собственные поступки.
Как правильно написать объяснительную
Объяснительная записка, пример которой приведен в этот статье, применима в различных ситуациях. Записка составляется в деловом стиле и лаконичной форме.
Основные пункты следующие:
Правый верхний угол выделяется адресату. Обычно это руководитель предприятия, директор школы и т.д. (Директору ОАО «Луч» Петрову Ивану Сергеевичу).
Ниже автор указывает свои данные (от главного бухгалтера Ивановой Ирины Ивановны).
Далее следует слово «Объяснительная». Оно располагается в центре страницы.
Излагаются конкретные факты, относящиеся к ситуации. Обязательно точно указывать даты, время, фамилии. Нельзя здесь использовать ненормативную лексику или любую другую, отличную от делового стиля (15.11.2011 я не вышла на работу ввиду аварийной ситуации, произошедшей в моей квартире, а именно: прорвало трубу холодного водоснабжения.
Вызвав аварийную бригаду, мне пришлось находиться дома, так как обеспечить доступ в помещение больше некому. Я живу одна. Ремонтные работы завершились в 16:00, о чем у меня имеется справка из коммунальной организации. Ввиду того, что дорога от дома на работу у меня занимает час, я решила не выходить на работу. Все вышеизложенные факты я сразу по мере их совершения сообщала своим коллегам по телефону).
Завершается объяснительная записка датой ее написания и подписью автора.
Объяснительная записка передается непосредственно руководителю на рассмотрение. По результатам рассмотрения должностное лицо принимает решение о наложении взыскания или иное.
Принятое решение указывается непосредственно на бланке объяснительной и передается кадровому работнику в работу.
Ниже расположена объяснительная записка, пример ее оформления, вариант которой можно скачать бесплатно.
Источник: uristhome.ru