Как организовать рабочее время

Ойка задала вопрос о том, как правильно организовать свой рабочий день:

«Как фрилансеру организовать рабочий день, чтобы не лениться?»

Это большой вопрос, достойный по объему целой книги. Поэтому отвечу тезисно. Если какие-то термины и понятия будут неясны, задавайте вопросы и я их расшифрую.

Неважно, фрилансер ты или нет. Большинство, и имея работу в офисе, и имея свой бизнес, ленятся и неправильно организуют свой день. Поэтому большинство советов подойдут всем.

1. Имей написанные на бумаге цели: (долгосрочные цели на 10-15 лет), цели на год, разбитые по кварталам и месяцам. Чаще лень произрастает от бесцельности и отсутствия вдохновения. Если есть вдохновляющие и понятные цели, ты всегда выберешь делать что-то для них, чем бесцельно слоняться в Интернете или сидеть у телевизора. Создай для вдохновения, именно оно дает энергию для ежедневных действий. Мечтай перед сном о своем Видении (с той же целью — получение энергии для движения вперед).
2. Осуществляй планирование, кроме годового и квартального, помесячное и понедельное. Вписывай туда конкретные цели и задачи. Например, для фрилансера, пишущего тексты, в январе — написать 10 статей, провести переговоры с 1 журналом, найти двух новых клиентов, заработать на этом 1 000 долларов и инвестировать из них 500 долларов в мою «золотую курицу» (кто не знаком с термином, ждите мою серию статей о том, как стать миллионером). Начинай неделю с плана, заканчивай неделю анализом прошлой недели и планированием новой. Обрати внимание, если какая-то задача регулярно не выполняется, похоже, что это «не твое» (проверь на соответствие ). Если не соответствует — делегируй ее или попробуй отказаться от этой задачи, изменив деятельность. Либо у тебя может быть (сделай практику), либо много страхов, тогда это именно та задача, которую ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно выполнить (сделай технику ).
3. Распиши себе режим дня. Невозможно ежедневно быть эффективным в плавающем графике. Должно быть четкое время отбоя и подъема, приема пищи, отдыха. И рабочие блоки: запланируй 3-4 двухчасовых блока в день в определенное время. Каждый блок должен быть посвящен определенному типу задач. Например, один — написанию уже заказанных статей, второй — продвижению себя и поиску новых заказчиков, третий — размышлениям и стратегическому планированию, четвертый — большому делу категории B (по матрице Эйзенхауера, важное, но не срочное дело), например, написанию книги.
4. Использование метода приоритетов. Здесь три варианта.

• Есть общий список дел, ты выбираешь утром самое важное (как если бы тебе сегодня можно было сделать только одно дело и все) и делаешь именно его. Потом снова выбираешь самое важное и делаешь. Приоритеты в течение дня могут меняться, поэтому каждый раз смотри на список свежим взглядом. В этой ситуации, даже если ты сделаешь в течение дня только часть запланированных дел, то будешь чувствовать больше удовлетворения, так как сделаны именно самые важные дела, те, которые продвинут тебя вперед.
• Ранжирование дел по матрице Эйзенхауера. Разбивание дел на группы А (важные, срочные), B (важные, не срочные), C (неважные, срочные), D (неважные, не срочные). Внутри каждой группы ранжирование 1, 2, 3 (по важности). Делаешь дела ТОЛЬКО. в порядке убывания важности: А1, А2 ….. B1, В2 и т.д. Дела группы В должны присутствовать каждый день, дела группы D (типа пустых звонков и просмотра телепрограмм) отсутствовать вообще.
• Принцип 20/80. Выдели те 20 % дел, которые принесут тебя максимальный результат по отношению к твоим долгосрочным и краткосрочным целям. Делай только их.

5. Крайне важно бодрое утро и хороший сон. Утром — ранний подъем и пробежка, йога или зарядка помогут зарядиться энергией на весь день.

Что делать, если ничего не успеваешь? Как организовать рабочее время?

Как все успеть? Планирование времени — 10 советов и мой опыт

6. Рабочее место дома должно быть четко отделено от мест отдыха и т. д. Оно сразу должно настраивать на рабочий лад. Купи красивый ежедневник, подставку для ручек, планшет на стену для оперативных записей. Не ешь за рабочим местом, не смотри фильмы и не играй в игры, для этого должны быть свои отдельные пространства.

7. Используй метод крайних сроков. Всегда ставь крайние сроки, когда должно быть завершено большое дело. Это «линия смерти», которая не должна быть пересечена. Умри, но заверши дело в этот срок, пусть даже последние три дня до срока тебе не придется спать. Без крайних сроков месячные дела могут растягиваться на годы.

8. Используй штрафы и поощрения. Поиграй в штрафы — назначь себе систему баллов за выполненные и невыполненные дела. Определенная сумма баллов = определенной сумме штрафов или поощрений. Штрафы должны быть деньгами. По итогам накопления значительных сумм отдай их куда-то.

Поощрения это приятные тебе вещи.

Ойка, скорее всего ты знаешь все эти принципы, и большинство их знает. Остается самое важное — делать. Прими решение, какие именно пункты ты будешь внедрять сейчас (сразу скажу, критичные для эффективной работы пункты 1-4) и внедряй в течение недели. Отпишись о результатах, нам очень интересно, что из этого выйдет.

А для планомерного и успешного внедрения новых привычек, повышения уровня самоорганизации у меня разработан и много лет проводился один из самых любимых тренингов «Самодисциплина раз и навсегда 2.0. Нон-стоп». Теперь он стал большой трехмесячной . Под моим наставничеством двигаться гораздо проще. Попробуйте.

1. Планируйте рабочий день

Расписание на день — никакая не формальность, а то, с чего стоит начинать вашу новую организованную жизнь. Правда, оно должно быть реалистичным и подробным. Заносите в него не только встречи с коллегами, но и все остальные дела. В идеале вам нужно распланировать весь свой день и прикинуть, сколько времени уйдет на каждую задачу.

Когда вы знаете, что вам нужно успеть еще вот это и это, желание посидеть в Фейсбуке куда-то улетучивается. Обязательно выделяйте время на то, чтобы разгрести почту или разобраться с бумагами. Один-два «подхода» в течение недели — и вы забудете о том, что такое переполненный почтовый ящик.

2. Ставьте жесткие рамки

Офисные работники знают, сколько времени уходит на встречи. Чтобы не застрять в переговорке на весь день, научитесь ставить временные рамки и не тратьте на обсуждение больше 45 минут. Этот принцип хорошо подходит и для самостоятельной работы. Зная, что вам нужно уложиться в два часа (например), вы не будете отвлекаться от задачи на звонки, разговоры и кофе. И в итоге удивитесь, как много всего можно сделать за день.

3. Используйте дополнительные сервисы и приложения

До важной встречи осталась пара часов, а вы еще не доделали презентацию? Не паникуйте, сосредоточьтесь на самом важном и воспользуйтесь . Обработать фотографии можно в редакторе PicMonkey , разобраться с аудиофайлами — в Audacity , а собрать онлайн-портфолио — в редакторе .

4. Не сидите в почте

Вы знаете, что примерно треть вашего рабочего дня уходит на чтение писем? Это самая настоящая зависимость, которая не дает вам нормально работать. Что делать? Попробуйте проверять почту два или три раза в день, не чаще. Например, утром, когда пришли на работу, потом после обеда, потом в конце рабочего дня.

Все оставшееся время вкладка с почтой должна быть закрыта. Приложение на телефоне — тоже. К этому тяжело привыкнуть, но это правда работает.

5. Включите режим «Полет»

Это поможет разобраться с остальными помехами. Мы имеем в виду Фейсбук, Инстаграм, Пинтерест и т.д. Вроде бы ничего такого — минутка здесь, минутка там, но на самом деле ужасно отвлекает, а собраться потом очень тяжело. Решение: закройте все вкладки, приложения и мессенджеры и не отвлекайтесь на них до конца рабочего дня.

Лучше качественно потрудиться, а потом поболтать с друзьями — хоть час, хоть весь вечер. Можно даже выбраться в ресторан или бар. Почему нет, ведь вы молодец и все сделали.

6. Составьте список дел

Самый простой и действенный способ прожить день с пользой. Прямо с утра сядьте и напишите все, что вам нужно сделать. Помните: когда цель поставлена, свернуть в сторону гораздо сложнее. Начинать лучше со срочных и важных задач, даже если вам совсем не хочется их делать. После этого переходите к несрочным, но не самым интересным делам, а легкие и приятные задачки оставьте напоследок — в качестве вознаграждения за проделанную работу.

7. Перфекционизм — это лишнее

Стремление к совершенству и желание сделать еще лучше — это хорошо и правильно, но важно вовремя остановиться. Вы можете бесконечно улучшать и дорабатывать свой проект, только в итоге его никто так и не увидит. Учитесь не распыляться на мелочи, концентрироваться на главном и заканчивать начатое.

8. Делегируйте задачи

У каждого сотрудника вашей компании есть сильная сторона: один прекрасно считает, второй планирует, а третий может найти выход из самой непростой ситуации. Если вы не знаете, как справиться с той или иной задачей, почему бы не доверить ее тому, кто сделает это лучше?

9. Выработайте новые привычки

Любимая поговорка вашей бабушки про тех, кто рано встает, по-прежнему актуальна, особенно на работе. Если вы приезжаете в офис утром, никто не отвлекает вас болтовней и приглашениями на кофе — можно засесть за работу, сделать все дела и уйти пораньше. Не стоять в пробках, не толкаться в переполненной маршрутке, а спокойно ехать домой с приятным чувством того, что все дела сделаны, впереди — свободный вечер, а у вас даже остались силы заняться тем, чем давно хотелось.

Хотите эффективно решить свои задачи? на Wix — это быстро и бесплатно!

Как организовать рабочее время? Поможет план дел.

Порядок в делах начинается с порядка на рабочем месте. В первую очередь избавьтесь от всего лишнего, систематизируйте документы – как на рабочем столе, так и на виртуальном.

Как организовать рабочее время с помощью планирования

Для создания идеального расписания понадобится ежедневник либо планнинг, где на одном листе расписываются дела на всю неделю. Он удобнее, но заметок помещается меньше.

Теперь займемся планированием. Что для этого нужно?

Набросать на листе бумаги все задачи, которые требуется выполнить за рабочую неделю. Указать там же встречи, которые уже назначены.

Отдельно записать все регулярно повторяющиеся действия: планерки, проверку почты и даже обеды.

Вписать в нужные графы ежедневника эти регулярные действия и назначенные встречи.

Оставшееся место заполняется важными задачами. Вначале внесите все самые главные дела, потом менее значимые. От совсем не значимых можно отказаться совсем.

Самые сложные проекты лучше планировать на утро, чтобы выполнить их со свежими силами и не отложить под давлением мелких повседневных дел.

Для составления рабочего плана не обязательно покупать бумажный ежедневник, проще пользоваться электронными версиями, скачав их в телефон.

Как выявить «пожирателей времени»?

Нехватка времени – это иллюзия. Ваши недостающие часы и минуты находятся в плену мелких и ненужных дел. Попробуем их освободить. Как организовать свое рабочее время?

Один из обычных рабочих дней посвятите тому, чтобы записывать каждое свое действие. Вы удивитесь, сколько времени уходит на ненужную ерунду.

Учитесь говорить «нет». Если коллеги одолевают просьбами, прикиньте, можно ли обойтись без вашего участия. Если это так, смело отказывайтесь от ненужной нагрузки.

Перед каждым проектом задавайте вопрос: а действительно ли все это необходимо в данный момент? Это позволит сконцентрироваться на первостепенных задачах.

Назначайте жесткие сроки. Если у задачи нет временного ограничения, ее выполнение растянется на долгий период.

Очень важно отказаться от лишней информации. Чтение бесполезных рассылок, социальные сети, беседы по телефону – главные «пожиратели времени».

Чтобы лучше сконцентрироваться, работать нужно в тишине. И обязательно делать перерывы на отдых и полноценный обед. Лишь четкое и размеренное расписание даст возможность выполнять все задачи точно в срок и без нервного напряжения.

В нашем мире есть много людей и специальностей, которые работают дома.

Это и фрилансеры, и программисты, и творческие люди, и предприниматели. В основном это люди, чья деятельность связана с интернетом.

Существует огромное количество преимуществ работы дома:

• гибкий свободный график работы;
• экономия времени на дорогу до рабочего места;
• не нужно просыпаться слишком рано;
• пообедать вы всегда сможете домашней пищей, а не каким-нибудь фаст-фудом или бизнес-ланчем;
• и другие.

Не стоит забывать и об отрицательных сторонах домашнего офиса.

Если вы имеете привычку постоянно отвлекаться на другие дела и развлечения либо постоянно откладываете дела на потом – в домашних условиях это будет еще более мешать вашей работе.

Чего только стоит привычка заходить ненадолго в социальные сети, поглощающие человека на долгое время.

Выписал себе недавно фразу главного редактора ЛайфХакера Славы Баранского:

Правильней не скажешь!

Как последствия стихийного просиживания в социальных сетях – не вовремя сданные проекты, завалы и проблемы.

Если вы работаете дома либо планируете перейти на домашний график в будущем, то вам помогут советы из этой статьи организовать этот процесс и сделать его максимально продуктивным.

Главная и первоочередная задача, если ваше рабочее место дома – правильно организовать и грамотно распределять свое рабочее время.

Самая большая трудность, с которой мы сталкиваемся, работая дома – это расслабляющая домашняя атмосфера. Как же иногда бывает трудно настроиться на рабочий лад.

Что же нам поможет работать так же продуктивно, как и в офисе, как и в присутствии начальника.

1. Собирайтесь как на работу.

Даже если вам для начала домашнего рабочего дня просто нужно сесть за компьютер и все.

Не стоит дома надевать деловой костюм, но все другие ритуалы должны быть соблюдены безоговорочно: переодеться из пижамы, принять утренний душ, причесаться, переодеться.

Собирайтесь как на работу

В общем, настроиться как только можно на рабочий лад.

Очень старательно продумайте, где и что будет находиться в вашем домашнем офисе.

Сделайте так, чтобы у вас под рукой находилось все, что вам нужно для работы:

• Компьютер;
• Телефон;
• Принтер;
• Листы для записей;
• Ручки, маркеры, карандаши;
• Я даже контролирую чтобы стояла рядом бутылка с питьевой водой.

Продумайте даже такие мелочи, как будет ли светить вам солнце в монитор или будут ли вас отвлекать крики с детской площадки и проезжающие рядом с домом машины.

Чем больше нюансов и мелочей вы учтете, тем лучше вам будет трудиться дома.

Как организовать рабочее время дома (фото)

Плюс к этому – все ваши близкие должны знать, что ваше рабочее место – неприкасаемая зона, доступа к которой никто не имеет права.

Приучите их обязательно к этому, иначе, как говорят в Одессе, «будете иметь нервы».

3. Старайтесь начинать свой рабочий день раньше, чем вы это планировали

В своем профайле MyLifeOrganized вы можете это сделать, выделив основные 3 задачи на рабочий день как избранное.

Теперь вы сможете использовать избранные задачи как маяк и как индикатор эффективности вашего рабочего дня.

Перед началом продуктивного рабочего дня просмотрите вашу электронную почту, чтобы потом не отвлекаться на такие мелочи.

Старайтесь начинать свой рабочий день раньше, чем вы это планировали

Меня часто спрашивают, а когда же продуктивному человеку можно себе позволить посмотреть новости либо какой-то развлекательный портал?

Если вам это так уж нужно – сделайте себе это занятие как поощрение за какой-то выполненный участок работы, либо за выполнение четырех помидоров с максимальной отдачей (4 помидора – по технике Pomidoro 4 по 25 минут полной концентрации). И опять же это ограничено по времени.

4. Вы должны знать пики своей продуктивности

Давно известно, что в зависимости от того, кем является человек по типу – жаворонком или совой, есть время суток когда он максимально продуктивен.
Обязательно вычислите для себя это время. Определите опытным путем.

Делайте что угодно, чтобы его узнать, но вам в это время нужно заниматься только самыми важными делами. Теми делами, которые вы определили как избранными задачами, как маяками своего рабочего дня.

Вы должны знать пики своей продуктивности

Таким образом, самые сложные задачи будут решаться намного проще (их все равно нужно решать). А уже менее сложные и важные задачи вы можете решать в остальное время.

Познайте пики своей продуктивности!

5. Придерживайтесь своего графика работы

В любых условиях, месте, в офисе либо дома, рабочий день должен состоять из последовательных, чередующихся фаз сконцентрированной работы и отдыха.

Если вы постоянно будете придерживаться одного и того же графика, то он войдет вам в привычку и для вас это станет естественным занятием.

Это может быть либо какой-то строгий график в виде таблицы или схемы.

Мне более комфортно использовать :

• 25 минут работы – 5 минут отдыха;
• 4 по 25 минут работы – 15-30 минут отдыха;
• Где-то между ними час на обед;
• Гениально и просто.

Главное, в графике работы, чтобы не было вот так:

Как организовать работу и отдых в рабочее время дома

6. Общайтесь с коллегами в течение рабочего дня

Чтобы не ощущать отдаленность себя от других сотрудников, вы можете поддерживать с ними связь с помощью Skype: вести переписку, отвечать на видеозвонки, проводить конференции, обсуждать совместные проекты.

Общайтесь с коллегами в течение рабочего дня

Остерегайтесь только того, что Skype превратится в отвлекающий фактор и общение не будет иметь рабочий характер.

Можете с коллегами друг друга контролировать по Skype. Вы будете всегда в курсе всех дел, выполняемых другим, но и при этом не дадите им отвлекаться от выполнения проекта.

7. Свой рабочий день, как и в офисе, заканчивайте вовремя!

Всегда если нет экстренно-важных дел, работайте только по графику. Не поддавайтесь искушению увлечься и заработаться. Рабочее время закончилось – выключаем компьютер, наводим порядок на рабочем столе и переключаемся на другой вид деятельности: отдых, спорт, семья, общение с друзьями.

Свой рабочий день, как и в офисе, заканчивайте вовремя

Наша жизнь не состоит только из работы. Про остальные области нашей жизни тоже не забываем.

В выходные, если это возможно, старайтесь не работать вообще. Получайте кайф от жизни. Выберите для себя понравившийся пункт из папки «Яркости жизни» и выполните его!

Что делать, если не получается самостоятельно организовать работу и рабочее место дома

Ответы на вопросы

Что делать?

В MyLifeOrganized мы пропишем все ваши задачи и проекты, кто конкретно, чем и когда должны заниматься.

Когда делать?

На коуч-сессиях я помогаю людям находить время не только для работы, но и для равномерного распределения между всеми областями жизненного баланса.

Как делать?

Любой вопрос вашей эффективности мы можем проработать на коуч-сессиях, что позволит вам не тратить силы, время и энергию впустую, а сконцентрироваться на ваших целях и желаниях.

Подпишитесь на обновления сайта!

Тайм-менеджмент фрилансера: как правильно фрилансеру распланировать свой рабочий день?

Современный мир – это мир огромных возможностей. То, что еще несколько десятилетий назад казалось сказкой, теперь становится вполне реальным. Например, удаленная работа, или фриланс.

Ничего сложного для работодателя в таком труде нет, наоборот, можно существенно сэкономить – заказы выполняются своевременно, не надо тратиться на аренду кабинетов, организацию рабочих мест, прочие «фишки» офисной жизни. Для работника тоже множество «плюсов» — никаких тебе утренних «пробок» на дороге, пустых трат времени и сил в общественном транспорте, столовских пирожков и бутербродов, костюмов с галстуками – одна сплошная свобода! Ведь даже корень слова фрилансер – «free» — означает «свободный».

Казалось бы, сплошное удовольствие – сиди себе дома за компьютером, работай и только отслеживай, как капают денежки на твою банковскую карточку или виртуальный кошелек! Разве не о такой жизни вы всегда мечтали?

Фриланс: для каждого ли?

Как это ни парадоксально звучит, успешным фрилансером может стать далеко не каждый. Кому-то проще работать «от звонка до звонка», не особо прибыльно, конечно, но зато стабильно и «не пыльно». Что же, это нормальный выбор. Кто-то сам себе организовывает офисы, нанимает людей, создает новые производства – мой низкий поклон новым успешным бизнесменам!

Кому-то проще, когда над ним есть «большой и мудрый» начальник, который сам решит, что вам делать и как, не надеясь на вашу инициативу и самостоятельность. Что же, все эти выборы имеют право на жизнь, и мы должны их принимать.

Фриланс как форма организации труда, прежде всего, предполагает индивидуальную ответственность за результаты своей работы, и оплату по итогу, то есть за результат. Значит, никому не важно, в какое время суток вы работаете, во что вы одеты, сколько времени тратите на написание статьи или перевод текста – главное, чтобы в назначенное время заказчик получил результат, строго соответствующий требованиям. Вот и все. Казалось бы, что сложного-то: сделал – получил. Но не все так просто…

Ведь бывает и такое – человек мечтает, хочет стать фрилансером. Он пытается зарабатывать дома, но постоянно «что-то мешает» — то кошка слишком громко мурчит, то дверка холодильника не закрывается, то слишком шикарный пейзаж за окном, то просто так сладко еще часок-другой поваляться в кроватке… И вот сроки «горят», дедлайн сорван, работа не сделана, соответственно, денег нет. И от этого еще грустнее. К сожалению, такие примеры – не редкость.

Психологи говорят, что работать дома без начальства «над головой» способны только люди, обладающие инициативностью, дисциплинированностью, чувством времени, умеющие правильно планировать и организовывать свое рабочее и временное пространство. С этим сложно спорить. Но, в то же время, если вы пока еще не обладаете такими качествами, неужели надо ставить на себе крест и с тяжестью на душе идти в офис? Можно ли выработать в себе эти навыки?

Наш ответ прост – конечно, можно. Если вы действительно этого хотите. Но придется много поработать над собой. Готовы? Тогда – вперед!

Итак, вы – фрилансер или хотите им стать. Прежде всего, неплохо бы усвоить следующие негласные правила:

1. Объем работы должен быть выполнимым

Все мы часто склонны переоценивать свои силы, хватаясь за большой «кусок», который нам не по зубам. Если вы с уверенностью заявляете, что для вас элементарно выдать 500 тыс. знаков копирайта в день, скорее всего, вы «сдуетесь», не выполнив и десятой части.

Да, вы можете пожертвовать сном, отдыхом, едой, свободным временем, но если так будет продолжаться много дней подряд, однажды наступит «откат» — и вы просто не сможете больше работать. Или, чего хуже, заболеете. Поэтому – грамотно рассчитывайте свои силы. Если вы только в начале пути, и еще не можете оценить свои возможности, попробуйте начать с меньшего и плавно наращивать объемы.

Анализируйте – сколько получилось сделать позавчера, вчера, сегодня? Так вы сможете вывести «свой» комфортный объем работы. Но не стоит и занижать планку – нерегулярные заказы с небольшим объемом, конечно, добавят вам свободного времени, но вы вряд ли будете довольны итоговой суммой вознаграждения.

2. Организуйте свое рабочее место

Совсем не обязательно делать все «как в офисе». Напротив, многие успешные фрилансеры утверждают, что им нравится работать в нестандартной обстановке – например, лежа на диване, или сидя в кресле на кухне, или на лавочке в парке. Но эти люди уже четко знают, чего они хотят, и привыкли работать самостоятельно.

Начинающему же фрилансеру стоит позаботиться о том, чтобы место, где он планирует работать, было максимально функциональным, удобным и комфортным для него. И, конечно же, постоянным, — ведь вам необходимо будет проводить за ним несколько часов в день, помните об этом! Лучше всего, пусть это будет рабочий стол, на котором разместится все, нужное для работы – ноутбук или компьютер, бумаги, папки. И – подальше от телевизора и всяческого постороннего «фона».

3. Создайте позитивный настрой

Для каждого человека это может быть что-то свое, главное, чтобы оно вдохновляло и давало силы трудиться. Например, какие-то интересные ежедневники, настенные или перекидные календари, креативные списки идей и т.п. Подробнее мы поговорим об этом в пункте «для творцов».

4. Планируйте свое рабочее время

Чтобы все успеть, необходимо четко обозначить, сколько времени вы потратите на поиск работы, ее выполнение и сдачу. Для этой цели хорошо подойдут планировщики и ежедневники, а также обычный будильник. Зачем будильник, спросите вы? Да очень просто – он вовремя сообщит вам о том, что пора переходить к следующему пункту плана. Возможно, продвинутые «гуру» фриланса легко справятся и без всего этого антуража, но в начале пути такие помощники вас здорово поддержат.

Никто не говорит, что ваш день должен быть расписан до секунды. Такой расклад, скорее всего, быстро вам надоест. Но вот главные блоки, из которых будет состоять рабочий день, расписать обязательно. Это не просто дисциплинирует, но и дает возможность проанализировать свою результативность – ага, поработала четыре часа, сдала сколько-то знаков. Значит, можно и на завтра планировать, не переживая о том, что не успеете.

5. Создайте свой график работы и отдыха

Перекликается с предыдущим пунктом, но не совсем то же самое. Выделите себе время, когда вы работаете, когда отдыхаете, едите, ложитесь спать. Желательно, чтобы работа каждый день начиналась и заканчивалась в одно и то же время. Продолжительность труда вы тоже можете выбирать сами, но вначале точно не стоит брать работу меньше трех часов (такой график очень расхолаживает) и больше девяти-десяти часов в день (так вы быстро загоните себя и устанете). Наиболее приближен к идеалу, конечно, семи-восьмичасовой рабочий день – не зря же именно такой график обычно соблюдается при офисном труде!

6. Не забывайте о своем теле

Физические нагрузки, хотя бы в виде ежедневной зарядки и прогулок по свежему воздуху, должны стать неотъемлемой частью вашего моциона! Иначе очень быстро вы «заработаете» себе гиподинамию и лишний вес. Не делайте круглых глаз: «Нет, это не про меня!». Поверьте, проверено и доказано огромным множеством примеров!

Отдельно хочется поговорить о внешнем виде. Да, конечно, никто не заставляет вас одевать брюки-стрелочки или деловое платье, и наносить дневной макияж. Но не попадитесь на крючок небрежности, работая в старой пижаме или замызганном халате. Помните, вы сейчас на работе, а не перед плитой (хотя, как утверждают психологи, на кухне тоже надо выглядеть на все 100%).

И вы просто обязаны создать себе именно рабочее настроение! Поэтому оденьте обычную повседневную одежду, удобную и чистую. И, кроме того, не допускайте анекдотической ситуации:

«- Папа, а кто это в углу сидит, лохматый, страшненький, с красными глазками?
— Дети, это ваша мама работает!».

7. Обязательно выделяйте выходные дни!

Часто от фрилансеров можно услышать: «У меня нет выходных, я постоянно работаю!». Конечно, обычно творческие люди втягиваются в бесконечный креативный процесс, и «вырастают» (заметьте, не скатываются, а именно вырастают) к спонтанному планированию. Но это уже высший пилотаж, и совершенно другая история. В начале же пути четко обозначьте для себя выходные дни.

Совсем не обязательно, чтобы это были традиционные суббота и воскресенье. Может, вам удобнее отдыхать в понедельник (тяжелый день все-таки) и вторник, или разорвать дни – например, среда и суббота. Вы можете делать себе только один выходной день, два или даже три (кажется, так заведено в некоторых европейских странах, в частности, во Франции). Главное, чтобы вам это было удобно, хватало времени и сил на отдых, общение с семьей, родными, близкими, друзьями. Хороший отдых наполнит силами и даст вдохновение для новых трудовых свершений!

8. Планируйте свой отпуск

Да, фрилансеру тоже необходим отпуск! Но пусть он будет нестандартным, непохожим на обычные дни. Если вы привыкли просиживать целыми днями за компьютером, не стоит посвящать дни отдыха социальным сетям и «плаванию» по бескрайним просторам Интернета. Не обманывайте себя – вам нужен полноценный отпуск, с новыми яркими впечатлениями и сменой обстановки!

Если любите активный отдых, походы, путешествия, — тут вам и карты в руки. И восстановите силы, и по компьютеру успеете как следует соскучиться!

Продолжительность отпуска по-прежнему выбирать вам, но не забывайте простых советов психологов: человек адаптируется к новой обстановке минимум неделю, а то и две, и только потом начинает действительно отдыхать. Учтите это и расслабляйтесь полноценно!

9. Во время работы отключите все внешние раздражители

«Пожиратели времени» типа пустой болтовни в социальных сетях, чтения различных рассылок, просмотра телевизора будут только отвлекать от главных для вас целей. Лучше включите легкую ненавязчивую музыку. И не надо поддаваться на уловку проверять почту или аську каждые пять минут. Можно использовать специальные почтовые программы, и настроить их таким образом, чтобы они оповещали только о важных письмах.

10. Четко разделите работу и личную жизнь!

Это правило, пожалуй, самое сложное из всех. Если вы, сидя перед компьютером, общаетесь по телефону или вживую с мужем, готовите ужин или вяжете, — запомните, ничего общего с работой и выполнением заказов это не имеет! А, соответственно, к своевременному качественному результату труда не приводит. Поэтому учитесь называть вещи своими именами и правильно расставлять приоритеты.

Ранее мы с вами говорили о фрилансе вообще как таковом. Ведь из дому можно делать очень многое – и бухгалтерские отчеты заполнять, и обзванивать клиентов, и делать рассылки. А сейчас мне хотелось бы акцентировать внимание именно на «творцах» — то есть людях, занятых творческим трудом: написанием книг, статей, дизайнерским делом и т.д.

Ведь им не так-то просто следовать всем выше упомянутым рекомендациям – как же, ведь творческий человек зависит от вдохновения! Бесспорно, это так, — когда приходит «муза», вы готовы горы свернуть, перевыполнить годовые нормы, и даже море кажется «по колено». Но стоит ей где-то задержаться, задремать в пути – и вот вы уже унываете, и рука не поднимается делать хоть что-нибудь. Знакома вам такая ситуация?

Казалось бы, выхода нет, — как же быть, если нет вдохновения. Ну, нет его, и все на том! Но ведь муза может не появляться годами – что же тогда, не творить совсем? Специалисты рекомендуют творческим натурам прислушаться к несложным советам:

1. Добавьте ярких моментов в свою жизнь

Найдите те мелочи, которые вас вдохновляют: красивые открытки, разноцветные стикеры, яркие плакаты, и пользуйтесь ними! Организуйте свое рабочее место так, как вам реально нравится, даже если это будут различные бабочки, цветочки и птички, — главное, чтобы вам это помогало!

2. Используйте различные головоломки и упражнения для творцов

Благо, в наше время найти такие «упражнялки» не составит особого труда – Интернет вам в помощь! Такие простые штуки помогут включить и развить воображение, найти новые темы, посмотреть на обычные вещи с другой стороны, а, значит, подтолкнуть творческий процесс!

3. Каждый день обязательно выделяйте какое-то время творчеству

Постарайтесь его «приручить», хоть это и кажется на первый взгляд невозможным. Но, посмотрев истории известных писателей и художников, вы убедитесь, что подавляющее большинство из них работали каждый день, неустанно, и только так смогли достичь успеха.

4. Не бойтесь чистого листа

Он дает намного больше, чем все на свете рекомендации и советы. Рисуйте и пишите на нем то, что говорит ваша душа. Ведь это огромное счастье – делиться с другими крупицами своего внутреннего мира! Не упускайте этот шанс! А ведь он ждет вас каждый день – просто сядьте и начните работать.

Вот так просто.

5. Общайтесь с другими творцами

Конечно, намного проще создавать свои шедевры, если за вашей спиной стоят толпы поклонников, прислушивающихся к каждому вашему слову. Но в самом начале так обстоят дела далеко не у всех, правда же? Нередко даже самые родные и близкие не могут понять, «чем же вы там занимаетесь и зачем это вам надо, лучше бы на работу нормальную вернулась!». Да, такие моменты есть, и от них не уйти.

Но их вполне можно и нужно пережить, заручившись поддержкой таких же, как вы, творцов. Найдите себе конструктивное общение – на специализированных форумах, в творческих кружках, да мало ли где! Главное, не превращайте такое общение в самоцель – оно лишь средство для вашего профессионального роста!

6. Не отступайте!

Даже если в вас не верят и не понимают. Помните, что лучше уж пожалеть о том, что сделал, чем о том, на что так и не решился. Это ваша жизнь, и вы должны быть полны решимости и сил, чтобы прожить ее достойно, с удовольствием и именно так, как вам нравится!

Не важно, где вы трудитесь и как. Называете ли вы это работой или просто самовыражением. Большие или не очень деньги вы за это получаете. Главное – это ощущение внутренней свободы и окрыленности полетом! И тогда совершенно любые задачи будут вам по плечу!

Самые популярные

Источник: tdiesel.ru

Как организовать рабочее место

Внушительную часть дня человек проводит за работой в офисе или дома. Однако редко кто задумывается о собственном комфорте во время работы. Мы сетуем на лень, прокрастинацию и плохое настроение, когда наша эффективность стремительно падает, и не учитываем влияние рабочего пространства.

Кстати, тому, как стать наиболее эффективным, мы учим на онлайн-программе «Тайм-менеджмент», где всего за 5 недель вы освоите лучшие техники по распределению своего времени. Поэтому, если у вас проблемы с планированием времени, организованностью и достижением своих целей, то смело записывайтесь на обучение. А сегодня мы поговорим об организации рабочего пространства, которое также влияет на продуктивность человека.

Особенно эта проблема становится актуальной в свете последних событий. На карантине многим приходится работать удаленно, но не всем удается поддерживать свой прежний рабочий темп.

Почему важно держать свое рабочее место организованным

Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду проблем с работой. К тому же, беспорядок и дискомфорт на рабочем месте увеличивают время и затрачиваемую энергию, необходимые для выполнения даже самых маленьких и простых задач.

Вот некоторые проблемы, появляющиеся в результате неправильной организации рабочего пространства:

• стресс из-за невозможности найти нужные предметы или документы;
• снижение производительности, потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ;
• ухудшение концентрации внимания: чем больше хлама в рабочем пространстве, тем выше шансы отвлечься от работы на посторонние объекты;
• повышенный риск заболеть: беспорядок может стать домом для бактерий, микробов и вирусов.

Как видите, вопрос организации рабочего пространства очень важен.

Что влияет на эффективность работы из дома

Организуя рабочее место дома, необходимо учитывать две составляющие: психологическую и техническую.

Психологически человеку поначалу сложно различать, когда начинается работа, а когда можно расслабиться и отдохнуть. И это естественно, ведь раньше у вас существовали ритуалы, которые помогали настроиться на работу, – укладка волос, выбор одежды или покупка кофе по дороге в офис. Теперь рабочие и личные границы размыты, что сбивает с толку.

Техническая составляющая также влияет на эффективность работы. Идея весь день лежать с ноутбуком на кровати сначала кажется вдохновляющей, но вскоре вы поймете – так работать не получится. Отсутствие рабочего стола, неудобный стул, недостаточное освещение в комнате и неправильная расстановка мебели – это лишь часть технических факторов, убивающих вашу продуктивность.

Побороть оба фактора можно, приложив немного усилий. Для этого давайте разберемся как организовать рабочее место правильно.

Установление границ в квартире

И с психологической, и с технической составляющей справится установка рабочих границ в квартире. Если вы будете переходить из комнаты в комнату с ноутбуком на руках, настроиться на работу будет сложно. Неэффективно также работать и за обеденным столом, ведь он вызывает совсем другие ассоциации. Поэтому:

Найдите идеальное рабочее место

Организовать рабочее пространство проще, выделив для него определенную комнату. При этом нужно учитывать, какая среда вам подходит. Поэтому задайте себе следующие вопросы:

• Где я буду хорошо работать?
• Мне нужно уединенное место?
• Фоновая музыка поможет мне настроиться на работу?
• Что меня может отвлечь?

Понимание того, что делает рабочий процесс легче и что отвлекает вас, поможет найти идеальное место для работы.

Создайте комфорт

Чтобы с удобством работать долгие часы, не выходя из дома, подумайте о приобретении подставки для ног и хорошего стула. Стул, от которого болит спина, или стол, на котором недостаточно места, снижают уровень комфорта.

Эффективная эргономика на рабочем месте помогает защитить здоровье и повышает уровень производительности, избавляя вас от стресса, телесных зажимов, головной боли, отекших ног и болей в спине.

Создавая себе комфорт, вы сможете оставаться сосредоточенными на работе в течение длительного времени.

Хорошее освещение

Любое рабочее место нуждается в хорошем освещении, чтобы вы могли хорошо видеть в любое время дня, важно заботиться о своем зрении. Воздействие резкого и чересчур яркого освещения в течение длительного периода может вызвать мигрень. Тусклое освещение может также вызвать головную боль и перенапряжение глаз.

Позаботьтесь о хорошем освещении без контрастов.

Вдохновение

Вы всегда можете спроектировать рабочее место так, как захотите. Это одно из преимуществ работы из дома.

Чтобы оставаться энергичным и мотивированным на работу, установите приятные и вдохновляющие напоминания на своем рабочем месте. Цитата из любимой книги или фильма, которая мотивирует и оживляет ваш дух, фотография любимого человека, приятные картины или постеры, свежие цветы – все это вдохновляющие вещи, которые можно поставить на рабочем месте.

Рабочая среда должна быть тщательно организована, чтобы оказывать положительное влияние на ваше желание работать, настроение, эффективность и производительность. Отвечая на вопрос «как организовать рабочее место?», мы перейдем к важной его части – рабочему столу.

Организация рабочего стола

Наведение порядка на рабочем столе не должно занимать целый день, это может быть сделано постепенно. На самом деле, поддержание организованного рабочего места гораздо эффективнее, если рассматривать его как постоянный проект, а не как одноразовое дело.

Итак, если вы готовы начать работу, следующие советы по организации помогут вам превратить ваш стол в эффективное рабочее пространство.

Наведите порядок

Беспорядок на рабочем столе и в папках с документами, куча хлама, запутанные провода зарядных устройств, наушников и т.д. Если вы постоянно складываете разные предметы в кучу с мыслью «потом как-нибудь разберу», вы начнете просто закрывать глаза на царящий на столе хаос. Создайте систему, которая не позволит превратить рабочее место в склад, тогда вам не придется разбираться с огромным беспорядком из раза в раз.

У каждой вещи должно быть свое место

Предметы намного проще убирать, когда у них есть определенные места. Это касается и вещей, с которыми вы не знаете, что делать, или к которым нужно вернуться позже. Выделите для подобного свое место и раз в день принимайтесь за разбор.

Не думайте, что лучший стол – это пустой стол

Хотя минимализм в стиле Мари Кондо может быть эффективным для некоторых людей, это не единственный способ организовать опрятное рабочее пространство. Люди, которые лучше воспринимают визуальную информацию, не преуспеют в работе, убрав все предметы из виду. Если это про вас, используйте систему хранения предметов с цветовой кодировкой, чтобы наладить рабочий процесс.

Хитрость в борьбе с файлами: разделяй и властвуй

Хитрость в создании действительно полезной системы хранения документов заключается в организации широких категорий, а затем их разделении на конкретные подкатегории. Разложите папки по алфавиту или по любой другой удобной системе, держите названия файлов выровненными по одному и тому же краю.

Освободите больше пространства

Популярность в эффективной организации рабочего пространства приобретает вертикальное хранение документов. И совсем не зря, ведь это позволяет выиграть больше свободного места на рабочем столе и на полках. Тогда как горизонтальные скопления документов сползают по поверхностям, тем самым захватывая большие области стола.

На карантине, например, когда вся работа переносится в небольшую квартиру, такая организация пространства важна как никогда.

Прикрепите на документы стикеры с датой истечения срока

Порядок на рабочем столе можно поддерживать, если вовремя выбрасывать ненужное. Это правило касается и документов. Если с пустыми шариковыми ручками и исписанными черновиками все ясно – их можно выбросить сразу, то с важными документами сложнее. Некоторые договоры или квитанции нужно хранить определенное время, ведь они могут понадобиться. Поэтому и возникает беспорядок в файлах и папках – что-то еще актуально, а от чего-то уже можно смело избавляться, но устраивать генеральную уборку и каждый раз вчитываться в документы слишком накладно по времени.

Проблема решается просто: как только у вас появляется новый документ, прикрепите на него стикер с датой истечения срока его актуальности. Кстати, совет применим и к цифровым файлам – в названии файла дополнительно запишите нужную дату. Держать организованным рабочее место дома или в офисе станет гораздо легче.

Правильные инструменты для работы

Специалисты рекомендуют использовать организационные инструменты и материалы для более эффективной работы:

• Если у вас не полностью цифровая работа, файловые разделители необходимы для сортировки задач. Распределите срочные задачи, большие проекты и рутинные документы по разным секциям.
• Инвестируйте в организатор для ящика. Он поможет сортировать предметы по категориям, так что вы не будете тратить время на поиск нужного в одной большой куче.
• Если вы используете бумажный планировщик или календарь, лучшим вариантом будет его настольная версия.
• Даже заменив бумагу электронными файлами, не отказывайтесь от всех физических предметов, они имеют свои достоинства. Так, например, аналоговые часы помогают в управлении временем, потому что вы будете видеть, как быстро идет время.
• Небольшие расходные материалы помогут вам в поддержании порядка в рабочем пространстве: скотч, скрепки, клеящиеся стикеры и цветные маркеры.

Используйте один совет или попробуйте все. Вместо того, чтобы тратить время на поиск вещей и перетасовку нагромождений, вы сможете нормально работать. Мы уверены, вам понравится быть свободным от беспорядка.

На первый взгляд может показаться, что наведение порядка в рабочем пространстве – это очень сложно и не стоит потраченного времени. Но ваши силы и время окупятся с лихвой и проявятся в положительных результатах вашей работы, а также в вашем самочувствии. Ведь мы часто чувствуем себя подавленными даже в офисе среди коллег, а работать, не выходя из дома, может быть сложнее вдвойне.

И напоследок, хотим еще раз пригласить вас на нашу онлайн-программу «Тайм-менеджмент», где вы научитесь быть продуктивным, несмотря на любые проблемы.

Желаем вам эффективной работы!

Советуем также прочитать:

• Сторителлинг
• Популярные и простые техники тайм-менеджмента
• Как избежать выгорания на удалённой работе: советы практиков
• Упражнения по управлению временем для учащихся и работающих
• Как повысить продуктивность с помощью окружающей среды
• Тайм-менеджмент от Google
• Как быть продуктивным, работая на дому
• Организация рабочего места писателя
• 14 принципов управления Анри Файоля
• Кабель-менеджмент: что это такое и зачем это нужно
• Эффективность и удаленка

Источник: 4brain.ru

Рабочее время менеджера: как наиболее эффективно его организовать

Менеджмент

Автор Павел Манзадей На чтение 11 мин Просмотров 5.8к. Опубликовано 12.12.2021

Успешный и эффективный сотрудник – какой он? Конечно, это человек, знающий свое дело, умеющий ставить цели и достигать их. Но самым главным качеством хорошего специалиста является умение планировать свое рабочее время. Однако прежде всего надо выяснить, на что оно тратится и почему его не хватает. В статье подробно рассмотрим, на что уходит рабочее время менеджера и как использовать его более эффективно.

Планирование рабочего времени менеджера

Выделяя ежедневно по 10 минут на то, чтобы составить список дел, в течение дня вы сэкономите примерно 2 часа и посвятите их решению действительно важных вопросов. При помощи планирования рабочего времени менеджера можно упорядочить рабочие часы, что позволит создать лучшие условия для выполнения поставленных задач.

Главное правило планирования звучит как «60/40» и означает, что при любом планировании 60 % времени отводится на выполнение заранее запланированных дел, а 40 % – на непредвиденные задачи.

При таком подходе вероятность выбить вас из колеи внезапно возникшими обстоятельствами сводится к минимуму. Вы сможете выполнить все запланированные задачи, после чего оставшееся время посвятить прочим делам.

Перечисленные ниже принципы являются основой успешного управления рабочим временем менеджера.

• Обязательная фиксация временных затрат. Стоит завести ежедневник и вносить в него записи о том, сколько времени и на что вы тратите. Учитывать необходимо абсолютно любую деятельность, включая разговоры с коллегами и перерывы на кофе. Проанализировав свои записи, вы сможете понять, на что тратится драгоценное время, и в последующем контролировать его.
• Все задачи, исходя из того, сколько времени требуется для их выполнения, разделите на три категории: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Подобное деление поможет вам не суетиться, но и не забывать о делах.
• Составляя план, необходимо сосредоточиться на задачах, чтобы ни о чем не забыть.
• Если вы будете составлять план ежедневно, то через некоторое время планирование войдет в привычку, которая облегчит вам жизнь.
• Не стоит ставить перед собой недостижимых целей, чтобы в конце дня не скатиться к недовольству собой и упрекам самого себя в лени, медлительности и недостатке сообразительности.

Организация рабочего времени менеджера

Жизнь и работа менеджера проистекает в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем. Какое количество времени отпускается на решение задачи? Каким количеством времени располагает менеджер? А сколько времени менеджер в состоянии выделить лично себе? Около одного – двух часов в сутки? Конечно, это весьма мало, но такова жизнь.

Каким же образом следует распоряжаться временем?

Менеджер всегда имеет три возможности:

1. Ничего не делать.
2. Делегировать задачу.
3. Сделать работу самому.

Зачастую менеджер спрашивает себя, что же произойдет, если ничего не делать. Этот вопрос скрывает важную истину, суть которой в необходимости распознавания ситуаций, в которых необходимые дела исключительно отнимают время, не принося практической пользы. Подобные бессмысленные задачи ставятся как перед государственным, так и перед частными бизнесом.

Для того чтобы позволить себе достаточную гибкость, менеджеру следует прибегнуть к перепоручению задач. Перепоручить – значить делегировать выполнение работы другому лицу, которое может с ней успешно справиться. Это стоит делать исходя из трех причин:

1. Только делегируя задачи, вы даете подчиненному повод раскрыть свои способности.
2. Отказываясь от перепоручения, можно перегрузить делами руководителей, замедлить процесс принятия решений, что в итоге может привести к разладу в системе управления.
3. При отсутствии делегирования сокращается рабочее время, которое необходимо для осуществления ряда функций менеджера.

Для эффективного перепоручения задач необходимо обратить внимание на следующее:

• должна быть определена зона ответственности и полномочия по каждому виду деятельности;
• не стоит слишком подробно инструктировать сотрудников;
• нельзя делать выводы за подчиненных;
• избегайте побуждения сотрудников к проявлению инициативы;
• спокойное отношение к возможным ошибкам и сбоям в работе подчиненных;
• следует подобрать для себя конкретную работу, которую можно выполнить качественно.

Делегирование задач подчиненным позволяет менеджеру организовать свое личное рабочее время. Зачастую его рабочий день начинается ранним утром и заканчивается поздним вечером. Между тем давно известно, что количество проведенного на работе времени не всегда влияет на результативность труда. Настоящая эффективность невозможна, если время не организовано должным образом. При этом его организация должна основываться на главных задачах субъекта деятельности.

Каким образом вы используете свое рабочее время? Обеспечена ли вами максимальная отдача своих возможностей при управлении производством? Достаточное ли количество времени вы уделяете людям?

Эффективное использование менеджером своего рабочего времени зависит от взаимодействия с помощниками и, разумеется, с секретарем.

Обычно секретаря назначают руководителю, у которого значительный объем дел, для того, чтобы обеспечить ему спокойную работу, освободить его от рутины.

Рабочее время менеджера: основные методы управления и планирования

Рассмотрим несколько подходов к эффективному управлению рабочим временем менеджера. Тайм-менеджмент – это технология, помогающая организовать время и повысить эффективность его использования. Управляя рабочим временем, можно увеличить продуктивность труда.

Есть даже правило «шести П», согласно которому Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Кайдзен

Согласно японской философии Кайдзен, для достижения успеха в любом деле, в том числе в планировании рабочего времени менеджера, необходимо придерживаться пяти принципов:

1. Аккуратности.
2. Порядка.
3. Чистоты.
4. Стандартизирования.
5. Дисциплины.

Руководствуясь данными правилами, вы можете облегчить себе составление ежедневного плана дел. Не стоит держать в голове списки необходимых задач – записывайте все запланированное в ежедневник или электронный планировщик, таким образом, у вас сведется к минимуму возможность забыть что-то важное, а, кроме того, вычеркивая выполненные задачи, вам будет проще держать их под контролем.

Планируя рабочее время менеджера, не ставьте сверхзадач, тщательно продуманные и упорядоченные в соответствии с важностью списки дел помогут вам наиболее эффективно использовать свое время.

Сделайте планирование ежедневным и неукоснительно выполняйте поставленные задачи.

SMART-подход

Планирование рабочего времени менеджера начинается с постановки цели.

Согласно этому подходу каждая цель должна обладать перечисленными ниже качествами.

Конкретность. Главная задача поставленной цели – ответ на вопрос: «Что должно быть достигнуто?». Важно помнить, что одна цель преследует один результат. Если, запланировав что-то, вы хотите достигнуть нескольких результатов, то такая цель нуждается в пересмотре и разделении ее на ряд более узких и конкретных.

Измеримость. Поставив перед собой цель, необходимо определить те критерии, которые дадут вам возможность отслеживать прогресс в ее достижении, а также значение, достигнув которого можно говорить о ее выполнении. Если речь идет о качественном показателе, то необходимо установить эталон.

Достижимость. Возможность добиться цели при имеющихся внешних и внутренних ресурсах и ограничениях.

Актуальность. Любая цель должна быть поставлена своевременно и соотнесена с глобальными стратегическими целями.

Ограниченность во времени. Достижение каждой цели должно быть ограничено временными рамками.

Эти принципы составляют суть SMART-подхода.

Принцип Парето

Определив цели, расставьте приоритеты.

Согласно принципу эффективности Парето, лишь 20 % усилий может обеспечить вам 80 % результата.

В то же время остальные 80 % дадут вам всего 20 %. С учетом этого, необходимо выделять те 20 % дел, которые на выходе дадут вам наибольший результат.

Матрица Эйзенхауэра

Для того чтобы эффективно управлять рабочим временем менеджера, можно использовать матрицу Эйзенхауэра.

Она основана на том, что все дела можно разделить на четыре группы исходя из их важности и срочности.

1. К первой группе относятся дела важные и срочные, откладывать выполнение которых нельзя ни в коем случае.
2. Во вторую группу входят дела, важные, но не срочные. Для более эффективного их выполнения установите конкретные сроки, к которым каждая задача должна быть решена.
3. Третья группа дел – неважные и срочные. Эти задачи лучше всего перепоручить другим.
4. Ну и, наконец, четвертая группа – неважные и несрочные дела, которые можно со спокойной совестью не выполнять.

Метод АБВГД

По этому методу задачи распределяются на 5 категорий в соответствии с их значимостью.

Приоритетными делами являются те, которые обозначены литерой «А», т. е. А1, А2 и так далее. Приступать к выполнению дел, обозначенных литерой «Б» можно только тогда, когда вы выполнили все задачи из первой категории.

Очередь литеры «В» наступает после решения задач второй группы. Ну и дела, попавшие в списки «Г» и «Д», можно делегировать подчиненным сотрудникам или вовсе отказаться от их выполнения.

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что выполнение любой работы занимает столько времени, сколько вы на него тратите.

Для того чтобы применять этот подход в планировании рабочего времени менеджера, необходимо на протяжении нескольких дней отслеживать сколько минут или часов у вас уходит на исполнение того или иного типового дела.

После этого полученные данные можно использовать, планируя свой рабочий день.

Другие принципы

Если вы включили в план слишком много задач, то велика вероятность не выполнить его в полном объеме, что, в свою очередь, приведет к недовольству собой и лишнему стрессу. Для того чтобы не попасться в эту ловушку, учитывайте при планировании рабочего времени следующие нюансы.

Метод лягушки состоит в том, что самое неприятное дело («лягушка») выполняется в первую очередь (к примеру, тяжелый звонок или встреча). Если эта задача будет поставлена на конец рабочего дня, то ваша эффективность в рабочее время будет ниже, поскольку мысленно вы постоянно будете возвращаться к неприятному делу, что помешает сосредоточению на выполнении текущей работы.

Метод помидора основан на особенностях человеческого организма. Человеческий мозг может концентрироваться на одной задаче в течение 30 минут, после этого внимание начинает рассеиваться. В связи с этим через каждые 25 минут работы необходимо устраивать себе пятиминутные перерывы.

Метод швейцарского сыра отлично подходит для важных, но не срочных дел. Когда какая-то задача все время откладывается на потом в связи со своей объемностью, ее следует разделить на части.

Запланируйте на день выполнение части работы, к примеру, из середины. Таким образом, вы сделаете «дырку» в задании. На следующий день запланируйте выполнение еще небольшой части, потом еще и еще.

После того как «дырок» станет много, задача уже не будет казаться вам такой сложной, а значит, ее окончательное выполнение не вызовет у вас трудностей.

Помните, что планирование самой сложной задачи на конец рабочего дня сильно снижает эффективность остальных дел.

Следуя этим советам, вы легко сможете выполнять запланированные дела и не ощущать себя под давлением.

ТОП-5: книги про рабочее время менеджера

1. Люси Джо Палладино. «Максимальная концентрация».

Не все из того, что нам приходится делать ежедневно, можно назвать работой. Помногу раз мы проверяем почту, бросаемся от одной задачи к другой, отвлекаемся на мобильный телефон. На компьютере у нас одновременно открыто множество окон с сайтами, таблицами, отчетами… Благодаря этой книге мы можем научиться концентрироваться на текущих делах, не отвлекаться на посторонние вещи, справляться со стрессом, связанным с цейтнотом.

1. Нейл Фьоре. «Легкий способ перестать откладывать дела на потом».

И трудоголизм, и прокрастинация живут в наших головах. Чтобы справиться с ними, надо постоянно выходить из зоны комфорта. Работая с клиентами, любящими откладывать все на последний момент, психолог Нейл Фьоре предлагает стратегию, согласно которой не стоит постоянно винить себя за неудачи и несовершенство, однако нужно ставить личные и рабочие цели, составлять планы по их достижению, и изначально оставлять себе время для отдыха.

1. Яна Франк. «Муза и чудовище».

Эта книга лучший подарок для творческих людей, у которых в делах постоянный «творческий беспорядок», которые не могут соблюдать установленные сроки, а в итоге скатываются в депрессию и недовольство собой. Традиционный тайм-менеджмент бессилен перед творческим человеком, в отличие от книги Яны Франк.

1. Грег МакКеон. «Эссенциализм».

Книга для тех, кто много работает, но при этом мало успевает, постоянно занят, но не видит результата своих трудов, расходует свое время на решение чужих задач. Прочитав ее, вы поймете, как расставлять приоритеты и добиваться большего, прикладывая меньше усилий.

1. Дэвид Аллен. «Как привести дела в порядок».

Одни живут по принципам, изложенным в книге Архангельского «Тайм-драйв», другим ближе система GTD (Getting Things Done) от Аллена. Почитав первые главы книги «Как привести дела в порядок», вы поймете подойдет ли она вам или тому, кому вы хотите ее подарить.

Вот и подошла к концу наша статья о рабочем времени менеджера. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике?

Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.

Источник: biznes-resurs.ru