В современных условиях изменчивой бизнес-среды главной задачей бизнеса становится быстрое реагирование на эти изменения и такое же быстрое внедрение адекватных изменений в организации и ведении бизнеса. Оптимизация бизнес-процессов является одной из основных, стратегически важных задач предприятия, определяющие всю его дальнейшую эффективную деятельность.
Прежде чем начинать работу по оптимизации, необходимо описать существующие на предприятии бизнес-процессы «как есть» (создать их модели). Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным: как по отдельно выделенному бизнес-процессу, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов. Безусловно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и полнее можно оценить их оптимальность.
Оценивая оптимальность, в первую очередь необходимо анализировать каждую часть бизнес-процесса, выполняемого конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедурой). Оценивая ее, необходимо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.
Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе
Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатам оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и / или группе процессов.
На следующем этапе необходимо разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, перестроить модель процесса («будет»), учитывая данные предложения, пересмотреть действия исполнителей и кандидатуры самих исполнителей (если это необходимо), а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается в совершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.
На завершающем этапе необходимо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников.
Методы оптимизации бизнес-процессов можно разделить на три группы:
1) Формализованные универсально-принципиальные методы, которые основаны на применении успешного опыта и формализованных принципов для построения эффективных бизнес-процессов. Данные методы являются универсальными и они подходят для оптимизации любых бизнес-процессов для любого бизнеса и практически не зависят от его специфики.
2) Методы основанные на изучении, анализе и дальнейшем копировании элементов процессов успешных компаний, занимающихся схожими видами деятельности. Претендентами на изучение и копирование их успешного опыта в первую очередь есть лидеры-конкуренты. Практика показала, что в последнее время многие предприятия эффективно внедрили у себя технологические ноу-хау, позаимствовав их у предприятий, работающих в других отраслях бизнеса.
Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсы
3) Методы групповой работы. Эта группа методов объединила различные технологии работы в команде: метод мозгового штурма, метод группового решения задач т.д. их использование позволяет разработать новые эффективные решения, ранее никому не известные, что позволяет предприятию быть лидером по технологиям, которые используются.
Оптимизация бизнес-процессов предприятия имеет следующие преимущества:
— сокращение затрат, продолжительности и количества ошибок в каждом из проанализированных процессов;
— формирование у работников предприятия и руководителей четкого понимания того как, когда, кто, и что необходимо делать для достижения поставленных целей;
— интегрирование со стратегией предприятия и ключевыми показателями ее эффективности;
— возможность подготовки к успешной, продуманного и эффективного внедрения информационных технологий;
— возможность подготовиться к эффективному и обоснованного организационного редизайна;
— рост управляемости предприятия;
— улучшение взаимодействия между сотрудниками и подразделениями предприятия;
— приближение к сертификации по стандартам ISO: 9000;
— рост инвестиционной привлекательности.
Источник: studbooks.net
Анализ и оптимизация бизнес-процессов
Людям свойственно забывать: не перезванивают после отправки коммерческого предложения, не выполняют пункты договоров, не выставляют счета вовремя. Эти ошибки в конечном счете дорого обходятся.
В «Битрикс24» легко переложить функцию контроля с людей на программу, формализовать и регламентировать рабочие процедуры. Раньше они были в головах у сотрудников, теперь станут правилами, которые невозможно игнорировать.
Начните с анализа бизнес-процессов
Для оптимизации бизнеса исключите лишние и ненужные операции. Опросите сотрудников, составьте схему. Определите ресурсы, цели, роли участников. Постройте модель по методологии BPMN, EPC, IDEFO или задачно-ориентированной последовательности работ. «Битрикс24» поможет найти «узкие» места в работе подразделений, выявить возможные риски и непроизводственные траты, которые компания несет из-за дублирования функций и полномочий.
Вы поймете, какие операции отнимают слишком много времени, сколько в них задействовано людей, кто отвечает за ту или иную задачу и на каких участках производительность опасно низка. Используйте эти данные, чтобы выявить процессы и процедуры, которые следует устранить или заменить.
Автоматизируйте работу с Битрикс24!
Доверьте рутину роботам и упростите все бизнес-процессы, чтобы освободить время и ресурсы компании.
Автоматизируйте по частям
Автоматизировать сразу все рабочие процессы рискованно. Определите первоочередные участки и начните с них! После анализа эффективности бизнес-процессов вы легко выделите затратные, дублирующие и затянутые операции.
Выявили типовые процедуры? Изобразите в виде схемы на бумаге, а затем занесите в «Битрикс24» с помощью визуального редактора. Запустите бизнес-процессы и протестируйте на практике. Выявите «узкие места» и быстро устраните, не привлекая к работе программистов и консультантов. Теперь сотрудники не забудут о важных делах.
Наблюдайте и регулируйте
В компании уже сложился порядок взаимодействия подразделений в процессе производства, сбыта, учета, управления. Но эффективен ли он? Слабые звенья ограничивают пропускную способность, некоторые сотрудники постоянно перегружены, в работе очереди и заторы. Руководители даже не в курсе, какой трудный путь проходит документ перед тем, как попасть к ним на стол.
В «Битрикс24» все бизнес-процессы как на ладони. Вы видите, на каком этапе находится ваша заявка и на ком «завис» процесс, и в случае необходимости подключаетесь, чтобы обсудить или уточнить информацию.
Моделирование любых сценариев
«Битрикс24» позволяет моделировать бизнес-процессы любой сложности. С неограниченным количеством участников, с разнообразной последовательностью согласований, с разветвлениями и условиями запуска и выбора.
Типовые бизнес-процессы уже готовы: оплата счетов, обработка исходящих и входящих, выдача наличных, согласование заявлений на отпуск и на командировку.
Автоматизируйте работу с клиентами
Оптимизация бизнес-процессов компании с помощью «Битрикс24» поможет сотрудникам оперативно реагировать на заявки, запросы или звонки, быстрее обслуживать клиентов, планировать встречи и деловую переписку.
Чем меньше ошибок в работе менеджеров, тем лояльнее клиенты. «Битрикс24» поможет выслать коммерческое предложение или счет в срок и без дополнительных напоминаний, предупредить клиента об акции или сезонной распродаже, поздравить с Днем Рождения или с юбилеем компании.
Доводите сделки до конца. CRM обязательно напомнит, что и когда необходимо сделать и предоставит необходимую информацию.
«Битрикс24» — это не только автоматизация бизнес-процессов
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять.
Не нужно учиться, чтобы освоить.
Источник: www.bitrix24.ru
Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета
Бухгалтерия — особая структура компании, поддерживающая ее работу. Этот отдел не генерирует доход, но как затратный центр нуждается в оптимизации бизнес-процессов. Расскажем, как снизить расходы на бухгалтерию и повысить ее эффективность.
В чем состоит задача бухгалтерии
- подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;
- сдача статистических отчетов;
- сдача налоговых деклараций и расчет налогов;
- взаимодействие с контролирующими органами;
- начисление и расчет зарплаты, отпускных и больничных;
- отправка платежей;
- проведение инвентаризации — сличение остатков на складах с данными бухучета;
- учет ТМЦ — бухгалтер фиксирует входящие и убывающие запасы, товары, основные средства и так далее;
- контроль задолженности;
- ведение управленческого учета — подсчет прибыли, рентабельности и так далее.
Когда нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии
Понять, что в бухгалтерии нужно что-то менять, несложно. Явный сигнал — рост затрат по бухгалтерскому направлению:
- начисление пеней и штрафов со стороны органов из-за несвоевременной уплаты налогов;
- начисление штрафов и пеней по договорам с поставщиками из-за просрочки оплаты;
- заметное расширение бухгалтерского штата.
Кроме затрат обратите внимание на просрочки, которые допускает бухгалтерия. Например, несвоевременное начисление зарплаты или опоздание с предоставлением отчета руководству.
Такие ситуации говорят о низкой эффективности работы бухгалтерии. Чтобы исправить это, оцените ситуацию и выявите направления оптимизации.
Распространенная проблема — большой объем первички
Очень часто задержки связаны с большим объемом первичных документов, а это самая рутинная бухгалтерская задача. В крупных компаниях бухгалтеры большую часть дня заняты занесением накладных в учетную базу. Это легко проверить: посмотрите, сколько первичных документов провели бухгалтеры за последний месяц и сравните их число с объемом первички в предыдущие месяцы.
Если объем и вправду вырос, вероятно, сотрудники перегружены и не успевают выполнять другие задачи. Теперь нужны варианты решения проблемы, их несколько:
- расширить бухгалтерский штат;
- снять с сотрудников бухгалтерии несвойственные им задачи;
- упростить работу бухгалтеров.
Расширение штата — самый простой вариант, ведь найти еще одного бухгалтера легко. Но посчитайте затраты: новому человеку нужно ежемесячно выдавать зарплату, выделить рабочее место и дать доступ к бухгалтерской базе.
Проблема несвойственных задач актуальны для малых фирм, где небольшой штат сотрудников, и один человек должен выполнять разные типы работы. Например, бухгалтеры могут готовить накладные на отгрузку, хотя в крупных компаниях это задача отдела продаж. Но чтобы снять задачу с бухгалтера, нужно переложить ее на другого сотрудника — а у него тоже может не хватать времени.
Выгоднее упростить работу без расширения штата, и сделать это можно через автоматизацию бизнес-процесса. Почти всю рутинную работу можно автоматизировать, и ввод первички — не исключение.
Автоматизация ввода первичных документов
Есть немало сервисов, которые ускоряют процесс ввода первички в учетную базу. Например, модули, которые встроены в сервисы электронного документооборота (ЭДО), сразу переносят данные из документа в базу. Но не все контрагенты согласны работать с ЭДО, многие предпочитают обмен первичкой на бумаге.
Другое решение проблемы первички — система автоматического распознавания сканов первичных документов. Вот принцип ее работы:
- в сервис загружается скан первичного документа — акта, накладной, счета-фактуры или УПД и др.;
- система проводит распознавание, если что-то определить не удается, она предупреждает об этом бухгалтера, подсвечивая соответствующее поле в документе;
- программа показывает, какую информацию она намерена загрузить в базу, а бухгалтер ее проверяет;
- первичный документ проводится в учетной программе.
Скорость обработки документов возрастает в несколько раз, а количество ошибок уменьшается. В бухгалтерии перестают копиться пачки накладных, которые затем экстренно вводят в систему в начале нового квартала.
Какие еще бизнес-процессы можно оптимизировать
Оптимизировать можно не только процесс обработки первички. В бухгалтерии есть много задач, которые до сих пор решают «вручную», хотя можно автоматизировать и их. Например:
- использовать приложения для работы с авансовыми отчетами — актуально для компаний, где сотрудники часто и много ездят в командировки;
- внедрить новую учетную систему с расширенным функционалом — это может помочь для более верного расчета налога или быстрого составления управленческих отчетов;
- передать часть задач на аутсорсинг — это разгрузит сотрудников и обойдется дешевле, чем найм нового человека; к тому же заниматься оптимизацией можно совместно с аутсорсинговой компанией, если у нее есть опыт в этой сфере;
- интегрировать учетную систему с CRM и так далее.
Рекомендуем для работы веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система для распознавания первички. А еще — простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе учета, управленческие отчеты и другие полезные инструменты. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно в течение 14 дней.
Источник: www.b-kontur.ru