Как оформиться на работу

Прием на работу – это процедура, регламентируемая несколькими нормативными актами.

Существуют специальные правила, которые, согласно действующему законодательству, обязан соблюдать каждый работодатель и соискатель.

Для того чтобы не противоречить установленным нормам и избежать проблем с контролирующими органами, важно при оформлении трудовых отношений придерживаться определенной тактики действий.

В какой форме принимать – устной или письменной?

67 статья ТК РФ гласит, что работодатель, ведущий свою деятельность на официальной основе, обязан оформлять наемных работников по всем установленным правилам.

Трудовое соглашение между ним и сотрудником должно быть заключено в оперативном порядке.

Несмотря на это, некоторые работодатели продолжают принимать трудящихся на работу без документального оформления. Важно помнить, что этого делать нельзя.

Руководитель фирмы, не оформляющий трудовые отношения с подчиненным, преследует определенную выгоду. Они заключаются в следующем:

Трудовой договор. Как законно оформить трудовые отношения с работодателем?

• отсутствие обязанности обеспечения работников соответствующими условиями труда и безопасности;
• отсутствие необходимости произведения налоговых отчислений за трудящегося;
• возможность в любой момент уволить работника и не выплатить ему полагающиеся законом денежные суммы;
• отсутствие необходимости своевременной выплаты зарплаты и других и т.д.

Прием сотрудников на работу без оформления грозит работодателю, нарушившему действующие правила законодательства, ответственностью.

В данном случае ответственность может быть нескольких видов:

• налоговой;
• административной;
• уголовной.

Характер наказания за нарушение зависит от конкретных характеристик ситуаций. В случае проверки деятельности компании проверяющими органами, к примеру, Трудовой инспекцией или прокуратурой, проблем избежать не получится.

Пошаговый алгоритм для работодателя

Нормативной документацией, указанной ранее, установлен порядок действий, который должен быть соблюден при приеме на работу.

После проведения собеседования или других мероприятий, в результате которых работодатель принимает решение трудоустроить определенного сотрудника, можно приступать к непосредственному оформлению данного процесса. Он включает в себя определенные шаги.

• Шаг 1. Предоставление потенциальным работником необходимых документов.

Работодатель запрашивает ряд бумаг, которые должен подготовить гражданин. В большинстве случаев список одинаков и включает в себя такие документы:

• паспорт — нужна ли прописка;
• СНИЛС;
• трудовая книжка (при наличии);
• образовательные документы;
• заявление, оформленное должным образом.

В каждом случае перечень индивидуален. Для отдельных профессий может понадобиться предоставление медицинских справок, военных билетов и других бумаг подобного характера.

• Шаг 2. Получение согласия работника на обработку его персональных данных.

Получение документов от сотрудника – подразумевает использование его личной информации. Для того чтобы это данное действие не противоречило закону, важно получить согласие на его совершение.

• Шаг 3. Ознакомление сотрудника с нормативными актами компании.

Необходимость такого характера отражена в 68 статье ТК РФ. Потенциальный сотрудник должен знать все правила и нормы, действующие внутри организации.

• Шаг 4. Заключение трудового договора.

Обязательное мероприятие. Соглашение – главный документ, регламентирующий отношения сотрудника и его руководителя.

В нем отражаются все нюансы трудовой деятельности – величина заработной платы, условия предоставления отпуска, рабочее время и т.д.

• Шаг 5. Издание работодателем приказа о приеме на работу.

Не менее важная процедура. В идеале совершается сразу после подписания трудового договора.

• Шаг 6. Оформление личной документации сотрудника.

В данном случае речь идет о личной карточке и личном деле. Они выступают в качестве одних из главных документов сотрудника, потому как именно в них вносится вся информация о трудящемся.

• Шаг 7. Заполнение трудовой книжки — как заполнить.

Если гражданин впервые устроился на официальную основу, работодатель может самостоятельно завести ему трудовую книжку и внести в нее все необходимые данные.

В ситуации, когда сотрудник ранее уже был официально трудоустроен, руководством вносятся данные в уже существующий документ.

Какие документы заполняются при принятии работника?

Первым документом, оформляемом при приеме на работу, является заявление. Сотрудник пишет его в свободной форме или с использованием образца, предоставленного работодателем.

Важно учесть, что заявление может не оформляться вовсе, потому как не входит в список обязательных бумаг. Его отсутствие – вполне нормальное явление.

В обязательном порядке между сторонами трудовых отношений заключается соответствующее соглашение. Необходимость его заключения регламентирована ТК РФ.

В нем отражаются все условия сотрудничества – права и обязанности работника и работодателя, установленная система оплаты труда и другие нюансы.

Одновременно с этим издается приказ о приеме на работу.

Основанием для его оформления выступает договор.

Распоряжение может оформляться в соответствии с унифицированной формой или в свободном виде.

Соответствующие записи вносятся в трудовую книжку сотрудника.

По стандартной схеме заполняется личная карточка и дело.

После оформления каждый документ хранится в организации определенный промежуток времени.

Порядок заключения трудового договора

Трудовой договор – это документ, регулирующий отношения между сотрудником и его руководством. Соглашение данного типа обязательно для заключения.

Подписание договора происходит после того, как между сторонами трудовых отношений достигается обоюдное согласие об производственных условий.

Документ вступает в силу только после того, как его подпишет каждое ответственное лицо.

Чаще всего на каждом предприятии разработан специальный образец, которым необходимо пользоваться при составлении договора. Соглашение заполняется в 2 экземплярах. Один остается у работодателя, второй – у трудящегося.

Срок заключения соглашения не ограничен никакими рамками. Основанием для его оформления выступает заявление работника о приеме на работу.

В 57 статье ТК РФ присутствует список условий, которые обязательно должны отражаться в трудовом договоре.

В соглашении указывается следующая информация:

• наименование работодателя, адрес компании;
• дата первого рабочего дня трудящегося;
• график;
• должностные обязанности;
• права обеих сторон;
• установленная система оплаты труда и другие особенности профессиональной деятельности;
• дата подписания документа;
• подписи работодателя и работника.

Трудовой договор может быть нескольких видов – срочным или бессрочным.

При этом характер работы может быть основным или дополнительным, т.е. по совместительству.

Нужен ли обходной лист?

Обходной лист представляет собой документ, имеющий статус вторичного. Его оформление – не обязательный момент.

Необходимость заполнения бумаги указанного образца устанавливается нормативной документацией предприятия.

Обходной лист может выполнять несколько функций. К примеру, он может выступать в качестве подтверждения факта приема дел и материальных ценностей новым работником от старого.

Также заполнение документа позволяет сотруднику познакомиться с коллегами, потому как зачастую в обходном листе ставят свои подписи руководители различных структурных подразделений.

Подводя итог можно сказать, что обходной лист при приеме на работу оформлять не обязательно.

В каждом случае следует руководствоваться правилами, определенными внутренней документацией фирмы.

Полезное видео

Какие документы обязательны при приеме на работу, можно узнать из данного видео:

Выводы

Прием на работу – это мероприятие, требующее должного документального оформления. Эта процедура сопровождается составлением заявления работника, подписанием трудового договора и изданием приказа.

При необходимости данный перечень может быть дополнен другими бумагами.

В трудовой документации, действующей на территории РФ, присутствуют правила, которые обязательны к соблюдению при трудоустройстве работника.

За их нарушение работодатель может быть привлечен к ответственности.

Источник: kadrovik-otchet.ru

Прием на работу сотрудника

Ни одна компания в мире не может обойтись хотя бы без одного наемного работника. Ведь кто-то должен составлять отчёты, подписывать договоры, платить налоги и осуществлять платежи. Не зависимо от должности такого сотрудника, отношения между ним и фирмой должны быть оформлены официально. Часто большие компании пренебрегают этим правилом. И себе же во вред – рано или поздно контролирующие органы накажут за это.

Перед приемом сотрудника на работу может понадобиться пройти определённую процедуру, например: собеседование, конкурсный отбор на должность, тестирование на соответствие профессиональным требованиям и обязанностям, медосмотр и т.д. Такую информацию, как правило, указывают в описании к вакансии или сообщают соискателю лично. На этом же этапе компания захочет проверить, не имеет ли будущий сотрудник ограничений на занятие отдельными видами деятельности (ст. 351.1 Трудового кодекса РФ).

Список запрашиваемых документов при трудоустройстве

Компания и потенциальный сотрудник могут заключить между собой гражданско-правовой или трудовой договор. Если в первом случае речь идет о непродолжительных отношениях или разовых сделках между сторонами, то при найме персонала в штат всегда подписывается только трудовой договор.

Прием сотрудника-гражданина РФ на работу оформляется на основании таких обязательных документов:

• оригинала паспорта;
• трудовой книжки. Если на предыдущем месте работы она велась в электронном, а не в бумажном виде, то нужно будет предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК России). Если же человек устраивается на первое место работы, и трудовой договор будет заключаться впервые, указанные документы не подаются;
• документации воинского учёта (её подают только военнообязанные и призывники);
• копии СНИЛС;
• данных о наличии специальных знаний или необходимой подготовки (если, к примеру, будущий сотрудник должен будет выполнять определенные виды работ, специфические функции или высококвалифицированные виды работ при вступлении на должность, выполнение задач на которой требует от исполнителя определенной квалификации либо специальных навыков);
• документа об образовании (полученной специальности / специализации);
• при приеме на должность, которая, согласно Трудовому кодексу РФ или другому специальному законодательству, сопряжена с ведением деятельности, к осуществлению которой допуск лиц с судимостью, или лиц, преследуемых уголовным законом запрещен – соответствующей справки из МВД.

Перечень указанных выше документов не является исчерпывающим. В некоторых случаях работодатель может потребовать предъявления дополнительных сведений либо информации, установленных Трудовым кодексом, специальным законодательством или иными нормативными актами.

Если соискатель отвечает требованиям к работнику при приеме на работу, которые установил работодатель, успешно прошел собеседование и получил согласование на должность, он передает оригиналы указанных выше документов сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу.

Информация из них также переносится в личную карточку сотрудника, после чего оригиналы возвращаются их владельцу. Трудовая книжка передается организации-работодателю. Данные о ней заносятся в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма документа предусмотрена Постановлением Министерства Труда 10 октября 2003 г. No69).

Согласно трудовому законодательству (ст. 64.1 ТК РФ), новый работодатель должен уведомить предыдущего о приеме на работу бывшего гослужащего в срок, равный 10 календарным дням, следующим за днем заключения трудового договора или договора ГПХ (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).

В ряде случаев процесс приема на работу включает также прохождение соискателем медосмотра. Так, лица, которым на момент трудоустройства не исполнилось 18 лет, а также другие граждане в случаях, установленных специальным трудовым законодательством или другими нормативными документами, при подписании трудового договора обязаны пройти обязательный медосмотр.

Документальное оформление сотрудника на должность

Процедура приема на работу сотрудника в штат компании выглядит следующим образом:

1. Получение заявления. Очень часто до официального зачисления работника в штат компания просит его написать письменное ходатайство о приеме на работу. Однако это, согласно общим правилам трудоустройства, не является обязательной частью оформления при приеме на работу. Исключение – соискатели на должность в государственной или муниципальной организации.

Заявление пишут в свободной форме, на имя руководителя. При этом у каждой компании, как правило, есть свой образец, утверждённый внутренней нормативкой. Готовый документ подлежит регистрации в установленном работодателем порядке, например в Книге регистрации обращений сотрудников.

2. Ознакомление сотрудника с внутренними нормативными документами компании. К ним относят коллективный договор (если есть), правила внутреннего трудового распорядка, правила и техника безопасности, должностные инструкции и т.д. Перечень самых важных внутренних нормативных документов, которые должен изучить сотрудник, часто включают в трудовой договор. Как и фразу о том, что его подписанием он подтверждает факт ознакомления с нормативными актами предприятия.

В связи с тем, что действующий Трудовой кодекс РФ прямо не регулирует порядок ознакомления сотрудника с обязательной нормативкой компании, на практике применяют и другие форматы. Один из них — подписание специалистом ознакомительного листа к каждому такому внутреннему акту. Как это будет происходить в вашем случае, уточните у работодателя перед заключением трудового договора.

3. Трудовой договор. Этот документ подписывается сторонами — работодателем и сотрудником — в простой письменной форме, чаще всего в двух экземплярах. В нём фиксируются основные (ч.ч.1-2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч.4 ст.

57 ТК РФ).

4. Подписание договора о полной материальной ответственности (МО). Этот документ заключается при приеме на работу нового сотрудника исключительно в случаях, установленных специальным законодательством. Так, он может быть подписан только с лицом, которому уже исполнилось 18 лет, и которое будет иметь прямое отношение к обслуживанию или использованию денежных средств, товарно-материальных ценностей или других активов компании.

Виды работ, категории сотрудников, с которыми следует заключать договоры о материальной ответственности, а также их типовые формы утверждаются в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством РФ.

ВАЖНО! Одновременное подписание трудового и договора МО избавит работодателя и потенциального сотрудника от недоразумений в будущем. Так, работник, который прошел процедуру приема на работу и подписал первый — трудовой — договор, может отказаться в последующем от подписания второго — договора о полной МО. Он может сослаться на то, что это с ним на собеседовании не обсуждалось, и если бы он знал об этом раньше, то не стал бы трудоустраиваться в эту организацию.

Принуждение к подписанию также может стать непреодолимым препятствием и для работодателя, который предоставляет доступ сотруднику к материальным и иным ценностям в связи с выполнением последним специального функционала, предусмотренного его должностной инструкцией.

Подписанные договоры (трудовой и МО) регистрируются в соответствующих реестрах (книгах или журналах). По одному экземпляру работодатель под подпись «экземпляр договора получил собственноручно» передает сотруднику, вторые – оставляет на хранение у себя.

5. Приказ о назначении на должность. При приеме на работу работодатель обязан выдать приказ, который не противоречит положениям подписанного сторонами трудового договора. После этого сотрудника знакомят с ним под подпись. На это компании, согласно закону, отводится не более 3-х дней с момента, когда служащий приступил к исполнению своих обязанностей.

Регистрируют приказ в соответствующем журнале регистрации.

6. Внесение информации в трудовую книжку. По действующему законодательству о труде, работодатель должен вести электронные трудовые книжки на каждого штатного сотрудника, для которого работа на этом предприятии является основной, и который проработал у него более 5 дней. Исключение составляют работодатели-физлица, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

Данная норма законодательства о труде не распространяется на случаи, когда трудовая книжка на сотрудника не ведётся. Информацию о трудовой книжке вносят в Книгу учёта движения этих документов и вкладышей к ним. Трудовую книжку регистрируют в момент передачи её работником своему работодателю.

7. Формирование личной карточки сотрудника. Со всеми записями, которые заносятся в трудовую книжку (о вступлении в должность, переводе, увольнении и т.д.), её владельца знакомят под подпись в личной карточке, так как в ней повторяются внесённые в трудовую записи. Регистрация личной карточки проходит в порядке, установленном самой компаний.

8. Принятие на работу нового сотрудника завершается его включением во внутренние нормативные документы фирмы. К ним относят Табель учёта рабочего времени и расчёта заработной платы, а также другие обязательные документы.

Порядок действий работодателя после принятия на работу первого сотрудника

После того, как Вами в штат компании будет оформлен первый сотрудник, необходимо будет регулярно выполнять следующие действия: вести учёт отработанных им дней, начислять и дважды в месяц выплачивать заработную плату, осуществлять расчёт налогов и обязательных взносов, регулярно предоставлять отчёты по персоналу в установленные законом сроки. Так, к примеру, отчёт по форме СЗВ-ТД подается не позднее дня, следующего за днём приема или увольнения сотрудника.

Если вы не готовы сами заниматься этими вопросами, то смело можете отдавать эту рутину специалистам нашей компании.

Все кадровые вопросы мы берем на себя — налоги, документы, приемы и увольнения!

• Трудоустроим сотрудников и рассчитаем им зарплату.
• Оформим отпуск или выплату по больничному листу.
• Проконсультируем по вопросам привлечения иностранных работников и поможем уведомить ФМС.
• Подготовим все кадровые документы и вовремя отправим отчетность.

Источник: dipbuh.ru