Как оформить регламент работы образец

Рабочая инструкция и рабочий регламент — чем отличаются эти два инструмента управления?

Если вы стандартизируете деятельность своей компании или подразделения, а также если вы разрабатываете рабочие или должностные инструкции, вам будет полезно узнать в чем главные отличия регламентов от инструкций.

Рабочая инструкция и регламент: отличия и применение

• Рабочая инструкция, регламент и процесс: в чем отличия
• Как написать рабочую инструкцию: 7 правил
• Рабочая инструкция за 12 шагов

РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ

Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.

Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).

Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс.

Как написать регламент для сотрудников и отдела (образец). Метод «Этапы выполнения работы»

► Что такое Бизнес-процесс?

Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы».

Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт).

Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.

Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).

Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:

Не путайте регламент процессом.

► Что такое Регламент?

В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.

Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества.

Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.

Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании.

Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).

Алгоритм разработки регламента [Как создать и внедрить профессиональный стандарт?]

► Что такое Рабочая инструкция?

Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способ выполнения определенных задач.

Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке.

То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы.

Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.

Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ

Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми.

Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:

► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ

Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).

Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.

Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).

Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».

Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».

Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.

► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ

Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.

Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.

► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.

► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ

Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.

Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.

Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ

Как пишется регламент работы образец

Любая организация – это сложный механизм, который образуют люди, оборудование, бизнес-процессы. Сделать его функционирование слаженным и контролируемым помогают регламенты – своды правил, описывающие действия сотрудников, деятельность подразделений и всей организации. Регламенты позволяют обеспечить стабильность, предсказуемость, прозрачность деятельности компании и заниматься не решением рутинных вопросов, а стратегическим развитием. В статье рассказываем подробно, что такое регламенты и какими они должны быть, а также предлагаем готовые образцы документов.

Что такое регламент

Регламент – это правила, определяющие порядок какой-либо деятельности. Это документ, в котором описываются по порядку все шаги и действия, которые необходимо выполнить.

Слово règlement имеет французское происхождение и переводится как «свод правил». Согласно этому определению, можно сделать вывод, что рецепт приготовления какого-либо блюда – это тоже регламент. Однако в таком контексте термин не используется.

В разговорной речи слово «регламент» чаще всего употребляется в отношении какого-либо устного выступления и предполагает его ограничение по времени. Например, регламент доклада составляет 15 минут, а выступления участников его обсуждения – 3 минуты.

Кроме того, слово имеет отношение к администрированию, упорядочению бизнес-процессов, проведению мероприятий (семинаров, конференций, заседаний), работы государственных органов. Термин также используется в военной науке и в законодательстве – например, этим словом называют один из типов законодательства Европейского Союза. Наконец, регламент может быть техническим и устанавливать, скажем, требования к зданиям, методам эксплуатации или процессам производства. В качестве примера можно привести ТР «О безопасности объектов внутреннего водного транспорта», утвержденный на основании постановления Правительства РФ от 12.08.2010 г.

Зачем нужны регламенты в организации

Регламент в организации предполагает упорядочивание всех бизнес-процессов, благодаря которому результат работы будет стабильным и прогнозируемым. Регламент может затрагивать компанию как в целом, так и по отдельным направлениям. Также документ может содержать требования к работе сотрудника, занимающего определенную должность – например, управляющего. Как правило, в нем содержатся:

• Подробное описание алгоритма взаимодействия сотрудников или подразделений.
• Отдельные процедуры и действия с указанием их сроков.

Основные задачи, которые решает регламент:

Задачи

• Облегчает стратегическое планирование и процесс управления.
• Определяет обязанности, позволяет эффективно решить вопросы их распределения.
• Позволяет избежать ошибок, которые может допускать персонал.
• Исключает выполнение одних и тех же функций несколькими сотрудниками.
• Определяет стандарты работы на каждой должности.
• Позволяет зафиксировать критерии оценки работы и требования к ее результатам.

В целом регламент повышает эффективность и продуктивность компании, позволяет собственнику заниматься не рутинными процессами, а развитием бизнеса.

Принципы создания системы регламентов

Регламент – часть системы локальных правовых актов, в которую также входят:

• Положение. В документе указывается статус компании или ее филиала, перечень компетенций.
• Инструкция. Алгоритм действий при выполнении определенных должностных обязанностей – например, инструкция по собеседованию кандидатов при приеме на работу.
• Правила, регламентирующие порядок выполнения отдельных операций в рамках экономической деятельности компании.
• Методические рекомендации. Излагают последовательность действий для достижения определенного результата.

В крупных организациях все эти документы представляют собой целую систему связанных между собой правовых актов. Чтобы она успешно функционировала, при разработке следует придерживаться использовать следующие документы:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет требования к организационно-правовым документам и к оформлению локального акта.
2. Инструкция по делопроизводству, содержащая информацию о том, как должна проходить разработка локальных правовых актов на предприятии.
3. Словарь видов документации, который позволяет определить типы документов.
4. Методические рекомендации по оформлению законопроектов, которые помогут привести ЛПА в соответствии требованиям российских законов.

Классификация регламентов

Чаще всего на практике используются следующие типы регламентов:

Разновидности

• Административный.
• Технический.
• Регламент управления.

Расскажем подробно о каждом из этих видов.

Административный регламент

Документы этого типа используются государственными органами и регулируют порядок их работы, а также осуществления обратной связи с гражданами государства. Задачи таких регламентов:

1. Определять права и обязанности органов законодательной, исполнительной власти.
2. Указывать сферы, на которые распространяются полномочия органов.
3. Определять способы взаимодействия органов государственной и муниципальной власти между собой в процессе решения совместных задач.
4. Определять перечень услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам.

Административные регламенты определяют деятельность государственных служащих для повышения ее эффективности, а также уменьшают коррупцию, поскольку обеспечивают прозрачность работы госорганов.

Технический регламент

Документ, определяющий нормы и порядок какого-либо производственного процесса. Технические регламенты появились в России в 2003 году, после того как ГОСТы, действовавшие в СССР, стали необязательными. Документы утверждают процесс производства продукции, определяют критерии ее безопасности и разрабатываются только для тех товаров и процессов, которые могут повлиять на жизнь и здоровье людей. Существующие сегодня технические регламенты действуют на территории стран Евразийского экономического союза и Таможенного Союза.

Технический

В соответствии с федеральным законом №184-ФЗ «О техническом регулировании», требования, установленные в ТР, должны обеспечивать безопасность:

• излучений;
• механическую
• биологическую;
• взрывобезопасность;
• пожарную;
• продукции;
• термическую;
• химическую;
• электрическую;
• радиационную;
• работы приборов и оборудования;
• единство измерений.

Тот же закон указывает критерии, которым должны соответствовать технические регламенты:

1. Не могут быть препятствием для предпринимательской деятельности в большей степени, чем это нужно для обеспечения жизни и безопасности граждан.
2. Содержат перечень объектов техрегулирования и требования к ним.
3. Включают требования к характеристикам продукции и процессу ее производства, в том числе специальные.
4. Применяются одинаково, независимо от страны изготовления продукции.
5. Не включают требования к продукции, представляющей опасность для жизни и здоровья.
6. Основой для разработки технического регламента являются международные стандарты и национальные стандарты РФ.
7. ТР принимается региональными органами власти или постановлением Правительства Российской Федерации, которое разрабатывает предложения для его соответствия интересам экономики страны.

В качестве примера можно привести Технологические регламенты, действующие на предприятиях химической промышленности и утвержденные Министерством экономики. Они определяют:

• технологический режим;
• порядок проведения операций;
• нормативы расходных материалов;
• условия производства, безопасные для людей;
• список нормативных документов, в соответствии с которыми выпускается продукция;
• качество выпускаемой продукции;
• включают описание используемых материалов и сырья.

При этом на химических предприятиях, в соответствии с законодательством, могут действовать разные виды регламентов:

• постоянные;
• временные;
• разовые;
• лабораторные.

Кроме того, существуют ТР общего назначения, например:

• На обращение с отходами – документ утверждается застройщиком, осуществляющим строительство. Регламент включает перечень отходов, классификацию по классам опасности, способы утилизации, места временного хранения.
• ТР на работу очистных сооружений, без наличия которого предприятие не может подключаться к водопроводной сети.

Регламент управления

Этот термин относится к бизнес-среде. Он представляет собой нормы и правила, которые упорядочивают хозяйственную деятельность и устанавливают полномочия сотрудников.

Управление

Такие регламенты могут касаться:

• организации в целом;
• персонала;
• информации управления;
• техники управления;
• процесса управления.

Например, регламент создания организации в общих чертах может включать следующие пункты:

1. Определение цели, философии, миссии компании.
2. Оформление Устава.
3. Подписание договора между учредителями.
4. Регистрация компании.
5. Формирование штатного расписания.
6. Найм работников, заключение трудовых договоров.

Управленческие регламенты могут называться инструкциями, методическими рекомендациями, положениями, но их цель одна – регламентирование деятельности компании.

Структура регламента

Регламенты организации могут быть нескольких видов, причем в совокупности они представляют собой вертикальную структуру, то есть каждый последующий основывается на предыдущем. Выделяют следующие формы регламентов организации:

Формы

1. Общая стратегия.
2. Организационная структура.
3. Взаимодействие элементов структуры.
4. Административный регламент организации.
5. Документы о деятельности подразделений.
6. Должностные инструкции.
7. Расписание рабочего времени.
8. Правила внутреннего распорядка.
9. Финансирование компании.
10. Мотивация.
11. Технические регламенты на продукцию.
12. Положение о принципах разработки других регламентов.

При составлении всех перечисленных документов важно добиться, чтобы они были согласованы между собой, чтобы нормы одних не противоречили требованиям других. Чаще всего регламенты содержат следующие разделы:

Разделы

1. Общие положения. Описываются задачи, для решения которых разработан документ, перечисляются сотрудники, для которых он действует. Также описываются процедуры принятия и отмены документа.
2. Назначение. Описывается кратко процесс, который регламентируется документом.
3. Область применения. Указываются задействованные объекты, процессы, сотрудники.
4. Термины и определения.
5. Нормативные ссылки. В этой части содержатся ссылки на законы, на которых базируется регламент, а также на базовые документы с указанием их реквизитов.
6. Описание процессов или методов работы. Описываются конкретные действия и ожидаемые результаты.
7. Распределение ответственности. Также указываются ее виды – например, дисциплинарная или административная.
8. Формы контроля. Указываются лица, которые должны осуществлять контроль над выполнением положений регламента.
9. Методическая инструкция, которая определяет правила, обязательные для всех исполнителей и не зависящие от них.
10. Рабочая инструкция, в которой зафиксирован порядок действий работника либо подразделения.
11. Порядок внесения изменений и дополнений в регламент.
12. Приложения. Указывается использованная вспомогательная информация – справочники, алгоритмы, классификаторы, схемы процессов, формы и правила оформления документов, таблицы исполнителей.

Кроме того, документ должен содержать несколько обязательных элементов:

• название организации;
• дата составления;
• тип документа;
• отметки об утверждении;
• подписи.

В качестве примера можно привести регламент отдела продаж, который состоит из следующих частей:

1. Основная часть – терминология, порядок взаимоотношений между сотрудниками, распорядок рабочего дня, а также полномочия сотрудников, включая топ-менеджмент.
2. Обязанности – выполнение плана продаж, соблюдение конфиденциальности, исполнение распоряжений руководителя, планирование рабочего времени и прочие.
3. Деловой этикет в компании, который включает дресс-код, взаимоотношения между сотрудниками, правила поведения во время перерыва и в помещениях офиса.
4. Нормативы обучения, которые описываются для специалистов всех уровней. Они включают описание теоретической, практической частей, а также форму аттестации. Описываются программы, на основе которых проводится обучение, его длительность, методические материалы.
5. Приложения – чек-листы, документы для аттестации, инструкции по планеркам и по работе с CRM-системой, если она внедрена в компании.

Как написать регламент: 5 шагов

Предлагаем пошаговый алгоритм составления регламента в соответствии с существующими требованиями.

Этапы

Подготовительная работа

В первую очередь, необходимо определить действия и отношения, которые подлежат регулированию. Следующие этапы подготовки:

1. Определение лиц, которые будут ответственны за разработку регламента.
2. Консультации с сотрудниками, деятельность которых будет регулировать документ, чтобы не допустить ущемления чьих-либо интересов.
3. Разработка конкретных инструкций и стандартов опытными сотрудниками, которые могут стать основой проекта регламента.

Кроме того, на этом этапе распределяются роли в команде, которая будет заниматься разработкой регламента. Это могут быть:

1. Руководитель проекта – топ-менеджер или человек, привлеченный со стороны. Главное, чтобы он мог планировать, делегировать обязанности и контролировать результаты.
2. «Крестные отцы» — люди, заинтересованные в успехе, но не принимающие непосредственного участия в разработке документов. Обычно это собственники компании.
3. Фанат проекта, его своеобразный амбассадор, который, однако, обычно не может быть руководителем, поскольку не имеет достаточно компетенций для этого.

Участники фокус-группы, которая работает над созданием документа, должны быть вовлеченными в бизнес-процессы организации, могут влиять на них и отвечать за их результаты. Среди них нужно выбрать одного, который будет нести основную ответственность за итог работы, а также составить график совещаний всех участников, на которых они смогут обсуждать свои наработки.

После того как проект обсужден всеми заинтересованными сторонами, можно приступать к более детальной проработке документа.

Определение цели и содержания

Регламент должен описывать порядок процесса работы организации и регулировать его. Например, техническую эксплуатацию судна могут регламентировать следующие стандарты:

• планового ремонта;
• непланового ремонта;
• технического обслуживания судна;
• модерации судов;
• паспортизации судов;
• оценка технического состояния судна;
• стандартизация процессов эксплуатации судов;
• должностные инструкции;
• положения о вознаграждении;
• классификаторы, справочники, принятые стандарты.

Главная цель любого регламента – стандартизация рутинной работы и достижение слаженности действий всех исполнителей.

Форма регламента

Форма

Структура документа и его основные разделы подробно описаны выше. В нем обязательно должны содержаться разделы:

1. Общие положения.
2. Термины, сокращения, определения.
3. Описание процесса и методов работы.
4. Нормативные ссылки.
5. Порядок внесения изменений.
6. Ответственность.
7. Контроль.
8. Приложения.
9. Методическая инструкция.
10. Рабочая инструкция.

Описание

Особое внимание уделяется описанию процесса работы и применяемых методов, а также требований к объектам, которые используются при работе. Описывая процесс, необходимо указать:

• цель;
• выход (планируемые результаты);
• вход (объекты, которые используются в процессе);
• методы, параметры и правила, которым должен соответствовать процесс;
• запускающие события – например, наступление календарных сроков;
• срок исполнения;
• место выполнения;
• действия в рамках процесса;
• исполнители;
• средства документирования.

Описание деятельности зависит от специальности и должностных обязанностей сотрудника. Например, регламент работы менеджера по продажам обязательно должен включать следующие пункты:

1. Структура торгового отдела.
2. Работа в CRM.
3. Вспомогательные инструменты – например, коммерческие предложения или информация на сайте компании.
4. Система отчетности.
5. Действия в форс-мажорных ситуациях.
6. Взаимодействие с клиентами, ведение клиентской базы.
7. План продаж.
8. Система рекламы, формы ведения ее учета.
9. График рабочего времени.

Согласование документа

Цитата

Готовый регламент обсуждается всеми, чьи интересы он затрагивает. Финальный этап – утверждение окончательного варианта и подпись директора на документе или в соответствующем приказе.

Другие варианты работы над регламентом

Этапы составления документа могут быть и иными, в зависимости от сферы деятельности компании. Например, при подготовке регламента для отдела продаж можно придерживаться следующего алгоритма:

1. Составление карты рабочего времени.
2. Оформление воронки продаж с описанием активностей, которые требуются на каждом этапе воронки.
3. Описание конкретных действий с указанием времени на выполнение.

Если же документ нужен, чтобы определить обязанности и функции на конкретной должности, план его разработки может выглядеть так:

1. Определить должность, для которой нужен регламент.
2. Зафиксировать задачи для человека, работающего на этой должности.
3. Описать бизнес-процессы, необходимые для решения этих задач.
4. Зафиксировать ожидаемые результаты.

Оформление регламента

Правильно оформленный документ должен включать:

• Титульный лист в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Пункты и маркированные списки.
• Заголовки.
• Систему гиперссылок для быстрого перемещения между страницами документа.
• Неизменяемый формат (например, PDF).

Особенности рабочего регламента

Рабочий регламент устанавливает единые для всех нормы и результаты работ и позволяет коллективу работать как слаженный механизм. Это означает, что:

• Каждый сотрудник точно знает свои обязанности и функции, качественно выполняет их.
• Коллектив работает согласованно.
• Если кто-то уходит в отпуск, на больничный или увольняется, работа коллектива не страдает и не нарушается.

Инструкции, которые включает регламент, содержат порядок действий в стандартных ситуациях, поэтому не приходится тратить время на поиск вариантов решений.

Таким образом, регламент позволяет направить усилия на решение нестандартных задач, необходимых для развития компании.

Рабочий регламент описывает:

Описывает

• процессы в деятельности компании;
• стандартные процедуры, которые реализуются ежедневно;
• деятельность, в которой принимает участие много сотрудников;
• события, имеющие отношение к клиентам компании;
• процедуры, требующие больших расходов;
• ситуации, требующие постоянного контроля.

Чаще всего в регламент включаются инструкции, описывающие коммуникации с клиентами, обеспечение предприятия материальными ресурсами, организационные моменты (например, охрана труда).

Правила внедрения регламентов

Не стоит ждать моментальных изменений в компании сразу после введения регламента – на то, чтобы коллектив заработал как единый механизм, требуется время. Кроме того, если регламент успешно введен, важно обеспечить контроль над выполнением правил – этим может заниматься один человек или отдельное подразделение.

Правила

Основные правила, которые помогут быстро внедрить регламент в работу организации:

1. Контроль над тем, чтобы с документом познакомились все сотрудники, которых он касается. Сделать это помогут должностные папки в бумажном либо в электронном виде, которые должны находиться в свободном доступе. Кроме того, важно, чтобы сотрудники, ознакомившись с регламентом, поставили свою подпись.
2. Тестирование на знание правил, изложенных в регламенте, причем подобные проверки должны повторяться регулярно.
3. Контроль выполнения инструкций с фиксированием результатов. Для этого можно ставить сотрудникам планы на неделю или месяц, проверять их по чек-листам, проводить планерки.
4. Поддержка мотивации для выполнения правил, изложенных в регламенте.

Важно обеспечить сотрудникам возможность обратиться к руководству с предложениями по изменению регламентов, которые помогут сделать документ более эффективным.

Плюсы и минусы введения регламентов

Составление регламентов – трудоемкая работа, требующая внимания и строгого контроля выполнения правил. Перечислим плюсы и минусы наличия подобных документов в организации.

• Определяет структуру деятельности сотрудников, их права и обязанности, сроки выполнения задач.
• Не нужно объяснять функции, задачи и правила каждому новому сотруднику.
• Повышает организованность работы, дает руководству возможность не вмешиваться в нее.
• + Раскрыть
• Анализ бизнес-процессов при составлении регламента позволяет выявить неэффективные участки, оптимизировать работу компании.
• Повышает эффективность работы каждого сотрудника.
• Упорядочивает все процессы в организации, даже те, для которых не составлены отдельные регламенты.
• Делает всю работу компании понятной и прозрачной как для сотрудников, так и для клиентов.
• Позволяет быстрее находить ошибки и анализировать их.
• Упрощает адаптацию и обучение новичков.
• Помогает сохранять опыт, накопленный компанией.

• Если деятельность компании протекает в нестандартных условиях, возможна низкая эффективность регламентов.
• Снижение инициативы, стремление к поиску нестандартных решений.
• Если создать регламент неправильно, он будет мешать работе коллектива.

Ошибки при разработке и внедрении регламента

Перечислим самые распространенные ошибки, которые допускают владельцы предприятий при внедрении регламентов в работу организации:

Ошибки

1. Документ не применим на практике, поскольку не отражает реальные процессы. Так обычно происходит, если в состав группы разработчиков входят люди, не принимающие непосредственного участия в жизни компании.
2. Регламент не корректируется при изменениях в организации, поэтому реальные бизнес-процессы не соответствуют ему.
3. Нет системы мотивации, которая стимулировала бы сотрудников выполнять инструкции и правила.
4. Слишком большой текст, положения которого нельзя использовать на практике.
5. Сложность правил, трудные для восприятия формулировки.
6. Отсутствие единства в использовании понятий и терминов.
7. Нет объяснений аббревиатур, использованных в документе.
8. Не назначен ответственный за исполнение положений регламента.
9. Инструкции неполные, охватывают не все важные процессы.
10. Регламент неактуален, поэтому его положениями никто не пользуется.
11. В компании низкая дисциплина, поэтому внедрения регламентов не происходит.
12. Процветает «зарегламентированность»: руководство пытается подчинить регламентам каждое без исключения действие, не оставляя возможности для инициативы.

Чтобы регламент действительно работал и позволял организации эффективно развиваться, необходимо:

• ознакомить с ним всех сотрудников;
• ответить на вопросы;
• контролировать весь процесс;
• обеспечить обратную связь;
• отработать возможные проблемы, внести изменения в документ.

Примеры регламентов и положений для компаний

Предлагаем несколько готовых примеров регламентов для разных направлений бизнеса.

Примеры

• Предоставление скидок покупателям.
• Формирование плана продаж.
• Коммерческая политика.
• Маркетинговая политика.
• Ценообразование.
• Порядок формирования цен на продукцию.
• Бюджет продаж.

• Регламент закупочной деятельности.
• Положение о закупках.
• О порядке анализа товара.
• О выборе поставщиков и услуг.
• О конкурсной комиссии.
• О соблюдении антикоррупционного федерального законодательства.

• Об управленческой отчетности.
• О системе управленческого учета.
• О системе управленческого учета в группе компаний.
• О внутреннем аудите.

• О проверке контрагента.
• О договорной работе компании.
• О порядке заключения договоров.
• О порядке оформления, выдачи, учета доверенностей.

• Платежный регламент.
• Платежная политика.
• Формирование платежного календаря.
• Предоставление отсрочек платежей.

• Формирование бюджета движения денежных средств.
• Учет неликвида.
• Положение о неликвидах.
• Инвестиционная политика.
• Положение о лизинге.

• Регламент работы отдела продаж.
• Положение об отделе продаж.
• Работа юридического отдела.
• О сервисном центре.
• Об отделе управления персоналом.
• О службе охраны труда.

• О правлении.
• О совете директоров.
• О генеральном директоре.
• О стратегическом комитете.
• О собрании акционеров.
• Об общем собрании участников общества.

• О подборе персонала.
• Об отпусках.
• О дистанционной работе.
• О временной дистанционной работе.
• Штатная расстановка.
• О наставничестве.
• О премировании.
• О командировках.
• Об аттестации сотрудников.
• О сдельной оплате труда.
• О ненормированном рабочем дне.
• О вахтовом методе работы.
• О материально ответственных лицах.
• О суммировании учета рабочего времени.
• О видеонаблюдении.
• О видеонаблюдении за производством работ.
• О рабочей группе по внедрению профстандартов.
• Об оценке персонала.

• О работе с персональными данными сотрудников.
• О порядке уничтожения персональных данных.
• О порядке защиты и хранения персональных данных.
• О коммерческой тайне и конфиденциальности информации.

• О системе управления охраной труда.
• Об особенностях расследования микротравм.
• О проведении стажировки на рабочем месте.
• О комиссии по охране труда.
• Об обеспечении работников СИЗ.
• О создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда.

• Инструкция по делопроизводству.
• Положение о порядке визирования.
• Об электронном документообороте.
• О переходе на электронный документооборот.
• О порядке введения электронного документооборота.
• О документообороте организации.

Часто задаваемые вопросы

Ответственными за разработку регламента могут быть:

• руководитель подразделения;
• специалист по контролю качества:
• супервайзер, если инструкция касается локальных процессов.

Регламент необходим компании в следующих случаях:

1. Сотрудники плохо знают свои обязанности, часто обращаются к руководству за разъяснениями.
2. Персонал часто допускает ошибки в работе.
3. Деятельность предприятия предполагает выполнение множества однотипных задач.

Можно использовать следующие методы контроля:

1. Регулярное тестирование на знание положений регламента.
2. Ежедневный анализ показателей.
3. Еженедельное собрание с планированием на 5 дней.
4. Индивидуальные встречи с сотрудниками, в том числе выезды к клиентам.

Система мотивации должна быть заранее продумана и описана, причем поощрения могут быть ожидаемые (за выполнение плана) и неожиданные (за крупную сделку). При разработке системы поощрений рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Комбинирование материального и нематериального поощрения (благодарностей).
2. Частое премирование, без ожидания конца года.
3. Возможность получить поощрение публично, в торжественной обстановке.
4. Справедливость и прозрачность каждого поощрения.
5. Разработанную систему можно менять, но не нужно делать это «задним числом».
6. Справедливость наказаний тех, кто отказывается подчиняться правилам.
7. Отсутствие путаницы в проступках и ошибках. Первое – это нарушение правил, второе – неправильные действия.

Система регламентов не порождает демократию, а, напротив, помогает систематизировать документы. Однако это актуально лишь в том случае, если регламенты не просто пишутся, но еще и воплощаются в жизнь, используются в деятельности компании.

Заключение

Регламент – это не просто «дежурный» документ, а хорошая работающая технология значительной экономии времени руководителей компании и ее сотрудников. Он позволяет наладить бесперебойное функционирование рутинных процессов, систематизировать деятельность, обеспечить наличие понятной системы мотивации, прозрачное управление. Чтобы регламент обеспечил эффективность работы компании, необходимо не только тщательно продумать его, но и внедрить в компанию как руководство к действию и для рядовых сотрудников, и для топ-менеджмента.

Специалист по продажам

Все статьи автора

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) утверждается с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов общества с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество).

Информационный блок «Область применения» повествует о том, когда и при каких обстоятельствах пригодится этот ЛНА. Он может состоять из одного-двух предложений или даже сливаться с предыдущей информацией о целях разработки ЛНА.

Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.

Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.

Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.

Термины, определения, сокращения

Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.

Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.

Основной текст

Объем ЛНА

Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).

Структура текста

Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:

• делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
• создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:

1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.

Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.

Приложения

Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.

Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.

Что такое регламент и как его составить

Часто в компанию бывает очень сложно влиться, потому что руководители в первый же день выдают огромное количество информации новому сотруднику. Всё забывается за 10 минут, но где потом искать материалы и ответы? Вопрос хороший, сейчас расскажу.

Онбординг – очень важный этап во время адаптации нового сотрудника. Если в крупных компаниях об этом помнят, прописывают регламенты и другие онбординг-документы подробно, то в средних и маленьких этим пренебрегают. Кажется, что достаточно один раз рассказать сотруднику что и как работает, и он тут же всё запомнит. На деле же новому сотруднику требуется в среднем до полугода, чтобы влиться в компанию. Этим фактом с нами поделился коуч Юрий Мурадян в подкасте «Потом доделаю».

Чтобы адаптация прошла успешно, рекомендуем использовать регламенты. В них удобно хранить всю важную для новичков информацию о компании. В статье рассказываем, что такое регламенты, зачем они нужны и как их прописать, а также делимся шаблонами регламентов нашей команды.

Что такое регламент

Регламент — это документ, который объясняет сотрудникам компании, как происходит взаимодействие между структурными подразделениями или между отдельными должностными единицами организации, а также описывает фундаментальные принципы работы в офисе или на удаленке.

Какие бывают регламенты и для чего они нужны

Если ты проходил онбординг в компаниях, то помнишь, как много информации сваливается на новых сотрудников в первые дни работы. Чтобы в ней не потеряться и запомнить базовые правила и принципы работы в организации, компаниям и нужны регламенты. Они позволяют хранить все правила в одном месте и к ним удобно обращаться, чтобы знать. кому писать по поводу отпуска или как поступить, если нужен день на удалёнке, а дергать коллег при этом не хочется. Кроме того, регламенты помогают разрешать конфликтные ситуации в коллективе, если такие происходят, без вмешательства руководителей.

Регламенты могут быть разными, давай рассмотрим несколько видов.

Административные регламенты

Обычно к административным регламентам относят разные нормативные акты. В них прописаны порядок и стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг. С их помощью можно уменьшить процент коррупции и контролировать работу сотрудников компании или госслужащих.

Технические регламенты

В таких регламентах обозначены стандарты и порядок выполнения производственных задач. Они контролируют безопасность сотрудников, окружающих людей, природы и оборудования организации на предприятиях.

Регламенты компаний

Чаще всего они включают в себя инструкции по работе, права и обязанности сотрудников, а также правила работы в компании. Такие документы лучше готовить заранее, чтобы в команде и процессах не было хаоса.

Как составить свой регламент и что там писать

Как я уже сказала выше, в регламенте нужно прописывать всю необходимую для комфортной работы информацию. Когда составляешь регламент, ориентируйся на три правила:

• Укажи цель регламента: для чего он нужен.
• Укажи, в каких ситуациях нужно использовать регламенты.
• Пиши коротко и простым языком.

Заранее позаботься о том, чтобы все документы находились в одном месте. В этом тебе поможет база знаний WEEEK.

Пример организации регламентов

Собери регламенты в одном большом документе, как это показано слева на картинке, и добавь к ним поддокументы. Так сотрудники смогут легко найти информацию, которая им нужна, и для этого не нужно будет отвлекать коллег и искать информацию по ссылкам.

Для того, чтобы понять, что писать в регламентах, подумай, что вам важно и какие процессы требуют описания, Вот несколько примеров регламентов от команды WEEEK.

Работа в офисе

Если твои сотрудники работают в офисе, пропиши в регламенте правила офиса: куда вешать и убирать одежду, как ухаживать за рабочим местом, как пользоваться кухней и какие есть правила поведения на кухне. Всё, что сочтешь нужным.

Гибридный график

Если сотрудники работают в гибридном формате или только на удалёнке, пропиши, как им друг с другом взаимодействовать. Также укажи в регламенте, как и кому сотрудник будет отчитываться по задачам, будет ли он высылать план на день и отписываться в конце дня о проделанной работе или же вы будете проводить ревью каждую неделю/месяц. Опиши варианты начала рабочего дня и его конца, чтобы сотрудники понимали, когда можно беспокоить руководителей и коллег, а когда — нельзя.

Шаблон регламента взаимодействия сотрудника с руководителем на удаленке.

Выходные и отпуска

Также не забудь прописать регламент по выходным дням и отпускам. Помни, что в разных компаниях работают по-разному и не везде есть стандартные выходные 8 марта или на майские праздники. Открой календарь на год и пройдись по праздничним дням: укажи в регламенте, какие праздники актуальны для вас, а в какие вы работаете.

Совет от Ивана, основателя WEEEK:

«Укажи в регламенте контакты сотрудников, к которым можно прийти с вопросом или обратиться за помощью. Например, в Базе знаний WEEEK можно тегнуть конкретного человека. Поэтому наши сотрудники всегда знают, к кому и по какому вопросу можно обратиться».

Обязательно отметь в регламенте, когда и с кем нужно согласовывать дату отпуска, за сколько дней до этого нужно предупредить руководителей или администрацию или сообщить об изменениях в дате отпуска. Пропиши, сколько отпускных дней положено каждому сотруднику в вашей компании, как их оформлять и кто ответственный за эту часть работы.

Коммуникация

Кроме того, отдельно советуем прописать правила общения и взаимодействия в коллективе. Если у вас бирюзовая компания, то общение строится в горизонтальном формате, если классическая организация, то — в вертикальном. Пропиши, к кому обращаться в конфликтных ситуациях, чтобы разрешить проблему.

Внедрение и контроль исполнения

На этом составление регламентов завершено. У тебя получился «тестовый образец», который нужно будет протестировать и дать почитать сотрудникам. Узнай у них, всё ли понятно и применимо на практике. При необходимости внеси правки.

Однако мало просто прописать правила. В первое время активно следи за их выполнением и проверяй, что каждый сотрудник знает регламенты и ему известно место, где они находятся. Кроме того, обязательно дай для ознакомления регламенты новым сотрудникам.

Чтобы никто не забывал, что такие документы существуют, закрепи за ними ответственного. В случае чего этот человек будет вносить правки в документы и следить за их выполнением.

Надеемся, что эта статья и наши советы помогут тебе наладить коммуникацию и рабочие процессы в команде. Присоединяйся и становись лучше вместе с WEEEK.

Источник: weeek.net