Как уже отмечалось, деловое письмо включает семь основных элементов, следующих в таком порядке:
3. адрес (к кому обращаются);
6. приветственное заключение;
Шапка-заголовок — включает имя (фамилию) и адрес отправителя, отпечатанный в верхней части листа (или фирменный бланк с указанием организации, учреждения).
Дата — месяц обозначается словом, день и год цифрами.
Адрес — адрес приводится таким же, как он написан на конверте. Он должен содержать (1) имя, (2) N дома, название улицы, (3) город, (4) штат (провинцию) и (5) почтовый индекс адресата. Если речь идет о широко известной фирме, то улица может не печататься (например, Bank of England London, 20035). Название фирмы, компании дается полностью, без каких-либо сокращений.
Когда письмо адресуется отдельному человеку-должностному лицу какой-либо организации, то после его фамилии (после запятой) дается его должность и желательно на той же строке. Если название должности длинное, то — на следующей строке ниже. Титулы не сокращаются.
ЧЬЯ ШАПКА?
Единственные слова, предшествующие имени, которые сокращаются, включают: «Mr.», «Mrs.», но «Miss», а также ученые степени и звания — «Dr.», но «Professor», «The Reverend» (священник, преподобие). Указание этих титулов перед фамилией является обязательным. Адрес обычно пишется через два и более интервалов, ниже даты. Однако в правительственной корреспонденции и в некоторых других официальных бумагах адрес часто пишется ниже подписи в нижнем левом углу страницы.
бращение. Обращение означает официальное начало письма. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже адреса. После обращения ставят двоеточие. Это классическое правило.
Иногда вообще не ставят никакого знака или в последнее время — запятую. Выбор формы обращения зависит от уровня отношений между автором и адресатом. В обычной деловой переписке обращение должно быть умеренно сдержанным и не ставить под сомнение достоинство автора письма (унижать его). Другое дело, когда между двумя субъектами сложились дружеские отношения.
В этом случае обращение может выходить за рамки строгой официальности. Особые формы обращения приняты в переписке с официальными, правительственными, должностными лицами.
Текст. Текст начинается через четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками). Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.
Подпись. Она ставится через 6-8 интервалов ниже заключения и должна содержать такие данные: имя автора, его должность и ученую степень. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.
Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо и постскриптум (postscript).
- Инициалы исполнителя (машинистки). Пишутся в левом нижнем углу, на несколько строк ниже подписи.
- Информация о вложениях. Эта информация ставит в известность читателя о содержании вложений. В левом нижнем углу, ниже инициалов исполнителя (машинистки) пишется слово «Приложения» (Enclosure или сокращение от него Enc).
- Постскриптум (приписка). Пользоваться постскриптумом надо осторожно, так как его наличие может указывать на забывчивость автора (т.е. добавки тогда, когда письмо уже было напечатано). Постскриптум пишется ниже инициалов исполнителя и информации о вложениях (примерно через четыре интервала) и ему предшествует сокращение заглавными буквами P.S.
Бланки делового письма
Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.
При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:
• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• справочные данные об организации;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа (при необходимости).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20.
В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4).
ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций — Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем.
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ — На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона.
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях — Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента.
Схема построения базисных индексов — Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) — относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления.
Тема 11. Международное космическое право — Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию.
Источник: pdnr.ru
Что такое реквизиты письма?
Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, .
Какие реквизиты являются обязательными в подписи делового письма?
- наименование получателя и адрес,
- дата составления письма,
- ссылка на входящее сообщение (при его наличии),
- обращение к адресату,
- текстовая часть,
- подпись,
- отметка о наличии приложений.
Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?
- Государственный герб Российской Федерации .
- Герб субъекта Российской Федерации .
- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) .
- Код организации .
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) .
- Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)
Что входит в понятие реквизиты?
Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Как оформляют письма?
- минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
- если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
- отдельно нумеруется каждое приложение;
Что входит в структуру делового письма?
Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Внутри этих частей могут быть разделы, пункты, подпункты и абзацы.
Как правильно писать деловые письма?
- название организации;
- почтовый адрес;
- ИНН, КПП;
- контактные данные;
- банковские реквизиты;
- е-mail;
- дата и номер письма;
- отметка о получении.
Чем отличается бланк для письма от общего бланка?
Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Какие реквизиты входят в состав бланка?
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). .
- герб организации, или герб физического лица, или товарный знак (знак обслуживания), или эмблема. .
- код организации (предприятия) по ОКПО;
- код документа по ОКУД;
Как по числу реквизитов отличается общий бланк от бланка письма?
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.
Что понимается под реквизитами карты?
Под реквизитами банковской карты подразумеваются сведения, позволяющие провести операцию со счета банковской карты. При этом, в номере счета ставится номер карточного счета. Не следует его путать с номером карты, который указан на самом пластике.
Что входит в реквизиты банковского счета?
- Наименование или Фамилия Имя Отчество клиента
- ИНН клиента
- КПП клиента (обязателен ТОЛЬКО при платежах в бюджет, в остальных случаях может не указываться)
- Двадцатизначный номер банковского счета (расчетного, текущего)
- Наименование и местонахождение (город) банка, где у клиента открыт счет
Что такое реквизит и как разделяются реквизиты?
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа, например, наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.
Как правильно составить обращение?
Официальное обращение в письме имеет несколько отличий от оформления стандартного делового письма. Самое главное — это наличие обращения. Используйте имя и отчество человека, которому адресуете письмо. Как правило перед парой имя-отчество добавляется стандартное: «Уважаемый …».
Как оформить шапку письма?
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком.
Нужно ли писать в конце письма с уважением?
После слов «С уважением» в концовке письма принято ставить запятую. Сочетание «Уважаемый» в обращении и «С уважением» в подписи не рекомендуется.
Источник: topobzor10.ru