Как назвать письмо с просьбой

Письмо – это обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве средства общения учреждений и предприятий в процессе осуществления их деятельности.

Важная роль в классификации переписки отведена отнесению документов к той или иной системе управленческой документации и категориям сообщений, которые будут передаваться по сетям связи. Перечень оснований, в соответствии с которыми может быть проведена систематизация деловой переписки – обширный. На разных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки происходит решение определенных прикладных задач и применяют соответствующие признаки классификации документов.

Переписка, как и любая другая документация, подразделяется на служебную, то есть официальную, и личную.

Перечень признаков классификации деловой переписки не заканчивается только на обозначенных выше категориях. Во многих случаях существенная роль отводится таким факторам в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к тем или иным почтовым категориям и разрядам. Важный момент при организации работы по подготовке и оформлению писем – наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Как написать письмо президенту России В.В.Путину лично

Информационное письмо – это тип делового письма, в котором адресат получает информацию официального характера. Обычно официальные письма – типовые и их рассылают органы власти и управления разных уровней подведомственным организациям или организациям определенного вида. В информационном письме могут быть дословно приведены отдельные положения законодательных и прочих нормативных документов, а также предложения и рекомендации. Объем информационного письма может составлять от 1 абзаца до нескольких страниц. Обычно такие письма подписывает руководитель организации.

«Разновидности писем»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Письмо-сообщение – тип делового письма, которым автор информирует адресата о каких-то событиях, фактах, которые представляют взаимный интерес. Письма-сообщения могут быть инициативными или выступать как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Обычно письма-сообщения – это письма небольшого объема, часто состоящие из 1-2 предложений. Письмо-сообщение может начинаться обоснованием или непосредственным изложением сообщаемой информации.

Письмо-извещение – это тип делового письмо, информирующего о публичных мероприятиях. Обычно письма-извещения рассылают широкому кругу организаций, чтобы привлекать их или приглашать к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщить о проводимом мероприятия, времени и месте проведения, а также одновременно приглашает к участию, сообщает об условиях участия в мероприятии или содержать иную вспомогательную информацию. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия.

Как написать письмо примеры образцы писем

Сопроводительное письмо – это тип делового письма, используемый для отправки документов, которые не имеют адресную часть. В тексте сопроводительного письма могут содержаться просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые являются приложением к сопроводительному письму. В таком случае в письме сначала говорят о направлении документов, далее излагают просьбу, предложение и пояснение. Обязательный реквизит сопроводительного письма – отметка о наличии приложения, которая ставится непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – это тип делового письма, содержащего обязательство или подтверждение. Гарантийное письмо адресуется организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг или аренды, качество и сроки выполнения работы, или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и пр.

Текст гарантийного письма обычно содержит просьбу в адрес корреспондента, а также юридически значимую формулу. Если в письме гарантирована оплата, автору необходимо сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, а также его удостоверяет печать организации.

Письмо-предложение – это тип делового письма, направляемого потенциальному партнеру с предложением товара, услуги, сотрудничества и пр. Предложение может направляться по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направлено адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. Письмо-предложение может направляться одному корреспонденту или нескольким. Предложение партнеру может содержать детальную информацию или общую информацию, которая и является приглашением к переговорам.

Письмо-просьба – это тип делового письма, цель которого – получить информацию, услугу, товар, инициировать определенные действия, необходимые организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. В письме-просьбе содержится обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно идти до изложения просьбы.

Обоснование может отсутствовать, если просьба очевидна, носит типовой характер, а также если действия, составляющие просьбу – обязанность организации, подразделения, должностного лица. В одном письме может содержаться не одна просьба.

Письмо-заявка – это тип делового письма, составляемого в случаях, если организация хочет поучаствовать в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация. В деятельности, связанной с получением услуг и товаров, такое письмо может быть использовано и в качестве первичного документа, на основании которого будет предварительно рассмотрен вопрос, оформляется заказ или составляют договор.

Разновидность заявок – документы, которые предоставляются в органы исполнительной власти и организации их подчинения с целью зарегистрировать какие-либо права, лучить разрешение и пр. Заявка может быть составлена по унифицированной форме или обладать установленным составом реквизитов. Если заявку составляют в свободной форме, в нее включают только ту информацию, которая важна для автора письма. Так как письмо-заявка – фактически просьба о выполнении какого-либо действия, оказания услуги, то в тексте могут использованы языковые обороты, как и в письмах-просьбах. Если составляют заявку на участие в каком-то мероприятии, указывают следующие сведения:

• название мероприятия;
• дата проведения;
• форма участия – участник, докладчик, слушатель и пр.;
• ФИО участника;
• место работы, должность;
• почтовый адрес и индекс, телефон, адрес электронной почты;
• потребность в гостинице на период проведения мероприятия.

Если составляют заявку на оказание какого-то вида услуг, указывают все существенные стороны предмета заявки и всю необходимую информацию об авторе заявки, кроме содержащихся в бланке письма.

Письмо-подтверждение – это тип делового письма, в котором адресатом подтверждается получение сведений, документов или прочих материалов, ранее достигнутые договоренности и намерения и пр. Если подтверждается предварительная договоренность, то в тексте письма излагают ее суть, если подтверждает получение документов – называют их. В некоторых случаях письмо-подтверждение содержит суть полученных документов, оно может закончиться просьбой или предложением.

Источник: spravochnick.ru

Виды писем

Письменное сообщение адресату, пересылаемое в конверте, называется письмом. Вложенная корреспонденция вместе с конвертом не должна превышать 100 г при пересылке внутри страны, при отправке за границу — 2 кг. Если ограничение по весу превышено, то речь идет о бандероли

На практике используются следующие виды писем:

• простое;
• заказное;
• ценное;
• экспресс EMS.

Действующие тарифы и правила предоставления услуг для каждого типа отправлений различны, но одинаковы во всех отделениях Почты России.

Простое письмо

Для отправки корреспонденции достаточно приобрести конверт и марку. Отправителю потребуется сделать вложение с учетом стандартных габаритов, запечатать конверт и бросить его в любой почтовый ящик. Доставка выполняется до личного ящика адресата.

К существенным недостаткам такого способа пересылки относится:

• отсутствие официальной регистрации;
• нет трек-номера, по которому отслеживается перемещение письма;
• факт получения не подтверждается документально.

Если отправляется письмо негабаритных размеров или необходима доставка авиа, то следует обратиться в отделение. К письму или открытке прилагается почтовая марка различного номинала, которая соответствует статусу отправления: обычное, ускоренное или авиа.

Заказное письмо

Заказное отправление регистрируется в отделении службы, актуальные сведения заносятся оператором в систему. Отправитель получает квитанцию на оказываемые Услуги .

Возможно воспользоваться дополнительными предложениями:

• уведомление о вручении адресату;
• СМС оповещение о доставке;
• ускоренная доставка (1 класса).

Отследить движение корреспонденции можно по трек-номеру. Адресат расписывается в получении, после чего миссия считается выполненной.

Ценное письмо

Корреспонденция с таким статусом регистрируется на почте на тех же условиях, что и заказное письмо. Дополнительно отправитель указывает объявленную ценность, являющуюся своеобразной страховкой от потери и повреждения. Конверт вручается лично получателю по указанному адресу или на почте. Подобный формат востребован для пересылки важных документов.

Виды писем:

• инструктивные;
• сопроводительные;
• информационные;
• гарантийные;
• рекламные;
• претензионные;
• арбитражные;
• письма-подтверждения;
• письма-напоминания;
• письма-извещения;
• письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 1).

Рис. 1. Пример оформления письма

Служебное письмо

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

• фирма;
• структурное подразделение;

• должность;
• фамилия и инициалы;
• почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача.

штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
• от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
• от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Сопроводительное письмо и другие виды писем

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты.

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, Договор , инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Просьба и предложение

Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:

• Просьба. Его цель — побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
• Запрос . Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
• Предложение . Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
• Заявка . С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
• Заказ . Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
• Приглашение . Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.

Требование и претензия

Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:

• Письмо-требование — направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
• Письмо-претензия — содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.

Гарантия, подтверждение, рекомендация

Этикетные письма

К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п.

Рис. 4. Классификация официальной переписки

Этикетными называют письма:

• Поздравление — отправляют в связи с радостным значимым событием;
• Благодарность — физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
• Соболезнующее — отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
• Извинение — отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.

Практически для каждого вида письма есть утвержденная форма, требования к составу, содержанию, использование шаблонных фраз, норм обращений. Каждая организация обязана придерживаться этих правил.

Источник: msppnew.ru

Как написать деловое письмо, которое прочитают

Стараетесь, пишете, подбираете необходимые слова — и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке.

• предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
• сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
• человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки:

• ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
• общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
• небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;

• соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
• особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

«Мы обязаны делать клиентов довольными
любыми доступными способами!»

Алексей Молчанов,
основатель международной IT-компании Envybox

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ
+ БОНУС

Виды деловых писем

Рассмотрим какие виды деловых писем бывают:

1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.
2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.
3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.
4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.
5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.
6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.
7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.
8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Структура делового письма

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.

Основная часть. Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!

Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.

Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или видеороликах.

Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.

Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

• Не здороваться.

Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.

• Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мыслью, по древу.

Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

• Говорить безжизненным, сухим языком.

Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите, как можно проще!

• При этом не скатывайтесь в панибратство.

В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальные личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и Копыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам.

Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

• Быть голословным.

Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

• Не якайте, а выкайте.

Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

• Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
• Чрезмерное использование сленга.

Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?

• Нерелевантность.