Как научиться распределять свое время правильно

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Как все успеть? Планирование времени — 10 советов и мой опыт

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

КАК НЕ ТРАТИТЬ ВРЕМЯ ЗРЯ. Первый закон Паркинсона

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.

Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

• Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.

• Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.

• Срочные, но не важные – делегируйте их.

• Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

• Поставьте задачу, которую нужно сделать.

• Установите таймер на 25 минут.

• Работайте и не отвлекайтесь.

• После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.

• После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.

• Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

• А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.

• Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.

• В — незначительные задачи, которые можно не делать.

• Г — то, что необходимо делегировать другому.

• Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. « Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

• За 10 часов до сна откажитесь от кофе.

• За 3 часа от еды и алкоголя.

• За 2 часа от работы.

• За 1 час выключите все гаджеты.

• 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Правила тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях .

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация . Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com . Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket . Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма .

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

• «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.

• «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.

• «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями , которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.

Источник: invlab.ru

Как научиться планировать свое время: основы тайм менеджмента

Всем мое приветствие! Как научиться планировать свое время интересует всех, кто не успевает справиться с теми задачами, которые должны быть выполнены. Есть эффективные методики, способы как организовать текущий день, неделю, чтобы все успевать. Выполняя их, вы сами удивитесь, как вы умеете справляться с невероятным обилием дел.

Важность планирования своего времени

От этой темы можно отмахнуться. Но когда вы попробуете одну из методик, разработанную специалистами, то сразу поймете, какая это важная штука — планирование.

Зачем планировать свой день? У этого процесса масса плюсов:

• Наступает внутренний покой от того, что перестаете суетиться, «загоняться» от потока задач.
• Приходит уважение ко времени за счет освобождения энергии для решения важных проблем.
• Начинаете реально оценивать временные рамки. Время ощущаете в себе, а не на часах.
• Учитесь думать о прогрессе, который принесет вам удовлетворение.

Американский психолог Хайди Грант Хэлворсон показал, когда человек начинает совершенствоваться, то у него появляется безумное желание работать. Увлеченный человек не замечает течение времени, потому что не тратит его на пустяки. Всегда думает, как выполнить лучше тот пункт работы, над которым сейчас трудится.

Организация рабочего дня

Как грамотно организовать день, чтобы все успеть? Над этим вопросом работали серьезные мужи прошлого и настоящего.

Они выработали полезные техники составления распорядка дня. Кто применил их на практике, говорят, что помогает не разбрасываться временем, а успевать все в срок.

С чего начать?

Возьмите тетрадь и ручку, затем составьте список дел на день, потом на неделю, опираясь на несколько правил:

• Составлению списка дел уделите внимание по 5-7 минут утром и вечером. Заглянув в список, вы не буде суетиться и бояться: как бы чего не забыть.
• Составляя план, примените правило, под названием «Лягушка». Под «Лягушкой» подразумевается то дело, за которое не хочется браться, а делать его надо. Ставьте его в начало дня. Что это даст? Выполнив его, вы больше часов потратите на действительно важное или любимое задание. Трудное дело не будет тревожить вашу душу, отвлекая он решения более приятных задач.
• На день планируйте не более 4 важных дел, уделяя каждому 1 час. Не уложитесь за 1 час, разбейте его на несколько подзадач, определив им время. Не забудьте оставлять по 15 минут на каждую задачу, на тот случай, если не будете успевать. Если справитесь, не используя эти 15 минут, то у вас накопится уйма времени.
• Чтобы не тратить лишнее время, заведите будильник, который подскажет, что 1 час прошел. Так вы научитесь выполнять дела в срок, не «размазывая» на целый день.
• Отдельно выпишите все совершенно ненужные дела и время, потраченное на них. Сюда входит просмотр телевизора, болтовня по телефону и много других неважных дел. Уберите их из своей жизни, освободив минуты или часы для совершенствования.

Основы тайм менеджмента

В современном языке появилось неведомое слово:

Тайм-менеджмент — это контроль за временем, одним из главных жизненных ресурсов. Методов тайм менеджмента много, но можно выделить главные.

1.Pomodoro. Это такая техника, которая поможет сконцентрироваться на конкретном важном деле. Она предполагает чередование работы и отдыха: 25 — это рабочее время, а 5 минут — отдается короткому отдыху. В течение дня есть и большая пауза, длящаяся 15 минут.

2.GTD: это тот метод, который поможет привести в порядок ваши дела. Базовые принципы GTD:

Сразу фиксируйте информацию. Никогда не говорите: «Добавлю позже».

• Пишите подробные пояснения. Разбивайте большие дела на выполнимые действия (подать документы, купить полотенце, скачать карты на телефон). Записав подробно, вы увидите, что некоторые дела можно делегировать, освободив себе больше времени.
• Ставьте даты и сроки. Вы точно ничего не забудете, если перед глазами будут мелькать даты, сроки выполнения.
• Обновляйте списки. Следите, чтобы это был список конкретных действий, а не прошлых, чтобы без промедления приступить к работе.
• Действуйте. При хорошей организации можно сразу приступить к работе.

3.Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня. Следуя по ветвям, вы выполните все, что планировали на день. Пример карты.

• Возможность видеть все планы дня. Карта не позволит закапываться в деталях, вы все будете видеть сразу.
• Реалистичность. Вы не сможете запланировать столько дел, которые не сможете сделать за день. На этапе планирования просто будете вычеркивать невыполнимое.
• Расставить приоритеты.Важные дела надо выделить, чтобы взгляд попадал на них в первую очередь, напоминая об их первоочередности.
• Отдых.Карта напомнит, что надо оставлять время на отдых, семью и детей.
• Легко отслеживать то, что уже сделано.Выделив выполненные веточки. Получите удовлетворение от своего умения планировать время.
• Поддается легкой корректировке. Изучив карту в конце дня, легко перенести на завтра то, что не удалось сделать.

Как на практике распоряжаться временем

Рассмотрим принципы управления ценнейшим ресурсом — временем. Можно найти много принципов, но выделим 7 основных.

1. Планирование своих дел на день, неделю, перспективу. Отрегулированный план действий поможет быстрее и результативнее справляться с делами на любом рабочем месте. Все успешные люди заранее разрабатывали план действий на следующий день или неделю.

Даже выведены основные аксиомы тайм-менеджмента:

• Цели и задачи надо заносить на бумагу. Если не обозначаете цель, значит, её нет.
• Заранее составляйте список заданий и действий. Это поможет увеличить продуктивность вашей деятельности на 25%.
• Делите на части глобальный проект. То есть, объемные дела, разделите на несколько мелких, продумав очередность их выполнения.
• Результаты правильного планирования дадут свои плоды уже на следующей неделе.

1. Выявите основную цель. Даже великие творцы не брались сразу за создание целого произведения. Сначала составляли план, а потом начинали выполнять его по пунктам. Секрет разумного управления временем – умение заострять внимание на текущих задачах, не теряя общего курса.

«Диаграмма Ганта». В диаграмме необходимо указать задачи, если задумали осуществить большой проект, например, строительство дома. Надо указать сроки их осуществления, продолжительность по времени, последовательность выполнения. Одинаковые дела следует сгруппировать в один пункт, а объёмные задачи разбиваются на несколько, которые будут выполняться последовательно друг за другом.

1. Определяйте основную цель. Этот принцип затрагивает не только расстановку приоритетов, но и как надо двигаться к достижению цели. Здесь же надо определить последовательность выполнения текущих задачи по степени трудности.

Для расстановки приоритетов следует выбрать метод под названием «Способ АБВГД».

«А» – самое важное дело этого дня, «Б» – менее значимое, «В» – задача средней важности и т.д.

Первым следует выполнять первое дело в списке. Обычно эта задача самая объемная по выполнению, за которую так не хочется браться. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси призывает использовать метод «Лягушка», о котором написано выше.

Логическим продолжением метода Трейси является принцип Парето:
20% наших усилий принесут 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

То есть, наша задача – найти 20% самых эффективных действий, затем на них переключиться.

«Матрица Эйзенхауэра» считается еще одним эффективным приемом для расстановки приоритетов. Политический деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком успешным и невероятно практичным. На практике он применил такую методику.

Все текущие дела нужно делить на 4 категории:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не слишком важные;
4. Неважные и несрочные.

Сектор «1» записываются задачи, которые надо выполнить сегодня и сейчас. Если их отложить, то в будущем они создадут серьезные трудности.

В секторе «2» важные, но не срочные. Эти задачи позволяют спокойно, взвешенно все обдумать, произвести грамотное планирование. Только не позволяйте перейти им в сектор срочных задач.

Сектор «3» Дела из третьей категории лучше поручить подчиненным, иначе они отвлекут вас от серьезных дел.

Сектор «4» А вот дела под цифрой «4», то есть, несрочные и неважные, можно убрать из списка. Попробуйте каждый день составлять таблицу, опираясь на «Матрицу Эйзенхауэра».

Фокусируйтесь на главном. Вы должны помнить, что время — ресурс невосполнимый. Даже минута, потраченная зря уже не возвратится. Поэтому надо выделять главное, отбрасывая второстепенное.

Умение сосредотачиваться на главном поможет решить основные задачи продуктивного тайм-менеджмента. Чтобы второстепенные дела не мешали добиться желаемого результата, нам надо изучить техники, которые помогут понять, что такое управление временем.

Одна из самых эффективных техник, позволяющая отыскать для себя еще массу времени – это делегирование. То есть поручение своих дел другим людям. Делегирование — это классика менеджмента.

Можно найти множество примеров делегирования: свою машину можно помыть самому, затратив драгоценные минуты, но лучше отдать автомойщику. Делегировать можно много неважных или несрочных пунктов в вашем списке.

Еще один способ эффективно использовать свое время: находясь в транспорте можно прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству.

Среди важнейших навыков, помогающих экономить время: умение говорить «нет». Отказывать всем без разбора нельзя, а вот тем, кто лишает ваших личных временных ресурсов — можно. Если не получаете ничего полезного взамен, лучше скажите «нет».

Отказать следует болтливой соседке, чтению бульварной прессы, просмотру ТВ. Такие незапланированные отвлечения могут сорвать ваши важные планы, ничего не давая взамен.

Анализируйте своей опыт экономии времени. Он поможет создать свои правила тайм-менеджмента. Оглянувшись назад, увидите свои ошибки, предпримите действия к их исправлению. Обязательно сделайте анализ, почему были допущены ошибки. На этом этапе можете создать свои правила по управлению временем.

Наконец седьмой принцип (7). Постарайтесь запланировать отдых по такому же принципу, как все бизнес-задачи! Это тоже важнейший элемент успеха, способствующий долго оставаться на его вершине.

Будем учиться у гениев

Методики гениев могут пригодиться любому работающему человеку, ведь они проверены временем. Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но преуспел во многих областях жизни за счет самоорганизации и дисциплины.

Крылатые фразы — «Время — деньги», «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня» принадлежат Франклину. В 20 лет он разработал систему организации времени. Она помогала ему всю жизнь. Его модель похожа на пирамиду.

В основе пирамиды — моральные добродетели. Франклин определил для себя 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

В записной книжке Франклин каждую страницу разлиновал по дням недели. Потом провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей. Ежедневно он заострял внимание на одной из добродетелей, отмечая допущенные промахи.

Следующая ступень — это глобальная цель

Чего человек хочет добиться к определенным годам своей жизни?

В ступени «Генеральный план» была записана пошаговая инструкция, как надо идти к цели всей жизни. В долгосрочный план он записывал цели на ближайшие годы. Это 3–5 лет. Краткосрочный план — задачи на год и месяц. Затем идет планирование на один день.

Ступени опираются одна на другую.

Если желаете использовать эту методику, то определите для себя большую задачу, затем идите по ступеням пирамиды.

Метод Стивена Кови

Стивен Кови как раз распределял решение задач на 4 категории, о которых написано выше по тексту. Сначала следует решать основную задачу. Последовательно переходя к менее главным.

Тимоти Феррисс

Его метод заключается в том, чтобы работая меньше, делать больший объем работы. Он считает, что надо фокусироваться на действительно важном деле.

Суть техники этого гения проста: в список дел внести только одно важное дело, 3 средних и 5 мелких. Делать одно важное дело, остальные можно делегировать.

Уважаемые друзья, как научиться планировать свое время? Можно самим выработать свою технику, но лучше пользоваться техникой Франклина, Ферриса, Глеба Архангельского и других гениев разумного планирования времени.

Источник: anisima.ru