Как настроить отдел продаж

Содержание

Организация работы отдела продаж — это первое, что должен сделать руководитель отдела на новой должности. Он должен заняться организацией, чтобы работа в отделе продаж стала эффективнее и результативнее. О том, как это сделать, мы и поговорим.

Организация работы отдела продаж: основные задачи

Начальнику отдела продаж необходимо выполнить организацию работы с подчиненными таким образом, чтобы каждый работник был занят реализацией своей задачи, причем делал это эффективно, точно и в срок. Это основное, что должен уметь делать руководитель отдела продаж.

На первом этапе организация работы отдела связана с определением готовности рабочих мест к производственному процессу, работоспособности техники, телефонных линий, состояния мебели, необходимого количества канцтоваров.

Если работа специалистов остановится из-за недостатка бумаги или сломанного стула, — это будет самая глупая причина, вероятность которой важно свести к нулю. Поэтому организационные вопросы должны быть решены в первую очередь, а необходимые расходы согласованы с руководителем организации. Если же подобная проблема случилась, она должна быть решена незамедлительно, а не затягиваться на несколько дней, а то и недель.

ОТДЕЛ ПРОДАЖ с НУЛЯ. Пошаговое руководство построения.

организация работы отдела продаж

Менеджерам по продажам должно быть удобно. За это отвечает их руководитель, который обязан все организовать.

Если в отделе продаж работают мужчины, которые постоянно помогают кому-либо в организации что-либо привести, куда-то съездить — немедленно прекратите это!

Менеджер по продажам должен в первую очередь выполнять свои должностные обязанности и приносить деньги компании, а не выполнять обязанности водителя, грузчика, курьера.

Для доставки или переноски грузов есть свои кадры c соответствующей квалификацией и уровнем оплаты. Занимаясь только продажами, отдел может значительно улучшить свои показатели, а организация — увеличить прибыль. Этот момент обязательно нужно учесть при эффективной организации работы отдела продаж.

То же самое можно сказать, если на продающих сотрудников возложены другие, не профильные обязанности. Это может быть продвижение сайта или создание базы данных — для этих задач есть свои специалисты, которые могут их решать с большим желанием и эффективностью.

Организация работы отдела включает создание входящего потока клиентов

Специалист больше 80% своего времени должен быть занят общением с клиентами. Лучше и эффективнее, если это будет входящий поток, так как его отработка требует меньших трудозатрат. Поэтому поделитесь своими идеями с отделом маркетинга или руководством, каким образом этот входящий поток организовать.

Если специфика работы сотрудников основана на исходящих звонках, доведите количество разговоров в час сначала до 15, а затем при необходимости до 20 (если много отказов). Если работник не будет каждый час ходить курить, пить кофе, посещать санузел, болтать с коллегами, он вполне может осилить эту цифру.

Еженедельные планы и собрания

Доводим до персонала личные еженедельные планы — организовываем все необходимое для выполнения плана — контролируем результаты работы на еженедельном собрании.

Каждый сотрудник должен знать свой план на месяц, неделю, день. Он должен знать, что с него спросят за выполнение этого плана. План обязательно должен быть персонализирован, иначе менеджеры не смогут ощутить личную ответственность за результат, а значит не будут замотивированы его показать. Список личных результатов на стене кабинета и его ежедневный мониторинг — отличный стимулятор для работы и конкуренции.

Когда вы только пытаетесь организовать работу отдела продаж, планирование лучше делать обширным, то есть указать необходимое количество новых клиентов, количество постоянных и обязательно запланированную сумму продаж.

Помимо ежедневного контроля для анализа и мотивации сотрудников необходимо проводить еженедельные собрания. Приведем советы для проведения эффективных совещаний с сотрудниками:

Собрание должно состояться при любых условиях.
Продолжительность собрания не должна превышать одного часа.
Все вопросы для обсуждения должны быть запланированы и объявлены в начале собрания.
Все вопросы должны быть решены во время обсуждения, ответственные зафиксированы на бумаге, строки установлены.

Делим менеджеров на опытных и не очень

Организовываем работу с сотрудниками по уровню квалификации — разному уровню формулировки целей — разному уровню контроля.

Обязательно нужно разделять руководство менеджерами с большим опытом, а также новичков, совсем недавно окунувшихся в море продаж.

Люди с опытом не потерпят чрезмерного контроля и давления, тем более от человека, пришедшего со стороны и, возможно, отлично знающего продажи, но не знакомого со всеми тонкостями работы. В этом случае, основная задача — убеждение.

Да, нужно найти подход, нужно быть немного психологом, однако это того стоит. Командное взаимодействие профессионального руководителя и опытных менеджеров по продажам может дать отделу новое дыхание.

Начинающие продавцы на начальном этапе работы требуют четких инструкций, доступного разъяснения целей, способов их достижения, да и просто обычной помощи и человеческой поддержки.

Однако в работе с новичками тоже есть свой плюс — вместе обучаетесь, вместе добиваетесь успехов, вместе проходите «огонь, воду и медные трубы». Через некоторое время образуется команда, которой по плечу любые цели.

Очень хорошо, когда молодые специалисты проходят обучение внутри отдела, в котором будут работать, благодаря системе наставничества. Причем очень важно, чтобы наставник был доброжелательно настроен и заинтересован в положительных результатах своего стажера. Такая форма обучения демонстрирует новичку практические способы решения рабочих моментов, на разгадку которых при самостоятельном обучении потребовалось бы длительное время и множество проб и ошибок.

Если в отделе много новичков, руководителю необходимо постоянно поддерживать обратную связь с коллегами, собирать информацию о всех сложностях, которые у них возникают, находить оптимальные решения, а затем проводить оперативные пятиминутки либо еженедельное обучение.

Эффективность обучения продажам обуславливается следующими правилами:

регулярностью
четкостью и конкретностью информации
наличием домашнего задания
проверке домашнего задания
отработкой знаний на практике
контролем применения новых навыков в работе
итоговым экзаменом

Документирование своей работы

Не забывайте, что организация работы отдела продаж состоит в регулярном составлении отчетности о своей деятельности, иначе руководство может засомневаться в количестве и качестве вашей работы. Заведите себе привычку готовить еженедельные, ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, даже если у вас эти отчеты не спрашивают, чтобы в любой момент по первому требованию вы могли их предъявить руководству.

Источник: prodagi-life.ru

Эффективные схемы построения отдела продаж

Эффективная работа системы продаж — это процесс последовательной работы отдельных компонентов системы, направленный на достижения итогового результата – получения необходимого уровня прибыли. Компоненты системы – простые действия, результат которых можно измерить.

Консультируя собственников бизнеса, я обычно задаю простой и короткий вопрос: «А как вы измеряете эффективность вашего отдела продаж, по каким параметрам?». Ответ бывает тоже очень прост – по прибыли, которую приносят сотрудники отдела. А как вы контролируете работу своего отдела продаж?

Как понимаете, что ваши специалисты по продажам принимают правильные решения, которые приведут компанию к ожидаемому результату? Почему я задаю эти вопросы? Логика очень простая. Если ваш цикл сделки составляет несколько месяцев, и вы контролируете эффективность отдела продаж по итоговому результату, то результат ошибки вы тоже увидите через этот срок.

Очень сложно будет принять правильное корректирующее тактическое решение, чтобы минимизировать или исключить итоговое отклонение. Чтобы всегда «держать руку на пульсе», нужно сформировать систему продаж, позволяющую управлять на оперативном и тактическом уровне, видеть отклонения на ранних этапах и упразднять их.

По существу продажа – это ежедневный комплекс действий, которые должен совершать отдел продаж. Эффективность продажи зависит не только от знания продукта и коммуникативных навыков специалистов, но и от структуры отдела продаж, системы продаж, логично построенных бизнес-процессов. В этой схеме логично выделить два основных понятия: личные продажи и система продаж.

Личные продажи — инструмент маркетинговых коммуникаций, подразумевающий коммуникацию один на один с клиентом. Специалист по продажам должен обладать совокупностью знаний и компетенций, чтобы помочь клиенту сделать правильный выбор – купить у нас, и защитить от неправильного – купить в другом месте. При этом очень важны знание продукта, коммуникативные навыки, владение техниками и технологией продаж. И именно на улучшение этих компетенций направлено большинство тренингов по продажам.

Под системой продаж нужно понимать совокупность всех процессов, протекающих в компании, помогающих специалистам по продажам эффективно находить и закрывать свои сделки. Задача любой системы продаж — облегчить повседневную жизнь дорогого для вас специалиста (вспомните, сколько средств и сил было вложено в его становление и обучение), снять с его плеч механическую работу и, по возможности, автоматизировать стандартные процессы, а также создать благоприятную для достижения результата бизнес-среду.

Для того, чтобы система выполняла свои основные функции, необходимо, чтобы она отвечала следующим критериям:

· возможность управления каждым элементом системы;
· возможность измерения показателя результата каждого компонента системы;
· математическая взаимосвязь между показателями компонентов и итоговым результатом.

Выстраиваем систему продаж шаг за шагом

Последовательность формирования системы состоит из нескольких этапов. Из опыта хотелось бы добавить, что в зависимости от результатов, внутренних, внешних факторов и специфики работы компании, для достижения максимальных результатов необходима индивидуальная адаптация этой схемы построения системы продаж.

рис 1. Система В2В продаж в компании.

Этап №1. Оцифровка процесса.

Первым и важным этапом в построении системы продаж является этап декомпозиции процесса продажи, разделения на простые законченные действия, результат которых можно измерить математически. Это важно сделать для понимания эффективности конкретных шагов, анализа узких мест и определения ключевых зон роста системы.

Результат продажи – это прибыль. Прибыль нам приносит клиент. Клиент в процессе покупки, от момента осознания потребности до покупки и эксплуатации товара, проходит определенные шаги, которые должна описывать ваша воронка продаж.

Используя статистику предыдущих периодов, производится расчет среднего чека, количества транзакций, средний возраст проекта и длительность сделки. Показатели, по которым нет данных, оцениваются с помощью экспертной оценки по минимально возможному уровню.

Этап 2. Аудит существующей системы продаж.

Цель аудита – совершенствование и оптимизация системы. Важно не только понимать, что в настоящий момент происходит с продажами, но и определять узкие места, видеть пути улучшения процессов. Аудит модели продаж может быть внешним и внутренним. Его цель – выявление сильных и слабых сторон. Рекомендуется при проведении аудита отдельное внимание обращать на четыре группы драйверов роста системы (рис.2).

Источник: skillsforsales.ru

Открываем отдел продаж в агентстве с нуля: план действий

Создать с нуля отдел продаж — сложная и ответственная задача. Справиться с ней вам поможет материал коммерческого директора в MediaGuru Анны Гусятниковой. Она описала все этапы создания отдела продаж: от определения функций и составления плана до работы с обращениями клиентов.

Анна Гусятникова

Вам предстоит выйти на работу руководителем группы или отдела продаж (ОП) и создать это направление в компании с нуля, впереди — огромная работа. Не паникуем. В этой статье мы рассмотрим этапы открытия ОП и разберемся, с чего начинать, как ставить план, где искать клиентов и сотрудников.

Функции отдела продаж

Раз уж вы столкнулись с такой задачей, то отчетливо понимаете цели будущего отдела: он нужен для увеличения числа продаж. Это правильно, но далеко еще не все.

Продающий отдел играет ключевую роль в рекламном агентстве, потому что именно его слаженная работа поддерживает важные показатели развития всей компании:

прибыль — выполнение плана и финансовая стабильность агентства;
лояльность клиента — формирование первого впечатления у потенциального заказчика, создание комфортных условий работы и стимуляция к постоянному сотрудничеству;
узнаваемость бренда — улучшение репутации.

Как видите, налаженная работа ОП — это 50% успеха бизнеса. Осознаёте значимость предстоящей миссии? Первый шаг сделан, настрой выбран, двигаемся дальше.

С чего начинать

Четкий план действий поможет сгладить тернистый путь к вашей цели, сэкономит время и избавит от многих ошибок. Поэтому с него и начнем.

Составляем план продаж.
Ищем сотрудников, учим их, адаптируем и развиваем.
Находим клиентов.
Обрабатываем обращения.
Налаживаем взаимодействие с другими отделами агентства.
Формируем отчетность.

Рассмотрим пункты нашего плана детальнее.

Составляем план продаж

Нам нужно заработать деньги, и есть определенная цифра, к которой мы стремимся. Допустим, мы хотим получить за год 120 млн рублей. Где и как их брать?

Ставим средний ежемесячный план на каждого сотрудника. В нашем примере оборот рекламного бюджета на одного менеджера — 1 млн рублей в месяц или 12 млн в год.
Считаем, сколько нам нужно людей с резервом на весь заданный бюджет. Делим годовой бюджет на годовой план сотрудника: 120 млн/12 млн = 10. Получается, нам требуется 10 менеджеров по продажам.

При формировании своего бюджетного плана смотрите на рынок, сегмент, ближайших конкурентов. Следить за конкурентами — их активностью в СМИ, выступлениями, тендерами и проч. — особенно важно, но ориентироваться нужно на тех, кто выше, способнее и опытнее. Тут как в спорте: пока смотришь на тех, кто бежит медленнее, ты спокоен и расслабленно перебираешь ногами. А стоит задать планку выше и помчаться за тем, кто впереди, результат улучшается.

Сразу бежать за чемпионами до обморока не нужно. Первое время ваш основной ориентир — собственные резервы и возможности команды. Если нет сил на реализацию больших проектов, сотрудникам будет сложно продавать многомиллионные контракты.

Речь идет только о достойных проектах и долгосрочных планах. Продать можно и снег чукче зимой, но слава о таких провальных мероприятиях слишком быстро расходится по рынку. Все, что получится заработать — дурную славу и отсутствие перспектив. Такое нам неинтересно.

Еще один важный пункт для ориентира — возможности вашей команды в ОП. И этот вопрос заслуживает отдельного раздела.

Ищем сотрудников в отдел

Вы не откроете отдел продаж без менеджеров, поэтому задача № 1 — найти их. Казалось бы, что сложного: мониторишь порталы с резюме, выбираешь кандидатов, ставишь задачу и поехали. Но это видение сквозь розовую призму. Молодые специалисты, которые попадутся вам на этих порталах и биржах, не имеют знаний в тематике, опыта, желания учиться и рисковать. Исключения случаются, но неприлично редко.

Этот вопрос я уже подробно рассматривала в отдельной статье. Если кратко, нужно составить портрет сотрудника (пол, возраст, образование, опыт и навыки), полно описать условия работы, указать условия прохождения испытательного срока и уровень зарплаты, рассказать о себе. Материал поможет вам свести к минимуму возможные ошибки и сразу собрать достойный отдел продажников.

Там же подробно описана система, которая ускоряет подготовку новичков к работе и делает ее более эффективной. Этапы этой системы:

Адаптация сотрудника: обеспечиваем нужной информацией, ставим планы, контролируем их выполнение и показываем, что всегда готовы помочь.
Обучение: составляем и реализуем программу для новичка, рассказываем о наших продуктах, проговариваем способы общения с клиентами.
Мотивация: вводим систему материальных и нематериальных (подарки, походы, курсы) поощрений.
Статистика отбора: анализируем результаты собеседований и испытательного срока.

Разложите все по полочкам, следуйте предложенным этапам, и путь к поставленной цели станет проще.

Находим клиентов

Где брать клиентов? Увы, универсального ответа у меня нет. Но есть проверенные способы, которые помогут в поиске. А какие из них вам подойдут — выбирайте сами.

Холодные звонки

Да, они до сих пор живы, но стали более продуманными. Чтение заготовленного текста по листочку, пусть даже с самым индивидуальным предложением, не работает. По крайней мере, в индустрии digital-рекламы и аналитики.

К каждому звонку придется вдумчиво готовиться. Нужно заранее изучить информацию о проекте потенциального клиента в открытых источниках. Узнаем, чем он живет и дышит — здесь соцсети нам в помощь. Изучаем историю публикаций и кейсов в СМИ.

Чем больше и известнее компания, тем выше вероятность, что нужный нам человек — лицо, принимающее решение — медийная личность. И это позволит нам найти контакты для связи. В остальных случаях пользуемся помощью сотрудников из компании клиента. Они сориентируют и подскажут, к кому обращаться со своим предложением.

Если ваш продукт не требует дополнительной информации для предоставления коммерческого предложения, используйте принцип «из количества в качество». Чем больше вы будете звонить, тем быстрее и лучше научитесь отвечать на возражения клиентов.

Применяйте скрипт, в котором кратко и органично изложено ваше спецпредложение. Чтобы он сработал, уберите всю «воду» и оставьте только конкретику, включите цены и условия, которые выгодны потенциальному клиенту.

Как сформировать список для обзвона?

Составьте список компаний по выбранной тематике при помощи поисковиков. Обратите внимание и на тех, кто уже ведет рекламные кампании, но не очень профессионально.
Посетите отраслевое мероприятие и ознакомьтесь со списком компаний, которые тоже принимали в нем участие, — это ваши потенциальные клиенты.

Тендеры

Действенный способ заполучить не просто клиента, а крупного клиента. К участию придется хорошенько подготовиться и собрать:

копии учредительных документов;
справки из бухгалтерии с отчетами о налогах;
успешные кейсы по реализованным проектам;
сертификаты ваших сотрудников.

Тендеры можно найти на специальных сайтах: «Тендерит», Сбербанк АСТ, Iz-Zakupki и прочие. Если хотите ловить самые «вкусные» лоты, не жалейте денег на платную подписку: она позволяет участвовать в самых интересных закупках и уведомляет вас о новых.

Если вам интересны подробности о видах тендеров, подготовке к ним, нюансах и тендерных махинациях — читайте мою статью о закупках. Эта тема тоже заслуживает отдельного внимания.

Входящие обращения

Такие обращения сами приходят к вам благодаря публикациям в СМИ, рекомендациям клиентов и PR-действиям коллег, которые трудятся на фронте внешней активности агентства.

Обрабатываем обращения от клиентов

Хорошо, когда к вам начинают поступать лиды, но это только начало и малая часть, дальше — сложнее. Специалист, принимающий заявки от клиентов — лицо компании, и ударить в грязь лицом ему непростительно. Что нужно сделать в первую очередь:

Понять, чем агентство будет полезно потенциальному клиенту, и почему он обратился именно к нам.
Узнать все исходные данные. В случае с контекстной рекламой это имя и почта, сайт, телефон, если есть — бюджет проекта.
Заполнить бриф. Клиенты не любят заполнять бумажки, и могут сбежать от вас еще на этом этапе знакомства. Поэтому задаем все вопросы по телефону и заполняем документ сами.
Пользуясь полученной информацией, подготовить расчеты и оценить задачу для реализации.

В идеале стоит согласовать с клиентом встречу. При личном общении вы узнаете друг о друге гораздо больше, к тому же это лучше торопливого телефонного разговора.

Взаимодействуем с другими отделами

Один в поле не воин, и ОП — не исключение. Выстроенный и налаженный процесс работы между отделами агентства поможет вашим менеджерам:

успешно защитить проект перед клиентом;
быстро и корректно передавать все задачи по рекламодателю.

Как выглядит взаимодействие ОП с другими отделами на практике? Если менеджер с первого раза собрал информацию по техническим доступам и требуемым KPI, то отдел аналитики сможет максимально быстро составить аудит, а медиапланер — подготовить расчеты.

А если, скажем, сотрудник ОП не предоставил бухгалтерии все данные по реквизитам для договора и счета, этот процесс затянется. И все будут недовольны.

Расскажу еще одну распространенную историю из практики. Чтобы скорее закрыть план по продажам и получить заветные бонусы, некоторые специалисты ОП рассказывают клиенту при встрече сказки: «О, мы обещаем вам десятки и сотни звонков, продажи пойдут в горы, вы будете счастливы!». Но объективный расчет сметы от технического специалиста настраивает нас на совсем иные результаты рекламы в рамках бюджета клиента: мы вряд ли может ждать десятки звонков. Получается следующее: суровая правда отталкивает клиента, а менеджер не готов обработать его гневные возражения. Обещали ведь!

Такие продажи сводятся к тому, что отдуваться придется невиновному аккаунт-менеджеру, который будет вести рекламу клиента и отчитываться за результат. Не делайте так — уважайте коллег и, в первую очередь, себя.

Формируем отчетность

По итогам месяца каждый из сотрудников отдела должен отчитаться о своих проектах. В идеале, если будет еще парочка промежуточных этапов со статусами по клиентам, но это на ваше усмотрение. Если в компании используется CRM, то к концу месяца сотрудники должны упорядочить информацию и только тогда передавать ее вам — так вы сможете легко и быстро все проверить.

Главный показатель продуктивности сотрудников — выручка, то есть:

продажи;
заключенные договоры;
контракты.

Количество новых проектов здесь не столь важно: какая разница, один крупный или несколько маленьких?

Сложнее оценить сотрудника, который не выполнил план. Посмотрите, что он сделал за прошедший месяц. Например, сколько у него было звонков и встреч, заполненных брифов, подготовленных презентаций на основании расчетов.

План всего отдела определяется количеством сотрудников. Если у вас в отделе пять человек, и у каждого из них план в 500 тысяч рублей, то план отдела — 2,5 млн рублей. На него и ориентируемся.

Подведем итоги

Новый отдел продаж потребует от вас много усилий, терпения и кропотливой работы. Составьте четкий план действий и следуйте ему:

Наберите людей, которые смогут продавать. Отдавайте предпочтение качеству сотрудников, а не их количеству.
Ставьте перед менеджерами четкие задачи и достижимую планку по продажам.
Поднимайте план по продажам взвешенно и осознанно, когда все участники команды будут к этому готовы. Достаточно увеличивать планку на 5-7 % раз в год.
Регулярно следите за успехами и неудачами отдела, находите причины последних, исправляйте ошибки. Не торопитесь — получить всё и сразу не получится.

Эти простые советы помогут вам успешно реализовывать проекты, развиваться и приближаться к желаемому уровню. Успехов вам в начинаниях и много продаж!

Подпишитесь, чтобы получать полезные материалы о платном трафике

Последние комментарии

Наш Telegram-канал с последними новостями. Подписывайтесь!

Источник: ppc.world