Как настроить бизнес процессы в компании

Чтобы отладить работу бизнеса, ввести CRM-системы и просто облегчить коммуникацию внутри компании, нужно разобраться в бизнес-процессах предприятия. В статье рассмотрим виды бизнес-процессов, стандарты описания и примеры внедрения.

Что такое бизнес-процессы

То, как участники бизнеса влияют друг на друга, как взаимодействуют, проводят отчет и организуют работу — и есть бизнес-процесс. Его описание помогает зафиксировать последовательность действий, оптимизировать их, провести анализ и регламентацию.

Бизнес-процессы в организации коммерческих компаний и благотворительных организаций идентичны. Ведь и в том и в другом случае люди взаимодействуют, чтобы достичь определенного результата.

Отличие бизнес-процесса от технологического

В технологическом процессе есть определенный результат — это главное отличие от бизнес-процесса. Пример этому — создание игрушки на заводе. Машина выливает детали, собирает их, раскрашивает и упаковывает. В результате получается игрушка с определенными характеристиками.

3 Простых Шага Как Настроить Бизнес Процессы

В бизнес-процессе действия выполняет человек, а у самой работы больше аспектов, чем просто собрать нужную игрушку. Для одной задачи может быть несколько вариантов решения, и человек сам выбирает, по какому пути пойдет.

Для чего нужны бизнес-процессы

Понимание бизнес-процессов помогает анализировать работу компании и находить возможности для развития. Руководитель получает детальное представление о работе всех служб, а сотрудник понимает свою роль в деятельности предприятия.

Основные характеристики

Основные черты бизнес-процесса:

• Обязательно участие нескольких людей. Когда всю работу выполняет программа — это не бизнес-процесс.
• Даже если работает один человек, то неявно участвуют и другие. Например, когда писатель создает свое произведение, у него есть деловые отношения с издателем и другими редакционными сотрудниками.

Главные задачи

БП помогают подробно изучить работу предприятия и оптимизировать их. Построение бизнес-процессов включает такие задачи, как поиск слабых мест и дополнительных возможностей для развития.

Классификация

БП классифицируют по роли в производственном процессе, различным видам коммуникаций — внутренним, внешним, сопровождающим.

Виды бизнес-процессов

В одной компании проходит много видов бизнес-процессов. У каждого из них есть свои особенности.

Основные

Это именно те действия, с помощью которых мы получаем прибыль. Например, непосредственная продажа продукта. Подвид основных процессов — сопутствующие БП. К примеру, чтобы продать товар и получить прибыль, нам нужно сначала его упаковать.

Обеспечивающие процессы

Чтобы предприятие выполняло свои основные задачи, требуется много дополнительных действий. К ним относятся поставки сырья и комплектующих, обеспечение электрической энергией и многое другое. Бесперебойное обслуживание позволяет компании работать максимально эффективно.

Моделирование бизнес процессов: гайд от начала до конца

Процессы развития

Особые виды бизнес-процессов — процессы развития. С их помощью совершенствуется работа, создаются новые товары и услуги. Если не уделять должное внимание развитию, будет трудно выдержать растущую конкуренцию на рынке.

Процессы управления

Включают людей, которые следят за деятельностью компании, управляют ею. Если за качеством работы никто не следит, оно падает и предприятие несет убытки.

Схема бизнес-процесса

Описывать бизнес-процессы нужно как в текстовом, так и в графическом формате. В первом случае картина будет точной, подробной, но недостаточно наглядной, во втором — позволит охватить и проанализировать все, что происходит в компании.

Схема важна, когда описание готовится не для профессионалов и специалистов конкретной сферы. Например, руководитель предприятия не обязан знать программирование или бухгалтерию. Схема позволит ему понять, как работает каждая структура и принять важное для компании решение.

Что такое описание бизнес-процессов

Чтобы сделать анализ, важно детально описать работу каждой структуры компании. Описание составляют для регламентации действий, чтобы найти и устранить недостатки в системе компании, в работе и коммуникации структур.

Описание бизнес-процессов — творческая работа. Это не только фиксация сделанного, но и рассмотрение того, как должно быть. В нем указывают, на что обращать внимание, что важно для получения результата.

Перед описанием нужно внимательно изучить работу каждого сотрудника, что делает каждый из них. Это можно сделать по такой схеме:

• определить, какие работники участвуют в рассматриваемом деле и записать информацию;
• подробно описать действия работника;
• отметить, какие результаты были получены;
• определить ситуации, где есть проблемы, и руководителю требуется ее решить. Каждая должна быть подробно описана с вариантами причин.

Зачем моделировать БП

Моделировать бизнес-процессы нужно, потому что:

• Подробное описание работы компании в графическом или текстовом виде поможет провести анализ, найти и устранить слабые места.
• Информация получается наглядной и понятной. Графические изображения позволяют руководителю оценить происходящее и принять важное решение.

Модели бизнес-процессов дают возможность увидеть сложные взаимодействия, которые происходят на предприятии, в простом и понятном виде — тексте и схемах.

Как описывать

При описании придерживаются нескольких принципов:

• Записи должны быть лаконичными. Все шаги нужно описать детально, но без подробностей, которые будут перегружать документ. Полезно применять «правило 15 минут» — тратить на описание работы каждой структуры не больше 15 минут.
• Описания должны нести законченный характер, давать подробный и законченный отчет.
• При описании рекомендуется использовать только общепринятые обозначения, понятные большинству людей.
• Важно указать всех сотрудников и их роль. Нельзя использовать сноски, нумерацию и любые другие элементы. Информация должна читаться с первого взгляда.
• Документация создается для человека, который не разбирается в каждой структуре, поэтому нужно писать просто и понятно.

Громоздкое и малопонятное описание не поможет улучшить работу компании. Результаты анализа должны быть показаны лаконично и наглядно: для этого можно нарисовать схему или диаграммы. Так руководитель сможет оценить проблемы и найти решение.

Пример описания

При анализе работы офис-менеджеров было сделано следующее:

• Подробно описано то, как разговаривать с клиентами по телефону.
• Подготовлены скрипты и алгоритмы продаж.
• Описаны процедуры внутреннего документооборота.

В итоге количество продаж через полгода увеличилось вдвое.

Этапы разработки БП

Чтобы начать работать с БП, нужно составить план. В плане важно отразить такие этапы:

• Подготовка. Составьте список задач, которые нужно будет описать.
• Алгоритм. Пропишите алгоритм каждой задачи, как ее выполняет сотрудник, шаг за шагом.
• Итоги. Сформулируйте, каким должен быть результат и каким он получился. Отразите итоги в графическом формате.

Организованные и последовательные действия минимизируют ошибки и помогут сделать качественное описание бизнес-процессов.

Правила внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов – это перевод работы сотрудников компании с существующего алгоритма работы на более эффективный. Важно правильно внедрить систему бизнес-процессов в производственный процесс.

Планирование

Необходимо провести планирование всех БП на предприятии, изучить их эффективность и правильно выстроить коммуникации, обдумать стратегию и определить цели деятельности.

Анализ

Бизнес-процессы тоже нужно анализировать и корректировать, если они недостаточно эффективны.

Пример внедрения

С помощью бизнес-процесса ошибку можно обнаружить даже на первых этапах реализации товара — звонках. Например, в колл-центре интернет-магазина 6 сотрудников отвечали на вопросы. Сотрудники жаловались, что очень устают, но продаж было немного. Когда описали весь процесс их работы, оказалось, что у каждого оператора проседают знания о некоторых товарах и ответ на вопросы об этих позициях занимал много времени. Чтобы исправить эту ситуацию, внедрили такие новшества:

• Каждому сотруднику выделили несколько товаров, за которые они отвечают.
• Настроили возможность переключения от одного оператора к другому.

Всего два небольших шага исправили все: теперь сотрудники прилагают меньше усилий, работают только с товарами, в которых лучше разбираются. Из-за того, что каждый стал экспертом в определенных группах товаров, вопросы решались быстрее и качественнее, в колл-центре успевали принять больше звонков — все это подняло продажи в два раза.

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами — это анализ и регулирование БП. Описание составляют, чтобы управлять процессами и совершенствовать их. Когда находят недочет, внедряют новую систему действий — составляют бизнес-стандарт. В нем прописывают последовательность работы и время, которое человек должен на нее потратить. Руководитель рассматривает, как реализуется стандарт, и со временем может внести дополнительные изменения — так происходит управление бизнес-процессами.

Автоматизация управления бизнес-процессами

Автоматизация подразумевает, что в работу вводят ПО, которое автоматизирует решение задач. Для этого чаще всего используют CRM-системы — это программы, предназначенные для сбора и анализа информации.

Они выполняют задачи:

• собирают данные;
• составляют отчеты;
• обеспечивают все структуры информацией, передают ее;
• экономят человеческий ресурс, не тратят его на работу с бумагами;
• создают коммуникационное пространство для быстрого и продуктивного общения;
• делают совместную работу эффективнее.

Анализ бизнес-процессов

Анализ сделает работу более эффективной. Если его не проводить, то каждый сотрудник будет поступать так, как он сам видит свои задачи. В результате анализа можно не только найти скрытые резервы, но и унифицировать деятельность, улучшить ее результативность.

Обычно контролем и анализом бизнес-процессов занимается специальный сотрудник — Project Manager. Он отвечает только за одну компанию и знает обо всем, что в ней происходит. Именно он описывает бизнес-процессы и составляет графики, которые рассматривает руководитель.

Оптимизация

Оптимизация — это постоянное совершенствование всех аспектов бизнес-процессов, в том числе, плана описания и управления. Любые изменения, внешние и внутренние, могут влиять на эффективность работы, потому коррективы нужно вносить постоянно.

Если до этого приняли нерациональное решение, то анализ поможет быстро его вычислить, а оптимизация — изменить. После многократного повторения это могло бы привести к потере вложений, но если найти ошибку вовремя, этого не произойдет.

Оптимизацией нужно заняться обязательно, когда:

• компания стала больше;
• нужно повысить качество товара;
• конкуренция стала больше;
• какой-то процесс проседает;
• нужно сократить сотрудников.

Распространенные мифы и ошибочные мнения

Миф 1: Придумать свою систему обозначений — хорошо.

Выдуманная, уникальная система обозначений не будет удобнее для компании. Выработанные и отработанные на протяжении многих лет системы описания доказали свою практичность и полезность. Лучше использовать одну из них, чем сделать документ, который сложно прочитать и понять.

Миф 2: БП обязательно должен увеличивать продажи и приносить доход.

Не каждый бизнес-процесс должен приносить прибыль. Они могут иметь разный характер, например, отгрузка товара — важный элемент работы, но он носит дополнительный характер.

Миф 3: Существует идеальный бизнес-процесс.

Это неправда. Не существует идеальной модели, к которой должна стремиться каждая компания. Не получится не допускать ошибок и каждый раз угадывать нужный подход, поэтому бизнес-процесс постоянно корректируется.

Заключение

Любое предприятие должно начинаться с проработки бизнес-процессов. Если тщательно узнавать и анализировать все бизнес-процессы компании, то можно сделать свою продукцию лучше, а коммуникацию сотрудников — приятнее и продуктивнее.

Источник: units.bz

Не просто схемы и алгоритмы: как BPM-системы помогают бизнесу

Что такое бизнес-процесс, как его настроить и какие инструменты помогут его оптимизировать.

Дарья Литвинова

21 авг. 2023 г. • 6 min read

От современного бизнеса требуется гибкость и скорость работы. Чем больше компания, тем сложнее цепочки взаимодействий команд и специалистов. Один документ может согласовываться неделями, из-за чего есть риск упустить крупного клиента или выгодное предложение от поставщика. Чтобы бизнес-процессы были оптимизированы, а сотрудники всегда помнили алгоритмы выполнения постоянных задач, вам понадобится BPM-платформа.

Что такое бизнес-процесс и BPM-система

Бизнес-процесс — это цепочка действий, которую выполняют сотрудники компании, чтобы получить полезный результат для бизнеса.

Классический пример бизнес-процесса — трудоустройство сотрудника:

1. HR подает заявку на регистрацию нового сотрудника.
2. Отдел кадров готовит трудовой договор и другие документы.
3. Отдел безопасности предоставляет новому сотруднику доступы к корпоративным сервисам.
4. Руководитель вводит человека в курс дела.

Результат этого бизнес-процесса — новый сотрудник, который готов к работе.

Что еще считается бизнес-процессом?

• Согласование договора в компании,
• заключение сделки с контрагентом,
• обработка заказа в интернет-магазине,
• согласование и оформление командировки.

В одном бизнес-процессе может участвовать как несколько десятков человек, так и всего один.

Business Process Management (BPM) — это система управления бизнес-процессами. Ее задачи — разделить длинный путь к результату на простые шаги и упорядочить работу компании.

• уменьшают количество ошибок. Сотрудники не импровизируют, а придерживаются конкретного алгоритма действий;
• дают понимание, как должен выглядеть результат работы каждого сотрудника;
• исключают дублирование действий. Когда система упорядочена, не происходят ситуации, когда два сотрудника работают над одним отчетом или договором. Все знают, кто, что и в какое время должен сделать.

Как моделировать бизнес-процессы

Прежде чем начать организовывать рабочие процессы, необходимо смоделировать их. Только после этого можно внедрять программы для управления командами. Для моделирования используют BPMN.

BPMN (Business Process Modeling Notation) — это система условных обозначений для построения схемы (модели) бизнес-процессов. Она помогает визуализировать всю работу компании, зависимости и цепочки действий. В системе есть более 100 обозначений, которые помогают создать наглядную схему бизнес-процессов.

В системе есть 5 базовых графических элементов для визуализации бизнес-процессов:

• элементы потока (Flow Objects),
• соединяющие элементы (Connecting Objects),
• зоны ответственности (Swimlanes),
• данные (Data),
• артефакты (Artifacts), предназначенные для указания дополнительной информации о процессах.

У каждого элемента бизнес-процесса есть свое обозначение, например, задачи изображаются в виде прямоугольников с закругленными углами (▢), а порядок действий визуализируется стрелками (→). Если запомнить все обозначения, можно быстро понять, как работает конкретная рабочая цепочка.

Второе назначение моделирования — симуляция события. Когда у вас перед глазами есть схемы всех процессов, вы можете посмотреть, как изменится рабочий процесс, если добавить один элемент или, наоборот, убрать. Например, у нас есть готовая финансовая модель компании. Мы можем изменить один из элементов схемы и посмотреть, как изменится выручка. Пробовать что-то изменить в реальной жизни гораздо дороже, чем проверять на модели.

Кто настраивает бизнес-процессы

Главную роль в налаживании бизнес-процессов играет менеджер или группа управленцев. Во-первых, высшее руководство видит всю картину. Оно следит за метриками компании и команд, проводит исследования и способно принимать стратегические решения. Во-вторых, у них есть полномочия диктовать, как организовывать рабочий процесс.

В-третьих, крупный руководитель не привязан к конкретному отделу. Его цель — грамотное ведение бизнеса. Он в состоянии принять решение, которое пойдет на пользу компании, а не конкретной команде.

Менеджеру могут помогать другие специалисты, например, аналитик поможет собрать данные. Если менеджер оптимизирует процесс подбора персонала, то он может обратиться за помощью к HR-специалисту. Узкоспециализированный работник поможет бесшовно изменить систему. Но последнее слово всё равно за управленцем.

Пример схемы с использованием BPMN

Системы управления бизнес-процессами: BPMS

Мало просто визуализировать бизнес-процесс с помощью схемы. Необходимо найти программу, которая поможет координировать работу команды и даже автоматизировать некоторые действия. Сделать ваш рабочий поток прозрачнее поможет BPMS (Business Process Management Suite).

Популярные BPMS

К BPMS можно отнести множество видов ПО/программного обеспечения. Нет точного набора характеристик, которым должны соответствовать программы для управления бизнес-процессами. Это могут быть как программы для составления блок-схем (они помогают создавать модели), так и сложные системы, которые способны настроить весь документооборот в компании.

Важно понимать, для каких целей бизнеса вам необходимо ПО. В зависимости от этого и стоит выбирать BPMS.

Популярные программы для управления бизнес-процессами

ELMA — российская популярная программа для управления бизнес-процессами. Популярна она за счет своих широких возможностей. В ней можно:

• моделировать процессы компании с помощью визуального редактора, который работает по BPMN;
• ставить задачи участникам процессов и настраивать автоматические оповещения о прогрессе проекта;
• использовать отчеты для анализа работы сотрудников, отделов и компании в целом.

Directum — еще одна популярная система класса BPM от российских разработчиков. Позволяет автоматизировать кадровые процессы, бухгалтерию, закупки, управление проектами. Есть большие возможности для моделирования процессов. Это особенно полезно для тех секторов бизнеса, где происходят частые изменения.

Битрикс24 — комплексное решение для управления бизнесом. Здесь, как и в ELMA, можно строить модели бизнес-процессов и настраивать систему взаимодействия отделов.

Иногда работа с крупным ПО может быть нецелесообразной. Сложные системы больше подходят крупным компаниям с длинными и запутанными процессами и цепочками согласований. Важно определить, какие инструменты для работы бизнеса вам необходимы, и найти оптимальное решение. Например, не обязательно работать с ELMA, где есть широкий спектр функций, если вам достаточно только блок-схемы и системы для визуализации рабочих процессов.

Может ли Kaiten помочь в настройке бизнес-процессов

Kaiten нельзя в полной мере назвать BPMS. Загрузить BPM-файл и автоматически построить систему коммуникации сотрудников не получится.

Однако возможностей для управления командами и проектами очень много — с помощью Кайтена вы можете настроить даже сложные системы коммуникации вручную.

Kaiten делает акцент на эволюционном росте команды. То есть вы сами настраиваете канбан-доски исходя из моделей бизнес-процессов и затем меняете поток работы над задачами, чтобы делать его быстрее, понятнее и эффективнее.

Быстрые изменения в процессах команд возможны благодаря простому интерфейсу и понятной системе дорожек и карточек. Если появилась идея для улучшения, доработать рабочую доску можно за считанные минуты.

Руководителю и членам команды не нужно проходить долгое обучение по работе с программой. Достаточно прочитать о возможностях в базе знаний. Когда каждый член команды понимает, почему их рабочий процесс выстроен определенным образом и какие возможности есть у ПО, все сотрудники могут предлагать варианты для улучшения бизнес-процессов. Такой подход не только порождает больше идей для улучшений, но и мотивирует команду на совместную продуктивную работу.

Также в Kaiten есть инструменты для автоматизации, которые способствуют оптимизации рабочих процессов, а именно:

1. Колонки и дорожки. Помогут визуализировать подробный бизнес-процесс любого отдела. Смотрите, как компании визуализируют свою работу в Kaiten в нашем блоге в разделе «Кейсы». Вот некоторые наши статьи:

• Как компания по тендерному сопровождению работает в Kaiten. Кейс Unitender
• Как команда Agile-коучей Сбера работает в Kaiten

2. Система дочерних карточек. Помогает видеть все этапы и отслеживать работу по каждой задаче или проекту. Кроме того, родительские карточки могут самостоятельно менять статус, когда связанные с ними дочерние карточки будут выполнены.

3. Автоматическое назначение ответственных. Попадая в конкретную колонку, карточка может самостоятельно добавлять ответственного. Кроме того, она оповестит сотрудника о полученной задаче.

4. Назначение сроков выполнения задачи. На подготовку некоторых документов выделяется фиксированное время. В Kaiten можно настроить автоматическое добавление срока выполнения задач.

5. Автоматическое появление карточек. Бывают задачи, которые необходимо делать раз в неделю, месяц и т. п. Например, собирать статистику по охватам. Вы можете настроить автоматическое появление этой задачи на доске. То есть сотрудникам не нужно тратить время на формирование карточек.

Система сама будет напоминать о регулярной работе.

Если некоторые задачи содержат в себе чувствительную информацию, например, на доске руководителей есть задачи, связанные с выдачей премий сотрудникам, можно легко ограничить доступ для всех, кто непричастен к оформлению вознаграждения.

Узнать еще больше о возможностях автоматизации в Kaiten вы можете в базе знаний.

Ошибки, которые можно допустить при организации бизнес-процессов

В каждой компании свои бизнес-процессы. То, что не работает у одних, может работать у других. Поэтому в каждом случае нужно изучать компанию и взаимодействие сотрудников, чтобы выстроить оптимальные бизнес-процессы. После можно дорабатывать систему и улучшать коммуникацию.

Но для всех мы можем дать общий совет — не пытайтесь учесть все ситуации, с которыми могут столкнуться ваши сотрудники при выполнении задач. Во-первых, вы всё равно не сможете учесть все кейсы. Во-вторых, есть риск создать слишком сложную систему, которая будет только усложнять бизнес-процесс. Стремитесь сделать коммуникацию между сотрудниками и отделами максимально простой. Меньше действий и согласований — продуктивнее работа.

Чтобы было проще регламентировать процесс работы, изучайте опыт других компаний. Для этого мы постоянно публикуем кейсы наших клиентов в блоге.

Попробуйте инструменты Kaiten на своем проекте

Похожее

Чем заменить недоступные в России иностранные сервисы

Таск-трекеры, CRM, корпоративные мессенджеры, видеоконференции, облачные хранилища. Рассказали о сервисах для бизнеса, которые работают в России.

Дарья Лебедева 6 сент. 2023 г. • 8 min read

Кросс-функциональные команды: когда разные специалисты объединяют усилия для успеха

Расскажем, как создать кросс-функциональную команду и не допустить ошибок в ее управлении

Роман Казаков 29 авг. 2023 г. • 8 min read

10 книг от 10 экспертов Kaiten

Подборка книг, которые оказали яркое влияние на профессиональное развитие специалистов, создающих Kaiten.

Дарья Лебедева 15 авг. 2023 г. • 6 min read

Новое

5 ошибок в управлении процессами, которые только добавят хаоса работе

Как НЕ надо делать. На реальных кейсах разбираем распространенные ошибки, которые допускают менеджеры при управлении командами

Роман Казаков 14 сент. 2023 г. • 5 min read

Пропускная способность — одна из основных Канбан-метрик

Поможет ответить на вопрос «когда будет готово» и повлиять на производительность команды

Дарья Лебедева 8 сент. 2023 г. • 4 min read

Чем заменить недоступные в России иностранные сервисы

Таск-трекеры, CRM, корпоративные мессенджеры, видеоконференции, облачные хранилища. Рассказали о сервисах для бизнеса, которые работают в России.

Источник: kaiten.ru