Как написать письмо в два адреса образец

Адрес на конверте — это важная часть доставки писем и посылок. Как правильно написать адрес на конверте — вопрос, который интересует многих. Неправильно написанный адрес может привести к задержке или потере отправления. Поэтому следует придерживаться определенных рекомендаций.

Во-первых, помните, что адрес должен быть четким и легко читаемым. Используйте популярные и привычные сокращения для названий улиц, городов и стран. Письма и посылки могут отправляться в разные страны, поэтому важно использовать международные стандарты для написания адреса.

Во-вторых, укажите все необходимые детали в адресе. Это включает название улицы, номер дома или квартиры, почтовый индекс, название города и страны. Не забудьте указать имя и фамилию получателя, чтобы почтальон мог доставить письмо или посылку по адресу.

Ниже приведен пример правильного написания адреса на конверте:

Имя Фамилия

Улица ХХХ, дом Х, квартира ХХ

Почтовый индекс: XXXXXX

Город

Как написать претензию. Претензия образец | Советы адвоката

Страна

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно написать адрес на конверте и обеспечить доставку письма или посылки без проблем. Уделите внимание деталям и проверьте написание перед отправкой, чтобы избежать возможных ошибок.

Как правильно написать адрес на конверте: рекомендации и примеры

Конверт – это один из наиболее популярных способов отправки писем и документов по почте. Чтобы обеспечить доставку письма в нужное место, необходимо правильно написать адрес на конверте. В этой статье мы рассмотрим несколько рекомендаций и примеров, как правильно оформить адрес на конверте.

Как правило, адрес на конверте пишется в левом верхнем углу. Для начала следует указать фамилию, имя и отчество получателя. Они должны быть написаны полностью и без сокращений. Также можно добавить звание, например, «господин» или «госпожа». Эти данные следует выделить жирным шрифтом, чтобы получателю было легче найти свое письмо.

Статья по теме: Правила перевозки животных в самолете и поезде: цена и особенности оформления

Далее необходимо указать полный почтовый адрес. Начните с улицы и номера дома. Если местоположение дома неоднозначно, добавьте название района или микрорайона. Затем следует написать название населенного пункта, области или региона, почтовый индекс и страну. Все эти данные нужно записать последовательно, в одном абзаце.

Если адрес очень длинный, его можно разбить на несколько строк, для большей наглядности. Для этого используйте тег . Например:

• Иванов Иван Иванович
• ул. Ленина, д. 10,
• Красное Село,
• Санкт-Петербург,
• 194021,
• Россия

Убедитесь, что адрес написан без ошибок, иначе ваше письмо может быть доставлено не в тот адрес. Если вы не уверены, как правильно написать адрес, можно воспользоваться услугами специального сервиса для проверки адресов или посоветоваться с почтовым работником.

Советы и примеры

Как написать адрес на конверте справедливо придерживаться определенных правил и рекомендаций. Важно указать фамилию и имя получателя, а также почтовый индекс. Это поможет почтовому работнику доставить письмо без задержек. Не забудьте также указать название улицы, номер дома и квартиры, чтобы почта точно попала в нужный дом.

На конверте адрес должен быть написан четко и разборчиво, используйте печатные буквы или пишите блокбуквами. Если хотите, чтобы адрес был особенно выделен и привлек внимание, использовать жирный шрифт или подчеркивание. Если вы отправляете письмо за границу, помимо адреса получателя укажите адрес вашего отделения почты для возврата, в случае его недоставки.

• Пример адреса внутри страны:
• Иванов Иван Иванович
• г. Москва
• ул. Ленина, д. 10, кв. 20
• 101000
• Пример адреса за границей:
• John Smith
• 123 Main Street
• New York, NY 10001
• USA

Почему правильный адрес важен

Правильный адрес является неотъемлемой частью письма или посылки, поскольку он определяет, кому и куда конкретно нужно доставить отправление. Надпись на конверте должна содержать не только имя получателя и его адрес, но и указание страны, города, улицы, дома и квартиры. Если адрес написан неправильно, то доставка может быть затруднена или вообще невозможна.

Статья по теме: Проверка сведений из реестра СМП и признаки малого предпринимательства в 2022 году

Чтобы правильно написать адрес, необходимо учесть некоторые важные моменты. Во-первых, нужно заполнять все поля, которые предусмотрены для адреса. Это делается для того, чтобы почтовые службы могли легко идентифицировать адресата и место назначения.

Во-вторых, следует использовать четкие и понятные обозначения, чтобы исключить возможность недопонимания со стороны почтовых служб. Например, вместо сокращений улиц или городов лучше писать полные названия. Также стоит обратить внимание на правильную транслитерацию имени и фамилии получателя, особенно если письмо отправляется за границу.

Кроме того, необходимо учитывать особенности адресации в определенных странах. Некоторые государства имеют специальные правила и форматы для написания адреса, и их необходимо соблюдать. Например, в США адрес пишется в обратном порядке: сначала указывается индекс, затем штат, город, улица и номер дома. Также стоит обратить внимание на наличие дополнительных почтовых кодов или индексов, которые обязательно должны быть указаны в адресе.

Основные правила написания адреса

1. Написать адрес на конверте

Написание адреса на конверте является важным этапом для доставки почты получателю. Правильное указание адреса обеспечивает точность и скорость доставки.

2. Как написать адрес на конверте

При написании адреса на конверте необходимо следовать определенным правилам. Адрес должен быть написан четко и легко читаемо. Используйте печатные буквы или пользуйтесь печатной машинкой для более качественного написания.

3. Правила написания адреса на конверте

— Начинайте писать адрес с фамилии и имени получателя. Напишите их полностью и без сокращений.

— После фамилии и имени укажите название улицы и номер дома. Напишите их полностью и без сокращений. Если на улице есть номерные дома, то не забудьте указать номер квартиры или офиса.

— Напишите наименование населенного пункта (город, село, поселок).

— Укажите название области, края или республики, в которой находится получатель.

— Не забудьте указать почтовый индекс. Он поможет ускорить процесс доставки.

Статья по теме: Индексация пенсий в 2023 году: что ожидать неработающим и работающим пенсионерам?

4. Примеры правильно написанных адресов

Примеры правильно написанных адресов на конверте:

• Иванов Иван Иванович
• ул. Ленина, д. 10, кв. 5
• г. Москва
• Московская область
• 141000

Следуя этим основным правилам написания адреса на конверте, вы сможете обеспечить точность и быструю доставку отправленной почты.

Как правильно написать адрес на конверте

Написать адрес на конверте — важный этап при отправке почтовой корреспонденции. Корректность и четкость адреса помогут избежать ошибок при доставке писем и посылок.

Как написать адрес на конверте? Во-первых, следует указать получателя — его ФИО, название организации (если речь идет о юридическом лице) или фамилию и имя, если получатель — физическое лицо.

Второй пункт — указание почтового индекса. Индекс помогает ускорить процесс доставки почты и уменьшить вероятность ошибок. Индекс можно найти на специальных интернет-сервисах или узнать у получателя.

Третий пункт — указание населенного пункта. Здесь следует указать название города или села, в котором проживает получатель. Если вы отправляете посылку за границу, необходимо также указать страну назначения.

Четвертый пункт — указание улицы, номера дома и квартиры (если применимо). Будьте внимательны и аккуратны при написании адреса, чтобы избежать возможных недоразумений и задержек при доставке.

Наконец, возможно приписать дополнительные данные, такие как название офиса, подъезда или других ориентиров. Все это сделает адрес более полным и точным, что поможет почтовой службе без труда доставить вашу корреспонденцию.

Советуем также:

1. Садоводческое некоммерческое товарищество — что это такое (расшифровка)
2. Как пережить развод и начать все с чистого листа: 5 полезных советов
3. Профессиональные навыки в резюме: примеры ключевых навыков, знаний и умений
4. Что делать, если потерял паспорт РФ: подробная инструкция по восстановлению!

Источник: krasnozn.ru

Деловое письмо в два адреса

19883 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем. ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям. В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

1. реквизиты отправителя и получателя,
2. дата написания,

Как правильно оформить письмо в два адреса

> > > Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).Реквизит «Адресат» включает в себя:

1. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.
2. наименование адресата (получателя письма);

Получателем письма могут быть:

1. физическое лицо.
2. должностное лицо/несколько должностных лиц;
3. группа организаций;
4. организация;
5. структурное подразделение организации;

СодержаниеПо ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.

Фамилия указывается в дательном падеже:Если адресатом документа является

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п.

67). Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.). Реквизит «Адресат» включает в себя:

1. наименование адресата (получателя письма);
2. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

1. группа организаций;
2. организация;
3. должностное лицо/несколько должностных лиц;
4. физическое лицо.
5. структурное подразделение организации;

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.

указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.

Фамилия указывается в дательном падеже: Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения,

Как правильно написать деловое письмо

Как написать деловое письмо Автор Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно.

Рекомендуем прочесть: Как составить договор дарения авто близкому родственнику

Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности.

В связи с этим единая классификация отсутствует.

Можно выделить следующие виды деловых писем: Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны.

Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)». Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно.

По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.

Деловое письмо: особенности оформления

Вы здесь «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3 Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации. Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами.

Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д. Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются.

Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма.

Ваше право

степень знакомства и характер отношений с адресатом; общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора; ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность; этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е.

Оформление письма, образец: Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний. Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — Герб субъекта Российской Федерации; 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — Код организации; 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Юридическая информация

Оглавление: Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос.

органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству).

Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов». В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

1. контактные телефоны;
2. адрес электронной почты;
3. фактический и почтовый адреса;
4. адрес сайта.
5. название (и сокращённое наименование);

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

1. минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
2. если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;

Деловое письмо

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке.

Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

• проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
• самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.
• если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
• если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
• если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;

Рекомендуем прочесть: Если при дтп оформлено каско страховая может предъявить виновному

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

• «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому».

12 заповедей деловой email переписки

29 Сентября 2016 arrow-right Created with Sketch. 2 844 В избр. Сохранено Авторизуйтесь Удобной отправной точкой для ответа на вопрос «Как правильно писать email?» станет подборка всех раздражающих факторов полученных вами же писем. Искоренив все известные проблемы результат будет уже заметно лучше, а следование простым правилам сделает коммуникацию более комфортной.

Нравится 0 Share 0 Tweet Send 1. Обращайтесь к получателю по имени Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей.

Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация. Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма.

Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.При отправке письма 4-м и более адресатам лучше обратиться обезличено, выделив нужных получателей в теле письма.Если в получателях есть женщина, обратиться к ней следует в первую очередь.

2. Тему письма начинайте с адреса сайта, если вопрос касается непосредственно сайта или рекламы сайта, или названия компании получателяПосле пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости. Лучше всего использовать 2-3 общих

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать.

В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление. Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании.

Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

1. Адрес.
2. Сайт.
3. Другие контактные данные.
4. Электронную почту.
5. Контактные телефоны.
6. Логотип.
7. Наименование.

Строгих правил по бланкам нет.

Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям.

Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

1. Написание проекта письма.
2. Подписание.
3. Его согласование.
4. Регистрация.
5. Изучение вопроса.

Как правильно оформить письмо в два адреса

1. Деловые письма оформляются на бланках для писем.

на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. 2. В состав делового письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя Основными частями международного делового письма являются шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица; ссылки и дата, внутренний адрес, приветствие, основная часть письма, заключительные фразы, подпись 3. Письмо составляется только по одному вопросу.

например просьба о чем-то или извещение о чем-то.

Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо. 4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Источник: gaarant.ru

Правильный формат письма: как правильно написать деловое письмо

Charley Mendoza Last updated Jan 2, 2022

Read Time: 12 min

Что приходит на ум, когда вы слышите фразу деловые письма? Вспоминаются ли белые конверты с причудливыми бланками и душными надписями? В большинстве случаев вы были бы правы.

Даже если в наше время почти все делается по электронной почте, деловые письма не вымерли и не считаются полностью устаревшими, поэтому все равно стоит знать, как правильно их писать и форматировать.

Части стандартного формата делового письма

Как вы, вероятно, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе описывается, что входит в каждую часть, и правильный формат делового письма.

1. Информация отправителя

Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ожидаете ответа.

В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые люди любят указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые люди считают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно включать это, если на бумаге, которую вы используете, есть бланк.

Что включать и форматировать:

• Имя
• Почтовый адрес
• Город, штат, почтовый индекс
• Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)
• Ваш номер телефона
• Ваш электронный адрес

2. сегодняшняя дата

Укажите месяц и укажите полный год. Укажите месяц, дату и год, если отправляете деловое письмо в США, но начните дату с того дня (например, 18 октября 2018 года), если вы отправляете письмо в Великобританию или Австралию.

3. Информация об адресате (a.k.a. Внутренний адрес)

Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем названия должности и полного адреса. Обратитесь к получателю, используя Ms., Mr., или используйте любое подходящее для работы название

• Имя
• Название должности
• Почтовый адрес компании
• Город, штат, почтовый индекс
• Страна (опционально)

4. Приветствие

Приветствие, используемое в разделе адресатов, не обязательно должно совпадать с тем, которое используется здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Декан Колледжа наук может быть вашей тетей, но если вы пишете ей в официальном качестве,Лучше всего использовать приветствие «Дин (Фамилия)» или «Доктор (Фамилия) », потому что есть вероятность, что другие люди обрабатывают ее переписку. Военные и религиозные титулы должны быть написаны как есть.

Не уверены в полу получателя? Не используйте Мистер или Мисс, просто напишите «Дорогой», а затем их полное имя. Если вы не знаете, кто именно является контактным лицом, подойдет «Кого это может касаться». Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая обработает ваше письмо, например, «Члены комитета по найму» или «Управление ассоциацией общего управления».

Всегда заканчивайте приветствие с двоеточием, не запятая.

5. Основной Текст

Тело письма обычно составлено из одного к трем коротким абзацам, каждый со специфическим намерением и организовал для ясности.

• Введение. Объясняет причину для письма и чего вы хотите достичь с этим. Если получатель не знает, кем вы являетесь, вы можете также упомянуть взаимные соединения здесь.
• Второй абзац. Дает больше детали о вашем запросе, как например шаги вы взяли или денежные сборы оплатили. В случае маркетинга или прикладные письма работы, второй абзац — то, где вы будете продавать продукт, который вы продвигаете или ваше приложение.
• Третий абзац. Необязательный и входит в ситуации, где второй абзац не достаточно, чтобы объяснить ситуацию полностью.

Закрытие

Закрытие включает один или два предложения, которые запрашивают получателя взять, что действие запрашивается в вашем письме, и благодарит их за чтение вашей почты.

Примеры бизнес письмо закрытия:

• Пожалуйста, напишите мне по адресу (ваш адрес электронной почты) или позвоните мне (ваш рабочий телефон), чтобы назначить встречу. Спасибо за ваше внимание.
• сли вам нужно что-то обсудить со мной или командой, не стесняйтесь звонить нам по телефону (ваш телефон). Мы всегда к вашим услугам.

Бесплатный Закрыть

Бесплатное закрытие — это фраза для подписи, вставленная перед вашей подписью. У вас есть много вариантов здесь, но в целом вы должны избегать тех, которые обозначают благодарность или благодарность в письмах, где вы ничего не просите.

• С уважением
• Искренне
• Сердечно
• С благодарностью
• С наилучшими пожеланиями
• С удовлетворением
• С уважением

Подпись

Подпишите письмо под приветственным закрытием. Не забудьте оставить как минимум четыре одинарных пробела между вашим именем и закрытием, чтобы было достаточно места для вашей подписи. Вы также можете указать свою должность, номер телефона и адрес электронной почты под своим полным именем.

Корпуса

До возраста электронной почты люди писали «Приложения» внизу деловых писем, чтобы указать, что в конверте есть другие документы. Думайте об этом как о печатной версии «см. Вложение» для электронных писем.

Вложения отмечены в левом нижнем углу письма, под пробелами — пара пробелов, за которыми следует список включенных документов. Например:

3 типы форматов бизнес письма

Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.

1. полный блок

Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.

Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины:

2. изменение

Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.

В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием — три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.

Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма — все два пробела.

Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence:

3. с отступом

Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.

Бизнес письмо форматирование и дизайн советы

Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится с вашей компанией.

1. Профессиональный бланк

Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.

Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.

Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.

Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:

10 советов по дизайну фирменных бланков (с примерами идентификации бренда Killer)
Грейс Фассела

2. Поля делового письма

Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 «до 1,5» на сторону.

3. Простой шрифт

Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.

4. Формальное расстояние между буквами

Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.

5. Бланк второй страницы для дополнительных страниц

Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.

Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.

Виды деловых писем

Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.

Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:

1. Письмо жалоба

Не все жалобы могут быть переданы и должным образом рассмотрены в социальных сетях, некоторые темы являются немного деликатными или смущающими, вы не хотите рисковать, чтобы это стало вирусным. Затем возникают жалобы, когда недостаточно позвонить на горячую линию по обслуживанию клиентов компании. Для всех этих жалоб ответным является печатное письмо с жалобой.

Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.

2. Заявление об отставке

Заявление об отставке — это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.

Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков:

Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»

3. Сопроводительное письмо

Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.

Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:

Источник: business.tutsplus.com