Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
- повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к . сообщаем. ; В ответ на Ваш запрос о . направляем. ;
- изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
- повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
- аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
- констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. ; К глубокому сожалению, проблемы с . не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.
Как написать ответ на письмо
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
- Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. ;
- Идя навстречу Вашим пожеланиям. ;
- Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. ;
- К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. ;
- Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. ;
- Мы готовы учесть все Ваши замечания. ;
- Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. ;
- Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. ;
- Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.
Как написать письмо-ответ?
При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».
Пишем ПИСЬМО НА НЕМЕЦКОМ! Подготовка к экзамену Goethe A1, A2, B1 Schreiben. Немецкий с нуля.
Помимо этого, рекомендуется в случае отказа на запрос каких-либо сведений сообщать адресату данные о тех организациях, которые в состоянии предоставить требуемую информацию, когда и при каких условиях они могут это сделать (если вы располагаете соответствующими данными).
Образец документа: Письмо-ответ
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Письмо-ответ образец
Письменный запрос требует от адресата мотивированного развернутого ответа. Письмо-ответ – тот необходимый документ, который стоит написать в подобных случаях. Сообщение составляется в свободной форме и имеет много общего со справкой. Информационный лист содержит ограниченные рамки повествования и должен отвечать лишь на вопрос, поставленный в требовании.
Письмо-ответ легко написать даже не опытному человеку, имея под рукой компьютер и принтер. Страница этого ресурса предоставляет возможность бесплатно скачать и применить в жизни образец обсуждаемой бумаги.
- Адрес и наименование учреждения кому направляется письмо-ответ;
Письмо-ответ лучше всего передавать лично адресату. Взамен нужно получить отметку о получении на втором экземпляре. Если передать лично письмо-ответ не представляется возможным, нужно воспользоваться услугами почтовой связи, отправив документ с уведомлением и описью вложения.
Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное обращение собственными силами. Большинство шаблонов имеют самый простой формат и могут легко редактироваться в программе Miсrosoft Word. Приятного использования.
Популярные статьи
Советы Эксперта – Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Деловая переписка – неотъемлемая составляющая многих производственных процессов. Немалое место в ней занимают ответы на официальные обращения различных организаций, включая контролирующие. Для таких писем обязателен официально-деловой стиль, вполне допустимы, более того – предпочтительны бюрократические обороты. В них не место эмоциям, даже если требования, которые содержит полученное вами обращение, неправомерны. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
– доступ к интернету или принтер;
– фирменный бланк организации;
– услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях);
– текст письма, на которое вы отвечаете .
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .
Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату. Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон.
Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!» Выполнив это, переходим к следующим действиям .
В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу – в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант – можем) сообщить следующее». Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Дальше отвечайте на вопросы, которые содержатся в письме в том же порядке, в каком они в нем приведены. Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат. Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись .
Другие материалы по теме: Как ответить на официальное письмо – ответ на запрос, ответ на претензию, ответ на официальное письмо, ответ чиновнику
Источник: leebra.ru
Как писать письма коллегам так, чтобы на них отвечали
Почта не олдскул: компании и бизнес продолжают вести там деловые переписки даже после появления мессенджеров. Когда нужно составить отчет, расписать задачу по пунктами или презентовать идею, почта прекрасно донесет информацию до получателя.
12K показов
2.3K открытий
В статье расскажем, что писать в теме, как обращаться к адресату и зачем структурировать письмо. Также поделимся советами и разберем ошибки — всё на примерах.
Чем email-письма отличаются от сообщений в мессенджерах
Письма не личные сообщения. Очевидно, но не всегда понятно. Вот разница.